Bagaimana menjadi lebih efisien dengan tugas Anda

Efisiensi adalah 10% dari menjadi produktif. Saya menemukan kalimat ini saat melakukan penelitian untuk posting blog ini. Mari kita menguraikan ini. Efisiensi berarti melakukan tugas dengan cepat dan menyelesaikannya dengan baik. Di sisi lain, untuk menjadi produktif, Anda perlu mengurus tugas-tugas penting Anda secara konsisten. Jadi, di satu sisi, menjadi efisien adalah bagian penting dari produktivitas Anda.

Sekarang, ketika Anda tampaknya tidak dapat menyelesaikan tugas harian Anda dengan lebih cepat (tanpa mengurangi kualitasnya), Anda mungkin merasa frustrasi. Namun, kabar baiknya adalah Anda dapat belajar bagaimana menjadi lebih efisien dengan tugas-tugas Anda.

Dalam artikel ini, Anda akan mengetahui:

• apa artinya menjadi efisien di tempat kerja,
• cara fokus dan menyelesaikan pekerjaan,
• bagaimana menjadi lebih efisien dan efektif dalam bekerja.

Apa yang dimaksud dengan efisien dalam bekerja?

Apakah Anda akrab dengan adegan film ketika seseorang mengetik dengan sangat cepat, dengan senyum percaya diri di wajahnya? Adegan-adegan ini biasanya diikuti oleh musik piano yang ceria. Ketika saya berpikir tentang efisiensi, saya melihat gambaran ini dalam pikiran saya.

Ketika datang ke efisiensi tempat kerja, itu melibatkan lebih dari pengaturan menyenangkan yang disebutkan sebelumnya. Efisiensi di tempat kerja menyiratkan bahwa karyawan melakukan tugas yang benar dengan cara yang tepat, tanpa membuang terlalu banyak waktu atau energi. Dengan cara ini, pekerja membantu klien/pelanggan mereka dengan memberikan lebih banyak produk/layanan berkualitas tinggi. Oleh karena itu, karyawan membantu bisnis mereka berkembang. Selain itu, karyawan yang efisien juga produktif karena mereka tahu bagaimana mengelola tugas mereka dan menyelesaikan semua tugas dengan baik dan tepat waktu.

Bagaimana Anda bisa fokus dan menyelesaikan pekerjaan?

Mari kita lihat apa yang dapat Anda lakukan untuk tetap fokus dan menyelesaikan pekerjaan dengan mudah, terlepas dari posisi pekerjaan Anda.

Bekerja dalam sesi singkat diikuti dengan istirahat sebentar

Menurut penelitian University of Illinois, "pengalihan singkat dari suatu tugas dapat secara dramatis meningkatkan kemampuan seseorang untuk fokus pada tugas itu untuk waktu yang lama." Jadi, ketika mulai mengerjakan tugas, pastikan untuk mengerjakannya dalam sesi singkat, selama 20 hingga 30 menit, lalu istirahat sebentar selama 5 menit.

Anda dapat mencoba Teknik Pomodoro, yang terdiri dari sesi kerja 25 menit (Pomodoros). Setelah setiap sesi, istirahatlah selama 5 menit. Setelah Anda menyelesaikan empat sesi kerja, Anda dapat memiliki waktu istirahat yang lebih lama, sekitar 30 menit. Jika Anda yakin bahwa 25 menit terlalu singkat untuk tugas Anda, Anda dapat mengatur pekerjaan Anda dengan memiliki Pomodoro 90 menit.

Mengarahkan perhatian Anda pada tugas Anda selama Pomodoros ini akan meningkatkan efisiensi Anda.

Ikuti ritme sirkadian Anda

Ritme sirkadian adalah siklus 24 jam yang mendapatkan namanya dari frasa Latin "circa diem," yang berarti "sekitar satu hari." Ritme sirkadian mengatur sistem mental dan fisik Anda. Selain itu, kemampuan Anda untuk fokus tergantung pada ritme sirkadian Anda. Beberapa orang secara mental waspada di pagi hari, sementara yang lain berkembang pada sore hari, atau di malam hari.

Agar lebih efisien dengan tugas harian Anda, Anda harus mengatur hari Anda sesuai dengan ritme sirkadian Anda. Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang ritme sirkadian Anda, pastikan untuk melacak tingkat fokus Anda setidaknya selama dua minggu. Misalnya, Anda dapat menuliskan tingkat energi Anda pada skala dari 1 hingga 10 sepanjang hari. Kemudian, jadwalkan tugas terpenting Anda untuk periode kewaspadaan tertinggi. Tinggalkan tugas-tugas yang kurang penting untuk periode ketika tingkat energi Anda lebih rendah.

Rangkullah pikiran yang mengembara dan kemalasan

Bisakah melamun bermanfaat dan membuat Anda lebih efisien? Anehnya, ya.

Dalam bukunya Bored and Brilliant: How Spacing Out Can Unlock Your Most Productive and Creative Self, Manoush Zomorodi berbicara tentang pentingnya pengembaraan pikiran:

Ketika pikiran kita mengembara, kita mengaktifkan sesuatu yang disebut "mode default," tempat mental di mana kita memecahkan masalah dan menghasilkan ide-ide terbaik kita, dan terlibat dalam apa yang dikenal sebagai "perencanaan otobiografi," yaitu bagaimana kita memahami dunia kita dan hidup kita dan menetapkan tujuan masa depan .”

Dia juga menunjukkan bahwa ketika kita melamun, saat itulah kita melakukan pemikiran orisinal.

Jadi, biarkan diri Anda melamun selama 10 atau 15 menit sambil melakukan tugas yang berulang atau istirahat. Dengan cara ini, Anda akan memikirkan cara baru untuk mengatasi masalah atau tugas kompleks Anda, yang akan meningkatkan efisiensi Anda. Plus, Anda akan lebih fokus di tempat kerja saat rapat atau saat menghadapi tugas yang menantang.

Selain mengembara pikiran, menganggur juga bisa bermanfaat bagi Anda. Beginilah cara penulis esai dan kartunis Tim Kreider menjelaskan manfaat kemalasan dalam buku Cal Newport Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World:

Kemalasan bukan hanya liburan, kesenangan atau keburukan; itu sangat diperlukan untuk otak seperti halnya vitamin D untuk tubuh, dan jika tidak, kita menderita penderitaan mental yang merusak tubuh seperti rakhitis ... secara paradoks, diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan apa pun . ”

Tapi, bagaimana jika Anda terlalu sibuk dan sepertinya Anda tidak bisa membuang waktu untuk bermalas-malasan? Inilah yang Cal Newport usulkan dalam buku ini.

” Di akhir hari kerja, tutup pertimbangan Anda tentang masalah pekerjaan sampai keesokan paginya— tidak ada pemeriksaan email setelah makan malam, tidak ada pengulangan percakapan dalam pikiran, dan tidak ada rencana tentang bagaimana Anda akan menangani tantangan yang akan datang; matikan pemikiran kerja sepenuhnya . ”

Newport menambahkan bahwa salah satu manfaat mematikan adalah ”waktu henti membantu mengisi ulang energi yang dibutuhkan untuk bekerja secara mendalam”. Dan, seperti yang didefinisikan Newport, pekerjaan yang mendalam adalah ”jenis pekerjaan yang mengoptimalkan kinerja Anda”.

Bagaimana Anda bisa lebih efisien dan efektif di tempat kerja?

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, ada perbedaan antara efisiensi dan efektivitas. Ketika Anda efisien, Anda menyelesaikan tugas Anda dengan cara yang cepat dan terorganisir. Di sisi lain, ketika Anda efektif, Anda mendapatkan hasil yang diinginkan. Seperti yang dapat Anda bayangkan, dalam hal tugas pekerjaan Anda, Anda harus unggul di kedua bidang tersebut. Mari kita lihat tips paling praktis untuk menjadi efisien dan efektif di tempat kerja.

Arahkan perhatian Anda pada tugas yang paling penting terlebih dahulu

Di awal setiap hari, pikirkan tugas yang paling penting untuk hari itu. Selain itu, cobalah bersikap realistis dan tuliskan hingga tiga tugas yang harus Anda selesaikan di penghujung hari.

Memiliki tujuan yang jelas di pikiran Anda dan di depan Anda akan membantu Anda tetap di jalur yang benar dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas Anda.

Coba metode matriks Eisenhower

Salah satu cara paling berguna untuk belajar memprioritaskan adalah dengan mencoba teknik matriks Eisenhower. Metode manajemen waktu ini akan membantu Anda memisahkan tugas-tugas penting dan tidak penting.

Metode matriks Eisenhower mencakup empat kuadran waktu:

1. tugas penting dan mendesak,
2. tugas penting tapi tidak mendesak,
3. tugas yang tidak penting tapi mendesak,
4. tugas yang tidak penting dan tidak mendesak.

Jadi, tugas dari kuadran pertama adalah prioritas Anda. Setelah Anda menyelesaikannya, tangani mereka dari kuadran kedua. Berbicara tentang kuadran ketiga, Anda harus mendelegasikan tugas ini kepada rekan kerja Anda. Akhirnya, tugas dari kuadran keempat harus dihilangkan.

Karena metode ini membantu Anda mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang hari kerja Anda, teknik matriks Eisenhower juga dapat meningkatkan manajemen waktu Anda. Dengan demikian, Anda akan lebih efisien dan produktif dengan tugas-tugas Anda.

Luangkan waktu untuk pekerjaan yang mendalam

Pekerjaan mendalam yang disebutkan sebelumnya memainkan peran penting dalam hal tugas yang menuntut atau tugas-tugas yang penting untuk posisi pekerjaan Anda. Ketika Anda perlu melakukan tugas-tugas ini, Anda harus fokus dan harus menghindari gangguan dengan cara apa pun.

Misalnya, karena saya seorang penulis konten, pekerjaan mendalam saya terdiri dari menulis blog. Untuk dapat masuk ke dalam keadaan pikiran yang dalam, saya lebih suka mendengarkan musik klasik atau soundtrack film. Genre musik ini membantu saya tetap produktif dan menyelesaikan penulisan blog.

Sekarang, jika Anda kesulitan mempertahankan perhatian dan melakukan pekerjaan yang mendalam, Newport menyarankan ritual kerja mendalam berikut ini:

• Pilih di mana Anda akan bekerja dan untuk berapa lama. Anda harus menemukan lokasi yang damai untuk periode kerja mendalam Anda. Selain itu, jika memungkinkan, dedikasikan bagian tertentu dari kantor (rumah) Anda hanya untuk pekerjaan mendalam. Misalnya, ruang konferensi, perpustakaan yang tenang, atau kursi berlengan yang nyaman, jika Anda bekerja dari rumah. Sebelum Anda mulai bekerja, pikirkan berapa lama Anda harus berada di zona tersebut untuk dapat menyelesaikan tugas.
• Putuskan bagaimana Anda akan bekerja. Tetapkan tujuan spesifik untuk periode kerja mendalam Anda. Misalnya, jika Anda sedang menulis artikel, Anda dapat mengatur jumlah kata atau jumlah subjudul yang harus Anda selesaikan selama periode kerja yang dalam. Selain itu, Anda juga dapat mengaktifkan pemblokir situs web setelah Anda mulai bekerja, untuk mencegah diri Anda teralihkan dengan media sosial atau berita.
• Pilih bagaimana Anda akan mendukung pekerjaan Anda. Ritual kerja mendalam Anda juga harus mencakup semua hal penting yang Anda perlukan saat bekerja. Misalnya, secangkir kopi atau camilan jika Anda lapar. Plus, pilih pencahayaan yang tepat dan kursi yang nyaman.

Ini hanya beberapa ide untuk membuat ritual kerja mendalam Anda lebih nyaman dan efektif. Anda selalu dapat mengubah ritual sehingga lebih cocok untuk Anda dan tugas Anda.

Hindari multitasking

Saat Anda melakukan dua tugas secara bersamaan, Anda sebenarnya mengalihkan fokus Anda di antara tugas-tugas ini. Ini disebut pengalihan konteks dan karena Anda melompat dari satu tugas ke tugas lainnya dengan cepat, sepertinya Anda melakukan dua tugas secara bersamaan.

Tapi, multitasking tidak seefektif kelihatannya. Ketika Anda mengarahkan perhatian Anda pada satu tugas, lalu dengan cepat ke tugas lainnya, otak Anda membutuhkan lebih banyak waktu dan energi untuk memuat dan memuat ulang konteks.

Inilah sebabnya mengapa Anda harus menghindari multitasking. Sebaliknya, fokus pada satu tugas pada satu waktu akan membuat Anda lebih efisien.

Namun, saat Anda dibanjiri pekerjaan dan tidak memiliki pilihan lain selain melakukan banyak tugas, ikuti kiat kami tentang cara beralih antara proyek dan tugas tanpa kehilangan produktivitas.

Parsing tugas Anda yang lebih besar menjadi yang lebih kecil

Hadapi saja: mengetahui bahwa Anda harus melakukan tugas kompleks yang membutuhkan banyak waktu dan energi, Anda tidak akan termotivasi untuk mulai mengerjakannya. Jadi, alih-alih memiliki tugas yang lebih besar sepanjang hari, bagilah menjadi tugas yang lebih kecil.

Misalnya, Anda perlu membuat ilustrasi untuk posting blog. Dengan menguraikan tugas ini menjadi bagian yang lebih kecil, Anda akan mendapatkan tugas seperti:

1. buat draf pertama,
2. hubungi penulis konten untuk membahas draf pertama,
3. melakukan perubahan jika diperlukan,
4. tambahkan logo atau detail serupa, dan
5. melampirkan ilustrasi ke alat manajemen proyek.

Setelah Anda menyelesaikan tugas pertama, Anda akan merasa termotivasi untuk melanjutkan. Dengan demikian, menyelesaikan satu tugas yang lebih besar akan lebih mudah untuk dikelola.

Selain itu, Anda juga dapat menggunakan Clockify untuk memecah proyek Anda menjadi tugas yang lebih kecil. Jenis bekerja dengan tugas ini berguna karena Anda dapat mengatur proyek Anda seperti daftar tugas. Kemudian, tandai tugas sebagai selesai segera setelah Anda menyelesaikannya. Plus, memiliki jadwal seperti itu dapat membantu Anda melacak proyek dan tugas untuk klien Anda juga.

Batasi waktu yang Anda habiskan untuk email

Seperti yang dinyatakan dalam laporan Asana, The Anatomy of Work Index, membalas email dan pesan terus-menerus adalah alasan utama karyawan bekerja lembur. Sepertinya, setiap kali Anda melihat atau mendengar pemberitahuan email, Anda akan merasa terdorong untuk memeriksanya. Tapi, mendapatkan kembali fokus Anda sesudahnya tidak akan selalu mudah.

Kecuali jika pekerjaan Anda mengharuskan Anda untuk aktif dan menanggapi pesan sesegera mungkin, cobalah untuk membatasi waktu yang Anda habiskan untuk email. Misalnya, Anda dapat memeriksa email Anda di awal dan akhir hari kerja.

Selain opsi ini, cobalah untuk lebih spesifik saat menulis email. Dengan begitu, komunikasi dengan rekan kerja atau partner Anda akan lebih tepat, sehingga Anda akan terhindar dari email bolak-balik. Oleh karena itu, Anda tidak akan terlalu terganggu oleh email, yang akan membantu Anda menjadi lebih efisien dan produktif.

Otomatiskan tugas berulang

Tugas berulang adalah tugas yang terjadi secara teratur, misalnya setiap hari, seminggu sekali, atau sebulan sekali. Ini bisa berupa kegiatan seperti menanggapi email dan menghadiri rapat.

Untuk menghemat waktu yang Anda habiskan untuk tugas yang berulang, Anda harus memantaunya dengan menggunakan aplikasi pelacak tugas. Kemudian, Anda akan tahu persis berapa jam per hari yang Anda curahkan untuk tugas berulang. Dengan demikian, Anda dapat mengotomatiskan beberapa tugas ini.

Misalnya, Anda dapat menggunakan Clockify untuk membuat template untuk proyek Anda. Ini cukup praktis jika Anda dan tim Anda biasanya menangani proyek yang menuntut serangkaian tugas yang sama. Setelah Anda membuat template, Anda dapat menggunakannya untuk proyek serupa di masa mendatang.

Berbicara tentang manajemen email, Anda harus mulai mengkategorikan pesan Anda dengan menggunakan label. Label adalah semacam folder di kotak masuk Anda. Misalnya, Anda dapat menambahkan label “Penting” sehingga Anda dapat dengan mudah mengakses folder ini kapan saja sambil mengabaikan pesan lainnya. Setelah Anda mengurus kotak masuk Anda, Anda akan dapat fokus hanya pada pekerjaan dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas Anda.

Pikirkan tentang kesehatan Anda dan kebutuhan untuk mengisi ulang

Saat lapar atau mengantuk, Anda tidak akan bisa berpikir jernih dan produktif. Jadi, jangan pernah meremehkan pentingnya tidur malam yang nyenyak atau sarapan pagi.

Faktanya, ada jenis makanan tertentu yang sangat baik untuk kekuatan otak Anda, sehingga produktivitas Anda. Ini adalah makanan super, dan kami sudah memiliki blog yang didedikasikan untuk makanan ringan super yang dapat meningkatkan produktivitas.

Selain makan dan tidur, pastikan untuk berolahraga secara teratur. Bahkan jika Anda bukan penggemarnya, Anda setidaknya bisa berbicara jalan-jalan setiap hari sepulang kerja. Anda akan segera menyadari bagaimana rutinitas ini membantu Anda memulihkan tenaga dan melepas lelah dari pekerjaan.

Kesimpulan

Menjadi efisien dengan tugas berarti menyelesaikannya dengan benar dan segera. Untuk melakukannya, Anda harus mengarahkan perhatian Anda hanya pada tugas Anda dan menghindari gangguan apa pun.

Bagaimana kamu melakukannya? Dengan bekerja dalam sesi singkat atau dengan mengikuti ritme sirkadian Anda. Pastikan bahwa otak Anda juga membutuhkan waktu istirahat, jadi jangan ragu untuk mengembara. Kegiatan ini tentunya akan meningkatkan efisiensi Anda.

Selain itu, jika Anda ingin melatih keterampilan efisiensi dan produktivitas Anda, artikel ini membahas beberapa tip praktis yang dapat Anda coba.