5 Alat Perangkat Lunak Terbaik untuk Menghindari Kekacauan Dokumen Proyek Konstruksi

Mengelola dokumen proyek konstruksi dapat menjadi beban administratif jika Anda tidak menggunakan alat yang tepat.

Kontraktor dan perusahaan konstruksi, peringatan: Jika menurut Anda mengamankan lisensi dan menyetujui kontrak dan desain adalah akhir dari tanggung jawab Anda dalam hal dokumentasi, pikirkan lagi.

Memiliki dokumen proyek Anda dalam kekacauan merusak efisiensi operasional Anda, secara tidak mencolok. Dan itu buruk untuk bisnis Anda.

Menurut laporan PlanGrid dan grup konsultan FMI, pada tahun 2018 industri konstruksi diproyeksikan kehilangan sekitar $177 miliar dalam biaya tenaga kerja karena waktu yang dihabiskan untuk aktivitas seperti memburu data proyek (gambar yang direvisi, lembaran potongan material, dan informasi lainnya) .

Untuk rata-rata perusahaan konstruksi menengah, kerugian diperkirakan lebih dari $2 miliar per tahun.

Untungnya, ada solusi perangkat lunak manajemen konstruksi yang menawarkan fungsionalitas khusus untuk membantu bisnis Anda meningkatkan proses manajemen dokumen Anda. Kami telah menyusun laporan lima alat manajemen konstruksi ini yang dinilai tinggi oleh pengguna Capterra.

Berikut adalah manfaat utama menggunakan perangkat lunak untuk mengelola dokumen proyek konstruksi Anda:

• Tingkatkan ketertelusuran: Atur dokumen yang relevan di lokasi pusat agar mudah dicari.
• Tingkatkan akurasi dokumentasi: Minimalkan kesalahan akibat entri data manual.
• Hindari masalah kepatuhan: Pertahankan repositori perjanjian kontrak, lisensi, dan sertifikasi yang diperbarui dan dapat dicari.
• Tingkatkan kolaborasi tim: Izinkan tim untuk mendokumentasikan dan berbagi informasi terkait proyek dengan lebih cepat.

Untuk dipilih dalam laporan ini, alat harus memiliki peringkat keseluruhan di atas rata-rata (setidaknya 4,5 dari 5) dan menawarkan fungsionalitas manajemen dokumen yang relevan.

Baca lebih lanjut tentang metodologi seleksi kami di sini.

5 perangkat lunak terbaik untuk mengelola dokumen proyek konstruksi (disajikan menurut abjad)

1. Pemberi tugas

Peringkat kemudahan penggunaan: 5.0/5 Peringkat layanan pelanggan: 5.0/5 Peringkat keseluruhan: 5.0/5

Assignar menawarkan fitur manajemen dokumen yang membantu bisnis menyimpan dan melacak informasi terkait kepatuhan, seperti sertifikasi dan lisensi, di satu lokasi. Alat ini mengirimkan peringatan otomatis tentang sertifikasi kepatuhan yang akan kedaluwarsa atau sudah kedaluwarsa.

Ketika Anda mungkin membutuhkannya: Biaya kegagalan untuk mematuhi standar OSHA dapat membuat Anda, minimal, $5.000 per pelanggaran, dan OSHA bukan satu-satunya badan pengawas yang harus dipatuhi oleh bisnis konstruksi. Dalam industri dengan perubahan peraturan yang sering terjadi, mengikuti perkembangan persyaratan kepatuhan merupakan tantangan utama.

Assignar dapat membantu Anda mengelola penyimpanan informasi terpusat seperti lisensi, pengalaman, dan sertifikasi karyawan/subkontraktor. Alat ini juga memberi tahu Anda tentang masa berlaku sertifikasi untuk membantu memastikan bahwa tenaga kerja Anda mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan standar keselamatan.

Melacak kepatuhan di Assignar ( Sumber )

2. Konstruksi Bersama

Peringkat kemudahan penggunaan: 4,5/5 Peringkat layanan pelanggan: 5.0/5 Peringkat keseluruhan: 4,5/5

CoConstruct dirancang untuk membantu Anda membuat, melacak, dan mengatur dokumen yang diperlukan untuk mengelola keuangan proyek. Ini tidak hanya mencakup dokumen keuangan yang jelas, seperti anggaran proyek dan faktur, tetapi juga lembar waktu, yang telah lama digunakan dalam proses keuangan.

Ketika Anda mungkin membutuhkannya: Seiring pertumbuhan bisnis konstruksi Anda, pada akhirnya Anda akan memerlukan alat akuntansi khusus industri untuk memusatkan dan merampingkan proses dan dokumen keuangan proyek Anda. Namun, pada titik ini, kebutuhan akuntansi bisnis Anda mungkin cukup sederhana untuk dipenuhi oleh alat yang menawarkan template untuk membuat, mengelola, dan melacak dokumen keuangan dengan cepat, seperti CoConstruct.

Template pelacakan anggaran alat ini membantu pengguna melacak dan membandingkan perkiraan awal dengan biaya proyek yang sebenarnya. Demikian juga, templat absen memungkinkan pengguna untuk mencatat waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas, yang pada akhirnya membantu mereka menghasilkan laporan jam yang dapat ditagih untuk dikirim ke klien.

Melacak waktu yang dihabiskan dalam proyek di CoConstruct ( Sumber )

3. Dashpivot

Peringkat kemudahan penggunaan: 5.0/5 Peringkat layanan pelanggan: 4,5/5 Peringkat keseluruhan: 5.0/5

Dashpivot adalah alat manajemen proyek konstruksi yang menawarkan fitur untuk menangkap dan mengatur data lokasi kerja. Bentuk digitalnya mendukung pengunggahan file foto dan video sehingga kru di lokasi dapat mengumpulkan, mengunggah, dan memelihara data terkait proyek di lokasi pusat.

Saat Anda membutuhkannya: Menangani data lokasi kerja secara manual tidak hanya memakan waktu, tetapi juga membuat Anda lebih rentan terhadap kesalahan pengumpulan data.

Misalnya, operator lapangan yang mendokumentasikan perintah perubahan mungkin gagal menyebutkan set modifikasi yang tepat atau lengkap yang diminta oleh klien. Menurut survei yang dilakukan oleh TrackVia, yang mensurvei lebih dari 500 profesional konstruksi dan teknik, 65% manajer percaya bahwa proses manual menyebabkan perubahan dan perintah kerja terlewatkan setidaknya untuk beberapa waktu.

Untuk menangkap data situs pekerjaan konstruksi secara lebih akurat, Anda dapat memanfaatkan alat seperti Dashpivot, yang memungkinkan Anda membuat formulir/survei digital yang berfungsi sebagai templat standar untuk tenaga kerja Anda. Misalnya, Anda dapat membuat template "perubahan pesanan" untuk memastikan bahwa kru lapangan Anda tidak melewatkan informasi yang diperlukan saat merekam perintah perubahan.

Membuat formulir digital dengan Dashpivot ( Sumber )

4. Perkirakan Roket

Peringkat kemudahan penggunaan: 4,5/5 Peringkat layanan pelanggan: 5.0/5 Peringkat keseluruhan: 5.0/5

Estimasi Rocket membantu kontraktor membuat dokumen penting untuk mengelola proyek, seperti perkiraan biaya proyek dan proposal penawaran. Alat ini menawarkan templat bawaan yang membantu kontraktor merancang dokumen yang terlihat profesional dan mengurangi kesalahan saat membuat perhitungan biaya.

Kapan Anda mungkin membutuhkannya: Terlepas dari jenis kontraktor Anda, Anda pasti perlu membuat dan mengelola dokumen seperti proposal penawaran dan perkiraan konstruksi. Laporan estimasi biaya yang dibuat dengan tergesa-gesa dapat memiliki kesalahan perhitungan, duplikasi atau penghilangan data, dan kesalahan estimasi lainnya yang dapat membuat Anda kehilangan kontrak.

Estimasi Rocket menawarkan template yang dapat membantu Anda menghitung perkiraan biaya sambil menghindari kesalahan entri data. Anda dapat menambahkan jumlah bahan dan dimensi yang diperlukan, dan biaya tenaga kerja dan bahan dihitung secara otomatis.

Membuat laporan estimasi biaya dengan Estimate Rocket ( Source )

5. JobNimbus

Peringkat kemudahan penggunaan: 4,5/5 Peringkat layanan pelanggan: 4,5/5 Peringkat keseluruhan: 4,5/5

JobNimbus adalah solusi manajemen konstruksi yang memungkinkan kontraktor untuk membuat perpustakaan terpusat dari semua dokumen terkait proyek (termasuk kontrak dan obligasi hukum). Fitur manajemen dokumen tambahan termasuk berbagi file dan tanda tangan elektronik.

Ketika Anda mungkin membutuhkannya: Membuat dan memelihara catatan terbaru dari perjanjian kontrak adalah tugas penting untuk setiap bisnis konstruksi.

Di sinilah alat seperti JobNimbus dapat membantu. Dengan alat ini, Anda dapat membuat repositori pusat untuk melacak semua dokumen yang dibagikan dengan, dan diterima dari, klien, subkontraktor, atau vendor tertentu.

Anda juga dapat mengambil tanda tangan elektronik dari pemangku kepentingan untuk menyetujui kontrak, membuat proses pengelolaan kontrak lebih cepat dan lengkap.

Melacak status dokumen kontrak di JobNimbus ( Sumber )

Kesimpulan dan langkah selanjutnya

Sementara lima alat yang disebutkan di atas dinilai tinggi oleh pengguna di Capterra, mereka mungkin tidak menjawab semua kebutuhan bisnis Anda.

Untuk melihat solusi lainnya, kunjungi halaman kategori perangkat lunak manajemen konstruksi kami. Di sana, Anda dapat menerapkan filter khusus untuk memilih produk berdasarkan parameter seperti jumlah pengguna yang didukung, model harga, dan opsi penerapan.

Metodologi

Untuk dapat diciutkan, produk harus memenuhi kriteria berikut:

• Produk harus menawarkan kemampuan manajemen dokumen berikut:
  • Penyimpanan dan pengarsipan dokumen cloud di lokasi terpusat
  • Pengambilan dokumen dengan kemampuan untuk memindai dan mengunggah dokumen
  • Pencarian teks lengkap sehingga pengguna dapat mencari dan mengambil dokumen
• Produk membutuhkan minimal 20 ulasan pengguna di Capterra (diterbitkan dalam dua tahun terakhir).
• Produk harus memiliki peringkat "kemungkinan untuk direkomendasikan" yang tinggi (rata-rata peringkat yang direkomendasikan setidaknya 9 dari 10 di Capterra).