Bagaimana cara mulai melacak waktu Anda

Memasukkan pelacakan waktu ke dalam rutinitas kerja Anda bisa menjadi tantangan, seperti halnya praktik apa pun yang masih baru bagi Anda. Tidak peduli apakah Anda ingin menambahkan waktu kerja Anda ke lembar waktu setiap minggu, atau melacak waktu dengan penghitung waktu setiap hari, terlalu mudah untuk melupakannya. Setidaknya, pada awalnya.

Dalam artikel ini, kami menawarkan 10 tips yang akan membantu Anda mulai melacak waktu secara teratur dan membentuk aktivitas ini menjadi kebiasaan.

1. Jelaskan mengapa Anda akan melacak waktu

Kecuali Anda memutuskan mengapa Anda ingin melacak waktu sebelumnya, akan lebih sulit untuk menerapkan praktik ini — jadi, pikirkan alasan Anda terlebih dahulu:

• Apakah Anda ingin melacak waktu untuk menagih klien Anda dengan lebih akurat?

Pelacakan waktu dapat membantu Anda menagih klien Anda dengan lebih mudah, dan dengan lebih presisi. Misalnya, jika Anda menagih klien Anda $20 per jam, dan Anda melacak 20 jam pada proyek tertentu, Anda akan segera mengetahui bahwa Anda perlu menagih $400 untuk pekerjaan Anda pada proyek itu.

• Apakah Anda ingin melacak waktu untuk menganalisis produktivitas Anda?

Pelacakan waktu dapat membantu Anda memahami bagaimana Anda benar-benar menghabiskan waktu ketika Anda seharusnya mengerjakan sebuah proyek. Misalnya, mungkin Anda hanya berpikir bahwa Anda menghabiskan 8 jam sehari untuk fokus pada pekerjaan proyek Anda. Namun, hasil waktu Anda mungkin menunjukkan bahwa Anda menghabiskan 5 jam waktu itu untuk email, rapat, atau sekadar menunda-nunda ponsel Anda.

• Apakah Anda ingin melacak waktu untuk menilai profitabilitas Anda?

Pelacakan waktu dapat membantu Anda membandingkan waktu yang Anda habiskan untuk sebuah proyek dengan uang yang Anda peroleh darinya, untuk memahami apakah waktu dan upaya Anda benar-benar membuahkan hasil. Misalnya, jika Anda menagih $400 untuk 20 jam kerja, tetapi Anda membelanjakan $500 untuk peralatan kerja dan penggunaan Internet selama waktu itu, Anda sebenarnya membelanjakan lebih dari yang Anda peroleh, dan perlu menaikkan tarif per jam Anda sesuai dengan itu.

• Apakah perusahaan Anda mengharuskan Anda untuk melacak waktu saat bekerja?

Alasan keempat ini terkait dengan kebijakan perusahaan, yang mengambil keinginan Anda sendiri untuk melacak waktu keluar dari persamaan. Namun, hanya karena Anda tidak memutuskan untuk melacak waktu sendiri, bukan berarti manfaat yang tercantum di atas tidak berlaku untuk Anda. Anda tetap dapat membantu perusahaan Anda menagih klien secara akurat, tetapi juga meningkatkan proses bisnis melalui analisis laporan produktivitas dan profitabilitas tim Anda.

Setelah Anda memahami mengapa Anda ingin atau perlu melacak waktu, akan lebih mudah untuk menerapkan praktik ini.

2. Tentukan rutinitas pelacakan waktu Anda

Untuk memupuk praktik pelacakan waktu, Anda harus memutuskan seperti apa rutinitas pelacakan waktu yang sukses bagi Anda — dan pendekatan apa yang harus Anda ambil untuk mewujudkannya.

Tentukan dasar-dasar rutinitas pelacakan waktu Anda

Pertama, pikirkan kapan Anda ingin melacak waktu. Apakah Anda akan melakukannya saat Anda bekerja, atau ketika Anda selesai bekerja? Jawabannya akan menjelaskan bagaimana Anda harus melacak waktu:

• Apakah Anda ingin melacak waktu saat Anda bekerja? Anda harus melakukannya dengan timer.
• Apakah Anda ingin menambah waktu setelah bekerja? Anda harus melakukannya secara manual, dengan menambahkan durasi untuk proyek dan tugas Anda.

Hal yang sama berlaku jika Anda ingin membangun rutinitas pelacakan waktu Anda dengan memilih metode terlebih dahulu :

• Apakah Anda ingin melacak waktu dengan timer? Anda harus melakukannya setiap hari, dengan mengambil tindakan pencegahan yang memastikan Anda ingat untuk memulai dan menghentikan penghitung waktu saat Anda memulai dan menyelesaikan pekerjaan.
• Apakah Anda ingin menambahkan waktu secara manual? Anda akan dapat melakukannya setelah menyelesaikan tugas, proyek, hari kerja, atau minggu kerja. Selain itu, dengan menambahkan waktu secara manual, Anda juga dapat menambahkan waktu sebelumnya. Ini mungkin tambahan yang cocok untuk rutinitas Anda jika Anda bekerja sesuai jadwal dan merasa terdorong untuk menambahkan "8 jam, pada hari Senin, 4 Januari" ke perangkat lunak pelacakan waktu Anda, segera setelah Anda dijadwalkan untuk bekerja — bahkan jika itu adalah seminggu sebelumnya.

Tentukan detail tambahan untuk rutinitas pelacakan waktu Anda

Setelah Anda memutuskan kapan dan bagaimana Anda ingin melacak waktu, Anda harus memperhatikan detailnya:

Bagaimana Anda mendekati waktu pelacakan dengan timer?

• Maukah Anda menghentikan waktu ketika Anda sedang istirahat sejenak?
• Apakah Anda akan melacak tugas yang berbeda dalam sebuah proyek secara terpisah?

Jika Anda menambahkan waktu secara manual, kapan Anda akan melakukannya?

• Saat Anda menyelesaikan setiap aktivitas?
• Di penghujung hari kerja?
• Atau, setiap hari Jumat, mungkin?

Data apa yang akan Anda tambahkan untuk kategorisasi?

• Apakah Anda akan mendefinisikan dan menambahkan proyek?
• Apakah Anda akan menentukan dan menambahkan tag dan tugas?
• Apakah Anda akan menambahkan kombinasi proyek, tugas, dan tag?

Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, Anda akan mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang jenis rutinitas pelacakan waktu yang ingin Anda kejar.

3. Mulai rutinitas pelacakan waktu dalam skala yang lebih kecil

Untuk mulai melacak waktu, atau melakukan latihan apa pun secara teratur, Anda memerlukan kemauan keras .

Menurut penelitian, tekad menyerupai otot - semakin Anda menggunakannya sepanjang hari, semakin lelah. Namun, mengingat otot semakin kuat semakin Anda menggunakannya dari waktu ke waktu , penelitian lebih lanjut menunjukkan bahwa Anda dapat memperkuat tekad Anda, semakin Anda berkomitmen pada kebiasaan Anda.

Jadi, alih-alih terjun langsung ke praktik pelacakan waktu sejak awal, mulailah dari yang kecil.

Alih-alih melacak waktu untuk semua proyek dan istirahat dengan timer, menambahkan tugas dan tag ke semua entri waktu, dan kemudian membuat beberapa jenis laporan setiap minggu, mulailah dengan menambahkan waktu secara manual secara teratur:

• Di akhir setiap hari kerja, luangkan waktu 5 menit untuk menambahkan waktu yang Anda habiskan untuk proyek tertentu hari itu secara manual (misalnya 3 jam untuk "Proyek A" dan 5 jam untuk "Proyek B").
• Untuk saat ini, jangan repot-repot menambahkan tugas atau tag, membuat laporan secara teratur, atau melacak waktu untuk setiap aktivitas individu dengan penghitung waktu.

Menurut sebuah studi tahun 2009 yang diterbitkan dalam European Journal of Social Psychology, dibutuhkan rata-rata 66 hari untuk membentuk kebiasaan baru, dengan waktu minimal 18 hari.

Jadi, bersabarlah dengan diri Anda sendiri, sampai Anda mulai mengikuti rutinitas pelacakan waktu dasar Anda secara teratur, tanpa terlalu memikirkannya.

4. Perkenalkan aspek baru pelacakan waktu secara bertahap

Setelah Anda terbiasa melacak waktu dalam skala yang lebih kecil, inilah saatnya untuk memperluas rutinitas Anda. Misalnya, setelah menjadi norma bagi Anda untuk menambahkan waktu secara manual setiap hari tanpa gagal, Anda dapat memulai:

• menambah waktu istirahat
• melacak waktu dengan pengatur waktu
• menambahkan lebih banyak detail ke entri waktu Anda, seperti tugas dan tag

Juga, periksa fitur tambahan dalam perangkat lunak pelacakan waktu Anda dan putuskan elemen lain apa yang ingin Anda mulai terapkan dalam rutinitas Anda di masa mendatang.

Berusahalah membiasakan diri dengan setiap fitur pada satu waktu, hingga Anda memasukkannya ke dalam alur kerja Anda secara alami .

Jika Anda seorang manajer yang ingin menerapkan rutinitas pelacakan waktu dalam tim Anda, saran yang sama berlaku — jangan perkenalkan semua aspek pelacakan waktu sekaligus, dan bersabarlah saat tim Anda menyesuaikan diri.

5. Tentukan sistem penghargaan untuk memotivasi pelacakan waktu

Chris Bailey, penulis buku produktivitas “The Productivity Project ” , menyarankan agar Anda menghadiahi diri sendiri dengan “poin kebiasaan” setiap kali Anda berhasil melakukan kebiasaan baik. Anda dapat menerapkan sistem penghargaan seperti itu untuk mendorong diri Anda sendiri untuk mengejar praktik pelacakan waktu juga.

Katakanlah Anda memiliki praktik melacak waktu proyek dengan pengatur waktu, melacak waktu istirahat secara terpisah, dan mendefinisikan proyek, tugas, dan tag secara teratur — inilah cara Anda dapat menentukan "titik kebiasaan" untuk setiap bagian proses:

• Memulai penghitung waktu saat Anda mulai mengerjakan proyek: 5 poin
• Menambahkan deskripsi, proyek, tugas, dan tag ke entri waktu berjalan: 5 poin
• Menghentikan penghitung waktu setiap kali Anda istirahat: 5 poin
• Memulai penghitung waktu saat Anda melanjutkan pekerjaan pada sebuah proyek: 5 poin
• Memulai penghitung waktu pada proyek baru atau istirahat, setiap kali Anda menghentikan penghitung waktu untuk proyek sebelumnya: 5 poin
• Menghentikan penghitung waktu terakhir di penghujung hari: 5 poin

Secara total, itu adalah 30 poin per hari — Anda dapat menyimpan daftar periksa yang akan Anda gunakan setiap hari untuk menilai hasil Anda, baik di buku catatan atau di spreadsheet.

Ketika Anda mendapatkan poin maksimum, pastikan untuk “menguangkan” poin tersebut — penghargaan penting untuk menumbuhkan kebiasaan, karena mereka mewakili motivator ekstrinsik yang dimaksudkan untuk membantu Anda maju dengan rutinitas Anda.

Misalnya, setiap hari ketika Anda menandai semua item dan mencetak 30 poin, Anda dapat menonton episode acara TV favorit Anda atau mandi wangi saat Anda pulang kerja.

6. Kaitkan pelacakan waktu dengan latihan yang sudah Anda miliki

Jika Anda sudah memiliki rutinitas kerja yang mapan, Anda dapat mengaitkan pelacakan waktu dengan kebiasaan kerja yang ada — dan bahkan menggunakan pelacak waktu Anda untuk melacak waktu yang Anda perlukan untuk melakukan kebiasaan tersebut.

Misalnya, jika Anda cenderung menjawab email untuk pertama kalinya saat Anda mulai bekerja pada pukul 9.00, dan kemudian untuk kedua kalinya pada pukul 16.30, sebelum Anda selesai bekerja untuk hari itu, pasangkan latihan ini dengan pelacakan waktu. .

Jika Anda melacak waktu saat bekerja, mulai penghitung waktu sebelum Anda membuka email pertama, pada pukul 9.00, dan hentikan penghitung waktu saat Anda menjawab email terakhir untuk hari itu pada pukul 17.00. Hal yang sama berlaku untuk pelacakan waktu manual — cukup tambahkan waktu kerja Anda setelah Anda menyelesaikan pekerjaan email di akhir hari kerja.

Jika Anda ingin mulai menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu, akan sempurna jika Anda dapat memasangkannya dengan perangkat lunak lain yang Anda gunakan — perangkat lunak pelacakan waktu umumnya menawarkan integrasi dengan aplikasi populer yang sudah digunakan orang secara teratur, jadi ini seharusnya tidak menjadi masalah.

Misalnya, jika Anda menggunakan Trello untuk mengelola proyek Anda dan melacak kemajuan yang Anda buat dengan tugas, Anda dapat mencari ekstensi pelacakan waktu yang akan menambahkan tombol pelacakan waktu dalam kartu Trello Anda.

Katakanlah Anda sudah memiliki kebiasaan memindahkan kartu Trello Anda melintasi kolom bernama “To do”, “In Progress”, dan “Done”, sebagai indikasi kemajuan Anda dengan tugas.

Saat Anda memindahkan kartu dari kolom “To do” ke kolom “In Progress”, cukup pasangkan aktivitas itu dengan aktivitas mengklik tombol pelacakan waktu.

Demikian juga, dengan memiliki tombol pelacak waktu di dalam kartu Anda, Anda juga akan lebih mudah mengingat untuk menghentikan penghitung waktu saat Anda memindahkan kartu dari kolom “Sedang berlangsung” ke kolom “Selesai”.

7. Tandai hari-hari ketika Anda berhasil melakukan rutinitas pelacakan waktu Anda

Selama beberapa bulan pertama ketika Anda masih membangun latihan pelacakan waktu Anda, miliki kalender di mana Anda akan melacak upaya Anda. Saran ini berasal dari produktivitas populer dan teknik manajemen waktu yang disebut “Metode Seinfeld” yang harus Anda terapkan sebagai berikut:

• Gantung kalender di tempat kerja Anda.
• Tidak peduli berapa lama rutinitas pelacakan waktu Anda, setiap hari ketika Anda melakukannya seperti yang ditentukan, beri tanda “X” untuk hari itu.
• Jika Anda melacak waktu setiap hari, jumlah hari dengan "X" akan bertambah.
• Segera, Anda akan membangun rantai hari yang ditandai dengan "X" yang akan menunjukkan komitmen Anda untuk melacak waktu dan memotivasi Anda untuk menghindari melewatkan satu hari, dan dengan demikian "memutuskan rantai".

Tentu saja, jika Anda melewatkan satu hari pun, jangan khawatir.

Menurut James Clear, kesalahan individu dalam rutinitas membangun kebiasaan Anda tidak berarti banyak, jika Anda kembali ke jalurnya sesegera mungkin. Jadi, jika Anda lupa melacak waktu dengan timer selama satu hari, bukan berarti semua komitmen Anda sebelumnya pada latihan itu sia-sia.

Pertama, Anda selalu dapat menambahkan waktu yang hilang secara manual.

Dan kedua, Anda selalu dapat melakukan upaya yang lebih baik untuk melakukan rutinitas pelacakan waktu seperti yang diharapkan besok.

8. Ciptakan lingkungan kerja yang mendorong Anda untuk melacak waktu

Tindakan pencegahan terbaik yang akan membantu memastikan Anda melacak waktu, adalah membangun lingkungan yang akan mendorong Anda untuk mengejar latihan, sejak awal hari kerja Anda.

Pertama, Anda dapat mengatur situs web perangkat lunak pelacak waktu Anda sebagai halaman awal , yaitu yang pertama kali muncul saat Anda meluncurkan browser. Jika Anda bekerja di Google Chrome, Anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah untuk mengaktifkannya:

• klik pada tiga titik di bagian atas halaman browser Chrome Anda untuk mendapatkan lebih banyak opsi
• pilih "Pengaturan"
• di bawah "Saat memulai", pilih "Buka halaman atau kumpulan halaman tertentu"
• klik "Tambah halaman baru" dan masukkan https://clockify.me/

Sekarang, setiap kali Anda membuka browser, Anda akan diminta untuk mempertimbangkan melacak waktu pada suatu proyek, tugas, atau bahkan beberapa aktivitas sehari-hari.

Sebagai solusi lain, Anda juga dapat menginstal aplikasi pelacakan waktu di seluruh perangkat, sehingga Anda memiliki ikon aplikasi di desktop dan/atau ponsel setiap kali Anda membuka perangkat. Kehadiran aplikasi di sebelah folder dan file kerja Anda dapat berfungsi sebagai pengingat lebih lanjut bahwa Anda harus melacak waktu.

9. Temukan mitra akuntabilitas

Penelitian oleh American Society of Training and Development menunjukkan bahwa orang 65% lebih mungkin untuk mencapai tujuan jika mereka berkomitmen pada orang lain tentang hal itu. Selain itu, penelitian yang sama menunjukkan bahwa orang 95% lebih mungkin untuk berhasil mencapai suatu tujuan jika mereka mengadakan pertemuan rutin tentang hal itu dengan mitra akuntabilitas mereka.

Seperti yang mungkin Anda duga, Anda dapat menerapkan praktik akuntabilitas ini dalam segala hal yang Anda lakukan, termasuk pelacakan waktu:

• Jika Anda seorang karyawan, Anda dapat mengambil inisiatif dan menemukan mitra akuntabilitas di antara rekan-rekan Anda.
• Jika Anda adalah manajer yang bertanggung jawab atas orang-orang yang diharapkan dapat melacak waktu, Anda dapat menetapkan sendiri mitra tersebut.

Either way, mitra akuntabilitas kemudian dapat mengadakan pertemuan 10 menit reguler di akhir minggu, untuk menilai apakah mereka telah menjaga rutinitas pelacakan waktu yang ditentukan, dan bahkan mendiskusikan beberapa ide untuk perbaikan.

10. Jika Anda berada di manajemen, berikan contoh pribadi untuk pelacakan waktu

Jika Anda seorang manajer yang mencoba memasukkan pelacakan waktu dalam rutinitas kerja tim Anda, cara terbaik untuk mendorong mereka memupuk praktik ini adalah dengan memberikan contoh pribadi bagi mereka. Lagi pula, kecuali jika manajer bersedia melakukan upaya untuk melacak waktu kerja, apakah realistis untuk mengharapkan kebiasaan itu bertahan dalam tim?

Pertama, pikirkan tentang rutinitas pelacakan waktu yang ingin Anda buat. Jelaskan harapan Anda kepada tim Anda, dan umumkan bahwa Anda juga akan melacak waktu dengan cara yang sama — dan tetap setia pada kata-kata Anda:

• Apakah Anda ingin tim Anda melacak waktu, tidak hanya pada proyek, tetapi juga tugas terkait proyek? Pastikan Anda juga membedakan tugas terkait proyek apa yang sedang Anda kerjakan saat melacak waktu.
• Apakah Anda ingin tim menambahkan tag ke entri waktu yang telah Anda faktur ke klien, untuk menandainya dalam arsip pelacakan waktu Anda? Pastikan Anda selalu menambahkan tag "ditagih" ke entri waktu Anda sendiri.

Dengan melacak waktu bersama dengan tim Anda, Anda akan membuat mereka lebih nyaman dalam menerapkan latihan itu sendiri.

Membungkus

Seperti halnya latihan apa pun yang ingin Anda masukkan ke dalam rutinitas rutin Anda, menumbuhkan kebiasaan melacak waktu akan membutuhkan kesabaran. Setelah Anda memahami mengapa Anda melacak waktu sejak awal dan jenis rutinitas apa yang ingin Anda kembangkan, mulailah dengan dasar-dasarnya, dan perkenalkan elemen pelacakan waktu tambahan secara bertahap. Tetapkan lingkungan kerja yang akan mendorong Anda untuk melacak waktu, dan jangan lupa untuk mengikuti kemajuan Anda, menghargai keberhasilan Anda, dan memastikan Anda bertanggung jawab dengan latihan. Manajer juga disarankan untuk memimpin dengan memberi contoh dan melacak waktu bersama dengan tim mereka. Sebagai hasil dari semua upaya dan inisiatif yang terdaftar, pelacakan waktu kemungkinan akan menjadi elemen alami yang teratur dalam rutinitas kerja Anda.