Cara Membangun Tim Pemasaran Jarak Jauh Terbaik

Diterbitkan: 2022-06-12

Karena semakin banyak organisasi yang menjalankan bisnis secara digital, kerja jarak jauh juga menjadi hal yang biasa.

Faktanya, 77% perusahaan virtual dengan lebih dari 2.500 karyawan menawarkan opsi telecommuting sementara 20% tenaga kerja global adalah bagian dari tim jarak jauh. Bekerja dari jarak jauh memungkinkan pemberi kerja untuk mengurangi biaya overhead dan memanfaatkan kumpulan bakat yang lebih besar untuk meningkatkan profitabilitas.

Ini sangat bermanfaat untuk disiplin ilmu yang sangat terspesialisasi seperti pemasaran, yang membutuhkan pengetahuan dan keahlian ahli. Tim pemasaran virtual memungkinkan organisasi untuk menarik para ahli dari seluruh dunia dan membangun kehadiran di pasar global dengan biaya yang efisien.

Sementara itu, pekerja jarak jauh menikmati lebih banyak fleksibilitas dalam jadwal dan lokasi mereka. Mereka juga ditemukan lebih bahagia dan lebih produktif , yang dapat diterjemahkan ke dalam kepuasan dan retensi karyawan yang lebih tinggi.

Namun, mengelola tim pemasaran jarak jauh bisa sangat menantang karena banyak faktor yang tidak ada di masa lalu. Ini termasuk kurangnya kesempatan membangun hubungan secara langsung, kemungkinan miskomunikasi yang lebih tinggi yang menyebabkan kesalahan dan penundaan, serta perbedaan zona waktu, lokasi, dan latar belakang budaya. Selain itu, kurangnya komunikasi lintas departemen yang dapat dibuat di lingkungan kantor dapat diperkuat dalam tim jarak jauh yang tidak pernah berkomunikasi dengan tim jarak jauh lainnya di berbagai bagian organisasi.

Untuk memaksimalkan manfaat menggunakan tim pemasaran jarak jauh, Anda memerlukan rencana strategis untuk memandu penerapan proses dan sistem yang tepat . Berikut adalah beberapa area utama yang harus difokuskan:

1. Pekerjakan Karyawan Jarak Jauh yang Tepat

Pemasaran adalah disiplin ilmu yang membutuhkan pemahaman mendalam tentang psikologi dan perilaku pelanggan. Anda perlu merekrut anggota tim yang tidak hanya memiliki pengetahuan yang diperlukan tetapi juga kemampuan untuk memanfaatkan sentimen konsumen dan mengubahnya menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti secara proaktif.

Anda harus mencari karyawan yang memiliki rekam jejak bekerja di lingkungan virtual, kompetensi teknis dalam menggunakan berbagai alat untuk komunikasi dan kolaborasi yang efektif, dan motivasi diri untuk menyelesaikan proyek secara proaktif di bawah sentuhan rendah dan gaya manajemen yang fleksibel.

Untuk menemukan kecocokan yang tepat, Anda harus melakukan wawancara langsung dengan kandidat baik secara langsung atau melalui konferensi video. Pertimbangkan kepribadian mereka untuk memastikan mereka cocok dengan budaya perusahaan Anda, gunakan tes online untuk menentukan tingkat motivasi diri mereka , dan pertimbangkan perbedaan zona waktu yang dapat memengaruhi komunikasi tim.

Kandidat berkualitas tinggi harus menunjukkan kemampuan mereka untuk mengambil inisiatif selama proses wawancara (misalnya, dengan menindaklanjuti secara proaktif), tetap terorganisir, menyelesaikan tugas secara mandiri, dan membuat keputusan secara mandiri.

Selain itu, tanamkan budaya produktivitas untuk menambah sifat positif karyawan baru Anda. Misalnya, dengan memasukkan check-in reguler dengan manajemen untuk mendorong akuntabilitas. Check-in rutin juga memberi supervisor kesempatan untuk memastikan bahwa karyawan baru mendapatkan dukungan yang mereka butuhkan untuk menjadi sepenuhnya produktif secepat mungkin.

2. Komunikasikan Visi Perusahaan dan Nilai Merek Anda

Pemasaran yang efektif membutuhkan pemahaman mendalam tentang citra dan nilai merek Anda. Setiap orang di tim pemasaran virtual Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang apa yang diwakili oleh merek Anda sehingga mereka dapat diberdayakan untuk secara proaktif mengambil inisiatif yang selaras dengan tujuan bisnis Anda.

Carilah kandidat yang antusias dengan produk Anda. Mereka seharusnya melakukan pekerjaan rumah mereka untuk memahami merek Anda dan meneliti tentang audiens target Anda. Mereka juga harus memiliki kemampuan untuk mengartikulasikan nilai merek Anda selama proses wawancara.

Komunikasikan prinsip dan tujuan perusahaan Anda selama proses orientasi karyawan. Buat pernyataan misi yang menyoroti tujuan jangka panjang perusahaan dan bagikan serangkaian harapan yang jelas yang menguraikan bagaimana karyawan harus melakukan pekerjaan mereka.

Bangun budaya perusahaan yang mewujudkan identitas merek Anda dan pastikan itu tertanam dalam pengalaman karyawan melalui semua titik kontak online dan offline. Jika memungkinkan, jadikan orientasi internal sebagai bagian dari proses orientasi (jika perusahaan Anda memiliki lokasi fisik) sehingga karyawan baru dapat memiliki pengalaman mendalam tentang budaya perusahaan Anda sebelum bekerja dari jarak jauh.

3. Menetapkan Prosedur untuk Meningkatkan Efisiensi Biaya

Karena tim pemasaran perlu berkolaborasi erat dengan departemen internal dan mitra eksternal lainnya, mereka perlu memahami prosedur untuk memastikan komunikasi yang tepat waktu dan efektif.

Terapkan proses yang transparan dan tetapkan harapan yang jelas untuk membantu tim jarak jauh bekerja secara hemat biaya dengan menghindari kemacetan dan penundaan, yang biasa terjadi saat anggota tim tidak bekerja di kantor yang sama. Pastikan Anda memiliki semua alur kerja yang didokumentasikan dengan jelas dan dibagikan di lokasi terpusat. Juga, sangat penting bahwa tingkat izin yang tepat diberikan kepada anggota tim jarak jauh dan ada audit tentang siapa yang memberi lampu hijau tugas apa. Ini memastikan informasi sensitif aman dan manajemen memiliki transparansi ke dalam seluruh proses.

Untuk memastikan kepatuhan terhadap berbagai proses, Anda harus menjadwalkan pos pemeriksaan rutin, mengatur pertemuan virtual, dan membangun budaya komunikasi terbuka. Selain itu, gunakan berbagai alat komunikasi untuk mendorong ikatan di antara anggota tim, yang dapat meningkatkan keterlibatan dan loyalitas karyawan.

Anda dapat menyederhanakan proses dan memastikan kualitas yang konsisten dengan memberikan panduan dan skrip untuk membantu tim Anda menjawab pertanyaan dari pelanggan. Selain itu, gunakan alat pelatihan panggilan langsung dan kartu skor sebagai bagian dari proses manajemen untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan memberikan umpan balik tepat waktu untuk meningkatkan hasil.

4. Gunakan Alat Komunikasi dan Kolaborasi Berbasis Cloud

Komunikasi adalah tulang punggung bisnis apa pun sementara kolaborasi membantu menumbuhkan kreativitas, yang merupakan kunci untuk membantu tim pemasaran Anda menghasilkan ide-ide inovatif yang dapat mengatasi kekacauan dan menarik perhatian audiens Anda.

Aplikasi perangkat lunak berbasis cloud memungkinkan tim Anda untuk bekerja sama kapan saja dan dari mana saja dengan koneksi internet. Karyawan dapat mengakses informasi terbaru setiap saat untuk menghindari kesalahan dan miskomunikasi.

Misalnya, platform kolaborasi terpadu memungkinkan tim pemasaran Anda berkomunikasi dengan kolega, mitra, vendor, dan pelanggan menggunakan satu antarmuka. Platform ini menawarkan fitur seperti panggilan suara dan video, perpesanan, berbagi file, dan berbagi layar untuk memungkinkan pertukaran waktu nyata yang efektif.

Juga, gunakan berbagai aplikasi kolaborasi seperti perangkat lunak manajemen proyek (misalnya, Asana , Trello ), alat berbagi dokumen (misalnya, Google Drive ), aplikasi tanda tangan elektronik (misalnya, HelloSign ), dan alat pengelolaan kata sandi (misalnya, LastPass ) untuk merampingkan proses, berbagi informasi, dan memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama.

5. Tingkatkan Efisiensi Dengan Teknologi Pemasaran Terbaru

Untuk memastikan bahwa tim pemasaran jarak jauh Anda berfungsi sebaik mungkin, Anda perlu memberi mereka akses ke alat dan teknologi yang tepat, seperti yang Anda lakukan untuk karyawan di lokasi.

Menerapkan platform manajemen data terpusat untuk memastikan bahwa semua informasi pelanggan diperbarui secara real-time. Ini memungkinkan tim Anda membuat profil pelanggan 360 derajat untuk menginformasikan strategi pemasaran Anda.

Gunakan sistem CRM untuk mengelola semua interaksi pelanggan secara real time sehingga tim pemasaran Anda dapat menyampaikan pesan yang tepat pada waktu yang tepat melalui saluran yang tepat untuk mengoptimalkan hasil.

Platform pemasaran, seperti Socialbakers , memberi tim kemampuan keterlibatan pelanggan lintas saluran selain perencanaan dan pelaksanaan kampanye. Menyediakan alat pelacakan dan pelaporan untuk membantu tim Anda memproses data dari berbagai saluran pemasaran dan mengekstrak wawasan yang dapat ditindaklanjuti, yang dapat dibagikan ke seluruh organisasi digital untuk mendorong pengambilan keputusan berbasis data yang tepat waktu dan akurat.

Banyak dari aplikasi ini juga memungkinkan Anda untuk mengatur alur kerja. Tugas dapat diteruskan ke anggota tim berikutnya secara otomatis untuk menghindari pengawasan dan kemacetan yang dapat menghambat proses persetujuan dan menyebabkan penundaan yang tidak perlu.

6. Menerapkan Proses Orientasi yang Komprehensif

Karena anggota tim pemasaran virtual Anda akan bekerja dari jarak jauh sendiri, Anda memerlukan proses orientasi yang komprehensif untuk memastikan bahwa mereka memahami alur kerja internal, protokol komunikasi, dan prosedur operasional lainnya sehingga mereka dapat bekerja secara mandiri.

Berikan pelatihan komprehensif tentang alat komunikasi dan kolaborasi yang telah Anda terapkan – lagi pula, tim Anda tidak akan mencapai hasil terbaik jika mereka tidak tahu cara menggunakan aplikasi untuk memaksimalkan produktivitas dan mengoptimalkan hasil.

Selain itu, karyawan jarak jauh perlu terhubung ke sistem Anda dan mengakses informasi pelanggan menggunakan jaringan dan peralatan mereka sendiri. Mengingat tingginya biaya yang terkait dengan pelanggaran data, keamanan siber tidak lagi menjadi pilihan bagi perusahaan yang menggunakan tim virtual.

Karena itu, Anda harus memberikan dukungan dan pelatihan yang diperlukan untuk memastikan keamanan koneksi karyawan Anda dan privasi jaringan mereka . Pastikan mereka telah menyiapkan VPN yang tepat dan mengambil tindakan yang diperlukan (misalnya, menggunakan autentikasi dua faktor dan mengamankan Wi-Fi) untuk meningkatkan keamanan titik akhir.

Selain itu, platform Sistem Masuk Tunggal, seperti OneLogin , memberikan lapisan perlindungan tambahan setiap kali tim jarak jauh mengakses aplikasi, situs web, dan data perusahaan.

Bawa Pulang

“Apa yang diukur akan dilakukan”, dan itu tidak berbeda dalam hal mengelola tim pemasaran jarak jauh.

Selain mempekerjakan orang yang tepat, menyiapkan alur kerja yang disederhanakan, menyediakan alat yang tepat, dan menerapkan pelatihan orientasi yang komprehensif, Anda juga perlu melacak kinerja. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyempurnakan proses dan memberikan pelatihan tepat waktu.

Kartu skor dan perangkat lunak pelaporan adalah alat penting yang menyediakan platform bersama bagi supervisor dan karyawan untuk mengevaluasi kinerja secara objektif. Dengan menetapkan KPI yang tepat, Anda dapat mengukur produktivitas dan hasil untuk memastikan bahwa tim Anda mendapatkan dukungan dan sumber daya yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka.

Juga, kumpulkan umpan balik secara teratur dari anggota tim jarak jauh Anda tentang kemajuan dan tantangan mereka. Ini tidak hanya akan memberi Anda perspektif "dari parit" dan membantu mengatasi potensi masalah sejak awal, tetapi juga menumbuhkan budaya komunikasi terbuka yang mendorong kolaborasi dan inovasi.

Pemasaran yang efektif bergantung pada pemahaman mendalam tentang visi perusahaan Anda, identitas merek, dan perilaku pelanggan. Semakin lama karyawan tinggal di perusahaan Anda, semakin baik mereka memahami nuansa sehingga mereka dapat memberikan hasil yang luar biasa.

Untuk meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan, pastikan tim pemasaran jarak jauh Anda dilengkapi untuk beroperasi secara efisien, berkomunikasi dengan lancar, dan memiliki akses ke sumber daya yang tepat untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif.