Cara Terbaik untuk Berkomunikasi Secara Efektif di Tempat Kerja

Komunikasi apa pun di tempat kerja harus jelas, ramah, dan mudah dievaluasi. Ini benar tidak peduli siapa audiens yang dituju. Gagal berkomunikasi secara efektif dapat berdampak pada bisnis.

Faktanya, dalam survei terhadap 1.000 bisnis TI, lebih dari 1 dari 4 proyek tidak dapat memenuhi tenggat waktu mereka. Mengapa? Komunikasi yang buruk. Ini bisa terjadi di industri apa pun. Dengan pengetahuan yang benar, situasi seperti itu sepenuhnya dapat dihindari.

Cara Menciptakan Komunikasi yang Efektif di Tempat Kerja

Komunikasi penting untuk mencapai kesuksesan dalam pengaturan tim. Koneksi membantu Anda menetapkan tujuan, mengoordinasikan upaya, menciptakan ide baru, dan banyak lagi. Kemudian, pekerja menyelesaikan proyek yang berhasil tepat waktu. Lebih penting lagi, para pemimpin menyesuaikan tujuan mereka sesuai kebutuhan.

Komunikasi yang tidak efektif dapat memperumit masalah dan membuat penundaan. Semakin lama proyek berlangsung, semakin tinggi dampak komunikasi yang buruk.

Jika Anda ingin tahu bagaimana berkomunikasi secara lebih efektif di tempat kerja, langkah-langkah berikut adalah awal yang baik.

Ketahui Kepada Siapa Anda Berbicara

Untuk berkomunikasi secara efektif, Anda harus terlebih dahulu mempertimbangkan dengan siapa Anda berbicara. Tidak semua orang memproses informasi dengan cara yang sama atau merespon dengan baik saluran komunikasi individu. Memilih cara terbaik untuk berkomunikasi adalah bagian terpenting dari komunikasi di tempat kerja yang sukses.

Misalnya, mereka yang berada di posisi yang lebih tinggi dalam sebuah perusahaan sering kali paling mudah menerima kritik dan umpan balik “negatif”. Dalam banyak kasus, mereka akan mengabaikan komentar positif sama sekali. Bagi orang-orang ini, informasi yang objektif dan berdasarkan fakta yang sulit seringkali paling berharga.

Jaga Pesan Anda Tetap Jelas

Setelah Anda mempertimbangkan apa yang mungkin ditanggapi oleh penerima, penting untuk mengetahui apa yang akan Anda katakan. Menjaga hal-hal yang jelas dan mudah dimengerti membantu pendengar tetap fokus pada apa yang mereka butuhkan.

Tetap Menerima dan Sadar Diri

Jika Anda tetap positif dan mudah didekati, Anda mengirimkan sinyal bahwa Anda dapat berkomunikasi secara efektif. Pekerja merasa mungkin untuk berbicara dengan Anda. Ketika orang mengembangkan reputasi sebagai orang yang tidak dapat didekati, akan sulit untuk mengubah pendapat itu.

Terima Umpan Balik

Umpan balik menantang untuk disampaikan. Itu dapat dengan cepat dibawa ke hati. Namun, jika Anda ingin berkomunikasi secara efektif dengan staf Anda, itu harus diterima. Jarang ada komunikasi yang jelas, terutama ketika sebuah tim terlibat.

Saat menerima umpan balik dalam bentuk apa pun, penting untuk tetap menjadi pendengar yang aktif. Anda harus mengevaluasi apa yang dikatakan secara objektif, dan kemudian memberikan tanggapan. Jika ada banyak hal yang harus diselesaikan, ucapkan terima kasih kepada orang lain atas masukannya dan hubungi mereka kembali setelah Anda mendapatkan tanggapan yang sesuai. Bergegas mengambil kesimpulan dapat memperlambat upaya komunikasi.

Berbagai Jenis Komunikasi di Tempat Kerja

Tidak semua jenis komunikasi cocok untuk setiap kelompok dan situasi. Budaya dan latar belakang dapat mempengaruhi bentuk komunikasi apa yang paling efektif atau paling mudah digunakan untuk kelompok tertentu.

Namun, penting juga untuk membatasi saluran komunikasi yang digunakan oleh tim tertentu atau untuk suatu proyek. Jika terlalu banyak saluran yang digunakan, ini dapat secara signifikan meningkatkan waktu yang dibutuhkan anggota tim untuk menemukan informasi penting.

Di bawah ini adalah bagian yang dikhususkan untuk empat alat paling umum untuk berkomunikasi secara efektif di lingkungan kerja. Ada juga statistik dan tip untuk membantu Anda memilih opsi komunikasi terbaik untuk tempat kerja Anda.

Presentasi dan Rapat Kelompok

Rapat dapat menjadi alat yang berguna untuk berkomunikasi secara efektif jika Anda mengingat beberapa aturan. Pertama, sesi Anda harus maksimal 15 menit. Ini membuat semua orang tetap pada tugas. Ini juga mencegah rapat berjalan terlambat.

Lima belas menit seharusnya banyak waktu untuk membahas suatu topik. Anda dapat menjawab pertanyaan yang paling mendesak dan menetapkan tugas. Untuk membantu hal-hal bersama termasuk alat bantu visual. Anda dapat melakukan ini dengan ringkasan poin-poin yang tercakup serta tugas dan tanggal penting.

Selanjutnya, presentasi singkat kepada kelompok yang lebih kecil dapat membantu mencegah kelelahan kognitif atau sosial. Ini membantu membina komunikasi yang efektif sepanjang hari kerja.

Jika memungkinkan, memasukkan elemen visual dapat membantu pekerja mengingat informasi tersebut.

Ini bisa berarti

• menyiapkan tayangan slide
• membuat bagan atau daftar
• termasuk papan gambar.

Apa pun yang dapat membantu orang lain memvisualisasikan informasi yang Anda presentasikan dapat menghasilkan pertemuan yang lebih berkesan.

Pertemuan Tatap Muka

Banyak pekerja lebih menyukai kritik yang membangun jika disampaikan secara objektif. Mereka bahkan lebih suka 7% lebih dari umpan balik positif. Namun, banyak manajer menghindari memberikan kritik atau saran untuk perbaikan karena mereka merasa prosesnya tidak nyaman.

Pertemuan tatap muka pribadi dapat membantu membuat penyampaian atau penerimaan kritik menjadi bermanfaat. Namun, pekerja yang lebih tua lebih terbuka untuk percakapan tentang bagaimana meningkatkan dan lebih memilih pertemuan tatap muka.

Percakapan adalah cara yang bagus untuk membahas topik yang sulit. Percakapan mencegah konflik. Namun, bukanlah ide yang buruk untuk menindaklanjuti pertemuan tatap muka dengan pengingat teks atau email. Tinjau poin-poin utama dan sorotan dari percakapan Anda untuk membuat catatan.

Pekerja yang baru mengenal suatu bidang, muda, atau yang memiliki tingkat kepercayaan diri yang lebih rendah mungkin memiliki waktu yang lebih sulit dengan komunikasi tatap muka. Mereka lebih suka email atau pesan teks.

Pesan Teks atau SMS Online

Menggunakan pesan teks di tempat kerja adalah metode komunikasi baru. Namun, jika Anda ingin meningkatkan komunikasi dalam tim, terutama tim yang terdiri dari anggota yang lebih muda, teks mungkin merupakan cara yang tepat.

Pesan teks datang dengan hasil positif. Pertama, mereka visual. Metode komunikasi visual 25% lebih efektif daripada komunikasi lisan. Jika Anda menggabungkan dua pendekatan, katakanlah dengan presentasi lisan dan tindak lanjut berbasis teks, Anda dapat mengharapkan peningkatan retensi sebesar 55% dibandingkan dengan hanya presentasi.

Pemilik smartphone juga sangat akrab dengan SMS. Data itu mengatakan, 97% pengguna ponsel pintar mengirim pesan teks setiap minggu. Dibandingkan dengan opsi komunikasi jenis obrolan lainnya, SMS sudah tidak asing lagi. 80% profesional saat ini menggunakan SMS untuk bisnis, dan 70% akan mendorong perilaku ini.

Sehebat apapun pesan teks untuk menyediakan rekaman yang mudah dirujuk, mereka bisa jadi sulit untuk ditafsirkan oleh beberapa orang. Ini dapat mempermudah penggunaan aplikasi obrolan dan teks di tempat kerja agar tetap on-task dan to the point. Percakapan apa pun yang bermuatan emosi, seperti kritik atau umpan balik yang membangun, paling baik dilakukan secara tatap muka.

SMS juga merupakan salah satu media yang paling disukai untuk penjadwalan tempat kerja atau berbagi pembaruan dan buletin. Dalam sebuah penelitian yang dilakukan oleh West Virginia State University, peserta empat kali lebih cenderung memilih pesan teks untuk pembaruan positif dan pemberitahuan rapat.

Email dan Buletin

Email mungkin merupakan cara paling produktif untuk mengirim dan menerima komunikasi di tempat kerja. Rata-rata karyawan menerima lebih dari 100 email yang berhubungan dengan pekerjaan sehari dan dengan cepat jatuh ke pinggir jalan sebagai alat komunikasi pilihan.

Generasi termuda yang memasuki dunia kerja saat ini jarang mengirim email.

• Hanya 6% dari peserta Gen Z dalam studi Pew 2012 yang mengirim email sama sekali.
• Email bukanlah alat komunikasi yang tepat jika Anda perlu menyampaikan informasi penting.

Kotak masuk hari ini kelebihan beban.

• Sebanyak 60,8% karyawan dengan sengaja mengabaikan komunikasi di tempat kerja melalui email.

• Hampir 1 dari 2 melaporkan bahwa alat komunikasi lain akan lebih baik.
• Pekerja mengklaim email sebenarnya mengurangi komunikasi.
• Pesan teks melihat tingkat baca 97%.

Manfaat Komunikasi Efektif di Tempat Kerja

Perusahaan yang memiliki tingkat keberhasilan komunikasi yang tinggi melihat pengembalian 47% lebih tinggi menurut sebuah studi 5 tahun.

Komunikasi yang sukses didefinisikan sebagai kemampuan untuk mengetahui apa yang diinginkan karyawan mereka. Juga, itu berarti Anda tahu bagaimana berkomunikasi dengan sukses dalam industri bisnis. Anda merencanakan dan membuat tujuan yang secara konsisten terpenuhi.

Selanjutnya, komunikasi tim yang sukses mengurangi konflik dan pergantian perusahaan sebesar 40 hingga 50%, tergantung pada industrinya.

Kesimpulan–Ya, Anda Dapat Berkomunikasi Secara Efektif

Fakta-fakta ini membuatnya jelas. Sangat mudah untuk melihat bagaimana perusahaan yang termasuk dalam penelitian ini berkomunikasi secara efektif. Dengan sedikit bantuan, Anda dapat berkomunikasi secara efektif di tempat kerja. Temukan alat inovasi yang tepat dalam industri Anda.

Anda dapat dengan cepat menyampaikan pesan Anda. Berkomunikasi secara efektif, dan pesan Anda dipahami. Sebenarnya, komunikasi yang efektif dapat membawa perubahan untuk berakar lebih cepat. Ini mengarah ke tingkat penerimaan yang lebih tinggi.

Ingat, Anda berkomunikasi secara efektif ketika Anda memberikan kritik yang membangun dan berkomunikasi secara terbuka. Mengapa? Secara sederhana. Karyawan dapat meningkatkan dan menerima umpan balik yang memungkinkan mereka melakukannya.