Cara Meningkatkan Komunikasi Bisnis Anda dengan Pesan Audio

Pesan suara sering diabaikan sebagai metode komunikasi bisnis, meskipun memiliki banyak keuntungan: Anda dapat berkomunikasi dengan kecepatan Anda sendiri, dengan cara yang ekspresif, tanpa harus berada di kantor.

Bisnis dapat dengan cepat membuat pesan audio dan mengirimkannya ke grup pelanggan atau karyawan. Ini adalah cara yang berguna untuk tetap berhubungan dengan tim Anda dan berkomunikasi dengan klien Anda.

Inilah cara kerja pesan teks audio dan bagaimana Anda dapat mengirim pesan yang melibatkan audiens Anda saat itu juga.

Cara kerja pesan teks audio

Pesan teks audio (juga disebut teks suara) adalah pesan suara pendek yang direkam yang dapat Anda kirim ke satu atau banyak penerima.

Dengan pesan teks audio, Anda dapat mengirim rekaman pesan suara dan audio lainnya ke telepon penerima. Pesan dikirim sebagai panggilan telepon dan dibiarkan sebagai pesan suara otomatis jika panggilan tidak dijawab.

Cara mengirim pesan suara

Untuk mengirim rekaman suara dalam pesan teks menggunakan ponsel yang dioperasikan dengan Android , ikuti prosedur ini:

• Buka 'Pesan' dan pilih penerima Anda.
• Klik dan tahan ikon 'Rekaman' (di kanan bawah layar) saat merekam pesan Anda.
• Klik ikon panah (juga di kanan bawah) untuk mengirim file audio Anda.

Jika Anda menggunakan ponsel yang dioperasikan dengan iOS , ini adalah prosedurnya:

• Sentuh dan tahan tombol 'Rekam Audio' untuk merekam pesan audio Anda.
• Ketuk tombol 'Mainkan Pesan' untuk mendengarkan pesan Anda sebelum Anda mengirimnya.
• Ketuk tombol 'Kirim Audio' untuk mengirim pesan atau tombol 'Hapus Rekaman Audio' untuk menghapusnya.

Apakah pesan suara menghilang sebelum dibaca?

iPhone secara otomatis menghapus pesan audio dua menit setelah Anda mendengarkannya kecuali Anda mengeklik Keep. Untuk mencegah hal ini terjadi, buka Pengaturan > Pesan > Kedaluwarsa (di bawah Pesan Audio), lalu klik 'Tidak Pernah'. Pesan audio yang disimpan disimpan di aplikasi Pesan untuk iOS 12 dan di aplikasi Memo Suara untuk versi sebelumnya.

Kiat pesan teks audio

Membuat pesan teks audio yang melibatkan orang dan menghasilkan balasan tidak sesulit yang Anda bayangkan. Yang perlu Anda lakukan adalah mengikuti empat aturan sederhana ini:

1. Hindari jargon

Jargon dan istilah teknis yang mungkin tidak dipahami oleh penerima Anda hanya akan menimbulkan kebingungan. Penerima harus segera memahami isi pesan Anda sehingga mereka dapat segera membalas.

2. Tetap sederhana

Jauhkan pesan Anda singkat dan to the point. Hasilnya, mereka akan lebih jelas dan lebih mudah diingat. Ini juga membantu mencegah Anda berbicara terlalu cepat.

3. Latihan menjadi sempurna

Tidak seperti pesan suara, Anda dapat merekam pesan teks audio sebanyak yang Anda perlukan, jadi luangkan waktu untuk memperbaikinya. Anda dapat menyewa aktor suara untuk merekam pesan suara Anda jika, misalnya, Anda ingin mengirim pesan bisnis dalam bahasa yang tidak Anda kenal.

4. Berikan langkah selanjutnya yang jelas

Pada akhir pesan Anda, penerima harus tahu persis apa yang Anda ingin mereka lakukan selanjutnya. Ajakan bertindak yang jelas adalah yang memicu respons dari audiens Anda, jadi pastikan untuk memasukkannya ke dalam setiap komunikasi.

Cara mengirim pesan suara dengan TextMagic

Menggunakan TextMagic untuk mengirim pesan teks audio sederhana dan dapat dilakukan dalam beberapa langkah.

Keuntungan pesan teks audio lainnya adalah bahwa mereka dapat dijadwalkan. Anda dapat menghubungi beberapa orang pada waktu yang Anda pilih.

Teks pidato

Dengan pesan text-to-speech, Anda mengirim teks yang akan diproses oleh program text-to-speech dan diubah menjadi file audio. Dengan cara ini, Anda dapat mengirim pesan audio yang mendesak bahkan saat Anda tidak dapat merekam.

• Pilih 'Tulis' dari menu utama.
• Pilih 'Teks ke Ucapan'.

• Masukkan penerima di kotak teks, atau buka kontak/daftar yang akan membuka jendela pop-up.
• Periksa nomor atau daftar yang ingin Anda kirimi audio, dan konfirmasikan dengan mengklik 'Tambahkan x kontak/daftar'. Ini juga akan membawa Anda kembali ke layar utama.
• Pilih nomor yang ingin Anda kirimi pesan.
• Ketik teks Anda ke dalam kotak pesan. Selain itu, Anda dapat mempersonalisasi pesan menggunakan bidang khusus.
• Klik 'Pratinjau' untuk mendengarkan pesan Anda.

• Klik 'Kirim' untuk mengirimkan pesan Anda segera, atau 'Jadwalkan Pesan' untuk mengirimnya nanti, pada waktu yang Anda pilih.
• TextMagic menyediakan alat text-to-speech gratis: Anda dapat mengirim teks untuk dikonversi ke file audio. Jika Anda ingin membalas audio ke lebih dari satu pesan secara bersamaan, ini adalah alat yang harus Anda gunakan.

Siaran Suara

Siaran suara memungkinkan Anda mengunggah file audio hingga 90 detik. Anda kemudian dapat mengirimkannya sebagai pesan suara ke penerima.

• Pilih 'Tulis' dari menu utama.
• Pilih 'Siaran Suara'.

• Masukkan penerima di kotak teks, atau buka kontak/daftar yang akan membuka jendela pop-up.
• Periksa nomor atau daftar yang ingin Anda kirimi audio, dan konfirmasikan dengan mengklik 'Tambahkan x kontak/daftar'. Ini juga akan membawa Anda kembali ke layar utama.
• Pilih nomor telepon yang ingin Anda kirimi pesan.
• Klik 'Pilih Audio' dan pop-up baru akan muncul, di mana Anda dapat memilih 'Unggah Audio Baru' untuk mendapatkan file dari komputer Anda atau jika Anda sudah memiliki file audio di akun TextMagic Anda, ini akan muncul di bawah dan Anda cukup centang yang ingin Anda kirim.

• Setelah selesai, klik 'Gunakan Rekaman', yang akan membawa Anda kembali ke jendela utama.
• Klik 'Kirim' atau 'Jadwalkan pesan'.

Pesan teks audio menguntungkan bisnis

Pesan teks audio menawarkan sejumlah manfaat bagi bisnis. Ini dapat digunakan untuk meningkatkan komunikasi dengan staf dan klien dan juga sebagai alat pemasaran.

Bicaralah dengan tim Anda

Anggota tim yang sibuk saat bepergian mungkin tidak punya waktu untuk berhenti dan mengetik teks. Mampu merekam dan mengirim pesan dengan cepat, alih-alih menelepon, menghemat waktu — untuk staf di lapangan dan di kantor. Demikian pula, anggota tim yang tidak punya waktu untuk membaca teks atau email dapat mendengarkan pesan. Tidak perlu melihat layar ponsel mereka.

Karena pesan teks audio dikirim sebagai panggilan telepon, pesan tersebut berguna kapan pun Anda membutuhkan karyawan untuk mendengar pesan secara langsung.

Misalnya, pengecer pakaian Bob's Stores memutuskan untuk menutup 35 tokonya selama Badai Sandy dan perlu mengirimkan peringatan. Menggunakan siaran suara, mereka dapat memperingatkan lebih dari 200 karyawan dalam hitungan menit.

Pesan suara juga memungkinkan Anda untuk berkomunikasi secara lebih pribadi dengan anggota tim di zona waktu lain.

Untuk tim jarak jauh, berkomunikasi hanya dengan teks dan pesan instan dapat menjadi impersonal. Pesan teks audio dapat menambahkan sentuhan yang lebih manusiawi ketika Anda tidak dapat semua online pada saat yang bersamaan.

Terhubung dengan pelanggan

Pesan teks audio dapat meningkatkan komunikasi Anda dengan klien; misalnya, Anda dapat mengirim pesan suara yang memberikan pembaruan tentang kemajuan proyek, pengingat janji temu, atau konfirmasi pemesanan.

Mengirim siaran suara atau pesan text-to-speech meningkatkan kemungkinan klien Anda menerima peringatan dan pengingat. Akibatnya, ini dapat membuat layanan Anda lebih mudah digunakan oleh klien.

Selain membantu pelanggan Anda mengingat janji temu mereka, ini juga mencegah hilangnya keuntungan karena kesalahan pemesanan.

Misalnya, dokter gigi kehilangan rata-rata $31.500 setahun karena janji yang terlewat. Karena itu, RevenueWell menggunakan siaran suara untuk mengirim 80.000 pengingat janji temu yang dipersonalisasi setiap bulan.

Pesan teks audio dapat memberikan interaksi pelanggan rutin sentuhan yang lebih pribadi daripada email atau teks. Ini juga menunjukkan kepada klien bahwa Anda memberikan tingkat perawatan ekstra.

Konversi lebih banyak prospek

Pesan teks audio adalah cara paling menarik untuk mengirim komunikasi pemasaran ke prospek dan kontak Anda. Anda dapat menghubungi mereka di zona waktu mana pun dengan pesan terjadwal.

Dengan membuat dan mempersonalisasi file audio di setiap tahap interaksi dengan prospek, pesan teks audio memungkinkan kontak tindak lanjut yang lebih konsisten.

Jika Anda dapat menanggapi prospek dalam satu menit setelah menerima permintaan informasi mereka, kemungkinan besar Anda akan mendapatkan penjualan. Meskipun demikian, hanya 7% bisnis yang merespons dalam waktu lima menit. Pesan teks audio otomatis memungkinkan respons yang hampir instan terhadap prospek. Berkat ini, tim penjualan Anda bisa mendapatkan lebih banyak konversi dari prospek yang ada.

Selain merespons lebih cepat, pesan teks audio juga memastikan agen langsung Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk berbicara dengan prospek yang memenuhi syarat dan lebih sedikit waktu menunggu prospek untuk mengangkat telepon.

Siap untuk memulai perpesanan audio?

Pesan teks audio bekerja jauh lebih cepat daripada mengetik dan lebih praktis untuk bisnis apa pun, terutama bisnis internasional di mana karyawan berkomunikasi dalam lebih dari satu bahasa. Tidak ada kesalahan pengetikan, menghemat waktu, dan pesan dapat dibuka pada waktu yang paling nyaman bagi penerima.