Bagaimana menyusun kebijakan kehadiran karyawan yang sempurna

Sejak kecil, kami diajarkan untuk tidak pernah terlambat dan selalu bersiap. Beberapa bahkan masih bisa mendengar gema orang tua di telinga mereka — Apakah kamu siap ke sekolah?!

Meski begitu, ada banyak faktor yang menentukan penyebab seseorang terlambat atau tidak hadir, terutama di lingkungan kerja. Penyakit, perjalanan, atau masalah pribadi adalah beberapa faktor utama keterlambatan yang kita alami dari waktu ke waktu.

Saat ini, banyak pengusaha yang cukup toleran terhadap hal tertentu, namun di manakah mereka menarik batasannya? Jawabannya terletak pada kebijakan kehadiran karyawan.

Dalam paragraf berikut, kami akan:

• Pelajari poin-poin utama dari semua kebijakan kehadiran karyawan,
• Tawarkan templat kebijakan gratis,
• Berikan contoh cara mengisinya,
• Memberi Anda tips dari para profesional mengenai kebijakan kehadiran, dan
• Jawab beberapa pertanyaan paling umum tentang kebijakan kehadiran karyawan.

Apa yang dimaksud dengan kebijakan kehadiran?

Jika Anda belum pernah mendengar tentang kebijakan kehadiran sebelumnya atau perusahaan Anda tidak menggunakannya, berikut rincian sederhananya.

Kebijakan kehadiran mewakili sebuah dokumen atau serangkaian dokumen yang menetapkan pedoman yang jelas tentang kehadiran karyawan untuk bisnis tertentu. Dokumen tersebut memastikan semua karyawan mengetahui peraturan dan pedoman mengenai hal-hal seperti:

• Pergeseran,
• Istirahat makan siang,
• Keterlambatan,
• Prosedur (PTO, daun, dll), dan
• Tindakan disipliner apa pun yang timbul karena ketidaktaatan terhadap peraturan.

Tidak semua kebijakan sama, dan pemberi kerja harus menyesuaikannya dengan kebutuhan mereka.

Sejalan dengan itu, jumlah ketentuan dan informasi pasti yang diberikan dalam kebijakan tersebut bergantung pada pemberi kerja.

Bagaimana kebijakan kehadiran yang baik?

Kebijakan kehadiran yang “baik” secara universal tidak dapat benar-benar dirancang karena tidak ada landasan yang bisa diterapkan untuk semua peraturan.

Secara sederhana, bisnis berbeda dan begitu pula persyaratannya. Oleh karena itu, kebijakan kehadiran yang baik adalah kebijakan yang paling sesuai dengan bisnis.

Berikut rincian semua hal yang dapat membantu kebijakan kehadiran Anda jika Anda ingin membuat kebijakan yang terbaik untuk bisnis Anda.

Kebijakan kehadiran yang baik membantu menyeimbangkan kebutuhan Anda dan kebutuhan karyawan.

Pergeseran jam 9-5 telah menjadi standar dalam dunia bisnis selama beberapa waktu, dan banyak yang tidak dapat membayangkan bekerja pada shift lain dan mengatur ulang jadwal mereka.

Namun, berdasarkan jenis bisnis dan pekerjaan yang dilakukan setiap karyawan, perubahan dapat mengganggu keseimbangan kehidupan kerja yang alami.

Misalnya, bekerja shift malam mempengaruhi waktu pribadi karyawan dengan keluarga dan mengganggu jadwal tidur mereka. Oleh karena itu, kebijakan yang baik dapat mencakup klausul yang menyatakan bahwa setiap karyawan harus bekerja tidak lebih dari X shift malam dalam sebulan/minggu untuk memenuhi kebutuhan semua orang.

Kebijakan kehadiran yang baik membantu Anda melacak jam kerja

Sistem yang sudah ketinggalan zaman untuk melacak jam kerja selalu memiliki kelemahan dalam cara pengoperasiannya — lembar kehadiran akan hilang atau seseorang lupa mencatat jam masuk/keluar.

Saat ini, semua orang menggunakan pelacak waktu dan tidak perlu menggunakan tenaga tambahan untuk mengawasi kehadiran. Oleh karena itu, menetapkan kebijakan untuk menggunakan pelacak waktu akan terbukti bermanfaat bagi karyawan dan bisnis karena akan meminimalkan kesalahan dan memungkinkan setiap orang untuk fokus pada tugas kerja mereka.

Sistem pelacakan waktu seperti Clockify mengotomatiskan proses hingga pencatatan jam kerja masuk/keluar dilakukan dengan login sederhana dan dua klik — memulai giliran kerja Anda dan mengakhirinya.

Kebijakan kehadiran yang baik memperjelas pedoman yang mendukung hak-hak karyawan

Menetapkan pedoman yang jelas akan membantu semua orang mengikuti aturan dan tidak mengacaukan prosesnya. Namun, penting untuk mengetahui di mana harus menarik garis batasnya. Dengan kata lain, buatlah poin kebijakan Anda masuk akal .

Misalnya, jika jam kerja berkisar antara jam 9 pagi hingga jam 6 sore, berikan waktu yang wajar kepada karyawan Anda untuk istirahat makan siang pada waktu yang tepat, misalnya — jam 12 siang dan jam 3 sore.

Selain itu, jika kehadiran fisik diperlukan, jadwal kerja yang fleksibel untuk karyawan Anda pasti akan menguntungkan semua orang karena akan memberi mereka cukup waktu untuk berangkat kerja tanpa mengorbankan terlalu banyak waktu pribadi mereka sebelum atau sesudah giliran kerja.

Apa yang harus disertakan dalam kebijakan kehadiran?

Sekarang setelah Anda memahami gagasan umum tentang kebijakan kehadiran dan tujuannya, kami akan membuat daftar dan menjelaskan beberapa rangkaian kebijakan umum dan poin yang harus disertakan oleh setiap bisnis dalam kebijakan kehadiran khusus mereka.

Kebijakan umum

Seperti disebutkan sebelumnya, ada beberapa kebijakan umum yang disertakan oleh hampir setiap bisnis dalam serangkaian kebijakan kehadirannya, dan Anda juga harus demikian.

Kebijakan tersebut biasanya mengacu pada:

• Jam kerja (harian dan mingguan), dan
• Kedatangan/keberangkatan dari tempat kerja (kantor atau jarak jauh).

Beberapa bisnis menyertakan kebijakan umum untuk meminta waktu istirahat, atau memiliki kebijakan khusus yang menjelaskan secara mendalam mengenai kondisi dan cara menggunakan waktu istirahat yang masih harus dibayar.

Keterlambatan

Hampir setiap bisnis dengan jelas menyatakan pedoman khusus mengenai keterlambatan di lembar kehadiran mereka.

Secara umum, keterlambatan didefinisikan sebagai terlambat bekerja, tidak peduli menit atau detiknya. Namun, wajar jika orang terlambat karena sejumlah faktor, itulah sebabnya perusahaan sering kali menawarkan masa tenggang — biasanya waktu yang diperbolehkan adalah 15-20 menit.

Sekali lagi, masa tenggang bergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan karyawan Anda. Jika tugas yang dimaksud rumit dalam hal waktu, keterlambatan mungkin tidak dapat ditoleransi. Inilah sebabnya mengapa sebagian besar perusahaan menetapkan pedoman yang dengan jelas menyatakan:

• Masa tenggang,
• Kerangka waktu untuk memberi tahu supervisor Anda, dan
• Tindakan disipliner atas keterlambatan.

Cuti Berbayar (PTO) dan izin absensi

Karyawan harus memiliki hak atas PTO (dibayar atau tidak, tergantung di mana mereka tinggal) dan jumlah hari yang digunakan biasanya bergantung pada perjanjian yang mereka buat dengan pemberi kerja, namun kemungkinan besar Anda akan menemukan bahwa ada batas minimum negara bagian/negara untuk PTO tersebut. jumlah hari yang dapat Anda gunakan.

Namun, ada peraturan tertentu yang harus dipatuhi agar bisnis tetap berjalan lancar selama Anda berlibur.

Selain itu, ketentuan kebijakan tersebut harus mencakup bahwa karyawan harus:

• Memberi tahu supervisor mereka terlebih dahulu, dan
• Pastikan sebagian besar rekan kerjanya belum merencanakan liburannya dalam jangka waktu yang sama.

Selain itu, setiap pemberi kerja harus mempertimbangkan keadaan yang tidak terduga, seperti:

• penyakit,
• Persalinan,
• Kecelakaan, dan
• Berbagai situasi darurat.

Dalam kasus seperti ini, kebijakan pasti akan menyatakan bahwa Anda harus memberi tahu atasan Anda dalam jangka waktu sesingkat-singkatnya dan memberikan informasi serta dokumentasi yang diperlukan untuk mengonfirmasi alasan ketidakhadiran.

Absen tanpa alasan

Tentu saja, pemberi kerja harus melindungi diri mereka sendiri jika terjadi keterlambatan atau ketidakhadiran yang tidak dapat dibenarkan.

Kita dapat membedakan dua jenis ketidakhadiran tanpa alasan:

• Tidak ada panggilan, tidak ada pertunjukan, dan
• Pengabaian pekerjaan.

Tidak ada panggilan, tidak ada pertunjukan

No call no show praktis menjelaskan hal tersebut — seorang karyawan tidak dapat hadir di tempat kerja atau masuk jam kerja jika pekerjaan dilakukan dari jarak jauh tanpa pemberitahuan sebelumnya. Perusahaan harus menetapkan kebijakan dalam kasus-kasus tersebut – apakah no call no show dapat ditoleransi, berapa kali hal tersebut dapat terjadi, dan kriteria untuk menentukan apakah pelanggaran tersebut merupakan kasus no call no show.

Dalam beberapa kasus darurat, ada kemungkinan bahwa karyawan tersebut tidak dapat memberi tahu atasannya dan, oleh karena itu, dapat dikenakan tindakan disipliner meskipun masalah tersebut dapat dimaafkan. Oleh karena itu, penting untuk mendefinisikan dengan jelas parameter dari no call no show dan membuat daftar kasus potensial yang termasuk dalam kategori ini.

Pengabaian pekerjaan

Pelanggaran yang lebih parah adalah pengabaian pekerjaan — tidak hadir di tempat kerja atau bekerja dari jarak jauh selama beberapa hari tanpa pemberitahuan sebelumnya. Sekali lagi, terserah pada pemberi kerja untuk menentukan berapa hari absensi yang dianggap sebagai pengabaian pekerjaan.

Tindakan disiplin

Jika terjadi pelanggaran dan tidak mematuhi dengan baik kebijakan di atas, pemberi kerja bebas melakukan tindakan disipliner apa pun yang sesuai dengan kriteria. Berat ringannya pelanggaran biasanya akan menentukan jenis tindakan disipliner, seperti:

• Peringatan pelanggar pertama dari atasan langsung,
• Peringatan tertulis dari pengelola,
• Peringatan terakhir — pertemuan dengan departemen SDM, dan
• Penghentian.

Namun, semua tindakan disipliner harus dinyatakan dengan jelas dalam kebijakan kehadiran agar tindakan tersebut sah.

Pengecualian

Perusahaan dan tim hukum berhak memberikan pengecualian yang tepat terhadap tindakan disipliner sesuai dengan hukum. Dalam banyak kasus, seorang karyawan dapat mangkir dari pekerjaan dan dikecualikan karena persyaratan hukum atau negara, seperti:

• Tugas juri,
• tugas militer,
• Undang-undang Cuti Keluarga dan Medis - Cuti FMLA,
• Cuti pemungutan suara,
• Cuti tanggap darurat, dll.

Templat kebijakan kehadiran karyawan

Berikut ini adalah contoh kebijakan kehadiran karyawan yang dapat Anda unduh dan gunakan untuk menyusun pedoman Anda sendiri.

Untuk mengunduh salinan Kebijakan Kehadiran Karyawan (TEMPLATE GRATIS), klik tautan yang mengarah ke format ini, dan Anda akan melihat tab baru muncul dengan pertanyaan berikut:

Apakah Anda ingin membuat salinan Templat Kebijakan Kehadiran Pegawai?

Klik pada tombol Buat salinan, dan ini akan memungkinkan Anda menyalin dan mengedit template. Setelah salinan disimpan ke Drive, Anda dapat mengedit dan menyesuaikannya dengan kebutuhan Anda.

️ Kebijakan Kehadiran Karyawan (TEMPLATE GRATIS)

Bagaimana cara mengisi template kebijakan kehadiran?

Selanjutnya, kami akan mengisi template untuk memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang bagaimana produk akhir akan terlihat. Ingatlah bahwa informasi dalam contoh ini fiktif dan tidak mencerminkan kebijakan kehadiran perusahaan yang sebenarnya.

Contoh bagian pengantar Kebijakan Kehadiran Karyawan (Template).

Bagian pendahuluan dari kebijakan kehadiran penting untuk mengatur suasana dokumen dan memastikan karyawan Anda mengetahui apa yang diharapkan. Berikut ini contoh yang dapat Anda gunakan:

Berkompromi dan menemukan jalan tengah di WHMOF adalah kunci untuk memastikan profesionalisme mutlak dan mencapai tujuan kami. Oleh karena itu, kebijakan berikut mewakili harapan kami terhadap setiap karyawan. Penting untuk dicatat bahwa dengan menyetujui dan menandatangani dokumen ini, Anda mematuhi semua ketentuan yang diberikan dan wajib mematuhinya untuk menghindari tindakan disipliner.

Contoh kebijakan jam kerja

Berikut contoh kebijakan jam kerja yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda:

Contoh kebijakan keterlambatan

Kebijakan keterlambatan adalah segmen yang paling penting untuk dimasukkan dalam kebijakan kehadiran karyawan Anda. Inilah cara Anda membuat sendiri:

Contoh kebijakan Cuti Berbayar (PTO) dan izin absensi

Jika perusahaan Anda menawarkan PTO, berikut contoh kebijakan yang dapat Anda gunakan untuk bisnis Anda:

Contoh kebijakan ketidakhadiran tanpa alasan

Berikut ini adalah contoh kebijakan yang dapat Anda tetapkan untuk ketidakhadiran tanpa alasan:

Contoh kebijakan tindakan disipliner

Tentu saja, tidak mengikuti pedoman akan mengakibatkan tindakan disipliner. Berikut beberapa sanksi yang dapat digunakan atau disesuaikan oleh bisnis Anda:

Contoh pengecualian

Pengecualian terhadap peraturan cukup umum terjadi dalam dokumen hukum mana pun. Beberapa pengecualian paling umum di AS tercantum di bawah ini:

Dengan ini saya menerima syarat dan ketentuan Kebijakan Kehadiran Karyawan dan menyatakan bahwa saya telah membaca dan memahami tindakan disipliner yang dapat dikenakan jika tidak mematuhi Kebijakan tersebut.

Bagaimana Anda meningkatkan kebijakan kehadiran?

Templat dan contoh yang kami berikan bukanlah jawaban pasti terhadap kebijakan kehadiran yang sempurna, namun seharusnya dapat memberi Anda gambaran umum tentang cara membuat kebijakan kehadiran Anda sendiri.

Selain itu, kebijakannya sendiri selalu bergantung pada kebutuhan bisnis, itulah sebabnya tidak akan pernah ada kebijakan kehadiran yang universal.

Namun, ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat membuat dokumen Anda sendiri.

Tip #1: Selalu spesifik

Pastikan tidak ada ruang gerak yang dapat dimanfaatkan oleh karyawan. Misalnya, jika kebijakan menyatakan bahwa keterlambatan akan selalu ditoleransi hingga 15 menit, maka karyawan akan memperhatikan dan akan selalu memulai shift mereka pada pukul 9:15 (jika shift mereka dimulai pada pukul 9 pagi).

Oleh karena itu, nyatakan berapa kali seorang karyawan dapat terlambat dalam periode satu minggu/bulan.

Tip #2: Bersikaplah adil dan adil

Tidak ada seorang pun yang mau menoleransi kondisi kerja yang keras. Namun, dapat dimaklumi jika Anda memiliki kebijakan ketat yang berkaitan erat dengan kemakmuran bisnis. Oleh karena itu, buatlah kompromi dan pastikan semua orang puas.

Misalnya, jika semua karyawan harus berada di lokasi selambat-lambatnya jam 9 pagi dan tidak boleh ada keterlambatan, berikan kompensasi dengan memberi mereka istirahat makan siang yang panjang atau hari libur tambahan.

Tip #3: Pastikan semua orang memahami kebijakannya

Tidaklah menggelikan untuk menyatakan bahwa sebagian besar dari kita, termasuk karyawan dan perusahaan, melewatkan membaca dokumen dan hanya menandatanganinya. Selain itu, jargon hukumnya mungkin sulit bagi sebagian orang dan memerlukan penjelasan tambahan.

Oleh karena itu, pastikan Anda atau departemen SDM Anda membahas poin kebijakan kehadiran karyawan dengan semua karyawan sehingga semua orang dapat ikut serta dan fokus pada tugas mereka.

Tip #4: Hargai kepatuhan

Pasti akan ada karyawan yang mengikuti setiap kebijakan, pedoman, dan aturan dalam buku tersebut. Oleh karena itu, tidak adil jika tidak memberi penghargaan atas kerja keras dan dedikasi mereka.

Selain itu, imbalan yang diperoleh dari catatan kehadiran yang sempurna dapat menjadi motivasi bagi karyawan lain dan juga membantu meningkatkan produktivitas mereka.

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang kebijakan kehadiran karyawan

Jika beberapa istilah yang disebutkan sebelumnya agak membingungkan, bagian FAQ akan menjelaskan semuanya.

Apa yang dimaksud dengan kebijakan kehadiran standar?

Secara sederhana, kebijakan kehadiran standar mewakili serangkaian dokumen yang mengatur perilaku karyawan dalam hal kehadiran. Kebijakan tersebut, seperti yang dijelaskan di atas, biasanya mencakup rincian mengenai:

• Shift kerja,
• Keterlambatan,
• PTO, dan
• Hal-hal lain yang berhubungan dengan kehadiran.

Apa kebijakan kehadiran yang wajar?

Kebijakan kehadiran yang wajar adalah kebijakan yang sesuai bagi karyawan dan pemberi kerja. Dengan kata lain, karyawan memiliki cukup waktu untuk menyeimbangkan kehidupan pribadi dan profesional mereka, sementara pemberi kerja dapat melihat kehadiran dan hasil yang sempurna.

Apa yang dimaksud dengan kebijakan kehadiran 6 bulan bergilir?

Periode 6 bulan bergulir biasanya didefinisikan sebagai periode dari 6 bulan sebelumnya yang digunakan sebagai dasar untuk menghitung kejadian tertentu — dalam hal ini kehadiran.

Umumnya, perusahaan dan bisnis yang beroperasi dengan dasar seperti itu juga menggunakan sistem poin kehadiran untuk memberi penghargaan atas kehadiran yang baik dan “menghukum” keterlambatan. Namun, setelah 6 bulan, semua poin dan data kehadiran akan dihapus dan karyawan dapat mulai bekerja dari awal.

Apa yang dimaksud dengan kebijakan kehadiran tanpa kesalahan?

Sistem kehadiran tanpa kesalahan adalah sesuatu yang kita semua kenal sejak awal sekolah. Sistem poin memberikan poin untuk keterlambatan dan ketidakhadiran, dan jika Anda mengumpulkan cukup banyak poin, tindakan disipliner akan diambil.

Apa yang dimaksud dengan catatan kehadiran?

Catatan kehadiran digunakan untuk mengumpulkan dan menyimpan informasi kehadiran setiap pegawai untuk dijadikan gambaran utuh mengenai kinerja pegawai tersebut.

Dokumen-dokumen tersebut biasanya meliputi:

• Catatan jam masuk/keluar,
• Jumlah jam kerja dalam sebulan/tahun,
• Istirahat yang diambil dalam satu bulan/tahun,
• Hari sakit diambil dalam sebulan/tahun, dan
• Biarkan dipakai dalam sebulan/tahun.

Kesimpulan: Kebijakan kehadiran yang baik membantu mencapai tujuan profesional

Seperti judulnya, meningkatkan sistem kehadiran Anda secara keseluruhan dan memperbarui kebijakan Anda akan sangat bermanfaat.

Hal ini tidak hanya akan mempengaruhi efisiensi dan memastikan bahwa semua karyawan akan berada di sana selama durasi giliran kerja mereka, namun juga akan meningkatkan produktivitas dengan memberikan penghargaan atas kehadiran yang sempurna.

Secara keseluruhan, pedoman yang tepat dan jelas akan membantu semua orang memiliki pemahaman yang sama.

️ Apakah perusahaan Anda menggunakan kebijakan kehadiran? Beri tahu kami di [email protected] dan kami mungkin menyertakan pemikiran Anda dalam artikel ini atau salah satu artikel kami yang akan datang. Bagikan juga postingan ini kepada seseorang yang membutuhkan pelacak waktu untuk meningkatkan sistem kehadiran karyawannya.