Apa Itu Penerusan Panggilan Bisnis & Bagaimana Cara Mengaturnya?

Penerusan panggilan memungkinkan bisnis mengambil peluang sejak mereka “menelepon”.

Bayangkan Anda seorang penjual keliling. Selalu bergerak, bertemu klien hari demi hari. Jika klien menghubungi nomor kantor Anda, Anda tidak bisa membiarkan mereka masuk ke pesan suara atau membatalkan panggilan.

Respons Anda sangat penting untuk hubungan Anda dengan mereka. Fitur penerusan panggilan membantu Anda menjawab panggilan masuk dan memastikan panggilan tersebut menjangkau orang atau perangkat yang tepat.

Baik di dalam mobil atau di kedai kopi, Anda dapat yakin bahwa panggilan bisnis akan dijawab.

Apa Itu Penerusan Panggilan Bisnis?

Penerusan panggilan bisnis mentransfer panggilan masuk ke nomor lokal atau aplikasi seluler lain. Beberapa aturan penerusan panggilan bekerja sama dan dapat digabungkan untuk merutekan panggilan secara efisien dan akurat.

Tujuannya dapat berupa nomor Voice over Internet Protocol (VoIP), nomor telepon rumah atau telepon, telepon seluler, sistem telepon virtual, nomor internasional, atau penjawab otomatis. Penerusan panggilan membuat panggilan mengikuti Anda ke mana pun Anda pergi.

Dalam sistem VoIP , manajemen panggilan dilakukan secara instan, mencegah pelanggan menghadapi penundaan. Saat pelanggan menghubungi nomor bebas pulsa atau VoIP Anda, platform komunikasi menerima panggilan tersebut, memeriksa aturan penerusan, dan mengarahkan panggilan tersebut sesuai dengan itu.

Layanan telepon berbasis cloud menghormati preferensi Anda dalam memutuskan siapa yang harus menerima panggilan ketika nomor asli sedang sibuk, offline, atau dalam situasi umum di mana anggota tim Anda tidak dapat menjawab.

Apa bedanya dengan penerusan panggilan tradisional

Penerusan panggilan berbasis VoIP berbeda secara signifikan dari pilihan penerusan panggilan tradisional. Memilih yang pertama memberi Anda banyak fleksibilitas, fitur, dan kemampuan penyesuaian.

Sistem penerusan panggilan tradisional mungkin enggan memenuhi kebutuhan perusahaan Anda, namun layanan VoIP tidak.

Inilah perbedaan VoIP dibandingkan penerusan panggilan tradisional:

• Menawarkan dering berurutan. Panggilan berdering di beberapa nomor sebelum mencapai tujuannya. Misalnya, ketika ada panggilan masuk, telepon kantor Anda akan berdering terlebih dahulu, lalu ponsel Anda, dan meja rekan kerja Anda jika Anda tidak ada di tempat.
• Menyediakan kemampuan perutean berbasis waktu. Meneruskan panggilan ke nomor berdasarkan waktu. Misalnya, panggilan masuk di jam kerja setelah jam kerja akan dikirim ke rekan Anda yang bekerja pada shift setelah jam kerja Anda.
• Meneruskan panggilan dengan syarat. Mengalihkan panggilan per kondisi yang ditetapkan seperti status saluran atau ID penelepon. Misalnya, ketika klien utama menghubungi nomor telepon bisnis Anda dan Anda sedang berada di luar kantor, Anda dapat meneruskannya ke nomor pribadi Anda atau nomor baru melalui layanan VoIP.

Layanan penerusan panggilan tradisional memberi tahu klien bahwa panggilan sedang diteruskan. Sebuah studi oleh Zendesk pada tahun 2020 menemukan bahwa transfer panggilan antar departemen mengganggu tujuh dari 10 pelanggan.

Penyedia VoIP Bisnis seperti Nextiva membantu Anda menghindari memberikan pengalaman seperti itu kepada pelanggan dengan membuat transfer panggilan menjadi cepat dan mudah.

Cara Kerja Penerusan Panggilan Bisnis

Penerusan panggilan bisnis bekerja melalui proses tiga langkah untuk memastikan Anda menjawab panggilan penting:

1. Menerima. Ketika seseorang menghubungi nomor VoIP Anda, panggilan tersebut melewati penyedia layanan VoIP. Server tahu persis apa yang harus dilakukan dengan panggilan masuk. Anda dapat memprogramnya sesuai kebutuhan bisnis.
2. Proses. Penyedia VoIP mengikuti serangkaian aturan untuk menentukan nomor penerusan panggilan. Anda selalu dapat meneruskan panggilan atau meneruskannya bila Anda tidak dapat menjawab. Penyedia layanan VoIP Anda bekerja sesuai kebutuhan dan preferensi Anda.
3. Menghubung. Platform komunikasi menghubungkan panggilan ke perangkat, ekstensi, atau saluran telepon luar. Transfernya cepat, dan penelepon tidak menganggapnya tertunda. Namun, jika Anda telah menetapkan aturan untuk meneruskan hanya ketika Anda tidak mengangkatnya, sistem telepon akan memberi Anda dering.

Untuk aplikasi berskala lebih besar, misalnya di pusat panggilan, panggilan masuk dapat dirutekan berdasarkan nomor telepon virtual yang dihubungi, pilihan penjawab otomatis, dan keahlian agen pusat panggilan. Panggilan sering kali dimasukkan kembali ke antrian panggilan ketika agen pusat panggilan tidak tersedia.

Aturan Penerusan Panggilan Bisnis Umum

Kasus penerusan panggilan bisa berbeda untuk bisnis besar dan kecil.

Beberapa mungkin memasangkannya dengan perutean panggilan, antrian, atau respons suara interaktif (IVR), sementara yang lain menggunakan penerusan panggilan untuk mengalihkan panggilan saat mereka sedang berlibur dan keluar kantor.

Aturan di bawah ini membantu Anda mengonfigurasi pengaturan penerusan panggilan berdasarkan preferensi Anda.

Selalu menelepon ke depan

Anda dapat mengatur aturan ini untuk meneruskan semua panggilan masuk secara otomatis ke perangkat atau nomor lain. Aturan ini biasanya membantu ketika Anda keluar kantor untuk jangka waktu yang lebih lama, misalnya liburan.

Dengan VoIP yang disetel ke “Selalu meneruskan panggilan”, Anda dapat menerima panggilan bisnis melalui telepon seluler.

Pilih nomor yang ditentukan dan biarkan penyedia layanan VoIP Anda mengurus sisanya. Beberapa sistem memberitahukan nomor asli ketika mereka meneruskan panggilan. Anda dapat melihat notifikasi ini pada antarmuka VoIP.

Tahukah kamu? VoIP Nextiva memungkinkan Anda meneruskan panggilan untuk pengguna, grup, atau penjawab otomatis. Dan pengaturannya mudah — lihat sendiri .

Pengalihan panggilan selektif

Berdasarkan aturan yang ditetapkan, Anda dapat merutekan panggilan individual ke nomor tertentu secara selektif.

Misalkan Anda meninggalkan kantor selama beberapa hari tetapi ingin memastikan Anda menerima telepon dari pelanggan utama Anda. Tambahkan nomor mereka ke VoIP dan teruskan panggilan mereka ke ponsel Anda.

Dengan penerusan panggilan VoIP Nextiva, Anda bisa mendapatkan pengingat ringback setiap kali panggilan meneruskan. Ini membantu Anda mempertahankan peluang yang berpotensi berharga sambil mengendalikan rasa takut Anda akan kehilangan (FOMO).

Inilah cara Nextiva membantu Anda meneruskan panggilan dari pelanggan selektif.

Panggilan ke depan ketika sibuk

Jika Anda sedang sibuk dengan panggilan lain atau sekadar meluangkan waktu senggang, aturan ini membantu mengalihkan panggilan ke nomor lain dan bahkan kotak pesan suara. Ini sangat membantu ketika Anda menonaktifkan panggilan tunggu atau sistem telepon bisnis sedang dalam mode jangan ganggu (DND).

Dengan layanan VoIP, penelepon tidak akan mendapatkan sinyal sibuk karena sistem dengan cepat mengalihkan mereka ke perangkat lain yang sesuai, baik itu iPhone, Android, atau perangkat lainnya.

Panggilan ke depan bila tidak dijawab

Anda dapat mengkonfigurasi penyedia layanan VoIP untuk meneruskan panggilan ke nomor lain bila tidak dijawab dalam jumlah dering yang ditentukan. Ini membantu mencegah penelepon masuk ke pesan suara dan menghubungkan mereka dengan orang lain.

Panggilan yang tidak dijawab dapat dengan mudah menyebabkan pengalaman buruk bagi penelepon. Sekitar 67% pelanggan membatalkan panggilan karena frustrasi ketika mereka tidak dapat menghubungi tim dukungan.

Pelanggan Anda merasa lebih didukung ketika Anda secara sadar mencoba menghindari pengalaman seperti itu.

Berikut contoh pengaturan aturan ini pada VoIP Nextiva. Ini meneruskan panggilan setelah tiga deringan.

Studi Kasus: Temukan bagaimana 88.7 The Bridge memanfaatkan Nextiva untuk meningkatkan penerusan panggilan dan menyederhanakan manajemen komunikasi mereka.

Panggilan ke depan bila tidak dapat dijangkau

Ada hal-hal di luar kendali Anda. Apa yang akan Anda lakukan jika seluruh sistem dukungan atau kesuksesan Anda terhenti karena pemadaman listrik?

Anda dapat meneruskan panggilan ke nomor lain jika nomor aslinya offline. Ini membantu Anda memberikan dukungan secara konsisten, bahkan dalam situasi yang sulit.

Penerusan lokasi

Ketika pemadaman listrik terjadi di suatu lokasi, akan sulit untuk mengarahkan pelanggan di wilayah yang sama. Dengan penerusan lokasi, Anda dapat mengkonfigurasi VoIP untuk mengalihkan semua panggilan dalam suatu area ke perangkat di kantor lain dengan kode area lokal berbeda.

Apa Manfaat Bisnis dari Penerusan Panggilan?

Penerusan panggilan membantu memaksimalkan produktivitas, terutama ketika perusahaan mengadopsi lingkungan kerja hybrid. Tidak ada ruang untuk membiarkan panggilan masuk.

Berikut adalah beberapa manfaat penting lainnya yang ditawarkannya kepada bisnis.

• Kenyamanan. Anda dapat menerima panggilan di telepon apa pun, sehingga bisnis dapat diakses sepanjang waktu. Ketika beberapa staf penjualan atau dukungan Anda mengalami waktu henti, Anda dapat siap melayani pelanggan dengan mengalihkan panggilan ke seluruh tim.
• Fleksibilitas. Aturan perutean memungkinkan Anda menyesuaikan penyedia layanan VoIP sesuai preferensi Anda. Misalnya, sistem meneruskan panggilan berdasarkan waktu atau ID penelepon.
• Mendukung tenaga kerja yang terdistribusi. Saat tim tersebar di seluruh dunia, penerusan panggilan VoIP membantu Anda menjangkau orang yang tepat terlepas dari lokasi fisik mereka. Tim TI atau admin Anda tidak perlu mengalihkan fokus mereka ke pendistribusian panggilan. VoIP melakukannya untuk Anda, membuat tim TI lebih efisien dalam melakukan yang terbaik.
• Mencegah hilangnya peluang. Tim Anda dapat mengalami waktu henti, namun hal yang sama tidak berlaku untuk bisnis. Mengambil posisi belakang sambil membantu pelanggan dapat menjadi bumerang bagi pertumbuhan bisnis Anda. Anda tidak mampu membayar panggilan tidak terjawab pelanggan. Panggilan ini memungkinkan tim yang berhubungan dengan pelanggan untuk melibatkan penelepon ketika mereka menunjukkan minat. Penerusan panggilan VoIP membantu memanfaatkan peluang tersebut.
• Meningkatkan layanan pelanggan. Hanya beberapa pelanggan yang sabar dalam menyelesaikan pertanyaan dan masalah pembeli dan pengguna. Dalam kasus seperti ini, Anda ingin memastikan mereka diawasi. VoIP mengalihkan panggilan ini ke agen yang tersedia tanpa mentransfernya beberapa kali atau mengatur panggilan balik.

Studi Kasus: EagleRider menggunakan Nextiva untuk memberikan layanan pelanggan yang sangat baik. Perangkat lunak ini membantu EagleRider meneruskan panggilan ke tim mereka di Las Vegas jika nomor aslinya offline atau tidak menjawab.

Fitur VoIP yang Meningkatkan Penerusan Panggilan

Manajemen komunikasi memerlukan lebih banyak kemampuan dan fungsi untuk menciptakan alur kerja internal yang lancar. Fitur-fitur ini berguna sekaligus menyederhanakan manajemen komunikasi bisnis perusahaan secara keseluruhan.

Dering bersamaan

Dering simultan meningkatkan peluang tim yang berhadapan langsung dengan pelanggan untuk menerima panggilan. Setiap perangkat yang terdaftar berdering pada waktu yang sama ketika orang menelepon. Ingat, ini bukan hanya telepon kantor; itu setiap perangkat yang telah Anda siapkan.

Dengan dering simultan, ada kemungkinan lebih besar Anda akan segera menerima panggilan dari salah satu perangkat yang terdaftar. Misalnya, agen Anda dapat memilih apakah akan menerima panggilan melalui telepon meja atau ponsel.

Transkripsi pesan suara ke email

Penyedia layanan VoIP mengubah pesan suara menjadi teks saat mengirimkannya ke kotak masuk email. Ini membantu pencatatan dan memungkinkan tim dengan cepat memindai konten pesan suara tanpa mendengarkan audio lengkap. Ini menghemat waktu. Tim dapat menginvestasikan waktu yang dihemat dalam aktivitas yang lebih meningkatkan kualitas dukungan mereka.

Selain itu, konten pesan suara yang dapat dibagikan membantu tim berkoordinasi dan berkolaborasi dengan lebih baik. Hal ini menjaga konteks tetap konsisten bahkan ketika lebih dari satu orang terlibat dengan pelanggan.

Perutean panggilan tingkat lanjut

Perutean panggilan tingkat lanjut mengarahkan panggilan ke orang-orang yang lebih mampu menjawab pertanyaan pelanggan tertentu. Anda dapat menyesuaikan aturan perutean panggilan berdasarkan faktor seperti ID penelepon atau waktu.

Namun, ketersediaan spesialis dukungan yang mumpuni dapat bervariasi. Sebaiknya Anda memanfaatkan teknik penerusan panggilan untuk mengalihkan panggilan ke spesialis lain.

VoIP Nextiva memungkinkan Anda membuat jalur aliran panggilan yang lebih kompleks untuk mengelola setiap panggilan secara efisien.

Antrian panggilan

Setiap tim yang berhadapan dengan pelanggan melibatkan pelanggannya secara berbeda. Perangkat lunak VoIP menambahkan panggilan masuk ke antrian ketika semua orang sibuk. Ini memberikan musik atau pesan yang dapat disesuaikan, mendorong penelepon untuk tetap bersabar.

Gabungkan antrian panggilan dengan penerusan panggilan untuk mengarahkan panggilan ke perwakilan berikutnya yang tersedia yang dapat secara efektif memenuhi kebutuhan dan kasus penggunaan pelanggan.

Sistem respons suara interaktif (IVR).

Sistem IVR memungkinkan penelepon memilih sendiri departemen atau layanan yang mereka butuhkan. Anda dapat memasangkannya dengan penerusan panggilan untuk mengarahkan penelepon ke jalur bisnis atau saluran telepon pribadi yang paling sesuai dengan kebutuhan unik mereka. Itu tidak memerlukan intervensi manual.

Sistem secara otomatis mengirimkan penelepon ke orang yang dapat mendukung mereka, menciptakan pengalaman luar biasa bagi mereka.

Mulai Meneruskan Panggilan Bisnis Sekarang

Penerusan panggilan menjaga bisnis Anda tetap berjalan meskipun tim Anda tidak. Fleksibilitasnya sesuai dengan kebutuhan bisnis dan pelanggan Anda, sehingga Anda tidak akan pernah ketinggalan.

Nextiva adalah sistem telepon bisnis berperingkat teratas karena suatu alasan. Ia menawarkan fitur-fitur canggih seperti perutean panggilan, perekaman panggilan, antrian panggilan, dan IVR. Mudah diatur dan digunakan, menjadikannya pilihan populer bagi lebih dari 150.000 perusahaan .

Anda didukung penuh sejak Anda mulai menggunakan Nextiva. Penerusan panggilan bisnis sangat mudah, dan Anda dapat mengubahnya kapan saja.

Tingkatkan ke layanan telepon terbaik untuk bisnis Anda . Lihat bagaimana tim Anda bekerja lebih cerdas menggunakan Nextiva. Dapatkan penawaran gratis tanpa kewajiban hari ini .