7 Praktik Terbaik untuk Laporan BI yang Lebih Baik

Laporan BI adalah salah satu aspek terpenting dari setiap implementasi BI. Jika tidak disiapkan dengan benar, laporan ini dapat menyebabkan kebingungan dan bahkan, dalam beberapa kasus, menyesatkan pengguna akhir mereka sendiri. Dengan kata lain, sistem mungkin tidak masuk akal bagi orang-orang yang paling membutuhkannya.

Di sisi lain, laporan dan dasbor BI yang dirancang dengan baik dapat membantu Anda memperoleh wawasan penting dengan cepat dan menemukan pola tersembunyi dalam data Anda.

Berikut adalah tujuh hal yang perlu diingat saat merancang laporan BI untuk organisasi Anda, untuk memaksimalkan laba atas laporan Anda.

1. Identifikasi persyaratan pelaporan

Langkah pertama adalah membuat daftar lengkap semua pemangku kepentingan, pengambil keputusan, dan pengguna akhir untuk laporan Anda. Ini akan memberi Anda gambaran yang jelas tentang target audiens kiriman Anda.

Jadwalkan wawancara (melalui pertemuan tatap muka, telepon, atau Skype) dengan pemangku kepentingan terkait untuk mengumpulkan semua persyaratan pelaporan dari mereka. Pertemuan ini harus mencakup semua eksekutif, manajer, dan analis data yang benar-benar akan melihat laporan BI Anda secara teratur.

Anda mungkin tidak dapat bertemu dengan semua pemangku kepentingan pada saat yang bersamaan. Dalam kasus seperti itu, hindari puas dengan spesifikasi tertulis atau email. Sebagai gantinya, jadwalkan serangkaian pertemuan tatap muka dan tindak lanjuti dengan setiap grup pengguna untuk mengidentifikasi semua persyaratan secara lengkap. Ini akan membantu Anda menemukan persyaratan yang bertentangan atau bahkan kontradiktif dan menyelesaikannya di awal, menghemat banyak waktu di kemudian hari.

2. Identifikasi KPI dan metrik untuk setiap laporan BI

Selanjutnya, buat daftar KPI dan metrik yang ingin Anda tampilkan di setiap kiriman BI.

Jadwalkan wawancara dengan pemangku kepentingan terkait untuk mengetahui apa yang ingin mereka lihat dalam laporan mereka.

Sebagian besar bisnis sudah memiliki proses pelaporan. Hanya saja pengguna tidak senang dengan itu, baik karena tidak memberikan informasi yang diperlukan, atau karena sistem buku kerja Excel yang rawan kesalahan sedang disiapkan secara manual atau menggunakan skrip ad hoc.

Kuncinya adalah menganalisis sistem pelaporan mereka saat ini untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang sedang mereka lacak, dan mengidentifikasi area perbaikan. Hindari menanyakan secara langsung apa yang ingin mereka lihat dalam laporan mereka. Itu hanya akan membingungkan pengguna akhir.

Jika ada masalah, kembalilah ke pemangku kepentingan untuk membahas kemungkinan langkah selanjutnya. Ini akan membutuhkan dua hingga tiga iterasi, tetapi pada akhirnya pengguna Anda akan memiliki ide bagus tentang apa yang diharapkan dalam laporan BI Anda.

3. Pilih visualisasi yang tepat untuk setiap metrik

Salah satu kesalahan paling umum yang dilakukan orang saat menyajikan informasi secara visual adalah menggunakan bagan atau visualisasi yang salah. Ini tidak hanya menyampaikan pesan yang salah, tetapi dalam beberapa kasus, bahkan dapat menyebabkan kebingungan.

Berikut adalah dua grafik yang menunjukkan informasi yang sama. Mana yang menurut Anda lebih intuitif?

Pilih visualisasi yang mendukung data yang mendasarinya

Di bagan pertama, pemirsa pasti akan membuang waktu bolak-balik antara legenda bagan dan irisan pai.

Di sisi lain, grafik kedua memudahkan untuk melihat tren penjualan bahkan tanpa melihat angka sebenarnya.

Untuk setiap metrik, penting untuk memilih visualisasi yang mendukung pesan pokok dalam data Anda.

Di bawah ini adalah diagram alur untuk membantu Anda memutuskan visualisasi mana yang akan digunakan untuk menyajikan KPI dan metrik Anda, bergantung pada jenis informasi yang dikandungnya.

Temukan bagan yang tepat untuk data Anda (Sumber)

4. Tata letak elemen laporan dalam laporan BI Anda

Setelah Anda mengetahui (metrik) apa yang akan ditampilkan pada laporan Anda dan bagaimana caranya (visualisasi mana), sekarang saatnya untuk mengaturnya dengan cara yang mudah dipahami untuk merancang mock-up laporan Anda.

Kita tahu dari berbagai studi pelacakan mata bahwa ketika manusia membaca halaman web, mata kita mulai dari sudut kiri atas halaman. Saat kita membaca konten halaman, mata kita bergerak dari kiri ke kanan, membentuk pola berbentuk F atau Z.

Kuncinya adalah memanfaatkan pola membaca alami ini untuk keuntungan kita dalam menyajikan informasi secara intuitif. Tampilkan informasi yang paling penting dan mendesak di sudut kiri atas laporan Anda. Informasi berprioritas rendah dan lambat berubah harus ditampilkan di bagian bawah laporan Anda.

Tampilkan informasi penting dan mendesak di sudut kiri atas laporan

Berikut adalah contoh dasbor BI yang dirancang dengan buruk:

Dasbor BI yang dirancang dengan buruk

Dua grafik teratas (“10 Pelanggan Teratas menurut Pendapatan YTD” dan “Jumlah Pengguna menurut Kelompok Usia”) tidak sering berubah.

Di sisi lain, tabel yang sering berubah seperti "Pendaftaran per bulan" dan "Metrik Harian" telah ditempatkan di bagian bawah.

Akibatnya, setiap hari pengguna akhir melihat laporan ini, dia harus melewati dua grafik teratas, yang hampir selalu terlihat sama, sebelum mendapatkan informasi yang berubah secara teratur.

5. Sorot informasi utama

Laporan BI dikemas dengan banyak informasi dan dapat dengan cepat mengganggu penglihatan. Pandu pengguna perangkat lunak ke angka dan tren yang tepat, menggunakan isyarat visual.

Menggunakan warna yang tepat adalah cara yang ampuh untuk menyoroti informasi penting di laporan dan dasbor BI Anda.

Misalnya, ketika Anda melihat dasbor berikut, ke mana mata Anda pergi?

Gunakan warna untuk menarik mata pengguna laporan ke informasi utama

Mungkin Anda melihat diagram lingkaran di kanan bawah, atau diagram garis di wilayah kiri atas, karena warnanya. Itulah tepatnya yang harus diilhami oleh bagan ini untuk Anda lakukan. Oleh karena itu, hindari menggunakan terlalu banyak warna karena dapat menyebabkan gangguan visual.

Penting juga untuk diingat bahwa beberapa warna lebih menarik daripada yang lain. Jadi jika itu membuat bagan atau visualisasi tertentu menonjol, maka menurut Prinsip Gestalt, kami lebih memperhatikan komponen laporan itu dan mencoba mencari tahu mengapa itu berbeda.

Misalnya, dua grafik di bawah ini menunjukkan informasi yang sama:

Menggunakan warna untuk menyoroti informasi dalam grafik atau bagan

Namun, warna tambahan di bagan pertama tidak memberikan informasi tambahan apa pun. Sebaliknya, mereka membuat kita berpikir “Apakah hijau berarti sesuatu yang baik terjadi di bulan Oktober?”

Pada bagan kedua, penggunaan satu warna memberi tahu kita bahwa semua batang mengukur metrik yang sama (yaitu penjualan). Ini juga membantu kami melihat tren penjualan dan membuat perbandingan.

Jadi, kuncinya adalah menggunakan warna secara strategis untuk menyoroti informasi penting dalam laporan BI Anda dan menghilangkan yang tidak penting/tidak mendesak.

6. Kelompokkan KPI dan metrik terkait bersama-sama

Karena laporan BI digunakan untuk memperoleh wawasan dan mengambil tindakan, penting bagi mereka untuk membantu pengguna akhir dengan cepat menarik koneksi di dalam data.

Salah satu cara paling efektif untuk melakukannya adalah dengan mengelompokkan informasi terkait dan menempatkan informasi tersebut bersama-sama. Lihat dasbor di bawah ini:

Kelompokkan informasi terkait bersama-sama untuk menunjukkan koneksi

Di dasbor di atas, warna dan posisi bagan memungkinkan Anda memahami dan membandingkan informasi terkait dengan cepat:

1. Baris pertama berisi informasi tentang metrik keseluruhan seperti pendapatan, keuntungan, pangsa pasar
2. Baris kedua menunjukkan metrik penjualan tentang produk individual
3. Baris ketiga menyajikan informasi penjualan regional

Pada catatan yang sama, jika Anda menempatkan informasi terkait berjauhan, dapat menyebabkan kebingungan dan menyulitkan pengguna untuk melihat koneksi.

7. Dapatkan tanda di mock-up

Setelah Anda puas dengan mock-up, kembalilah ke pemangku kepentingan dan dapatkan persetujuan mereka, karena merekalah yang akan menggunakan laporan Anda secara teratur.

Pastikan mereka memahami informasi yang disajikan dalam laporan Anda, dan juga cara menggunakannya. Misalnya, jika laporan Anda memiliki fitur interaktif seperti drop-down, filer, dan drill-down, maka pastikan bahwa pengguna akhir mengetahui cara menggunakannya untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan.

Ini adalah proses berulang yang dapat memakan waktu berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan, karena para pemangku kepentingan mungkin tidak yakin apa yang ingin mereka lihat dalam laporan mereka, atau bagaimana mereka ingin disajikan. Dianjurkan untuk membatasi jumlah pertemuan tinjauan laporan dan mengomunikasikannya di muka. Misalnya, kami biasanya memiliki hingga tiga iterasi tinjauan laporan dengan klien kami, selama periode satu hingga dua bulan.

Yang terpenting, dapatkan tanda resmi tertulis untuk mock-up Anda sehingga Anda dapat mulai membuat laporan yang sebenarnya. Ini akan membantu Anda menghindari pengulangan yang tidak perlu yang berpotensi menunda proyek Anda. Jika tidak, Anda akan terus mendapatkan permintaan perubahan selama implementasi.

Membungkusnya

Laporan BI yang dirancang dengan baik memudahkan pengguna akhir untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik—apakah itu memantau operasi harian, menjalankan analisis ad hoc untuk menyelidiki masalah, atau menjelajahi data untuk peluang pertumbuhan baru.

Kuncinya adalah memahami audiens target Anda—siapa mereka, masalah apa yang mereka hadapi, informasi apa yang mereka inginkan, dan bagaimana mereka akan menggunakannya. Setelah Anda mengetahuinya, sajikan informasi dengan cara yang memungkinkan pengguna akhir dengan cepat menarik wawasan dan membuat keputusan.