Dari kekacauan hingga kendali: Menguasai manajemen proyek dalam pengaturan agensi

Baik Anda menugaskan tim untuk meluncurkan produk agensi baru atau menangani kampanye pemasaran untuk klien Anda, sebagian besar tindakan yang dilakukan tim agensi dapat dilihat melalui kacamata manajemen proyek. Metode manajemen proyek yang kuat dapat membantu Anda menentukan dan menerapkan upaya, menjaga pekerjaan sesuai tenggat waktu dan anggaran, dan terus meningkatkan penawaran Anda.

Temukan 18 tips tindakan untuk menawarkan solusi label putih kepada klien. Dapatkan panduan “Cara membuat label putih” GRATIS hari ini!

Jika Anda ingin meningkatkan kemampuan Anda untuk menjual kembali aset pemasaran digital atau membuat dan mengelola kampanye pemasaran baru untuk klien, pertimbangkan untuk menerapkan manajemen proyek untuk agensi. Temukan beberapa tip dan sumber daya untuk melakukannya di bawah.

Mengapa manajemen proyek penting bagi agensi?

Kampanye pemasaran dapat dilihat sebagai proyek. Masing-masing memiliki anggaran, tujuan, tantangan, dan keterbatasannya sendiri. Mengelola semua komponen tersebut—seringkali untuk banyak kampanye dan klien—bisa jadi sulit jika Anda belum mengasah keterampilan untuk mengelolanya.

Manajemen proyek yang efektif dapat membantu Anda mengatasi tantangan tersebut dan bahkan dapat mendukung hasil positif seperti peningkatan pendapatan agensi karena Anda dapat menyederhanakan proses, menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih sedikit, dan terus meningkatkan hasil.

Beberapa manfaat umum manajemen proyek yang dapat membantu agensi Anda tahan resesi meliputi:

• Peningkatan efisiensi. Metodologi manajemen proyek berfokus pada penggunaan sumber daya secara efisien sehingga tim dapat menyelesaikan pekerjaan sesuai tenggat waktu, bahkan dengan tenggat waktu yang terbatas.
• Peningkatan kepuasan klien. Klien cenderung lebih bahagia ketika Anda menerapkan metode manajemen proyek yang kuat karena mereka meningkatkan komunikasi dan memastikan hasil kerja berkualitas tinggi, tepat waktu, dan sesuai anggaran.
• Peningkatan profitabilitas. Manajemen proyek sering dikaitkan dengan penghematan biaya, yang dapat meningkatkan keuntungan.

Gaya dan metode manajemen proyek

Manajemen proyek agensi mungkin bersandar pada satu atau lebih metode manajemen proyek yang ada. Uji berbagai pendekatan untuk menemukan pendekatan mana yang cocok untuk tim dan klien Anda, dimulai dengan beberapa pendekatan favorit yang dijelaskan di bawah ini.

Air terjun

Dengan pendekatan air terjun, tim membagi proyek menjadi beberapa fase dan menyelesaikannya secara linier. Pengerjaan pada setiap fase dimulai hanya setelah fase sebelumnya selesai, sehingga menciptakan rangkaian pekerjaan yang mengalir sepanjang garis waktu proyek.

Waterfall adalah pendekatan yang baik jika Anda ingin menciptakan proses berulang yang dapat Anda gunakan dalam upaya pemasaran besar. Pertimbangkan hal ini saat Anda membangun dan meluncurkan situs baru atau mengelola pembuatan dan publikasi konten.

Lincah

Manajemen proyek tangkas mengambil pendekatan berulang yang memecah setiap proyek menjadi tahapan-tahapan kecil yang dapat diselesaikan dengan cepat. Hal ini juga membangun putaran umpan balik dan fleksibilitas, mendukung perubahan dalam proses seiring berkembangnya proyek.

Pertimbangkan metode manajemen proyek yang tangkas jika Anda melakukan bootstrap pada sebuah agensi, berupaya meningkatkan pendapatan agensi startup, atau bekerja sama dengan klien mapan dalam upaya pemasaran yang baru bagi Anda berdua.

banyak orang

Scrum adalah kerangka kerja tangkas khusus yang membantu Anda menerapkan filosofi manajemen proyek dengan cara yang lebih terstruktur. Kerangka kerja ini mencakup nilai-nilai dan prinsip-prinsip yang menyelaraskan upaya manajemen proyek dan melibatkan tim scrum, termasuk pemilik produk dan master scrum.

Pertimbangkan untuk menerapkan scrum untuk proyek pemasaran kompleks yang memerlukan tim profesional terampil yang bergerak cepat namun dikelola dengan hati-hati, seperti pengembangan situs web.

Alat manajemen proyek untuk agensi

Bagaimana pun Anda memutuskan untuk menerapkan manajemen proyek untuk agensi, alat teknis dapat membantu Anda mendukung komunikasi tim dan klien, mengelola upaya, dan meningkatkan hasil positif saat menjual layanan secara online.

Lebih dari separuh profesional manajemen proyek mengatakan mereka menghadapi tantangan dalam berkolaborasi secara efektif dengan orang lain (Exploding Topics). Alat manajemen proyek dan sumber daya label putih yang dapat meningkatkan kolaborasi sangatlah penting.

Fungsionalitas dan kemudahan penggunaan alat manajemen proyek menjadi pertimbangan utama bagi sebagian besar pengguna (Techopedia). Saat memilih alat untuk tim Anda, lihat apakah alat tersebut memiliki fitur untuk mendukung kesuksesan proyek. Anda dapat memulai penelitian Anda dengan beberapa opsi di bawah ini.

Trello

Sumber gambar: Trello

Trello adalah alat manajemen proyek bergaya Kanban populer yang memungkinkan Anda membuat pendekatan visual untuk manajemen proyek. Membuat dan menetapkan papan proyek, kartu, dan tugas, serta mengelola daftar tugas dan dokumen dalam tampilan yang sama.

Trello dapat bekerja dengan baik untuk tim kecil dan menengah dengan alur kerja tertentu. Ini cenderung menjadi sedikit berantakan bagi tim yang skalanya lebih dari itu.

Asana

Asana adalah alat manajemen proyek dan tugas yang komprehensif dengan banyak penyesuaian. Anda dapat membangun alur kerja otomatis yang memastikan tugas-tugas proyek didorong ke fase berikutnya dan pihak yang bertanggung jawab dengan lancar, dan opsi email dan pemberitahuan terintegrasi membuat semua orang mendapat informasi.

Namun, menjadikan Asana berfungsi untuk Anda memerlukan waktu dan memerlukan pembuatan alur kerja khusus tersebut. Ini adalah pilihan yang lebih baik bagi agensi yang dapat mencurahkan sumber daya untuk mengelola Asana sementara Asana membantu mereka mengelola proyek.

Tempat penampungan

Sumber gambar: Basecamp

Basecamp adalah alat kolaborasi yang membantu Anda membagi proyek ke dalam berbagai daftar tugas, yang kemudian dapat dilihat berdasarkan jenis proyek atau tugas, tanggal jatuh tempo, atau kepada siapa proyek tersebut ditugaskan.

Basecamp adalah alat sederhana namun ampuh yang dapat membantu Anda mengelola tim yang berbeda, terutama jika proyek pemasaran Anda bergantung pada sumber daya luar seperti pekerja lepas.

Alat manajemen proyek lainnya

Beberapa alat lain yang dapat Anda gunakan untuk menghadirkan manajemen proyek dan tugas ke dalam strategi pemasaran digital Anda meliputi:

• Hal yang harus dilakukan
• Klik-up
• Jira
• menulis
• Lembar Cerdas
• Keberanian
• Podio

Sumber gambar: Podio

Proses manajemen proyek untuk berbagai jenis lembaga

Manajemen proyek untuk agensi pemasaran tidak terlihat sama secara keseluruhan, dan penting untuk menyesuaikan metodologi dan alat ini agar sesuai dengan strategi unik agensi Anda. Misalnya, kebutuhan manajemen proyek terhadap tim yang bekerja untuk mengembangkan kehadiran sebagai reseller Google Workplace berbeda dengan kebutuhan tim yang membuat konten video untuk klien.

Berikut beberapa tip cepat untuk mengembangkan proses manajemen proyek yang tepat untuk berbagai jenis agensi:

• Agen pemasaran. Pertimbangkan skala kebutuhan konten Anda dan apakah Anda memerlukan pendekatan proyek yang mendukung tugas editorial. Waterfall bekerja dengan baik di sini, dan Anda dapat menyesuaikan pendekatannya dengan alat digital untuk mengotomatiskan sebagian proses.
• Agen periklanan digital. Karena pengelolaan iklan dapat menjadi tugas yang berkelanjutan, pertimbangkan untuk mengembangkan alur kerja manajemen proyek untuk membuat kampanye baru sebelum meneruskannya ke alur kerja proses bisnis reguler.
• Agen desain. Pilih alat manajemen proyek yang mendukung tim Anda secara visual, seperti bagan Gantt dan kartu kanban.
• Agen pengembangan perangkat lunak. Karena metode agile dan scrum dibuat dengan mempertimbangkan tim pengembang teknis, mulailah dengan pendekatan yang sudah ada dan bangun penyesuaian untuk tim Anda dari sana.

Kiat manajemen proyek untuk agensi

Apa pun pendekatan yang Anda ambil dalam manajemen proyek untuk biro iklan Anda, pertimbangkan untuk menerapkan beberapa praktik terbaik di bawah ini untuk mendapatkan hasil maksimal dari investasi Anda:

• Berkomunikasi dengan jelas. Hindari penggunaan istilah manajemen proyek yang tidak dipahami klien, dan bersikaplah transparan tentang cara Anda menyelesaikan pekerjaan untuk mereka. Meskipun Anda tidak perlu menggali lebih dalam detail tentang label putih vs. label pribadi untuk klien, akan sangat membantu jika Anda memandu mereka melalui proses Anda sehingga mereka memahami cara Anda mengelola proyek dan apa peran mereka.
• Tetapkan tujuan yang realistis. Tinjau data dan hasil dari proyek sebelumnya sehingga Anda dapat membuat prediksi akurat tentang anggaran, tenggat waktu penyelesaian, dan apa yang dapat Anda berikan.
• Kelola harapan klien. Di bawah janji (sesuai alasan) dan pengiriman berlebih. Bersikap terbuka kepada klien tentang tantangan yang mungkin terjadi dan tawarkan rencana proaktif untuk menghadapinya.
• Gunakan alat kolaborasi yang baik. Memanfaatkan manajemen proyek, manajemen tugas, dan alat komunikasi—Slack, Microsoft Teams, dan bahkan rangkaian alat Vendasta sendiri dapat membantu Anda berkolaborasi secara lebih efektif dengan staf agensi, mitra, pekerja lepas, dan klien.
• Alokasikan sumber daya dengan cerdas. Gunakan sumber daya dengan cara yang paling masuk akal. Jangan menugaskan tim internal Anda untuk berjuang di bawah beban pengembangan sumber daya jika lebih masuk akal untuk bermitra dengan vendor luar, misalnya. Lihat panduan kami mengenai pelabelan putih untuk bantuan dalam menambahkan sumber daya tanpa meningkatkan skala staf Anda.