9 Saluran & Contoh Komunikasi Bisnis Teratas

Dari ruang rapat hingga ruang istirahat, dari kantor pusat hingga kantor pusat, konsensusnya jelas: komunikasi yang baik adalah landasan bisnis yang hebat.

Kita semua ingin meningkatkan dampak pesan kita, namun dengan begitu banyak saluran, teknologi, dan preferensi tim, apa kunci untuk mencapainya bersama-sama?

Semuanya bermuara pada empat faktor utama berikut: memahami nuansa dan kebutuhan, menggunakan teknologi dengan bijak, mengelola cara tim bekerja sama, dan dasar-dasar psikologi manusia. Para pemimpin perlu menemukan perpaduan yang tepat dari elemen-elemen ini agar berhasil.

Mari jelajahi sembilan saluran komunikasi digital terbaik yang akan membantu bisnis Anda menuju kesuksesan.

Apa Itu Saluran Komunikasi Bisnis?

Saluran komunikasi bisnis adalah cara berbagi informasi dan ide dengan orang lain dalam suatu organisasi. Mereka biasanya dikategorikan sebagai saluran eksternal atau internal, bergantung pada penerima pesan Anda.

Saluran eksternal dimaksudkan untuk berkomunikasi dengan pelanggan, mitra, prospek, dan klien di luar perusahaan Anda. Saluran internal memfasilitasi komunikasi antara karyawan, pimpinan, dan anggota tim lainnya.

Komunikasi adalah kunci untuk menjaga produktivitas, budaya perusahaan, dan keterlibatan karyawan.

Simak saja fakta berikut ini:

• Lebih dari 95% pekerja setuju bahwa komunikasi berdampak pada efektivitas mereka di tempat kerja.
• Lebih dari 80% pekerja di AS menyebut komunikasi karyawan sebagai faktor utama dalam membangun kepercayaan antara perusahaan dan karyawannya.
• Hampir 70% karyawan mengatakan produktivitas akan meningkat dengan proses komunikasi yang lebih baik.

Pergeseran metode komunikasi

Saluran komunikasi bisnis terbagi dalam dua kategori berbeda: saluran sinkron dan asinkron.

Komunikasi sinkron adalah ketika pertukaran informasi terjadi secara real time, di mana setiap orang harus hadir dan fokus pada dialog untuk mendapatkan pemahaman bersama tentang tugas yang ada. Panggilan telepon dan rapat adalah contoh komunikasi sinkron.

Komunikasi asinkron adalah ketika informasi disampaikan terlebih dahulu sehingga setiap orang dapat mengonsumsi dan bertindak berdasarkan informasi tersebut secara independen dari percakapan waktu nyata. Email, rekaman video, dan postingan blog adalah contoh komunikasi asinkron.

Menggabungkan metode komunikasi ini akan mencapai hasil terbaik.

Dengan meningkatnya bekerja dari rumah hingga 58% tenaga kerja dan karyawan menghabiskan rata-rata 20 jam seminggu menggunakan alat kolaborasi, komunikasi yang efektif adalah prioritas utama untuk produktivitas.

Dalam penelitian yang dilakukan oleh Grammarly, ekosistem komunikasi bisnis baru mulai terbentuk. Karyawan 18% lebih banyak berkomunikasi secara tertulis dan lebih memilih menggunakan saluran komunikasi asinkron.

Tantangan komunikasi bisnis

Dalam tren lain yang sedang berkembang, para pemimpin memperhatikan hubungan antara komunikasi yang buruk dan dampaknya terhadap keuntungan mereka, yang disebabkan oleh penurunan produktivitas, tenggat waktu yang terlewat, dan peningkatan biaya.

Saluran & Contoh Komunikasi Bisnis Teratas

Dari kecepatan pengiriman pesan instan hingga formalitas email dan efisiensi panggilan telepon VoIP , jelajahi pro dan kontra saluran terpenting kami di bawah ini.

1) Komunikasi tatap muka

Komunikasi tatap muka menumbuhkan koneksi dan membangun kepercayaan.

Penting untuk membangun tim dan sangat diperlukan untuk pertemuan penting, interaksi tatap muka memungkinkan orang berkomunikasi dalam beberapa cara: mendengarkan, komunikasi verbal, dan komunikasi nonverbal.

Karena sifat pertemuan tatap muka yang sangat menarik, orang-orang menjadi lebih penuh perhatian dan bebas dari gangguan yang biasa terjadi melalui panggilan telepon dan video.

Rapat, pertemuan, dan konferensi di kantor adalah lokasi yang ideal untuk berkumpul dengan karyawan dan kontak Anda, membantu Anda menjalin hubungan antarmanusia di dunia kerja yang semakin hanya menggunakan digital.

Kelebihan komunikasi tatap muka

• Hubungan yang kuat: Koneksi tatap muka tidak ada duanya dalam membangun hubungan bisnis jangka panjang.
• Komunikasi yang jelas: Kesalahpahaman berkurang karena penambahan isyarat non-verbal.
• Umpan balik segera: Percakapan tatap muka mendorong umpan balik cepat mengenai topik diskusi.

Kontra komunikasi tatap muka

• Biaya: Biaya perjalanan, akomodasi, makanan, dan hiburan dapat bertambah dengan cepat.
• Penggunaan sumber daya: Mengatur pertemuan secara langsung lebih memakan waktu dibandingkan dengan berhubungan secara virtual.
• Keterbatasan geografis: Pertemuan tatap muka tidak nyaman bagi tim dan klien global.

2) Konferensi video

Baik karyawan Anda bekerja dari rumah atau berinteraksi dengan klien di seluruh dunia, konferensi video adalah saluran komunikasi yang menghubungkan tim yang terdistribusi.

Anggap saja ini hal terbaik berikutnya untuk komunikasi tatap muka. Hal ini memungkinkan peserta untuk melihat isyarat wajah, menyampaikan emosi manusia, melakukan kontak mata, dan memahami kepribadian unik seseorang.

Perangkat lunak konferensi video yang populer mencakup Zoom, Google Meet, dan Nextiva . Alat berperforma tinggi ini memungkinkan tim melakukan rapat video, berbagi layar, melakukan obrolan langsung dengan peserta, dan banyak lagi.

Kelebihan konferensi video:

• Jangkauan global: Terhubung dengan klien, mitra, kolega, dan pelanggan di mana saja di seluruh dunia.
• Penghematan waktu dan uang: Mengurangi jumlah sumber daya yang diinvestasikan dalam pertemuan tatap muka (misalnya makan malam, hotel, dan kopi).
• Dapat direkam dan ditranskripsi: Rekam atau transkripsikan rapat Anda dengan mudah untuk referensi di masa mendatang.
• Kehalusan komunikasi: Hindari kesalahpahaman dan bangun hubungan baik dengan mengamati isyarat sosial melalui video.

Kontra konferensi video:

• Persyaratan konektivitas: Peserta harus memiliki koneksi Internet yang kuat untuk pertemuan berkualitas tinggi dan andal.
• Kurang personal: Pertemuan virtual kurang personal dibandingkan pertemuan tatap muka.
• Kelelahan layar: Rapat virtual yang berlebihan dapat menyebabkan kelelahan layar. Gejala umumnya meliputi kelelahan mata, sakit kepala, dan kesulitan berkonsentrasi.

3) Panggilan telepon

Panggilan telepon adalah bentuk komunikasi yang cepat, langsung, dan langsung. Itu bersifat pribadi dan praktis, menjadikannya ideal untuk saat-saat ketika Anda membutuhkan jawaban, stat.

Mereka membantu tim untuk tidak lagi sibuk mencari rangkaian email dan menghindari kerumitan menjadwalkan pertemuan virtual, sambil tetap menyediakan elemen manusia dalam koneksi. Itu sebabnya 67% pekerja lapangan melaporkan peningkatan produktivitas dan penyelesaian masalah hanya dengan melakukan panggilan telepon.

Sebagai pahlawan komunikasi bisnis tanpa tanda jasa, panggilan telepon relatif sederhana. Peserta memerlukan akses ke telepon rumah klasik, telepon seluler, atau layanan VoIP.

Kelebihan panggilan telepon

• Sentuhan pribadi: Memungkinkan kehalusan seperti perubahan suara dan jeda.
• Cepat dan nyaman: Ideal untuk komunikasi mendesak atau pertanyaan yang sederhana dan memerlukan masukan dari orang tertentu.
• Aksesibilitas: Kebanyakan orang sudah memiliki akses ke telepon.
• Biaya rendah: Sistem telepon ramah anggaran, dengan VoIP menghemat bisnis hingga 60% .

Kontra panggilan telepon

• Impersonal: Isyarat komunikasi non-verbal seperti bahasa tubuh dan kontak mata tidak tersedia.
• Tidak ada visual: Kurangnya konteks visual dapat menyebabkan salah tafsir nada atau pesan.

Artikel Terkait

Apa Itu Sistem Telepon Virtual & Bagaimana Cara Kerjanya?

4) Pesan teks

Pesan teks adalah bentuk komunikasi yang cepat, efisien, dan tidak mengganggu. Ini adalah pilihan ideal untuk pembaruan tim yang cepat, pertanyaan sederhana, dan momen “FYI” yang tidak memerlukan respons lama.

Dunia usaha juga semakin banyak yang mengadopsi SMS sebagai saluran komunikasi utama bagi pelanggan mereka, berkat tingkat keterbukaan (open rate) yang sangat tinggi yaitu 98%. Tingkat keterlibatan yang tinggi ini menjadikan SMS sebagai hal yang mudah bagi banyak perusahaan, dengan 90% dari mereka melaporkan kampanye pemasaran SMS yang sukses.

Aplikasi perpesanan teks dasar seperti WhatsApp, Facebook Messenger, aplikasi perpesanan standar di ponsel, atau layanan berbasis VoIP seperti Nextiva adalah semua yang Anda perlukan untuk memulai bentuk komunikasi ini.

Kelebihan pesan teks

• Kecepatan, efisiensi, dan aksesibilitas: Pengiriman pesan terjadi secara real-time, meningkatkan kolaborasi dengan tim, dan membangun koneksi dengan pelanggan. Terlebih lagi, hampir setiap orang memiliki akses ke ponsel yang dilengkapi aplikasi pesan teks.
• Minimal mengganggu: Panggilan telepon dan rapat virtual sering kali mengganggu alur kerja seseorang. Pesan teks tidak terlalu mengganggu jadwal mereka.
• Kemampuan pencatatan: Tidak seperti panggilan telepon, pesan teks memungkinkan Anda menyimpan arsip detail percakapan Anda.

Kontra dari pesan teks

• Kurang bernuansa: Sangat mudah untuk salah menafsirkan nada, makna, dan singkatan SMS modern.
• Komunikasi informal: Komunikasi ini mungkin tidak cocok untuk semua pesan bisnis, terutama komunikasi berisiko tinggi.
• Mungkin terasa mengganggu: Terlalu banyak pesan teks pada waktu-waktu tertentu mungkin terasa mengganggu bagi sebagian orang.

5) Rekaman video

Rapat virtual sering kali tidak memiliki waktu dan kedalaman yang diperlukan untuk menyampaikan pesan Anda dengan benar; rekaman video dapat membantu mengisi kekosongan tersebut.

Merekam video, dengan atau tanpa visual, memungkinkan Anda mengkomunikasikan semua poin yang perlu Anda liput sekaligus memungkinkan penerima menyimpan rekaman untuk referensi jangka panjang.

Video pernah menjadi media yang rumit untuk diproduksi dan diedit, namun sekarang, berkat platform pengeditan dan hosting yang revolusioner seperti YouTube, Vidyard, dan Loom, Anda dapat dengan cepat memproduksi dan berbagi video dalam hitungan detik.

Kelebihan dari rekaman video

• Kenyamanan: Rekam pesan Anda satu kali dan bagikan dengan sebanyak mungkin penerima yang Anda inginkan. Penerima dapat melihat video sesuai jadwal mereka sendiri.
• Dapat digunakan kembali: Menghasilkan satu video, dan mengirimkannya atau mengeditnya beberapa kali jika diperlukan. Ini ideal untuk tujuan pendidikan.
• Personalisasi: Sesuaikan rekaman untuk menyertakan referensi unik bagi pemirsa, meningkatkan kepercayaan dan meningkatkan efektivitas pesan Anda.

Kontra dari rekaman video

• Kurangnya interaksi: Video tidak memiliki keterlibatan dua arah dan keaslian yang diperlukan untuk membentuk hubungan yang kuat.
• Membutuhkan waktu: Rekaman yang lebih kompleks mungkin memerlukan lebih banyak waktu untuk diproduksi, difilmkan, dan diedit.
• Memerlukan keterampilan mengedit: Baik Anda menggunakan ponsel atau memproduksi video yang apik, keterampilan mengedit mungkin diperlukan untuk mendapatkan potongan akhir yang tepat.

6) Obrolan tim

Platform obrolan tim telah menggantikan email sebagai metode komunikasi utama bagi banyak tim, dengan 65% perusahaan Fortune 100 mengandalkan aplikasi ini sebagai bagian dari teknologi komunikasi bisnis mereka.

Tidak seformal email, platform perpesanan tim memelihara suasana tim secara online, mempromosikan budaya bisnis yang bergerak cepat, dan meningkatkan kemampuan kolaborasi.

Alat-alat terkemuka seperti Microsoft Teams, Slack, dan Nextiva adalah pusat digital bagi tim yang memerlukan tempat untuk mengobrol, berbagi informasi dan file, serta menjaga bisnis tetap berjalan dengan cepat.

Kelebihan obrolan tim

• Komunikasi instan: Sama seperti pesan teks, obrolan tim memfasilitasi respons cepat terhadap komunikasi dan permintaan.
• Peningkatan kolaborasi: Bagikan file, komentar, dan ide dengan mudah secara real-time.
• Mobilitas: Dengan aplikasi desktop dan seluler, alat obrolan tim modern dapat diakses di mana saja dan kapan saja.

Kontra obrolan tim

• Komunikasi informal: Tidak seperti email, obrolan tim dipandang sebagai saluran komunikasi yang kurang formal dan terlihat kurang profesional.
• Notifikasi yang mengganggu: Notifikasi yang terus-menerus dapat menghambat produktivitas harian.
• Pesan yang terlewat: Dalam tim yang lebih besar, pesan yang hilang mungkin terjadi mengingat tingginya jumlah notifikasi harian.

7) Surel

Email adalah alat komunikasi bisnis digital yang andal, dengan pekerja menerima rata-rata 74 email per hari dan mengirim 26 email per hari.

Saluran tertulis ideal untuk mengirimkan pesan terperinci, berkomunikasi dengan kontak formal, dan menyimpan catatan jelas percakapan terkait bisnis.

Meskipun keamanan email telah meningkat pesat, tidak disarankan mengirimkan informasi bisnis sensitif melalui email.

Bukti yang menentang email sangat banyak: 80% organisasi global mengalami peningkatan serangan phishing email, dan 92% organisasi menjadi korban jebakan ini pada tahun 2022.

Alat klasik seperti Gmail, Outlook, dan Yahoo Mail adalah platform email raksasa yang menawarkan fitur aman dan andal untuk semua ukuran bisnis.

Kelebihan email

• Dapat diakses: Email berfungsi di berbagai perangkat umum, menjadikannya bentuk komunikasi yang fleksibel dan nyaman.
• Banyak digunakan: Email adalah bentuk komunikasi bisnis digital yang diterima secara universal, dan hampir semua orang merasa nyaman dengannya.
• Profesional: Email dipandang sebagai sarana komunikasi formal dan profesional yang cocok untuk semua jenis korespondensi bisnis.

Kontra email

• Tidak Aman: Pekerja dapat dengan mudah menjadi korban serangan phishing dan penipuan email lainnya yang dapat membahayakan informasi bisnis sensitif.
• Tidak Diinginkan: Kotak masuk bisnis sering kali dipenuhi email spam.
• Tidak aman: Tanpa enkripsi yang tepat, email rentan terhadap intersepsi tidak sah dan membahayakan informasi bisnis yang sensitif.

8) Media sosial

Media sosial adalah saluran komunikasi penting yang memungkinkan bisnis untuk memicu dan membina hubungan baru secara online.

Baik Anda menjalin hubungan dengan pelanggan baru, berinteraksi dengan calon klien melalui komentar, atau melakukan percakapan lebih lama melalui pesan langsung, percakapan media sosial adalah cara lain bagi bisnis untuk membangun kepercayaan, mengomunikasikan nilai merek, dan berinteraksi dengan audiens.

Bagi banyak bisnis, platform media sosial seperti LinkedIn, X, Facebook, Instagram, dan TikTok memungkinkan mereka terhubung dengan jenis pelanggan baru. Terlebih lagi, sifat saluran yang kasual menambah komponen autentik yang unik pada platform.

Kelebihan media sosial

• Keterlibatan langsung: Lewati hambatan koneksi dengan menjangkau langsung klien atau pelanggan target Anda melalui halaman media sosial mereka.
• Membangun merek dan otoritas: Buat konten dan percakapan yang memperkuat otoritas Anda dan mengomunikasikan kisah merek Anda kepada khalayak luas.
• Jangkauan global: Berinteraksi dengan pelanggan dan klien yang ada dan calon pelanggan di seluruh dunia.

Kontra media sosial

• Dapat mendapat reaksi negatif dari masyarakat: Percakapan negatif dalam komentar dapat menjadi bumerang dan menciptakan mimpi buruk bagi hubungan masyarakat.
• Intensif sumber daya: Media sosial memerlukan aliran konten yang konstan untuk menumbuhkan dan mempertahankan visibilitas di mata audiens Anda.
• Visibilitas rendah: Algoritme media sosial yang membingungkan dapat menghalangi konten Anda menjangkau audiens yang tepat.

9) Blog

Blog adalah cara unik untuk menjelajahi topik terkait bisnis, menunjukkan keahlian, dan membangun komunitas di antara pelanggan, klien, atau karyawan Anda yang paling setia.

Anda bisa memulai blogging dengan terlebih dahulu memilih niche yang terkait dengan bisnis Anda. Tulis konten yang akan menggugah minat audiens target Anda, memecahkan tantangan terbesar mereka, atau menanamkan rasa kebersamaan yang lebih besar.

Contoh blog yang dapat dijelajahi oleh bisnis mencakup blog perusahaan dan blog tim internal.

Kelebihan blog

• Kepemimpinan pemikiran: Hanya sedikit saluran komunikasi yang membangun otoritas seperti konten blog berdurasi panjang.
• Visibilitas online: Blog publik dengan strategi SEO yang efektif akan meningkatkan daya tarik situs web Anda di platform pencarian seperti Google.
• Pembuatan prospek: Blog berbasis nilai dengan ajakan bertindak yang persuasif dapat menjadi alat yang efektif untuk strategi perolehan prospek bisnis Anda.

Kontra dari blog

• Intensif sumber daya: Blogging yang konsisten membutuhkan konten mingguan berdurasi panjang yang mahal dan memakan waktu untuk diproduksi.
• Hasil yang lambat: Melihat hasil dari konten berkualitas tinggi Anda bisa memakan waktu berminggu-minggu bahkan berbulan-bulan.
• Volume Konten: Menumbuhkan blog membutuhkan keluaran konten yang konsisten dari minggu ke minggu.

Memilih Metode Komunikasi Terbaik

Saat memilih satu atau lebih alat komunikasi, pertimbangkan beberapa faktor sebelum menentukan pilihan. Bertanya pada diri sendiri:

• Seberapa besar kepercayaan Anda dan penerima terhadap saluran komunikasi?
• Apa dampak yang diharapkan dari pesan Anda?
• Apakah ada masalah privasi dan keamanan?
• Seberapa cepat Anda ingin barang dikirimkan?

Catat tujuan Anda, namun pertimbangkan juga bagaimana kombinasi media dan pesan yang dipilih dapat berdampak pada penerima Anda. Akankah Anda menerima balasan yang Anda harapkan? Apakah hal ini akan berdampak positif atau negatif pada hubungan bisnis Anda?

Mempertimbangkan poin-poin penting ini memfasilitasi pengambilan keputusan dalam membentuk komunikasi perusahaan Anda.

Kepercayaan dan keakraban

Pertimbangkan seberapa akrab Anda dan penerima dengan saluran yang dipilih. Media umum yang sering Anda gunakan dapat meningkatkan kepercayaan dan menghasilkan komunikasi yang lebih efektif.

Dampak pesan

Setiap platform memiliki kekuatan dan keterbatasan ketika menyampaikan nada suara, urgensi, kejelasan, profesionalisme, dan otoritas. Apakah nada pesan Anda sesuai dengan saluran yang Anda pilih?

Simpan topik sensitif untuk email atau komunikasi tatap muka, dan sampaikan pembaruan cepat melalui pesan instan.

Privasi dan keamanan

Seberapa sensitif informasi yang Anda bagikan? Platform yang menawarkan enkripsi, autentikasi dua faktor, dan perlindungan data yang ketat sangat penting untuk komunikasi rahasia.

Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang menangani data pribadi sensitif, kekayaan intelektual, atau detail keuangan.

Kecepatan dan skalabilitas

Kecepatan pengiriman terkadang dapat membuat atau menghancurkan kesepakatan bisnis. Memiliki akses terhadap saluran yang mendorong kesegeraan dan daya tanggap sangatlah penting dalam kasus bisnis tertentu.

Hal yang sama juga terjadi pada skalabilitas. Usaha kecil mungkin berfungsi dengan baik hanya dengan menggunakan email pada awalnya. Seiring pertumbuhan mereka, platform yang lebih canggih mungkin lebih sesuai dengan kebutuhan mereka yang kompleks.

Untuk tim global yang bekerja di beberapa zona waktu, platform yang memprioritaskan alat komunikasi asinkron mungkin merupakan pilihan terbaik.

Praktik Terbaik untuk Komunikasi Bisnis

Dengan semakin banyaknya perusahaan yang mengadopsi kemungkinan kerja jarak jauh global, praktik komunikasi terbaik modern terus berubah.

Berikut adalah tiga praktik terbaik yang dapat diterapkan oleh perusahaan yang bekerja di kantor, perusahaan hybrid, dan yang mengutamakan jarak jauh untuk mengelola komunikasi mereka dan sekaligus meningkatkan produktivitas mereka:

• Distribusikan pesan Anda ke berbagai saluran: Memiliki jenis saluran komunikasi yang berbeda akan meningkatkan dampak pesan Anda, memenuhi lebih banyak kebutuhan komunikasi tim Anda yang bervariasi, dan menyelaraskan pesan Anda dan penerima dengan saluran yang tepat.
• Gunakan platform komunikasi bisnis tunggal : Memilih platform komunikasi bisnis lengkap menghilangkan stres dalam mengelola tuntutan keamanan dan privasi berbagai platform. Tingkatkan keterlibatan dan produktivitas dengan menempatkan semua komunikasi bisnis Anda di satu hub pusat.
• Pilih komunikasi asinkron untuk efisiensi : Alat komunikasi asinkron (email, rekaman video, obrolan tim, chatbot, dll.) memungkinkan anggota tim atau klien menggunakan dan merespons pesan sesuai kecepatan mereka sendiri, sehingga membuat pekerjaan lebih menyenangkan.

Solusi Terbaik Untuk Memperlancar Komunikasi Anda

Memilih saluran komunikasi terbaik untuk bisnis Anda bukan berarti memilih alat yang paling bagus, melainkan menentukan campuran saluran yang ideal untuk kebutuhan spesifik Anda.

Saluran komunikasi yang tepat dan alat manajemen proyek bervariasi dari satu bisnis ke bisnis lainnya. Beberapa poin penting yang perlu dipertimbangkan termasuk persyaratan privasi dan keamanan serta kecepatan pengiriman.

Memilih terlalu banyak alat juga tidak ideal.

Itu sebabnya platform lengkap seperti Nextiva adalah pilihan bagus untuk mengelola komunikasi bisnis Anda. Dengan beragam saluran dalam satu platform terpusat, Nextiva menyederhanakan tugas mengelola percakapan bisnis Anda yang jumlahnya sangat banyak.

Ketika tingkat kelelahan meningkat dan kesehatan perusahaan menjadi prioritas, alat komunikasi asinkron kini menjadi penting. Mengizinkan anggota tim mengonsumsi informasi dan merespons pesan sesuai kemampuan mereka akan mengurangi gangguan dan meningkatkan produktivitas — hal ini sama-sama menguntungkan semua orang!

Pertanyaan yang Sering Diajukan