Alat Komunikasi Bisnis: Solusi Teratas untuk Kesuksesan Tim

Ketika email, panggilan, obrolan, dan rapat sederhana dapat mengubah bisnis Anda, alat komunikasi yang luar biasa adalah suatu keharusan.

Jadi, platform apa yang ideal untuk komunikasi bisnis? Sebenarnya, tidak ada solusi yang universal, namun ada beberapa solusi yang mendekati solusi tersebut.

Mulai dari add-on AI hingga kemampuan asinkron dan fitur ramah jarak jauh, lautan alat komunikasi sangatlah luas dan padat. Itu sebabnya kami mengumpulkan yang terbaik yang memenuhi tuntutan lingkungan kerja terdistribusi yang dinamis saat ini.

Alat-alat ini memimpin dan memberdayakan mereka yang menggunakannya. Namun pertama-tama, mari kita lihat mengapa komunikasi bisnis begitu penting.

Mengapa Komunikasi Bisnis Penting

Komunikasi bisnis adalah aliran informasi baik di dalam maupun di luar organisasi. Komunikasi memfasilitasi kolaborasi antar tim, pemimpin, dan pihak eksternal untuk mencapai tujuan perusahaan.

Komunikasi bisnis yang efektif dapat membangun kepercayaan, memaksimalkan produktivitas, dan meningkatkan retensi karyawan dalam tim. Sementara itu, kegagalan dalam komunikasi sering kali menyebabkan harapan yang tidak tercapai. Ini berlaku dua arah.

Menurut McKinsey, komunikasi yang buruk dapat menghambat keberhasilan proyek bisnis secara signifikan. Sebuah survei mengungkapkan bahwa 44% eksekutif mengaitkan hambatan komunikasi tim dengan penundaan dan kegagalan proyek, dan 18% menyalahkan miskomunikasi atas hilangnya penjualan, yang terkadang mencapai ratusan ribu dolar. Wawasan ini menyoroti peran penting komunikasi yang efektif dalam keberhasilan bisnis dan tingginya biaya yang terkait dengan gangguan komunikasi.

Terkait: Tren Komunikasi Bisnis yang Perlu Diketahui di Tahun 2024

Keadaan Komunikasi Bisnis Saat Ini

Untuk memilih alat yang tepat, mari kita mulai dengan memeriksa cara tim berkomunikasi. Berdasarkan studi Project.co, komunikasi tim saat ini terlihat seperti ini:

• 31% menggunakan email.
• 30% menggunakan alat perpesanan tim seperti Slack.
• 15% menggunakan alat manajemen proyek.
• 7% berkomunikasi melalui telepon.
• 7% berkomunikasi tatap muka.

Banyak perusahaan secara permanen menerapkan pekerjaan jarak jauh; namun, pengaturan ini menimbulkan hambatan komunikasi tambahan, termasuk waktu yang terbuang, pesan yang terlewat, kelelahan, file yang hilang, pengalaman pelanggan yang buruk, dan pengurangan pelanggan.

Jika Anda seorang pemilik bisnis yang bergulat dengan tantangan manajemen komunikasi di lingkungan terpencil, Anda tidak sendirian. Lebih dari 70% bisnis telah mengadopsi alat baru dalam satu tahun terakhir untuk membantu mengatur, berkomunikasi, dan mengelola proyek.

Pada tahun 2024, dunia usaha mulai mengadopsi alat komunikasi terpadu yang mengurangi ketidakpastian, meningkatkan pengambilan keputusan, dan sepenuhnya mendukung kebutuhan tim jarak jauh. Alat-alat ini mengintegrasikan AI, komunikasi asinkron, dan beragam saluran bisnis, menawarkan cara yang andal, efektif, dan menarik untuk meningkatkan komunikasi tenaga kerja.

Terkait: Saluran Komunikasi Bisnis Apa yang Terbaik untuk Digunakan?

Alat Komunikasi Bisnis dengan Nilai Terbaik

1) Berikutnya

Nextiva adalah pemenang penghargaan Gartner yang menonjol sebagai platform komunikasi bisnis terkemuka. Menggabungkan panggilan suara, perpesanan tim, konferensi video, kemampuan pusat panggilan, dan alat manajemen pelanggan secara efisien ke dalam satu platform yang mudah digunakan, Nextiva membantu pemilik bisnis mengendalikan saluran komunikasi mereka.

Bisnis yang bermitra dengan Nextiva dapat dengan mudah memberikan layanan pelanggan kelas dunia yang dipersonalisasi dan berkomunikasi secara lancar dengan tim mereka, di mana pun mereka berada.

Bagaimana Nextiva meningkatkan komunikasi bisnis

Dengan menyederhanakan beberapa saluran ke dalam satu platform, Nextiva membantu bisnis menghemat waktu, memberikan dukungan pelanggan yang dipersonalisasi, membuat keputusan lebih cepat, dan menghindari miskomunikasi yang merugikan. Jangan pernah melewatkan pesan pelanggan atau karyawan dengan sistem komunikasi terpadu Nextiva.

Fitur penting

• Komunikasi bisnis lengkap (telepon VoIP, pesan tim, obrolan video, dan lainnya)
• Pengelolaan hubungan pelanggan
• Aplikasi desktop dan seluler (iOS dan Android)
• Otomatisasi alur kerja AI dan analitik tingkat lanjut
• Media sosial dan alat manajemen reputasi
• Solusi pusat kontak dan perutean panggilan tingkat lanjut

Peringkat pelanggan: 4,5 dari 5 (2.908 ulasan G2)

2) Kendur

Sebagai pembangkit tenaga listrik dalam aplikasi perpesanan tim, Slack sering kali menggantikan email sebagai saluran komunikasi utama untuk tim bisnis. Ini juga menyederhanakan komunikasi karyawan dan berbagi file, sehingga memudahkan pendistribusian informasi.

Antarmuka Slack yang ramah pengguna memudahkan pengelolaan banyak percakapan dan tetap mengikuti saluran komunikasi, membantu tim tetap terorganisir dan memiliki pemahaman yang sama.

Bagaimana Slack meningkatkan komunikasi bisnis

Slack menghilangkan kesulitan komunikasi bisnis dengan memusatkan semua perpesanan, file, dan alat tim bisnis dalam satu platform perpesanan yang mudah digunakan. Slack menggantikan email untuk banyak bisnis, menawarkan alat yang memberikan organisasi, kecepatan, dan keamanan yang lebih baik.

Alih-alih rantai email yang panjang dan berantakan, komunikasi diatur ke dalam saluran yang mudah dibuat, dicari, dan diikuti. Setiap saluran memfasilitasi obrolan kelompok kerja, keterlibatan karyawan, dan kolaborasi tim.

Fitur penting

• Pesan instan bisnis dengan kemampuan berbagi file
• Saluran percakapan yang dapat dicari
• Integrasi langsung dengan aplikasi dan alat produktivitas populer
• Undangan mudah untuk anggota tim eksternal atau tamu

Peringkat pelanggan: 4,5 dari 5 (32.191 ulasan G2)

3) Gagasan

Notion adalah ruang kerja lengkap yang menyatukan pencatatan, manajemen proyek, database, galeri gambar, dan kalender dalam satu platform sederhana dan intuitif.

Mulai dari awal dan sesuaikan platform dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda, atau manfaatkan perpustakaan templat profesional Notion untuk memulai dengan baik. Kemampuan beradaptasi ini menjadikan Notion pilihan populer di kalangan pemilik usaha kecil yang menginginkan alat yang hemat biaya namun dibuat khusus dengan beragam aplikasi.

Bagaimana Notion meningkatkan komunikasi bisnis

Notion menyederhanakan komunikasi bisnis dengan membantu tim tetap terorganisir dalam satu ruang terpadu. Alat yang dapat disesuaikan untuk pelacakan proyek dan delegasi tugas memberikan kejelasan dan akuntabilitas untuk tim jarak jauh, hybrid, atau di kantor.

Fitur penting

• Aplikasi pencatatan dan dokumentasi yang komprehensif
• Manajemen tugas dan database yang sepenuhnya dapat disesuaikan
• Manajemen proyek dengan tampilan kalender dan garis waktu
• Alat berbagi dan kolaborasi

Peringkat pelanggan: 4,7 dari 5 (5.031 ulasan G2)

4) asana

Sebagai pemimpin dalam bidang manajemen proyek, Asana dikenal dengan antarmuka penggunanya yang ramping, rangkaian alur kerja dan kemampuan otomatisasi yang komprehensif, serta fitur manajemen sumber daya.

Dengan Asana, tim dapat dengan mudah mengelola semua proyek, sasaran, dan tanggung jawab mereka di seluruh departemen dan menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi. Dengan segera hadirnya fitur AI prediktif, pengelolaan proyek dengan Asana akan menjadi lebih baik lagi.

Bagaimana Asana meningkatkan komunikasi bisnis

Kemampuan manajemen proyek Asana memberi tim, baik kecil maupun besar, pandangan lengkap tentang tugas, jadwal proyek, dan pembaruan. Antarmukanya yang ramping memastikan bahwa setiap orang memiliki tugas dan tanggung jawab yang selaras, mengurangi kebutuhan akan pengiriman pesan yang berlebihan dan meminimalkan miskomunikasi.

Fitur penting

• Alat manajemen proyek yang komprehensif
• Tampilan proyek yang dapat disesuaikan (misalnya, papan Kanban) dan izin
• Integrasi aplikasi populer (misalnya, integrasi papan tulis Miro)
• Templat dan dasbor proyek

Peringkat pelanggan: 4,3 dari 5 (9.550 ulasan G2)

5) Zoho Satu

Sering disebut sebagai sistem operasi bisnis, Zoho One mengintegrasikan aplikasi untuk penjualan, pemasaran, dukungan, akuntansi, operasional, dan sumber daya manusia ke dalam satu platform.

Dengan lebih dari 55 aplikasi yang dapat dipilih, pemilik bisnis dapat sepenuhnya menyesuaikan platform dengan kebutuhan spesifik mereka. Zoho bertujuan untuk menghilangkan hambatan antar departemen dan meningkatkan efisiensi operasional.

Bagaimana Zoho One meningkatkan komunikasi bisnis

Zoho One menggabungkan komunikasi, manajemen proyek, CRM, keuangan, dan alat sumber daya manusia terintegrasi ke dalam satu platform, memungkinkan koordinasi dan aliran informasi yang lebih baik di seluruh departemen bisnis.

Fitur penting

• Platform lengkap yang menyediakan lebih dari 55 alat CRM, penjualan, dan pemasaran
• Fitur kolaborasi dan fungsi produktivitas
• Alat manajemen keuangan dan SDM
• Alat yang dapat disesuaikan dan terukur

Peringkat pelanggan: 4,4 dari 5 (19.129 ulasan G2)

6) Alat tenun

Loom memungkinkan tim merekam dan berbagi video interaktif dengan mudah dengan rekan satu tim dan pelanggan. Alat unik ini membantu tim memecahkan masalah, memberikan masukan, dan meningkatkan produktivitas.

Sifat berbagi video yang tidak sinkron dan sentuhan manusia meningkatkan fokus, kejelasan, dan koneksi dalam tim yang terdistribusi.

Bagaimana Loom meningkatkan komunikasi bisnis

Loom menyediakan alat perekaman layar dan video yang mudah digunakan, menyediakan cara pribadi dan menarik untuk berbagi informasi dan umpan balik, terutama untuk tim jarak jauh.

Loom dapat digunakan untuk merekam webinar, membalas pesan dengan umpan balik video terperinci, dan mendistribusikan informasi berulang ke seluruh perusahaan.

Fitur penting

• Perekaman dan berbagi video layar ganda yang mudah digunakan
• Kemampuan transkripsi dan teks tertutup
• Reaksi dan wawasan pemirsa interaktif
• Integrasi langsung dengan alat produktivitas populer

Peringkat pelanggan: 4,7 dari 5 (1.827 Ulasan G2)

Memilih Alat Komunikasi Terbaik untuk Bisnis Anda

️ Berbasis cloud dan memiliki pengaturan yang cepat

Alat berbasis cloud memungkinkan akses mudah dari mana saja, menjadikannya ideal bagi perusahaan terdistribusi dan global untuk berkomunikasi dan berbagi file melalui penyimpanan cloud.

Memilih alat yang memerlukan konfigurasi minimal dan terintegrasi ke dalam infrastruktur yang ada akan mencegah waktu henti dan memungkinkan tim Anda memulai dengan cepat.

️ Menawarkan perpaduan fungsi komunikasi asinkron dan real-time

Platform komunikasi pilihan Anda harus menampilkan perpaduan fitur komunikasi asinkron (misalnya, email dan pesan tim) dan waktu nyata (misalnya, alat konferensi video dan aplikasi pesan instan). Perpaduan ini memenuhi berbagai gaya kerja dan kebutuhan proyek sekaligus memastikan fleksibilitas dalam cara tim Anda berkomunikasi, terutama dalam model kerja hybrid.

Komunikasi asinkron dimaksudkan untuk meminimalkan gangguan dan pemberitahuan, sehingga penerima dapat bekerja tanpa gangguan.

Dengan menurunnya popularitas rapat virtual , tim mendambakan format kerja yang lebih asinkron. Sebuah studi pada tahun 2023 menemukan bahwa 42% pekerja berpengetahuan menginginkan lebih banyak gaya kerja ini, sementara hanya 14% yang menginginkan lebih sedikit gaya kerja ini. Keuntungan signifikan lainnya dari pekerjaan asinkron mencakup kemampuannya meminimalkan kelelahan, meningkatkan kepercayaan diri tim, dan meningkatkan produktivitas.

Terlebih lagi, perusahaan yang unggul dalam pekerjaan asinkron dapat menggunakan data terkait untuk meningkatkan efisiensi berbasis AI.

️ Memecahkan kebutuhan bisnis praktis

Pertimbangkan sifat praktis dari setiap alat dan fokuslah pada fitur-fitur penting yang berkaitan dengan kebutuhan spesifik tim Anda daripada terganggu oleh hal-hal tambahan. Tentu saja, fungsionalitas AI baru mungkin terdengar mutakhir dan keren, namun apakah layak untuk beralih jika fitur yang paling sering Anda gunakan tidak memiliki fungsionalitas yang Anda perlukan?

Baik Anda mengelola proyek, melakukan brainstorming ide, atau melakukan pertemuan online, setiap alat harus menyempurnakan tugas-tugas ini, bukan mempersulitnya.

️ Terintegrasi dengan aplikasi yang ada

Jika bisnis Anda sudah mapan, kemungkinan besar Anda sudah memiliki beberapa alat komunikasi tim yang tidak ingin Anda gunakan lagi. Pastikan setiap platform baru menawarkan integrasi yang mudah dengan aplikasi dan alat yang sudah digunakan bisnis Anda.

Ambil saja dari situs ulasan perangkat lunak peer-to-peer G2: integrasi secara signifikan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menggunakan alat terpisah dan meningkatkan produktivitas. Nextiva mudah terintegrasi dengan alat populer seperti Zoho, Salesforce, HubSpot, Zendesk, Microsoft Outlook, Google Workspace, Microsoft Teams, dan Oracle Sales Cloud.

️ Menawarkan aplikasi seluler dan desktop

Saat ini, banyak tim dapat bekerja dari mana saja. Memilih alat yang mobile seperti tim Anda akan meningkatkan produktivitas dengan cara yang dirasa tepat bagi anggota tim. Aplikasi seluler dan desktop memastikan mereka tetap terhubung dan produktif dari rumah, di kedai kopi, atau di tempat kerja. Menjembatani kesenjangan antara rumah, kantor, dan ruang kerja saat bepergian sangatlah penting.

️ Memiliki paket harga yang fleksibel

Alat yang tepat menawarkan opsi harga yang dapat disesuaikan dengan bisnis Anda. Carilah paket harga fleksibel yang menyediakan fitur dasar di tingkat yang lebih rendah sekaligus menyediakan fungsionalitas yang lebih canggih untuk tim besar. Seiring berkembangnya bisnis Anda, hindari kerumitan beralih ke alat baru lainnya. Pilih salah satu yang dapat beradaptasi dan memenuhi kebutuhan Anda yang terus berkembang sejak awal.

Tingkatkan Produktivitas & Bekerja Lebih Cepat Dengan Nextiva

Pada tahun lalu, permintaan pelanggan dan pasar telah meningkat, dan apa yang kami harapkan dari platform komunikasi jauh melampaui apa yang kami bayangkan satu dekade lalu.

Alat komunikasi adalah kunci utama untuk meningkatkan kerja tim dan meningkatkan produktivitas bisnis.

Alat yang tepat dapat memberikan kejelasan, meningkatkan pengambilan keputusan, dan sepenuhnya mendukung model kerja jarak jauh hybrid yang baru. Ke depan, AI akan memainkan peran yang lebih besar dalam merevolusi komunikasi eksternal dan internal, menawarkan cara yang lebih cerdas, intuitif, dan semakin otomatis untuk terhubung dan berkolaborasi.

Setiap alat yang dibahas — Nextiva, Slack, Notion, Asana, Zoho One, dan Loom — menghadirkan fitur unik. Platform-platform ini berada di garis depan dalam meningkatkan komunikasi bisnis dan hanya akan menjadi lebih efisien, prediktif, dan dipersonalisasi seiring kemajuan AI.

Saat Anda mengeksplorasi kemungkinan terbaik untuk strategi komunikasi bisnis Anda, penting untuk memilih alat yang tepat. Nextiva menonjol sebagai platform terpadu berbasis cloud yang menjawab kebutuhan komunikasi bisnis kecil dan beradaptasi seiring pertumbuhan tim Anda. Temukan bagaimana Nextiva dapat mengubah komunikasi bisnis Anda.

FAQ Alat Komunikasi