Back Charge: Kelebihan, Kekurangan, dan Tips

Pertimbangkan skenario kehidupan nyata ini — sebuah toko ritel memesan 500 tas desainer dari pemasok grosir dan menetapkan bahwa tas tersebut harus tiba pada tanggal tertentu untuk promosi yang direncanakan.

Namun, tas tiba 3 hari lebih lambat dari tanggal pengiriman yang disepakati. Akibatnya, pengecer melewatkan jendela promosi yang mengakibatkan hilangnya penjualan sebesar $1.000. Menyatakan kekecewaan atas penundaan tersebut, pengecer meminta pedagang grosir untuk mengkompensasi hilangnya pendapatan dengan mengirimkan faktur sebesar $1.000.

Dengan kata lain, pengecer menggunakan biaya kembali sebagai sarana untuk memulihkan pendapatan yang hilang dari pedagang grosir.

Jadi, apa sebenarnya tagihan balik itu dan bagaimana pengaruhnya terhadap bisnis Anda?

Dalam postingan blog ini, kita akan melihat lebih dekat apa itu back charge dan cara kerjanya, dengan beberapa contoh nyata. Kami juga akan menyoroti kekurangan dan kelebihannya sebelum mencantumkan 6 strategi cerdas untuk memaksimalkan peluang Anda sukses dengan tagihan balik.

Apa itu tagihan balik?

Tagihan kembali adalah tagihan yang dikirimkan oleh satu pihak (seperti pengecer atau kontraktor) ke pihak lain (seperti pemasok grosir atau subkontraktor) jika mereka mengalami kerugian akibat tindakan atau kesalahan pihak kedua.

Namun, untuk mengajukan tuntutan balik, kedua pihak harus memiliki kontrak yang mengikat secara hukum yang menjelaskan situasi apa yang dapat menarik tuntutan balik.

Dalam bukunya yang berjudul Construction Accounting Deskbook , penulis Louis P. Miramontes dan Huge L. Rice mendefinisikan biaya balik dalam konteks konstruksi sebagai:

“Tagihan atas pekerjaan yang dilakukan atau biaya-biaya yang dikeluarkan oleh salah satu pihak yang menurut perjanjian seharusnya dilaksanakan atau dikeluarkan oleh pihak yang ditagih. Pemilik menagih kembali biaya ke kontraktor umum, dan kontraktor umum menagih kembali biaya ke subkontraktor.”

Meskipun biasanya terlihat di industri konstruksi, biaya balik juga umum terjadi di industri ritel, manufaktur, dan keuangan.

Misalnya, perusahaan yang mempekerjakan seorang pengembang perangkat lunak dapat mengenakan biaya kembali jika pengembang menunda proyeknya atau jika perangkat lunak tersebut mengalami cacat.

Perusahaan kartu kredit dapat membebankan biaya kembali kepada pelanggan jika pelanggan gagal membayar iuran tepat waktu. Dalam konteks kartu kredit, Anda mungkin juga menemukan istilah 'tagihan balik'.

Kami tidak menyalahkan Anda jika Anda bertanya-tanya apakah tagihan balik dan tagihan balik adalah sinonim. Bagian berikut menyoroti topik ini.

Tagihan kembali dan tagihan balik: Apa bedanya?

Berbeda dengan tagihan balik yang digunakan di beberapa industri, tagihan balik biasanya digunakan di industri kartu kredit. Proses tagihan balik bertujuan untuk melindungi konsumen dari tagihan kartu kredit yang menipu, tidak diinginkan, atau salah, menurut Komisi Perdagangan Federal.

Untuk memahami lebih lanjut tentang perbedaan antara tagihan balik dan tagihan balik, kami menghubungi Francis Fabrizi, AATQB (Asosiasi Pembukuan Berkualitas Teknisi Akuntansi) di Keirstone Limited.

Menurut Fabrizi, pembedaan syarat-syarat tersebut terletak pada siapa yang mengajukan tuntutan dan siapa yang menyelesaikannya. Menentang biaya balik, jika pihak yang bertanggung jawab (pedagang, vendor, pelanggan, atau subkontraktor) melakukan pembayaran langsung kepada pihak yang menuntut tagihan balik, tagihan balik biasanya diselesaikan oleh bank hanya setelah perselisihan tidak berhasil diselesaikan:

“Tagihan balik biasanya digunakan untuk menyelesaikan perselisihan antara penjual dan pelanggan ketika pelanggan telah mencoba menyelesaikan masalah tersebut dengan penjual secara langsung dan tidak berhasil.”

Fabrizi menjelaskan cara kerja tagihan balik dengan sebuah contoh. Katakanlah seorang pelanggan membeli produk dari toko dengan kartu kreditnya dan menemukan bahwa produk tersebut cacat. Mereka kemudian meminta toko untuk mengembalikan jumlah tersebut, dan pedagang menolak melakukannya. Pelanggan sekarang mengajukan keluhan ke bank mereka, yang kemudian mengeluarkan tagihan balik kepada pelanggan untuk mengembalikan jumlah tersebut.

Bank kemudian memperoleh kembali jumlah tersebut dari pedagang.

Demikian pula, pelanggan juga dapat membantah tagihan yang salah atau tidak diinginkan yang dikeluarkan oleh penerbit kartu kreditnya. Dalam kasus ini, bank penerbit (bank yang menerbitkan kartu kredit) akan membatalkan biaya sementara sementara mereka menyelidiki masalah tersebut.

Bagaimana cara kerja tagihan balik?

Mari kita lihat cara kerja back charge dalam praktiknya dengan menggunakan contoh dari industri konstruksi.

Kontraktor bangunan (satu pihak) mengadakan perjanjian dengan subkontraktor (pihak lain) untuk pemasangan kabel listrik suatu bangunan.

Jika subkontraktor gagal menyelesaikan pekerjaan dalam waktu yang telah disepakati, hal ini mengakibatkan proyek tertunda karena tugas lainnya bergantung pada penyelesaian pekerjaan kelistrikan. Penundaan ini dapat menimbulkan biaya tambahan bagi kontraktor yang mungkin perlu mempertahankan tenaga kerja untuk jangka waktu lebih lama dari yang direncanakan semula.

Dalam situasi ini, kontraktor dapat menagih biaya tenaga kerja tambahan ini sebagai biaya tambahan kepada subkontraktor.

Secara umum, biaya kembali membantu:

• Mengalokasikan biaya secara adil,
• Mempromosikan akuntabilitas,  
• Memfasilitasi penyelesaian perselisihan, dan
• Meningkatkan manajemen proyek.

Dengan meminta pertanggungjawaban para pihak atas tindakan mereka, pungutan balik akan mendorong transparansi dan keadilan keuangan.

Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya apakah tagihan balik adalah hak yang sah. Bagian berikutnya berfokus pada aspek hukum dari tuntutan balik.

Apakah tagihan balik merupakan hak yang sah?

Karena tidak ada undang-undang khusus yang terkait dengan biaya balik, hal ini biasanya diatur oleh kontrak antara dua pihak, seperti:

• Kontraktor dan subkontraktor,
• Pengecer dan grosir,
• Perusahaan kartu kredit dan konsumen, atau
• Produsen dan distributor.

Kontrak yang dirancang dengan baik dan disepakati bersama akan mengikat secara hukum. Artinya, jika salah satu pihak melanggar ketentuan kontrak, pihak lain mempunyai hak hukum untuk mengambil tindakan, seperti mengajukan tuntutan balik atau memulai proses hukum.

Namun, dalam industri konstruksi, terdapat beberapa undang-undang, seperti Prompt Pay Act yang secara tidak langsung mempengaruhi biaya balik. Undang-Undang Pembayaran Cepat memastikan kontraktor dan subkontraktor dibayar tepat waktu.

Banyak negara bagian (Colorado, Texas, New York, Illinois, Maryland, dan South Carolina, dan lain-lain), telah mengadopsi model dana perwalian di mana uang yang dibayarkan pemilik kepada kontraktor disimpan dalam perwalian. Kontraktor hanya dapat menggunakan dana perwalian untuk membayar subkontraktor atas pekerjaan yang dilakukan.

Dengan kata lain, kontraktor tidak dapat menahan dana perwalian sebagai biaya tambahan atas kekurangan pekerjaan yang dilakukan oleh subkontraktor dalam kontrak lain.

Penting untuk dicatat bahwa sebagian besar undang-undang negara bagian AS memberikan hak kepada kontraktor atau subkontraktor untuk menolak pembayaran ketika pihak lain gagal melaksanakan tugas yang telah disepakati. Misalnya, jika subkontraktor gagal menyediakan material yang tepat sesuai kesepakatan, sehingga mengakibatkan cacat pada bangunan, kontraktor dapat mengenakan biaya balik kepada subkontraktor.

Sekarang, Anda mungkin bertanya-tanya berapa banyak yang dapat diklaim oleh suatu pihak sebagai biaya tambahan.

Menurut Tinjauan Hukum Nasional, pihak yang meminta tuntutan balik (dalam contoh di atas, kontraktor) hanya dapat menagih jumlah yang sama dengan jumlah yang mereka keluarkan untuk memperbaiki pekerjaan yang dilakukan secara tidak benar.

Apa contoh tagihan balik?

Beberapa alasan umum untuk mengklaim tagihan balik meliputi:

• Penundaan,
• Kerusakan properti,
• Bahan atau pengerjaan yang rusak, dan
• Kurangnya kepatuhan terhadap peraturan keselamatan dan kesehatan di lokasi kerja.

Kami akan membahas contoh nyata untuk setiap skenario guna membantu Anda lebih memahami cara kerja tagihan balik.

Contoh #1: Biaya kembali atas keterlambatan

Pada bagian di atas, Anda melihat bagaimana kegagalan menyelesaikan pekerjaan tepat waktu dapat mengakibatkan tagihan balik. Biaya pengembalian juga dapat terjadi jika pemasok terlambat mengirimkan barang atau pelanggan gagal melakukan pembayaran tepat waktu untuk layanan atau barang yang mereka beli.

Selain itu, perusahaan kartu kredit juga dapat mengenakan biaya kembali apabila pemegang kartu gagal melakukan pembayaran kartu kreditnya tepat waktu. Biaya ini merupakan denda karena tidak menaati tanggal jatuh tempo pembayaran yang ditentukan dalam perjanjian.

Back charge juga dapat digunakan oleh penjual grosir dan eceran ketika pihak lain menunda pembayaran. Misalnya, XYZ adalah penjual grosir bumbu. John menjalankan toko ritel dan secara teratur membeli bumbu dari XYZ, sehingga toko grosir mengirimkan faktur kepada John setiap bulan.

Namun, pada bulan Juli, XYZ mengirimkan bumbu tersebut kepada John seperti biasa tetapi melewatkan penagihan untuk beberapa item. Akibatnya, pemilik XYZ menambahkan barang-barang ini sebagai tagihan balik ke tagihan yang mereka kirimkan kepada John pada bulan Agustus.

Contoh #2: Biaya pengembalian atas kerusakan properti

Ini adalah biaya yang dikeluarkan oleh satu pihak akibat kerusakan harta benda yang disebabkan oleh pihak lain. Biaya tersebut biasanya ditagihkan kepada pihak yang bertanggung jawab dan digunakan untuk mengganti biaya perbaikan kerusakan.

Misalnya, jika tamu hotel menyebabkan kerusakan pada kamar hotel, seperti furnitur rusak atau properti dirusak, hotel dapat mengeluarkan biaya kembali untuk mengganti biaya perbaikan atau penggantian barang yang rusak.

Contoh #3: Biaya pengembalian untuk pengerjaan yang tidak memadai

Salah satu penyebab umum biaya balik adalah pengerjaan yang buruk.

Shea Connelly Development (SCD) mempekerjakan Revive sebagai subkontraktor untuk dua proyek konstruksi, satu di Park Place dan lainnya di Glendale.

SCD mengklaim pekerjaan Revive di Park Place tidak sesuai standar, sehingga mereka memecat Revive dari proyek tersebut. SCD mengatakan bahwa mereka harus menyewa subkontraktor lain untuk memperbaiki buruknya kualitas pekerjaan Revive di proyek Park Place. Akibatnya, mereka akan mengurangi jumlah yang mereka habiskan untuk memperbaiki pekerjaan Revive dari pembayaran apa pun yang harus mereka bayar kepada Revive.

Berikut skenario lain dari industri real estate. Katakanlah seorang pemilik properti telah menyewa perusahaan pengelola properti untuk memelihara gedung apartemennya. Kontrak antara kedua pihak ini menetapkan tanggung jawab dan standar kualitas tertentu.

Setelah dilakukan pemeriksaan rutin terhadap gedung apartemen, pemilik properti menemukan adanya permasalahan, seperti peralatan keamanan rusak dan kerusakan eksterior gedung yang belum diperbaiki.

Pemilik menghubungi perusahaan pengelola properti untuk memberi tahu mereka tentang masalah tersebut dan meminta perusahaan untuk memperbaiki masalah tersebut dalam tanggal tertentu. Namun, perusahaan gagal melakukannya meskipun sudah diingatkan.

Pemilik properti memperbaiki masalah tersebut dengan mempekerjakan perusahaan lain dan menghitung biaya untuk memperbaiki masalah tersebut. Pemilik kemudian menagih biaya ini ke perusahaan pengelola properti sebagai biaya tambahan.

Contoh #4: Biaya kembali untuk masalah keamanan

Katakanlah pemasok makanan mengadakan kontrak dengan perusahaan pengolahan makanan untuk mengirimkan bahan makanan tertentu dengan kualitas terbaik.

Pemasok mengirimkan bahan-bahan dan karena ini adalah bahan-bahan batch pertama, perusahaan pengolahan makanan melakukan pemeriksaan kualitas secara menyeluruh. Perusahaan menemukan bahwa beberapa bahan terkontaminasi sehingga dapat menimbulkan bahaya kesehatan.

Perusahaan pengolahan makanan mengeluarkan biaya kembali untuk menutupi biaya pelaksanaan pemeriksaan kualitas dan pembuangan produk yang terkontaminasi.

Biaya balik untuk masalah keselamatan juga umum terjadi di industri konstruksi.

Multiplex Construction Europe Ltd yang berbasis di London, seorang kontraktor, menyewa Bathgate Realizations Civil Engineering Limited, sebuah subkontraktor untuk pekerjaan beton untuk sebuah proyek konstruksi.

Multiplex juga menyewa subkontraktor lain, BRM Construction, untuk merancang slip-form rig (peralatan konstruksi yang terus menerus menuangkan dan membentuk beton) yang digunakan untuk pekerjaan beton yang dilakukan oleh Bathgate.

Di kemudian hari, Multiplex memutuskan kontraknya dengan Bathgate yang bangkrut dan menyewa subkontraktor baru. Setelah memeriksa pekerjaan yang telah dilakukan sejauh ini, subkontraktor baru mengatakan baik rig slipform maupun pekerjaan beton rusak dan tidak aman.

Multiplex mengklaim biaya penggantian peralatan dan pekerjaan beton yang tidak aman ini sebagai biaya tambahan sebesar lebih dari £12 juta (kira-kira $14,6 juta) dari BRM dan Bathgate.

Keuntungan dari biaya kembali

Biaya balik (back charge) dapat memberikan banyak keuntungan dalam situasi tertentu — terutama dalam konstruksi dan hubungan kontrak di mana masalah perlu ditangani dengan segera. Berikut adalah beberapa keuntungan paling umum menggunakan biaya kembali.

Keuntungan #1: Biaya kembali dapat membantu pemulihan biaya

Menurut Tom Zauli, wakil presiden senior dan manajer umum di SOFTRAX, manfaat utama dari tagihan balik adalah membantu perusahaan memulihkan pendapatan yang mungkin hilang:

“Manfaat utama dari back charge adalah bahwa proses tersebut memungkinkan perusahaan memperoleh kembali pendapatan yang seharusnya hilang.”

Biaya balik dapat memberikan tingkat perlindungan jika subkontraktor atau vendor gagal memenuhi kewajibannya. Biaya ini adalah cara untuk menutup biaya yang bisa mencapai jutaan jika terjadi proyek yang kompleks.

Untuk meningkatkan peluang Anda memperoleh pengembalian biaya kembali, pastikan untuk selalu menagih pihak lain dengan cepat dan akurat.

Keuntungan #2: Biaya kembali mendorong akuntabilitas dan tanggung jawab

Biaya tambahan dapat membantu meningkatkan akuntabilitas dengan mencegah pelanggaran kontrak dan menghalangi pekerjaan di bawah standar. Hal ini mendorong semua pihak yang terlibat – baik vendor, subkontraktor, penerbit kartu kredit, atau pelanggan – untuk bertindak secara bertanggung jawab untuk menghindari biaya balik.

Misalnya, produsen makanan mengadakan kontrak dengan pengecer untuk memasok produk makanan tepat waktu. Berkat dimasukkannya klausul tentang biaya balik, produsen tahu jika mereka tidak menyediakan produk berkualitas baik atau gagal mengirimkannya tepat waktu, mereka akan dikenakan biaya balik.

Oleh karena itu, pabrikan sangat berhati-hati untuk menghindari penundaan atau masalah kualitas.

Demikian pula, pengecer memahami perlunya memantau kualitas produk dengan cermat dan melacak biaya, jika ada, untuk mengatasi keterlambatan atau produk cacat. Kewaspadaan ini memastikan bahwa mereka berhak meminta kembali tuntutan jika pihak lain gagal memenuhi kewajibannya.

Keuntungan #3: Biaya kembali dapat menghasilkan manajemen proyek yang lebih baik

Dengan melacak dan mendokumentasikan biaya kembali, pemilik proyek dan akuntan dapat memperoleh wawasan tentang total piutang dan hutang. Piutang mengacu pada uang yang harus dibayar pelanggan kepada perusahaan dan hutang adalah uang yang harus dibayar perusahaan kepada vendor atau kreditornya.

Pemilik proyek juga dapat memperhatikan area di mana biaya meningkat karena kesalahan atau kelalaian vendor atau subkontraktor. Mereka kemudian dapat mengatasi area ini untuk mengoptimalkan manajemen biaya proyek.

Keuntungan #4: Tagihan balik dapat membantu mencegah perselisihan

Menurut Tom Zauli, back charge dapat berperan penting dalam mencegah penyebab umum perselisihan dalam dunia usaha:

• Kualitas pekerjaan yang buruk,
• Pengabaian proyek,
• Kegiatan penipuan, dan
• Masalah terkait pembayaran.

Mengutip contoh industri konstruksi, Tom menjelaskan bahwa biaya tambahan menghalangi subkontraktor untuk melakukan hal lain selain pekerjaan terbaiknya:

“Sebagai tindakan pencegahan, biaya balik perlu dimasukkan dalam kontrak subkontraktor, idealnya subkontraktor mengakui potensi biaya balikan. Hal ini dapat terjadi karena klausul tagihan balik membuat subkontraktor tetap tepat waktu dalam memenuhi tenggat waktu yang agresif, karena mereka menyadari bahwa penundaan apa pun di pihak mereka akan mengakibatkan tagihan balik.”

Tom juga menyoroti pentingnya “komunikasi yang jelas dan tepat waktu” untuk menyelesaikan masalah yang memerlukan tuntutan balik.

Selain itu, kita harus menekankan pentingnya dokumentasi sebagai alat untuk menyelesaikan perselisihan — kedua belah pihak perlu menyusun ketentuan kontrak dengan jelas dan mendokumentasikan setiap kekurangan pekerjaan dengan cermat.

Misalnya, jika salah satu pihak dapat mendokumentasikan secara menyeluruh kekurangan pekerjaan yang dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab, maka pihak tersebut dapat memberikan alasan untuk mengenakan tuntutan tersebut.

Jika terdapat perselisihan hukum terkait dengan tuntutan balik, dokumentasi yang akurat dan komprehensif dapat membantu kedua belah pihak memperkuat klaim mereka.

Keuntungan #5: Biaya kembali membantu memperbaiki masalah kualitas

Seperti yang kita lihat di atas, biaya balik dapat menjadi penghalang terhadap kualitas pekerjaan yang buruk.

Biaya ini juga menyediakan mekanisme untuk mengatasi dan memperbaiki masalah kualitas atau kekurangan dalam:

• Pembuatan,
• Bahan, atau
• Kepatuhan dengan persyaratan kontrak.

Hal ini dapat membantu memastikan bahwa proyek memenuhi kualitas dan standar yang diinginkan. Dengan menggunakan biaya balik sebagai alat untuk mencegah pekerjaan berkualitas buruk, manajer proyek dapat meminimalkan biaya kualitas (total biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk memastikan kualitas produk atau layanannya).

Kerugian dari biaya kembali

Biaya balik memang memiliki beberapa kelemahan yang dapat mempengaruhi kedua pihak yang terlibat dalam kontrak. Berikut adalah beberapa kelemahan paling umum dari tagihan balik.

Kerugian #1: Tagihan balik dapat menyebabkan perselisihan

Seperti yang mungkin Anda ingat dari bagian manfaat sebelumnya, kami menyoroti bagaimana tagihan balik dapat membantu penyelesaian sengketa. Mungkin tampak kontradiktif jika disebutkan bahwa hal-hal tersebut juga dapat menjadi sumber perselisihan.

Meskipun demikian, keakuratan kedua pernyataan tersebut bergantung pada:

• Kejelasan ketentuan kontrak mengenai biaya kembali,
• Seberapa menyeluruh dokumentasi mengenai biaya kembali, dan
• Cara penerapan biaya kembali.

Di industri keuangan, perselisihan terkait tagihan (atau tagihan balik) kartu kredit sering terjadi, dengan tingkat tagihan balik sebesar 0,60%. Artinya, 6 dari 1.000 transaksi kartu kredit disengketakan.

Menurut Fabrizi, mengingat tuntutan balik dapat mengakibatkan perselisihan hukum dan mempengaruhi hubungan bisnis, maka tuntutan tersebut hanya boleh digunakan sebagai upaya terakhir setelah mencoba cara lain untuk menyelesaikan atau mencegah perselisihan:

“Penting untuk dicatat bahwa tuntutan balik dapat menciptakan hubungan negatif dan permusuhan antara pihak-pihak, yang mengarah pada ketidakpercayaan dan kebencian. Mereka juga dapat terkena sengketa dan tuntutan hukum, terutama jika mereka tidak didukung oleh bukti atau dokumentasi yang cukup, atau jika mereka melanggar ketentuan kontrak atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.”

Seperti yang Anda lihat, dokumentasi yang cermat adalah kunci untuk mencegah perselisihan semacam itu.

Kerugian #2: Biaya kembali mungkin sulit untuk dipulihkan

Ada banyak alasan mengapa tagihan balik sulit dipulihkan, seperti:

• Keterlambatan dalam penagihan tagihan balik: Jika tagihan balik tidak dikirim dalam siklus penagihan saat ini, pihak penerima mungkin akan mendapat kejutan yang tidak menyenangkan. Yang terakhir, dalam hal ini, mungkin tidak ingat alasan tagihan balik atau tidak siap membayar biaya tersebut.
• Dokumentasi yang tidak memadai : Kurangnya dokumentasi (atau dokumen yang tidak dipelihara dengan baik) dapat mempersulit pihak yang mengajukan tuntutan balik untuk membuktikan klaimnya. Hal ini sangat penting jika penerima mengajukan tuntutan hukum yang mempermasalahkan tuntutan balik tersebut. Umumnya, beban pembuktian bahwa pihak lain berhutang kembali terletak pada penggugat (orang yang menuntut kembali tagihan dari pihak lain).
• Kurangnya komunikasi: Jika penerima tagihan balik baru mengetahui tagihan tersebut ketika mereka menerima tagihan, kecil kemungkinan mereka untuk dapat membayar jumlah tersebut dengan segera.

Selain itu, karena tuntutan balik sering kali diperdebatkan, pemulihan bisa menjadi proses yang rumit dan sering kali melibatkan pertarungan hukum yang panjang.

Kerugian #3: Tagihan kembali dapat disalahgunakan

Kemungkinan terjadinya penyalahgunaan biaya kembali sangat besar, terutama jika syarat-syarat kontrak tidak jelas atau disusun dengan buruk.

Salah satu pihak dapat menyalahgunakan tuntutan balik dengan menaikkan biaya, menuduh kualitas pekerjaan buruk tanpa bukti, atau menambahkan tuntutan tambahan yang bukan merupakan bagian dari perjanjian awal.

Inilah cara lain untuk menyalahgunakan tagihan balik. Beberapa kontraktor mempekerjakan subkontraktor yang sama untuk beberapa kontrak. Kontraktor ini menambahkan klausul ilegal dalam kontrak bahwa jika subkontraktor melakukan pekerjaan yang kurang dalam satu kontrak, biaya balik akan berlaku untuk semua kontrak lainnya.

Artinya, jika subkontraktor melakukan pekerjaan yang kurang pada proyek saat ini, kontraktor dapat memungut kembali biaya untuk semua proyek lain yang dilaksanakan subkontraktor untuk kontraktor.

Dalam beberapa kasus, tuntutan balik digunakan sebagai bentuk pembalasan. Jika salah satu pihak tidak puas dengan kinerja atau tindakan pihak lain, mereka mungkin akan mengajukan tuntutan balik sebagai tindakan hukuman, meskipun tuduhan tersebut tidak dapat dibenarkan.

Kerugian #4: Tagihan balik dapat menjadi pembunuh keuntungan

Jika pihak yang menerima tagihan balik menolak untuk melakukan pembayaran, pihak yang mengeluarkan tagihan ini mungkin harus menanggung biaya-biaya tersebut.

Misalnya, jika pemasok menolak membayar kembali biaya kepada pengecer atas keterlambatan pengiriman barang, pengecer harus menanggung biaya tersebut.

Bahkan ketika vendor atau subkontraktor setuju untuk membayar biaya kembali, pihak yang mengklaim biaya kembali kehilangan waktu dan uang dalam mengejar pembayaran. Proses penyelesaian perselisihan yang panjang dapat menyebabkan tekanan keuangan bagi pihak yang mengajukan tuntutan balik, sehingga mempengaruhi jadwal dan anggaran proyek.

Kita dapat melihat data dari studi Arcadis untuk mendapatkan gambaran mengenai biaya dan jangka waktunya.

Studi tersebut menemukan bahwa meskipun nilai sengketa di industri konstruksi mencapai rata-rata $54,26 juta pada tahun 2020, namun penyelesaian sengketa tersebut membutuhkan waktu 13,4 bulan.

Tips sukses dengan back charge

Baik Anda pemilik bisnis, manajer proyek, atau vendor yang ingin membebankan biaya kembali ke pihak lain, Anda dapat memaksimalkan peluang pemulihan dengan tips berikut.

Tip #1: Buatlah konsep kontrak yang sangat mudah

Sebagian besar perselisihan mengenai tuntutan balik timbul dari kontrak yang dirancang dengan buruk atau kurangnya pemahaman tentang apa yang tercakup dalam kontrak.

Jadi, langkah pertama untuk memulihkan biaya kembali adalah dengan menyusun kontrak yang sangat mudah yang mendefinisikan dengan jelas:

• Lingkup pekerjaan,
• Standar kualitas yang diharapkan,
• Garis waktu, dan
• Syarat pembayaran.

Yang paling penting, uraikan kondisi di mana biaya balik dapat diterapkan (seperti bahan berkualitas rendah atau kegagalan membersihkan lokasi kerja), proses penerbitannya, dan biaya terkait.

Tip #2: Pastikan komunikasi berkelanjutan

Dengan menjaga aliran komunikasi yang stabil, Anda dapat menghindari kesalahpahaman dan meningkatkan hubungan dengan vendor/subkontraktor Anda. Komunikasi yang berkelanjutan juga dapat meningkatkan peluang pemulihan biaya kembali, jika ada.

Jadwalkan pertemuan proyek rutin dengan vendor, subkontraktor, atau pihak ketiga lainnya untuk meninjau kemajuan, mengatasi kekhawatiran, dan mendiskusikan masalah yang berpotensi menyebabkan biaya balik.

Komunikasi yang terbuka juga akan membantu mencegah kejutan yang tidak menyenangkan jika terjadi pengiriman tagihan balik, menurut Tom Zauli.

“Perusahaan harus memiliki komunikasi yang terbuka dan proaktif dengan pelanggan/pihak yang terkena dampak selama seluruh bagian proses tagihan balik, termasuk alasan terjadinya tagihan tersebut. Komunikasi akan membantu dalam menetapkan ekspektasi, menghentikan eskalasi masalah, dan menjaga hubungan pelanggan tetap utuh.”

Tip #3: Lakukan pemeriksaan kualitas secara teratur

Inspeksi kualitas berkala dapat membantu memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan standar yang ditentukan.

Selain itu, jika Anda menemukan kekurangan, Anda dapat membuat laporan kekurangan formal dan membagikannya kepada pihak yang bertanggung jawab. Jika pihak yang bertanggung jawab tidak memperbaiki kekurangan dalam jangka waktu yang ditentukan, Anda dapat menggunakan laporan tersebut sebagai dasar klaim back charge.

Tip #4: Dokumentasikan semuanya

Simpan catatan yang cermat tentang semua aktivitas terkait proyek, seperti kemajuan pekerjaan, perubahan pesanan, dan hasil pemeriksaan kualitas Anda.

Ambil foto untuk mendokumentasikan status pekerjaan di berbagai tahapan, terutama jika ada kekhawatiran mengenai kualitas atau kepatuhan pekerjaan.

Dokumentasi ini penting untuk mendukung segala tagihan balik.

Yang terpenting, jangan lupa untuk mendokumentasikan komunikasi yang Anda lakukan dengan subkontraktor atau vendor Anda termasuk perjanjian lisan yang mungkin tidak dapat diingat secara akurat di kemudian hari.

Tip #5: Lakukan pendekatan bertahap untuk mengklaim tagihan balik

Meskipun tidak ada undang-undang khusus yang mengatur pungutan balik, penting untuk mengetahui langkah-langkah apa yang harus diikuti saat mengajukan tuntutan balik. Hal ini dapat meningkatkan peluang Anda untuk pulih jika terjadi perselisihan.

Dalam industri konstruksi, Tinjauan Hukum Nasional merekomendasikan bahwa pihak yang mengajukan tuntutan kembali harus terlebih dahulu memberikan pemberitahuan tertulis mengenai kekurangan pekerjaan kepada vendor atau subkontraktor. Pemberitahuan tersebut harus menjelaskan semua masalah yang berkaitan dengan layanan atau materi dengan sangat rinci.

Proses ini juga dapat diterapkan di industri dan konteks lain.

Jika kontrak menentukan jangka waktu bagi pihak yang bertanggung jawab untuk memperbaiki kekurangan ini, pastikan Anda memberi mereka kesempatan untuk melakukannya.

Jika pihak yang bertanggung jawab gagal mengambil tindakan meskipun Anda sudah memberi pemberitahuan, pastikan untuk memberi tahu mereka secara tertulis mengenai tindakan perbaikan apa yang akan Anda ambil untuk mengatasi kekurangan pekerjaan tersebut.

Sambil memberikan kesempatan kepada pihak yang bertanggung jawab untuk hadir saat Anda melaksanakan pekerjaan perbaikan, pastikan Anda mendokumentasikan proses remediasi. Misalnya, Anda dapat mengambil foto atau video dari pekerjaan perbaikan yang Anda lakukan.

Setelah perbaikan selesai, berikan semua faktur, perkiraan biaya, dan dokumen lain yang relevan kepada pihak yang bertanggung jawab.

Tip #6: Segera lacak dan tagih tagihan kembali

Kegagalan untuk segera menagih tagihan kembali dapat mengakibatkan pihak yang bertanggung jawab lupa akan iuran yang belum dibayar. Tom Zauli menekankan pentingnya penagihan yang cepat dan akurat untuk memaksimalkan peluang pemulihan tagihan balik:

“Saya mendorong semua perusahaan untuk memastikan semua penagihan dilakukan dengan benar dan tepat waktu, dengan menerapkan otomatisasi dan kontrol yang tepat dalam proses penagihan.”

Salah satu cara untuk memastikan faktur akurat dan cepat adalah dengan menggunakan alat pelacakan waktu dan pembuatan faktur, seperti Clockify.

Clockify memungkinkan Anda membuat proyek untuk setiap kontrak atau subkontrak yang mungkin dikenakan biaya kembali. Ini membantu melacak waktu dan pengeluaran secara akurat.

Anda dapat menambahkan entri waktu (baik untuk pekerjaan yang dapat ditagih dan tidak dapat ditagih) setiap kali Anda melakukan pekerjaan yang terkait dengan proyek atau tugas tertentu di Clockify. Entri waktu dapat mencakup jam yang dihabiskan untuk mengatasi kekurangan, pengerjaan ulang, atau aktivitas lain apa pun yang terkait dengan biaya balik.

Selain melacak waktu, dengan Clockify, Anda juga dapat mencatat pengeluaran untuk setiap proyek yang Anda kerjakan. Untuk setiap pengeluaran, Anda dapat menyertakan catatan rinci yang menjelaskan pekerjaan yang dilakukan, alasan tagihan balik, dan informasi pendukung yang relevan, seperti kuitansi. Pengeluaran dapat mencakup biaya material, biaya subkontraktor, atau pengeluaran lain apa pun yang terkait langsung dengan masalah biaya balik.

Dokumentasi ini sangat penting untuk membuktikan tuntutan balik.

Nantinya, Anda bisa menyajikan semua pengeluaran dalam faktur.

Terlebih lagi, Anda dapat membuat laporan khusus terkait setiap proyek atau subkontrak. Laporan-laporan ini dapat berfungsi sebagai catatan komprehensif tentang waktu dan biaya yang dikeluarkan — sehingga memudahkan untuk menyajikan kasus yang jelas mengenai tagihan balik.

Kesimpulan: Dokumentasi dan pelacakan biaya adalah kunci keberhasilan back-charge

Tagihan kembali dapat menjadi cara yang bagus bagi bisnis untuk memantau keuangan mereka dan memastikan bahwa setiap orang bertanggung jawab. Anda dapat menggunakan biaya kembali untuk mencegah atau menyelesaikan perselisihan dan meningkatkan manajemen proyek.

Namun, peringatannya adalah penggunaannya harus bertanggung jawab, dengan mengingat kewajiban kontrak dan hukum yang berlaku.

Pada akhirnya, efektivitas biaya balik bergantung pada penyusunan kontrak yang jelas, dokumentasi yang cermat, dan pelacakan biaya.

Dengan mengikuti tips yang kami cantumkan di atas, Anda dapat meningkatkan kesuksesan Anda dengan tagihan balik.

Namun, kami menganjurkan Anda untuk mencari nasihat hukum sebelum menerapkan tagihan kembali ke dalam strategi bisnis Anda.

️ Apakah Anda punya tip untuk meningkatkan peluang pemulihan biaya kembali? Mungkin Anda menghadapi tantangan unik saat menagih tagihan kembali. Kami mengundang Anda untuk berbagi kiat dan pengalaman ini dengan kami di [email protected] dan kami akan melakukan segala upaya untuk menyorotinya di artikel kami berikutnya. Jika menurut Anda artikel ini mencerahkan, mohon pertimbangkan untuk menekan tombol bagikan dan menyebarkan pengetahuan ini kepada orang lain.