Bagaimana analis keuangan Ben Cole menggunakan Clockify untuk pemblokiran waktu

Banyak orang putus asa untuk melarikan diri dari melakukan pajak, apalagi menjadi bergairah tentang sektor keuangan.

Namun, beberapa pemikir cerdas memiliki bakat untuk menghitung angka dan membenamkan diri dalam semua hal keuangan. Ben Cole, presiden ERP Connect Consulting, adalah salah satunya.

Anda mungkin bertanya-tanya bagaimana kami menemukan topik ini dan khususnya Ben. Yah, dia baru-baru ini menyebut Clockify di salah satu postingan media sosialnya.

Pada gilirannya, hal ini membuat kami penasaran untuk mengetahui apa yang dia lakukan untuk mengatur diri di tengah daftar pekerjaan yang memakan waktu dan tidak ada habisnya di sektornya. Terutama mengingat dia meninggalkan perusahaan besar dan mapan untuk meluncurkan perusahaannya sendiri.

Jadi, kami melakukan apa yang selalu kami lakukan — kami mengumpulkan semua bagaimana dan mengapa dan duduk bersama pria itu sendiri untuk menanyakan semua pertanyaan ini:

• Mengapa Ben memilih untuk menjadi bosnya sendiri,
• Bagaimana dia menangani beban kerja hariannya,
• Apa yang menghalangi waktu untuk Ben dalam pekerjaannya, dan
• Mengapa dia telah menggunakan Clockify selama 2 tahun.

Ayo langsung masuk!

Ben Cole: mengintip kehidupan seorang analis keuangan

Ben suka menggambarkan dirinya sebagai profesional keuangan yang sibuk, sibuk, dan sibuk . Dan itu bukan dia melebih-lebihkan tentang beban kerjanya. Sebaliknya, dia menjalankan perusahaan yang sukses dengan hampir selusin karyawan dan harus melayani banyak klien.

Singkatnya, Ben Cole adalah presiden di ERP Connect Consulting, di mana ERP adalah singkatan dari Enterprise Resource Planning . Itu jargon industri untuk mengatakan mereka membuat perangkat lunak yang:

• Rencana,
• Anggaran, dan
• Laporan hasil keuangan perusahaan.

Hari ini, Ben bekerja dan tinggal di Dallas, Texas. Namun, dia memiliki karir yang kaya. Jadi, mari kita lihat sekilas apa yang mendahului usahanya saat ini.

Ben lulus dari Universitas Drake dengan Jurusan Ganda Sistem Keuangan dan Informasi. Sejak itu, dia tenggelam dalam dunia keuangan.

“Saya memulai di bidang ERP pada tahun 2016. Saya bekerja di kantor akuntan publik besar selama 5 tahun, kemudian bekerja untuk perusahaan rintisan yang lebih kecil di Austin, Texas.”

Tapi Ben bukanlah tipikal teknisi keuangan Anda yang nyaris tidak mempertahankan keseimbangan kehidupan kerja. Faktanya, dia memiliki hubungan yang stabil dengan calon istrinya, yang akan dia nikahi dalam beberapa bulan.

Sama pentingnya, tidak seperti pekerjaan sebelumnya, dia sekarang harus memutuskan nilai-nilai yang ingin dia tanamkan di lingkungan kerjanya. Menurut Ben, nilai-nilai perusahaan yang paling penting antara lain:

• Kualitas,
• Transparansi, dan
• Efisiensi.

Tetapi bagaimanapun juga, Anda mungkin bertanya-tanya mengapa lagi dia memutuskan untuk berhenti dari pekerjaannya di sebuah perusahaan besar, menjadi bosnya sendiri, dan mendirikan bisnis buatannya sendiri.

Ayo cari tahu!

Mengapa Ben menjadi wiraswasta

Tidak seperti beberapa rekannya, Ben mengira dia bisa tumbuh jauh lebih cepat sendiri — dibandingkan dengan menjadi bagian dari perusahaan terkenal. Dan keyakinan inilah yang membawanya ke arah yang berbeda.

“Apa yang terutama membuat saya melakukan lompatan adalah lingkungan tempat saya berada. Dengan semua kesepakatan tipe korporat, ada semua pemeriksaan dan keseimbangan; Anda harus menunggu giliran untuk mendapatkan promosi atau kenaikan gaji yang Anda inginkan.”

Sebaliknya, perusahaan Ben menggunakan model kompensasi langsung. Sederhananya, model ini berarti bahwa karyawan dibayar berdasarkan apa yang mereka hasilkan — yaitu, mereka memperoleh remunerasi tergantung pada apa yang mereka bawa ke dalam perusahaan. Namun, yang lebih penting lagi, Ben yakin pendekatan ini membantu menumbuhkan tim untuk mencapai potensi penuhnya dan mengembangkan keterampilan yang bertahan lama — keterampilan yang akan membuktikan prospek pekerjaan semua orang di masa depan:

“Jika semuanya gagal dan [bisnis perusahaan] tidak berhasil, saya masih memiliki keterampilan dan pengetahuan teknis untuk bekerja di semua jenis perusahaan tempat saya bekerja sebelumnya.”

Bagaimana Ben menangani beban kerja hariannya

Kebanyakan orang sukses memiliki sistem yang membuat mereka sukses.

Demikian pula, Ben adalah seorang profesional keuangan yang sibuk dan perlu menangani banyak tugas dan proyek setiap hari. Tapi tidak ada dua hari yang sama.

“Sejujurnya, setiap hari sedikit berbeda. Pagi ini saya bangun, berolahraga cepat hanya untuk mengalirkan darah; dan memiliki panggilan internal untuk membahas beberapa bagian pengembangan untuk aplikasi kami.”

Tapi apa yang terjadi setelah dia menyelesaikan semua rekap pagi ini dan aktivitas yang memberi energi?

“Sore ini, saya mendapat beberapa panggilan pelanggan dan proyek lain dimulai minggu ini. Saya pikir hal terbesar adalah mengikuti perubahan dan menjadi fleksibel untuk menangani item dengan prioritas tertinggi.”

Dengan begitu banyak hal yang harus dilakukannya, kami sangat ingin belajar tentang batu sandungan Ben yang paling menonjol di hari kerjanya.

“Saya pikir kendala terbesar adalah hal yang tidak terduga. Jadi, saat ini, saya memiliki 6 atau 7 rapat lagi hari ini. Tetapi Anda tidak pernah tahu kapan seseorang akan menelepon dan membutuhkan sesuatu.

Terlepas dari aliran permintaan masuk yang tak ada habisnya, Ben masih harus puas dengan sumber daya terbatas yang kita sebut waktu. Oleh karena itu, dia menjadikannya penting untuk memisahkan apa yang penting dari yang lainnya.

“Waktu selalu menjadi aset terbesar Anda. Anda tidak mendapatkan lebih dari itu; dan benar-benar dapat memprioritaskan item tersebut dan melihat apa yang perlu Anda lakukan saat ini versus apa yang dapat menunggu dan benar-benar berusaha untuk tidak tergelincir.

Itu mengatur panggung untuk pertanyaan berikutnya yang kami kirim ke Ben. Anda dapat menebaknya: prioritas!

Pemikiran Ben tentang menetapkan prioritas

Untuk memulainya pada hal yang bisa dibilang paling penting dalam industrinya — dan industri lainnya, sungguh — kami berbicara tentang membedakan prioritas dari non-prioritas.

“Saya orang yang harus melakukan banyak hal. Dan terkadang, daftar tugas bahkan bisa lepas kendali. Daftar tugas saya biasanya berisi 20 atau 30 hal.”

Tapi Ben memiliki solusi untuk tuntutan yang terus meningkat pada waktunya.

“Saya selalu mencoba menggunakan [sebuah konsep] yang disebut 'today's top 3.' Saya benar-benar menuliskan 3 hal yang ingin saya selesaikan hari ini. Di penghujung hari, saya melihat [dan bertanya pada diri sendiri]: Apakah hari saya berhasil? Berhasil jika saya menyelesaikan 3 hal itu. Saya tidak tahu apa yang akan datang [tapi saya selalu] sangat fokus dan memprioritaskan 3 teratas itu.”

Ben berkata bahwa dia senang saat menyelesaikan tugas terpenting itu, menciptakan lingkaran umpan balik. Menariknya, bagaimanapun, dia lebih suka menuliskan item-item kritisnya pada catatan post-it fisik.

“Saya pendukung besar menulis di selembar kertas karena itu benar-benar memaksa Anda untuk melakukannya - apakah itu top 3 atau top 5 Anda. Saya pikir itu seperti menetapkan tujuan. Jika Anda menetapkan tujuan Anda begitu besar sehingga Anda tahu Anda tidak akan pernah bisa mencapainya, itu bukanlah tujuan yang sebenarnya, bukan?

Dia percaya para profesional harus realistis tentang tujuan mereka karena melakukan sesuatu tanpa pergi kemana-mana… Apa gunanya itu lagi?

Untuk bab terakhir kami dalam cerita Ben, kami mencari tahu tentang beberapa teknik produktivitas yang telah teruji waktu dan bagaimana Clockify cocok.

Waktu pelacakan: Pengubah permainan dalam kehidupan kerja Ben

Kehidupan seorang pakar keuangan dan presiden perusahaan yang sedang berkembang bisa sangat melelahkan. Cari tahu!

Tapi serius, Ben harus menjadwalkan waktu untuk hal-hal yang penting dan menangani hal-hal kecil yang kurang penting juga. Sepanjang hari, setiap hari. Agar tetap produktif sepanjang hari, Ben perlu mendekati beban kerjanya secara efisien dan efektif. Dan dia juga tidak mengklaim bahwa menyulap ambisi pribadi dan profesionalnya adalah jalan-jalan di taman. Justru sebaliknya.

“'Menurut saya, hal terbesar yang tumpang tindih dalam [ kehidupan pribadi dan profesional saya ] adalah bahwa saya sangat sibuk. Entah itu mencoba membuat produk baru atau mendatangkan klien baru, atau hanya mencoba mengikuti kehidupan pribadi saya, karena saya punya tunangan dan kami punya kucing dan anjing; [dan] Saya suka bermain golf dan saya suka bermain ski.”

Obat untuk begitu banyak stres dan kekacauan? Bersama dengan platform lain, Ben menemukan Clockify sebagai alat praktis yang membantunya mengakhiri hari-harinya dengan perasaan seperti dia telah mencapai banyak hal.

Ngomong-ngomong, inilah pratinjau postingan LinkedIn yang memicu minat kami untuk mewawancarai Ben.

Tidak mengherankan, kami ingin tahu tentang bagaimana Ben bertemu dengan Clockify dan manfaat yang diperoleh timnya dari penggunaan aplikasi pemblokiran waktu kami selama 2 tahun terakhir.

Bagaimana Ben menemukan Clockify

Ben telah berkembang pesat di sektor keuangan selama hampir satu dekade, menggunakan banyak alat canggih untuk meningkatkan alur kerja di sepanjang jalan. Tapi dia bilang dia malu menyebutkan platform pilihannya untuk melacak waktu sebelum memilih Clockify. Peringatan spoiler - itu adalah Excel.

“Kami mulai menggunakan Clockify mungkin 3 bulan setelah saya memulai bisnis saya. Dan salah satu kolega saya memperkenalkan saya pada alat tersebut. Dia memiliki prototipe integrasi Clockify dengan Business Central.”

Yang terpenting, integrasi yang bermanfaat (antara Clockify dan Business Central) membuat Ben menyadari bahwa Clockify dapat menjadi pengubah permainan dalam pekerjaannya.

Mengapa Ben berpikir Clockify adalah penghemat waktu yang sangat besar

Ben merasa dia mengadopsi Clockify dengan cepat karena dia adalah tim satu orang pada saat itu. Tapi dia percaya itu juga cukup mudah bagi tenaga kerja besar mana pun untuk menggunakan alat ini — selama Anda memulai proses orientasi lebih cepat daripada nanti.

“Hal besar saya adalah mengimplementasikan alat sebelum Anda membutuhkannya karena jauh lebih mudah untuk menggunakan yang lain. Jika Anda memiliki 10 karyawan yang semuanya bekerja di Excel dan kemudian Anda mencoba membuat mereka masuk ke Clockify — masih mungkin dan mungkin tidak terlalu sulit — tetapi jauh lebih mudah [untuk melakukannya sebelumnya].”

Dengan lebih dari 80 integrasi, Clockify bekerja mulus dengan beragam aplikasi. Ben mengatakan dia sangat senang dengan bagaimana integrasi dengan Business Central menghemat waktu berjam-jam setiap minggu.

“Ini bekerja dengan mulus dan mungkin menghemat waktu saya 4 jam per minggu sekarang. [Dengan jumlah tim kami saat ini], saya mungkin membutuhkan waktu seharian penuh [untuk melakukannya secara manual]. Saya tahu ini akan memakan waktu 4 jam karena biasanya saya membutuhkan waktu 2 jam padahal hanya saya yang melakukannya di Excel. Dan kami sudah 10 X sejak saat itu.

Selain menghemat waktu Ben, Clockify memudahkannya membuat faktur di dalam platform dan mengirimkannya ke pelanggan.

“Saya tidak dapat membayangkan organisasi kami tanpa Clockify, karena memerlukan semua entri waktu dan memasukkannya langsung ke dalam faktur di sistem keuangan saya. Kemudian saya cukup mengeklik tombol dan mengirimkan semua faktur saya melalui email ke klien saya.”

Fitur clockify yang paling disukai Ben

Dengan lusinan fitur praktis untuk individu dan bisnis, Clockify dapat dengan mudah meningkatkan proses di tempat kerja. Dari melacak waktu hingga melaporkan dan mengekspor data, Clockify memungkinkan Anda mengatur waktu dengan lebih efisien.

Jadi, mari kita lihat fitur mana yang menurut Ben paling membantu saat bekerja dengan klien dan anggota tim.

Fitur #1: Pemblokiran waktu + integrasi kalender

Ben mengatakan bahwa pemblokiran kalender adalah sentuhan yang bagus untuk jadwalnya yang padat.

“Saya memiliki rapat ini yang dapat saya tandai sebagai administratif, dan rapat berikutnya yang mungkin saya adakan adalah rapat klien yang dapat ditagih. Jadi, [sangat membantu untuk dapat] menggunakannya dan di penghujung hari — buka Clockify dan cukup klik setiap acara kalender.”

Terlebih lagi, fitur tampilan kalender memungkinkan tim Ben untuk bekerja secara transparan dan mendapatkan gambaran sejernih kristal tentang tugas, aktivitas, dan acara mereka. Selain itu, Clockify memungkinkan perusahaannya dibayar lebih cepat dan mudah — tanpa gesekan.

“Pada dasarnya, transisikan ke entri waktu klien yang dapat ditagih atau entri administratif — dan Clockify melacak berapa banyak waktu yang digunakan semua orang. Jadi kalender benar-benar hal #1 yang saya gunakan.”

Namun, tata letak aktivitas yang menarik secara visual bukanlah satu-satunya hal yang disukai Ben dari Clockify. Dia juga menggunakan kalender sebagai perencana pemblokiran waktu dan pembangkit tenaga produktivitas.

Menariknya, Ben dengan cepat menyimpan acara atau tugas yang akan datang dengan membuat blok 30 menit di kalendernya. Dia menggunakan deskripsi sederhana seperti klien X, Y, Z. Dan itu bekerja sangat baik untuknya!

Terlebih lagi, Ben menggunakan tampilan kalender sebagai otak kedua, karena memungkinkan dia dan timnya melacak sebanyak mungkin hal berbeda yang mereka butuhkan.

“Pada hari yang gila, akan sulit untuk mengingat 15 pertemuan berbeda yang Anda lakukan. Sebaliknya, mereka sudah ada di kalender saya. Saya hanya mengkliknya.

Secara keseluruhan, Ben senang dengan Clockify karena ini menghemat waktu dia dan bisnisnya puluhan jam setiap bulan.

Fitur #2: Mencatat waktu masuk/keluar

Clockify memungkinkan tim Ben menghindari melakukan salah satu hal yang paling melelahkan — menghitung waktu. Jadi, kami memintanya untuk memberi kami dua sen untuk ini dalam skenario kehidupan nyata.

“Bagi siapa pun yang bekerja dalam layanan profesional, hal yang paling tidak Anda sukai adalah memasuki waktu kapan pun itu. Hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah menghabiskan 15 menit memasukkan semua waktu Anda secara manual. Jadi, Clockify membuatnya sangat mudah untuk merampingkannya, baik dari ujung saya maupun dari ujung pengguna.”

Dengan fitur ini, Ben dapat dengan mudah melacak kehadiran karyawan dan mendapatkan laporan jam masuk dan jam keluar. Namun yang terpenting, timnya dapat dengan mudah mencatat waktu mereka di perangkat apa pun, baik online maupun offline.

Fitur #3: Pengingat otomatis

Alih-alih mengejar anggota timnya untuk membuat entri waktu, Ben dapat melakukan hal lain yang lebih penting. Bagaimana? Nah, Clockify melakukan tugasnya untuknya dan mengirimkan pengingat otomatis ke anggota tim.

“Clockify memiliki fitur hebat untuk mengingatkan orang agar mengirimkan waktu mereka. Jadi, saya tidak perlu mengikuti siapa pun. Clockify melakukan itu untuk saya, yang telah saya lihat pengembalian yang sangat bagus dalam hal seberapa cepat orang menggunakan waktu mereka.

Untuk menyetel pengingat seperti Ben setiap hari, yang perlu Anda lakukan hanyalah memilih:

• Jam kerja dan hari kerja, dan
• Waktu setelah itu Anda ingin Clockify mengirimi Anda pengingat.

Itu dia!

Fitur #4: Laporan

Fitur menarik lainnya yang dengan senang hati dibicarakan Ben adalah laporan Clockify. Penambahan ini membantu timnya untuk mengelola proyek dan mempelajari apa yang sedang dilakukan semua orang akhir-akhir ini.

Selain menghindari membuang waktu, fitur pelaporan Clockify yang unik memungkinkan Ben melihat di mana dan bagaimana timnya menghabiskan waktu dengan mendapatkan ringkasan lengkap dari jam yang dilacak — dan bahkan jam yang dapat ditagih — dalam laporan yang dikemas dengan rapi. Yang perlu dilakukan tim Anda hanyalah mencatat waktu menggunakan pelacak waktu nyata atau mencatat waktu secara manual dalam lembar waktu.

Ben menjelaskan bagaimana laporan memungkinkan dia untuk tetap di atas beban kerja besar perusahaannya.

“Jika seseorang tidak memiliki jam [jam] pada hari Senin, saya dapat melihat itu; itu membantu saya dari sudut pandang manajemen proyek untuk mengatakan 'Anda tidak banyak digunakan lagi.

Pada Selasa pagi, Ben dapat melihat laporan dari hari Senin untuk memeriksa siapa yang mengerjakan apa dan untuk berapa lama. Jika dia memperhatikan bahwa beberapa karyawan berkinerja buruk dalam beberapa tugas, dia dapat mengganti persneling dan menugaskan item yang berbeda.

Penutup: Gunakan alat untuk melakukan hyperfocus pada tugas yang paling penting

Sangat menyenangkan untuk mewawancarai Ben! Dan jika Anda melihat lebih dekat, Anda akan melihat beberapa tema dan pelajaran singkat yang dia bagikan dari pengalamannya yang kaya.

Jadi, berikut adalah beberapa takeaways yang mungkin dapat Anda gunakan dalam kehidupan dan pekerjaan Anda:

• Keluar dari perusahaan jika menurut Anda itu mencegah pertumbuhan Anda,
• Sempurnakan keterampilan Anda dengan cepat untuk membuktikan prospek pekerjaan Anda di masa depan,
• Menetapkan nilai untuk mendorong perilaku dan kinerja karyawan,
• Lacak waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas demi manfaat terbesar,
• Mengandalkan alat alih-alih bergantung pada orang untuk mengingat sesuatu, dan
• Otomatiskan alur kerja untuk kesuksesan jangka panjang.

Bagaimanapun, kami senang Clockify membantu Ben dan timnya meningkatkan produktivitas mereka.

️ Apakah Anda memiliki kisah sukses tentang pelacakan waktu yang ingin Anda bagikan? Hubungi kami di [email protected], dan Anda akan mendapat kesempatan untuk ditampilkan di salah satu artikel kami yang akan datang. Dan, jika Anda menyukai postingan ini dan merasa terbantu, bagikan dengan seseorang yang menurut Anda akan mendapat manfaat darinya.