Cara Menulis Email Permintaan Maaf Bisnis dengan Benar (+ Template & Contoh)

Mengetahui cara menulis email permintaan maaf bisnis dengan benar adalah keterampilan yang perlu dipelajari bisnis untuk membangun hubungan pelanggan yang baik.

Menulis surat "maaf" singkat saja tidak akan cukup.

Di dunia yang serba cepat tempat kita hidup; mudah untuk melupakan bagaimana kesalahan sederhana dapat membuat pelanggan Anda tidak nyaman. Apa yang mungkin tampak seperti cegukan kecil bagi Anda dapat mengakibatkan konsekuensi stres bagi pelanggan Anda.

Mereka mengandalkan Anda, dan mereka ingin produk atau layanannya hampir sempurna. Ketika terjadi kesalahan, mereka mengharapkan Anda bertindak cepat dan cerdas untuk menjaga kepercayaan itu.

Hubungan bisnis Anda akan menjadi tegang, jika tidak, dan pada akhirnya Anda akan kehilangan pelanggan.

Namun, bertindak cepat dan menulis email permintaan maaf bisa membuat mereka bahagia.

Dalam artikel ini, Anda akan belajar bagaimana melakukannya dengan tepat.

Anda akan belajar cara menulis email permintaan maaf bisnis untuk beberapa skenario berbeda, dan kami akan membahas semua yang perlu Anda ketahui.

Pada saat Anda selesai membaca, Anda akan memiliki contoh dan template untuk memenangkan kembali kepercayaan pelanggan Anda.

Kedengarannya bagus?

Bagus, mari kita mulai dengan alasannya.

Mengapa penting untuk meminta maaf saat terjadi kesalahan?

Kita semua membuat kesalahan; itu adalah jaminan malang dalam hidup. Namun, cara kita bereaksi terhadap kesalahan itulah yang membedakan kita dari orang lain.

Jika sebuah bisnis mengacaukan pesanan dan menyalahkan semua orang, kecuali diri mereka sendiri, maka jelas, ini tidak akan berjalan baik dengan pelanggan. Mereka akan marah, kesal, dan kemungkinan akan membawa bisnis mereka ke tempat lain.

Tidak hanya itu.

Mereka juga akan memberi tahu teman dan kolega mereka tentang pengalaman buruk yang mereka alami dengan perusahaan Anda, yang akan menghasilkan ulasan negatif.

Atau, jika sebuah bisnis telah mengenali kesalahan dan menjangkau pelanggan, meminta maaf dan menawarkan untuk membuat segalanya lebih baik, ini akan menghasilkan hasil yang lebih baik untuk semua pihak.

Klien akan puas, dan bisnis akan tetap memiliki rasa hormat dari pelanggan.

Anda tidak boleh meremehkan kekuatan meminta maaf kepada klien dan pelanggan Anda; itu berjalan jauh, dan sebagian besar pelanggan Anda akan menghargai layanan pelanggan yang sangat baik.

Menurut Small Business Genius, 95% konsumen melihat layanan pelanggan Anda sebagai bagian besar dari apakah mereka ingin berbisnis dengan Anda sejak awal.

Berikut adalah beberapa manfaat dari meminta maaf.

1. Membangun loyalitas merek . Pelanggan Anda biasanya akan tetap setia kepada Anda jika Anda meminta maaf dengan cepat dan efektif.
2. Ini membantu bisnis . Dengan meminta maaf, Anda memahami apa yang membuat pelanggan kesal, dan Anda dapat menggunakan ini untuk memastikan pengalaman itu tidak terjadi lagi pada mereka dan pelanggan lain.
3. Meredakan ketegangan . Ketika seseorang meminta maaf, Anda menghargai gerakan itu — Psychology Today melaporkan bahwa permintaan maaf kepada seseorang yang merasa kecewa menciptakan emosi penghargaan yang menyembuhkan.
4. Menunjukkan Anda peduli . Klien melihat bahwa Anda mengambil tindakan dan memperbaikinya. Permintaan maaf itu menanamkan kepercayaan dan keyakinan bahwa perusahaan Anda melakukan hal yang benar.

Bagaimana cara meminta maaf secara profesional?

Ada hal-hal tertentu yang perlu Anda sertakan dan lakukan saat meminta maaf. Jika Anda ingin terlihat profesional dan tulus, pastikan email permintaan maaf Anda memiliki dan melakukan hal berikut:

• Bertindak cepat: Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah membuat pelanggan Anda berpikir bahwa Anda hanya meminta maaf karena Anda harus melakukannya karena banyaknya keluhan tentang kurangnya komunikasi. Dengan bertindak cepat dan mengatasi masalah menunjukkan bahwa Anda berada di atas situasi.
• Address head On : Jelaskan apa yang terjadi dan beri tahu mereka mengapa Anda mengalami masalah tersebut. Jangan mengalihkan kesalahan!
• Alamat mereka dengan nama: Personalisasi sangat penting ketika meminta maaf melalui email. HubSpot melaporkan bahwa 99% pemasar memiliki hubungan pelanggan yang lebih baik ketika email dipersonalisasi.
• Bersikaplah tulus: Tempatkan diri Anda pada posisi pelanggan dan sadari bagaimana peristiwa malang itu akan memengaruhi mereka. Gunakan empati, dan beri tahu mereka bahwa Anda mengenali ketidaknyamanan dan rasa sakit yang ditimbulkan dalam email permintaan maaf Anda.
• Bertanggung jawab : Perusahaan telah melakukan kesalahan, dan untuk memperbaikinya, Anda harus mengangkat tangan dan menerima bahwa Anda telah melakukan kesalahan. Jangan membuat alasan apa pun, meskipun valid, dan beri tahu mereka bahwa Anda melakukan kesalahan dan ingin memperbaiki keadaan.
• Tunjukkan pada mereka cahaya : Anda telah mengakui kesalahan dan meminta maaf; sekarang Anda perlu menunjukkan kepada mereka bagaimana Anda akan membuat segalanya lebih baik. Tunjukkan pada mereka cahaya di ujung terowongan — inilah yang akan kami lakukan untuk Anda, dll.

Template email permintaan maaf dan contohnya

Anda sekarang tahu mengapa penting untuk meminta maaf ketika terjadi kesalahan dan juga apa manfaat dari meminta maaf dengan tulus bagi Anda.

Kami juga telah membahas aspek kritis dari permintaan maaf secara profesional dan apa yang harus disertakan dalam email permintaan maaf Anda.

Untuk membantu Anda, saya telah mencantumkan 8 email permintaan maaf yang berbeda di bawah ini. Mereka menyertakan template dan contoh nyata untuk berbagai skenario dan masalah yang mungkin Anda temui dalam bisnis Anda.

Meminta maaf kepada semua pelanggan Anda

Jika Anda pernah memiliki masalah yang mempengaruhi seluruh basis pelanggan, maka Anda perlu mengirim email ke setiap pelanggan Anda.

Dalam platform otomatisasi pemasaran seperti Encharge, Anda mendapatkan audiens sebagai profil pengguna, dan Anda dapat mengirim email siaran satu kali ke semua pelanggan Anda.

Template di bawah ini meminta maaf atas waktu henti untuk produk perangkat lunak, tetapi Anda dapat mengubah kata-katanya agar sesuai dengan layanan atau produk Anda.

Masalah ini telah menyebabkan ketidaknyamanan bagi seluruh basis pelanggan.

Contoh baris subjek:

• Kami Ingin Meminta Maaf {{person.firstName}}
• Permintaan Maaf yang Tulus {{person.firstName}}
• Kami Sangat Maaf {{person.firstName}}

Template di atas menggunakan personalisasi di baris subjek dan badan email. Ini mengatasi masalah dan meyakinkan pelanggan bahwa masalahnya sudah selesai.

Ini juga menawarkan isyarat niat baik dan tautan ke laporan lengkap yang menjelaskan apa yang telah terjadi.

Kebanyakan orang yang membaca email ini akan memberi perusahaan keuntungan dari keraguan dan menghormati mereka untuk menjangkau mereka.

Berikut adalah contoh dari Agolia, mereka menggunakan email singkat yang langsung menangani masalah waktu henti dengan perusahaan mereka.

Mengirim email permintaan maaf ke satu pelanggan

Berikutnya adalah template untuk mengirim email permintaan maaf kepada satu pelanggan karena keluhan atau masalah yang hanya mempengaruhi mereka.

Template ini meminta maaf karena mengirimkan informasi pembayaran yang salah kepada klien:

Contoh subjek:

• Mohon Terima Permintaan Maaf Kami {{person.firstName}}
• Maaf Atas Ketidaknyamanan {{person.firstName}}
• Pemberitahuan Permintaan Maaf Untuk {{person.firstName}}

Isi email:

Email permintaan maaf Anda tidak harus formal dan kering jika tidak sesuai dengan suara merek Anda. Berikut adalah contoh ringan dari email permintaan maaf dengan diskon (sebagai isyarat simbolis) dari merek kosmetik Bumble And Bumble. Perhatikan kata bermain dengan "boo-boo" dan nama merek mereka yang juga dimulai dengan dua B.

Email permintaan maaf informasi salah

Templat permintaan maaf singkat ini sangat ideal untuk digunakan saat meminta maaf kepada satu atau lebih pelanggan.

Tidak ada yang menangkis kesalahan, dan mereka mengambil langkah-langkah untuk memenangkan kembali kepercayaan mereka.

Contoh subjek:

• {{person.firstName}} Kami Ingin Meminta Maaf
• {{person.firstName}} Permintaan maaf yang tulus
• {{person.firstName}} Kami benar-benar minta maaf

Isi email:

Mengirim email yang salah? Ini bukan akhir dunia. Faktanya, ini adalah kesempatan untuk menunjukkan kepribadian merek Anda dan meyakinkan pelanggan Anda bahwa Anda akan melakukannya dengan benar di lain waktu. Seperti contoh ini dari Filter Easy:

Meminta maaf tentang layanan yang buruk

Layanan yang buruk adalah alasan mengapa banyak klien dan pelanggan memutuskan hubungan dengan layanan bisnis yang mereka gunakan.

Anda perlu meyakinkan pelanggan Anda bahwa ini adalah masalah satu kali dan bahwa Anda bersedia bekerja lebih keras untuk membuat segalanya lebih baik bagi mereka.

Template ini untuk menindaklanjuti dengan klien setelah mereka menerima layanan yang buruk.

Contoh baris subjek:

• Kami Tidak Bisa Cukup Meminta Maaf {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} Kami Minta Maaf
• Permintaan Maaf Terdalam {{person.firstName}}

Isi email:

Ada banyak cara untuk memulai email permintaan maaf tentang layanan yang buruk. Contoh berikut dari Evernote menggunakan pendekatan berbeda yang memberi tahu klien bahwa segala sesuatunya akan berubah. Ini jujur, dalam, dan pribadi.

Maaf pengiriman terlambat

Pengiriman yang terlambat dapat menyebabkan stres dan ketidaknyamanan yang signifikan bagi pelanggan Anda. Seringkali, pelanggan akan mengambil cuti kerja untuk duduk dan menunggu pengiriman, dan ketika pengiriman tidak tiba, mereka marah dan kesal.

Anda perlu meminta maaf dan membuat segalanya lebih baik, atau mereka akan berbelanja di tempat lain di masa depan.

Contoh subjek:

• Mohon Maaf Atas Keterlambatan Pengiriman {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} Maaf Untuk Pengiriman Terlambat
• Maaf Kami Terlambat {{person.firstName}}

Isi email:

Email di atas adalah tindak lanjut dari email template yang Anda kirimkan dengan detail pengiriman baru.

Contoh email templated dari 7 Bridges di bawah ini:

CEO meminta maaf atas insiden serius

Jika insiden serius terjadi, maka Anda harus mengatasi masalah tersebut secara langsung.

Email permintaan maaf ini perlu sedikit lebih panjang dan harus tertaut ke halaman di situs web Anda yang menjelaskan apa yang terjadi dan apa yang dilakukan perusahaan untuk memperbaikinya.

Template di bawah ini meminta maaf dan bertanggung jawab penuh karena telah berbuat lebih banyak untuk membuat klien tetap diperbarui.

Contoh subjek:

• {{person.firstName}} Permintaan Maaf Dari CEO
• {{person.firstName}} Permintaan Maaf Dari Direktur Pelaksana
• {{person.firstName}} Permintaan maaf yang tulus dari MD

Isi email:

Lihatlah contoh berikut dari Slack — email yang mereka kirimkan tentang pelanggaran keamanan yang parah:

Jangan lupa bahwa dalam kasus seperti itu, Anda perlu memberi tahu secara proaktif jika pengguna harus mengambil tindakan apa pun untuk mengatasi masalah tersebut. Dalam contoh tindak lanjut di bawah ini, Slack memastikan bahwa semua akun pengguna aman dengan meminta mereka untuk mengatur ulang kata sandi mereka:

Permintaan maaf untuk faktur yang salah

Tidak ada yang mau membayar lebih dari yang seharusnya, jadi ketika tagihan datang dengan jumlah yang salah, wajar jika pelanggan marah dan bingung.

Akan membantu jika Anda bertindak cepat untuk meredakan kekhawatiran klien.

Contoh subjek:

• Permintaan maaf yang tulus {{person.firstName}}
• Kami Perlu Meminta Maaf {{person.firstName}}
• Kami Telah Membuat Kesalahan {{person.firstName}}

Isi email:

Mohon maaf atas keterlambatan pembayaran

Gunakan templat ini untuk meminta maaf atas keterlambatan pembayaran. Anda dapat mengirimkannya ke pemasok atau tenaga kerja Anda.

Ini adalah reaksi alami bagi orang untuk menjadi gelisah ketika pembayaran terlambat, jadi bertindak cepat dan bertujuan untuk meyakinkan mereka.

Contoh subjek:

• Permintaan Maaf Pembayaran Terlambat {{person.firstName}}
• Maaf Atas Keterlambatan Pembayaran {{person.firstName}}
• {{person.firstName}} Terimalah Permintaan Maaf Saya

Isi email:

5 kesalahan yang harus dihindari saat menulis email permintaan maaf bisnis

Ada kesalahan tak terhindarkan yang dibuat ketika orang menulis email permintaan maaf — beberapa di antaranya jelas; beberapa tidak.

Lihat di bawah dan lihat apakah email Anda membuat kesalahan yang sama:

Kesalahan #1: Maaf, tapi

Menulis email untuk meminta maaf tidak boleh menyertakan kata-kata berikut:

"Maaf, tapi."

Kalimat ini akan melemahkan permintaan maaf dan membuat apa yang Anda katakan sebelumnya tampak tidak penting.

Seperti yang disebutkan sebelumnya, Anda harus mengangkat tangan dan bertanggung jawab penuh atas kesalahan tersebut.

Kesalahan #2: Menyalahkan orang lain

Kesalahan ini berkaitan dengan kesalahan nomor satu karena menyalahkan orang lain tidak bertanggung jawab.

Jangan pernah menyalahkan orang lain atau keadaan ketika ada yang salah. Ya, ada sebagian kecil waktu ketika segala sesuatunya berada di luar kendali Anda, tetapi meskipun demikian, memainkan permainan 'menyalahkan' tidak akan membantu Anda.

Dan pelanggan Anda juga tidak terganggu. Yang mereka inginkan hanyalah Anda memberi tahu mereka bahwa masalahnya sudah selesai.

Kesalahan #3: Membiarkannya terlambat

Selalu berusaha untuk meminta maaf sedini mungkin. Membiarkannya terlambat akan membuat pelanggan Anda marah, dan mereka akan melihat permintaan maaf Anda sebagai hal yang hampa.

Mereka juga akan berpikir bahwa Anda hanya meminta maaf karena keluhan tentang kurangnya tanggapan Anda.

Kesalahan #4: Tidak terdengar tulus

Anda harus tulus dengan permintaan maaf Anda.

Buat mereka merasa bahwa Anda benar-benar menyesal atas apa yang telah terjadi dengan menulis email permintaan maaf dengan keprihatinan dan kekecewaan yang tulus.

Kesalahan #5: Tidak menawarkan insentif

Jika Anda menulis permintaan maaf yang tulus untuk mengungkapkan penyesalan dan kekhawatiran Anda atas apa yang telah terjadi, ada kemungkinan besar mereka akan memberi Anda kesempatan lagi.

Jika Anda menawarkan mereka insentif untuk tinggal bersama Anda, katakanlah, kode diskon, atau peningkatan layanan, maka Anda akan meningkatkan peluang pengampunan Anda lebih banyak lagi.

Intinya tentang cara menulis email permintaan maaf bisnis

Anda sekarang mengerti bagaimana menulis email permintaan maaf bisnis, dan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk melakukannya.

Informasi dalam artikel ini memungkinkan Anda untuk menulis email permintaan maaf untuk hampir semua insiden.

Ya, Anda mungkin perlu menambahkan beberapa baris dan mengedit beberapa kata, tetapi secara keseluruhan, Anda hanya perlu template dan contoh.

Sebelum meminta maaf, ingatlah untuk bertindak cepat, tulus, dan selalu berusaha memahami perasaan pelanggan dan klien Anda.

Jika Anda melakukan ini, ada kemungkinan besar mereka akan memberi Anda kesempatan kedua.