6 Skrip Penjawab Otomatis Utama & Tips Membuatnya

Menjalankan bisnis kecil berarti menyelesaikan banyak tugas. Mengelola panggilan telepon sering kali terasa seperti kekalahan. Panggilan tak terjawab, waktu tunggu yang membuat frustrasi, dan pertanyaan berulang-ulang dapat menghabiskan waktu berharga Anda dan membuat pelanggan merasa diabaikan.

Namun ada solusi yang terjangkau, efisien, dan sangat menyenangkan: penjawab otomatis . Dan salah satu komponen kunci agar berhasil menerapkan penjawab otomatis adalah skrip penjawab otomatis yang bertindak sebagai resepsionis virtual Anda, yang memandu penelepon ke tujuan yang diinginkan.

Panduan ini akan memandu Anda melalui semua yang perlu Anda ketahui tentang skrip penjawab otomatis beserta contoh untuk membuat skrip sempurna yang meningkatkan dukungan teknis Anda, meningkatkan sistem telepon bisnis Anda dengan perutean panggilan dan opsi panggilan balik yang efisien, serta meningkatkan layanan pelanggan Anda.

Apa itu Skrip Penjawab Otomatis?

Penjawab otomatis adalah sistem penjawab telepon otomatis yang mengarahkan panggilan masuk dan menyediakan menu dan opsi yang direkam sebelumnya kepada penelepon. Skrip penjawab otomatis mengontrol logika dan aliran sistem penjawab otomatis.

Skrip ini menentukan salam dan pilihan menu apa yang akan didengar oleh penelepon, dan pilihan menu yang berbeda akan mengarahkan panggilan.

Skrip penjawab otomatis yang dirancang dengan baik memberikan pengalaman pelanggan yang lancar dan mengurangi beban kerja pusat panggilan dan tim dukungan pelanggan Anda.

Penjawab otomatis bisa sesederhana rekaman pesan suara yang mengarahkan pelanggan dengan perintah spesifik.

Jadi ketika kami mengacu pada skrip penjawab otomatis, yang kami maksud adalah petunjuk dan informasi yang akan disampaikan oleh resepsionis virtual Anda kepada siapa saja yang menelepon untuk mengakses direktori perusahaan Anda atau menghubungi agen berikutnya yang tersedia.

Apa yang Harus Disertakan dalam Skrip Penjawab Otomatis

Skrip penjawab otomatis yang baik dapat memberikan kesan pertama yang baik.

Inilah yang harus Anda sertakan:

Salam dan perkenalan

Mulailah dengan sapaan ramah dan sebutkan nama perusahaan Anda dengan jelas.

Contoh: “Terima kasih telah menelepon [Nama Perusahaan].”

️ Penutupan jam kerja dan hari libur

Beri tahu penelepon jam kerja reguler Anda, termasuk perubahan yang akan datang atau penutupan pada hari libur.

Contoh: “Jam kantor kami adalah Senin sampai Jumat, pukul 09.00 hingga 17.00 Waktu Bagian Timur.”

Jika di luar jam kerja, tawarkan opsi alternatif seperti meninggalkan pesan, mengunjungi situs web, atau menelepon kembali pada hari kerja berikutnya.

Pilihan menu

Jaga agar menu utama tetap ringkas dan batasi pilihan menjadi 4-5 kategori penting.

Nyatakan dengan jelas setiap opsi dan tombol yang sesuai untuk menekan dan memprioritaskan opsi berdasarkan frekuensi penggunaan dan urgensinya.

Contoh: “Untuk pertanyaan penjualan, tekan 1. Untuk dukungan pelanggan, tekan 2. Untuk menghubungi departemen tertentu, sebutkan nama atau nomor ekstensinya atau tekan 0 untuk berbicara dengan agen dukungan berikutnya yang tersedia.”

instruksi

Jelaskan cara berinteraksi dengan menu, apakah itu menekan tombol atau mengucapkan perintah.

Contoh: “Silakan masukkan nomor yang sesuai atau sebutkan nama yang akan diarahkan ke departemen yang tepat.”

️ Opsi luapan

Berikan opsi cadangan bagi penelepon yang tidak memilih opsi menu atau mengalami masalah. Tawarkan untuk menghubungkan mereka ke perwakilan langsung, tinggalkan pesan di kotak pesan suara umum, atau kunjungi situs web untuk FAQ.

Contoh: “Jika Anda belum menemukan jawaban yang Anda cari, silakan tekan 0 untuk berbicara dengan perwakilan atau ucapkan 'operator'.”

Contoh Script Penjawab Otomatis

Jika Anda kesulitan menulis skrip penjawab otomatis, contoh berikut akan memberi Anda banyak inspirasi untuk memulai:

1. Salam penjawab otomatis dasar

Terima kasih telah menelepon [Nama Perusahaan]. Jam operasional kami adalah [jam kantor negara bagian].

Untuk menjangkau departemen tertentu, silakan tekan salah satu opsi berikut:

• Untuk departemen penjualan, tekan 1.
• Untuk bagian penagihan, tekan 2.
• Untuk dukungan pelanggan, tekan 3.
• Untuk semua pertanyaan lainnya, silakan tekan 4.
• Untuk meninggalkan pesan, tekan 5.
• Untuk mengulangi pesan ini, tekan *.”

2. Pesan penjawab otomatis setelah jam kerja

"Hai, yang di sana! Anda telah menghubungi [Nama Perusahaan] di luar jam kerja normal kami.

Kami buka [jam negara bagian]. Silakan tinggalkan pesan suara dengan nama, nomor telepon, dan pesan singkat Anda setelah nada tersebut dan kami akan membalas panggilan Anda pada hari kerja berikutnya.

Untuk meninggalkan pesan suara, tekan 0 atau tetap di telepon.”

3. Pesan liburan dan promosi khusus

Pertimbangkan untuk menambahkan ucapan selamat hari raya atau pesan promosi khusus untuk menyoroti produk baru, pembaruan harga, atau penawaran waktu terbatas.

Misalnya: “Selamat Liburan dari [Nama Perusahaan]! Kantor kami tutup pada [tanggal] untuk memperingati [hari libur]. Silakan tekan 1 untuk meninggalkan pesan suara atau menelepon kembali setelah penutupan hari libur untuk agen berikutnya yang tersedia.”

Atau soroti promosi khusus: “Selamat datang di [Nama Perusahaan]! Kami dengan senang hati menawarkan diskon 20% untuk semua langganan hanya untuk pelanggan baru bulan ini. Untuk berbicara dengan perwakilan penjualan tentang penawaran waktu terbatas ini, silakan tekan 0 atau ucapkan 'perwakilan'.”

4. Salam multibahasa

Halo! Gracias por llamar a [Nama Perusahaan]. Untuk bahasa Inggris, tekan 1. Para Espanol, oprima el 2.

5. Salam khusus departemen

“Halo dan selamat datang di departemen [Nama Departemen] [Nama Perusahaan].

• Untuk [layanan yang disediakan oleh departemen], silakan tekan 1.
• Jika Anda pelanggan lama, tekan 2
• Untuk berbicara dengan perwakilan [departemen], silakan 3.

Jika Anda menelepon tentang [masalah tertentu], silakan kunjungi situs web kami di [alamat situs web] untuk mendapatkan bantuan segera.

Terima kasih atas panggilan anda. Semoga harimu menyenangkan"

Contoh: “Selamat datang di departemen penjualan Nextiva. Untuk informasi tentang produk kami, silakan tekan 1. Jika Anda sudah menjadi pelanggan, tekan 2. Untuk berbicara dengan perwakilan penjualan, silakan tekan 3. Untuk pertanyaan lainnya, silakan kunjungi situs web kami di nextiva.com untuk bantuan segera.”

6. Templat untuk salam pesan suara khusus

Pertimbangkan untuk menggunakan templat berikut untuk membuat salam pesan suara khusus:

Salam pesan suara standar: “Anda telah mencapai kotak pesan suara [nama]. Silakan tinggalkan nama, nomor, dan pesan singkat Anda setelah nada tersebut dan saya akan membalas panggilan Anda sesegera mungkin. Untuk meninggalkan pesan suara, tekan 0 atau tunggu saja nadanya. Terima kasih."

Salam di luar kantor: “Anda telah menghubungi [nama]. Saya akan keluar kantor dari [tanggal mulai] hingga [tanggal akhir] tanpa akses ke pesan suara. Untuk permintaan mendesak, silakan hubungi [kontak alternatif].”

Salam pusat panggilan : “Terima kasih telah menghubungi pusat dukungan pelanggan [perusahaan]. Karena volume panggilan yang tinggi, silakan tinggalkan pesan suara dengan nama, detail akun, dan masalah Anda, dan perwakilan akan membalas panggilan Anda dalam satu hari kerja. Untuk meninggalkan pesan, tekan 0 sekarang.”

Tip untuk Skrip Penjawab Otomatis yang Dipoles

Skrip penjawab otomatis menyederhanakan sistem telepon Anda dan meningkatkan layanan pelanggan , namun hanya jika dilakukan dengan benar.

Berikut beberapa tips dan praktik terbaik untuk menulis skrip penjawab otomatis:

Kejelasan dan keringkasan

Tetap singkat dan manis: Tidak ada yang mau mendengarkan sapaan yang panjang dan bertele-tele. Usahakan sapaan awal Anda kurang dari 15 detik, dan pertahankan setiap opsi menu singkat dan langsung pada intinya.

Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas: Hindari jargon dan istilah teknis yang mungkin tidak dipahami oleh penelepon Anda. Gunakan bahasa Inggris yang sederhana dan buatlah pilihan menu Anda sespesifik mungkin.

Organisasi dan aliran

Prioritaskan opsi yang paling umum: Letakkan opsi yang kemungkinan besar akan digunakan oleh penelepon di awal menu. Ini akan menghemat waktu dan frustrasi mereka.

Gunakan urutan yang logis: Kelompokkan opsi terkait dan pastikan menunya mudah diikuti. Misalnya, Anda dapat mengelompokkan penjualan, dukungan, dan penagihan dalam opsi “Layanan Pelanggan”.

Tawarkan jalan keluar: Selalu berikan penelepon pilihan untuk berbicara dengan operator langsung atau meninggalkan pesan suara. Hal ini penting bagi penelepon yang tidak dapat menemukan opsi yang mereka perlukan atau yang lebih suka berbicara dengan manusia.

Profesionalisme dan keramahan

Gunakan nada profesional: Penjawab otomatis Anda harus terdengar ramah dan membantu, namun juga harus profesional. Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa yang terlalu santai.

Rekam dengan suara berkualitas tinggi: Pastikan rekaman Anda jelas dan mudah dimengerti. Tidak seorang pun ingin mendengarkan rekaman yang kasar atau teredam.

Selalu perbarui: Pastikan skrip penjawab otomatis Anda selalu terbarui dengan perubahan apa pun di bisnis Anda, seperti ekstensi baru atau nama departemen.

Teknologi dan pengujian

Rekam seperti seorang profesional: Investasikan pada bakat suara profesional atau latih diksi dan kecepatan yang jelas untuk rekaman Anda.

Merangkul teknologi: Gunakan fitur respons suara interaktif ( IVR) untuk mengumpulkan informasi penelepon sebelum mengarahkannya, sehingga menghemat waktu semua orang.

Uji dan sempurnakan: Uji skrip Anda secara rutin dengan penelepon asli dan buat penyesuaian berdasarkan masukan mereka. Ingat, itu tidak pernah terjadi begitu saja!

Pembaruan rutin

Tinjau skrip penjawab otomatis secara berkala untuk memastikan instruksi dan opsi terkini. Informasi yang ketinggalan jaman terdengar tidak profesional.

Dengan mengikuti tips berikut, Anda dapat membuat skrip penjawab otomatis efektif yang mengantarkan penelepon ke departemen yang tepat dengan cepat dan efisien. Meluangkan waktu untuk menyusun naskah dengan bijaksana akan membuahkan hasil melalui layanan pelanggan yang lebih baik.

Manfaat Petugas Otomatis

Menerapkan petugas otomatis menawarkan banyak keuntungan yang menghemat uang perusahaan sekaligus meningkatkan pengalaman pelanggan.

Dengan perintah suara yang dapat disesuaikan dan opsi untuk menghubungkan penelepon secara langsung ke departemen atau layanan yang diminta, petugas otomatis menyederhanakan perutean panggilan.

Perusahaan melaporkan pengurangan biaya yang nyata setelah mengintegrasikan petugas otomatis, karena lebih sedikit sumber daya staf yang diperlukan untuk mengarahkan dan mengelola panggilan masuk.

Pada saat yang sama, pelanggan menikmati perpanjangan ketersediaan di luar jam kerja normal dan layanan mandiri yang lebih cepat untuk permintaan umum seperti pengecekan saldo atau status pesanan.

Sistem petugas otomatis menunjukkan bagaimana teknologi menu telepon cerdas memberikan keuntungan bagi bisnis dan konsumen melalui peningkatan manajemen panggilan dan aksesibilitas layanan.

Singkatnya, penjawab otomatis:

• Menghemat uang tanpa mengorbankan layanan pelanggan. Petugas otomatis menyediakan meja depan profesional dengan biaya yang lebih murah dibandingkan mempekerjakan staf.
• Menyampaikan citra merek yang halus dan bereputasi baik. Penjawab otomatis membuat usaha kecil tampak mapan dengan perutean panggilan yang canggih.
• Memfilter panggilan untuk mencocokkan penelepon dengan departemen yang benar.
• Lebih baik memprioritaskan panggilan masuk bernilai tinggi.
• Meningkatkan layanan pelanggan. Penjawab otomatis menjawab setiap panggilan dengan cepat dan mengarahkan penelepon dengan sopan menggunakan teknologi respons suara interaktif. Hal ini mencegah frustrasi dari panggilan tidak terjawab.
• Menghemat waktu staf dari perutean panggilan manual, melayani pelanggan daripada melakukan panggilan berulang-ulang.

Cara Menemukan Penjawab Otomatis yang Terjangkau

Membuat skrip penjawab otomatis yang efektif sangat penting untuk mengarahkan panggilan dan memproyeksikan citra profesional. Sistem menu telepon yang tepat memandu pelanggan ke departemen yang benar dengan mulus sekaligus menghemat waktu staf dalam menjawab pertanyaan dasar.

Namun, tidak semua solusi diciptakan sama.

Untuk mendapatkan fitur canggih tanpa mengeluarkan banyak uang, bisnis yang berpikiran maju beralih ke layanan telepon VoIP seperti Nextiva. Nextiva menghadirkan penjawab otomatis dan teknologi perutean panggilan yang canggih melalui sistem berbasis cloud intuitif yang dirancang khusus untuk perusahaan berkembang yang sadar biaya.

Dengan Nextiva, buat dengan mudah menu penjawab otomatis yang disesuaikan, rekaman suara secara profesional, ekstensi, jadwal, direktori panggilan per nama, dan banyak lagi dalam hitungan menit tanpa keahlian teknis.

Fungsionalitas dinamis disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, sementara harga transparan disesuaikan dengan anggaran Anda, mulai dari $18,95 per bulan.

Di pasar sistem telepon bisnis yang ramai, pengaturan Nextiva yang bebas stres, kemampuan tingkat atas, dukungan pelanggan 24/7, dan layanan terukur menjadikannya penyedia penjawab otomatis utama untuk perusahaan cerdas dari semua ukuran.