8 Sistem faktur agensi apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan

Tahukah Anda bahwa hampir separuh dari seluruh tagihan terlambat dibayar? Para pemimpin bisnis juga melaporkan bahwa praktik pembayaran klien semakin buruk selama setahun terakhir (Atradius). Banyak yang berharap hal ini akan segera terjadi. Sampai hal itu terjadi, pemimpin agensi seperti Anda sedang memikirkan cara memastikan Anda dibayar. Bagaimanapun, mendapatkan bayaran tepat waktu itu penting, terutama jika Anda ingin mengembangkan bisnis Anda. Memiliki sistem faktur yang baik di pihak Anda adalah kunci untuk mencapai tujuan tersebut.

Bagaimana otomatisasi dapat membuat biro iklan Anda lebih efisien dan produktif? Unduh “Pemasaran Agensi Melalui Otomatisasi” untuk mengetahuinya.

Delapan hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan ini dapat membantu Anda menyederhanakan sistem penagihan dan semakin memudahkan klien Anda untuk membayar tepat waktu.

#1. Lakukan: Tetapkan ekspektasi yang jelas seputar pembayaran

Apa pun platform faktur yang Anda gunakan, Anda harus selalu memiliki kebijakan pembayaran yang jelas. Pastikan Anda memikirkan ekspektasi klien seputar penagihan sebelum Anda mulai bekerja. Jika Anda sudah lama tidak menetapkan kebijakan pembayaran, tidak ada salahnya untuk meninjau kembali kebijakan tersebut dan melakukan perubahan seperlunya karena biro iklan, basis klien, dan pendapatan rutin bulanan Anda telah meningkat.

Beberapa klien mungkin menginginkan tagihan bulanan. Orang lain mungkin lebih suka Anda menagih pekerjaan besar yang Anda lakukan setelah Anda menyelesaikan semuanya. Jika Anda melakukan banyak pekerjaan untuk klien, Anda memerlukan kebijakan yang jelas tentang cara menagihnya. Apakah mereka mendapat satu tagihan, atau satu tagihan untuk setiap layanan, produk, atau proyek yang sedang Anda kerjakan? Saat Anda menerima lebih banyak klien, Anda mungkin menyadari bahwa Anda perlu membuat beberapa kebijakan penagihan untuk berbagai jenis akun dan proyek.

Pertimbangkan untuk meninjau ketentuan pembayaran dan kebijakan keterlambatan Anda untuk menentukan apakah Anda dapat melakukan perubahan yang akan membantu Anda menerima pembayaran tepat waktu. Jika klien Anda selalu terlambat membayar, dapatkah Anda menawarkan mereka opsi untuk membagi pembayaran? Apa yang terjadi jika klien terlambat? Memiliki kebijakan yang jelas dan mengomunikasikannya kepada klien dapat membantu menyederhanakan proses penagihan.

#2. Lakukan: Gunakan sistem faktur untuk mengotomatiskan penagihan

Sekarang Anda sudah menentukan kebijakan penagihan Anda. Saatnya menerapkannya pada sistem faktur pilihan Anda.

Sistem ini seharusnya dapat membantu Anda mengotomatiskan beberapa bagian faktur yang lebih membosankan. Ini mungkin termasuk membuat dan mengirimkan faktur untuk pembayaran berulang.

Sistem faktur yang terintegrasi dengan perangkat lunak lain yang Anda gunakan dapat menyederhanakan proses ini. Perangkat lunak penagihan mungkin juga dapat mengambil data dari pemasaran atau penjualan untuk menghasilkan faktur.

Lebih baik lagi, platform penagihan yang tepat akan memudahkan klien Anda membayar tepat waktu. Mereka dapat melihat invoice, lalu membayar sesuai keinginan mereka dari dasbor yang sama.

#3. Jangan: Miliki sistem penagihan terpisah untuk layanan berbeda

Konsolidasi adalah hal utama dalam sistem faktur Anda. Platform penagihan yang tepat dapat mempermudah tim akuntansi Anda untuk membayar tagihan agensi Anda sendiri. Platform ini juga dapat mengurangi jumlah vendor yang Anda bayar. Artinya satu lembar uang di satu tempat, bukan puluhan lembar uang di beberapa platform.

Ini juga berfungsi untuk Anda dan klien Anda ketika tiba waktunya untuk menagih mereka. Memiliki semua tagihan mereka di lokasi terpusat memudahkan klien Anda menemukan dan membayarnya. Sistem invoice dengan platform pembayaran terintegrasi semakin memudahkan mereka membayar tepat waktu.

Memiliki tagihan terpisah untuk setiap layanan atau meminta departemen berbeda mengirimkan fakturnya sendiri berarti lebih banyak pekerjaan untuk tim Anda. Hal ini juga dapat menimbulkan kebingungan di pihak klien. Mereka mungkin mengira mereka telah membayar satu tagihan, namun menyadari bahwa tagihan tersebut ditujukan untuk proyek atau layanan lain.

Permudah semua orang dengan menyatukan semuanya di bawah satu spanduk.

#4. Lakukan: Kirim pengingat dan tanda terima otomatis

Sistem faktur Anda juga harus dapat mengirimkan pengingat dan tanda terima otomatis. Tanda terima membantu tim Anda dan klien melacak jumlah yang telah mereka bayarkan. Mengotomatiskannya akan membuat tanda terima sampai ke klien lebih cepat—dan menghemat waktu tim Anda.

Pengingat otomatis penting di dunia di mana hampir separuh tagihan terlambat dibayar. Terkadang, yang dibutuhkan klien hanyalah dorongan—21 persen klien membayar tagihan yang telah jatuh tempo setelah pengingat pertama (Moula). Namun, jika hampir separuh klien Anda terlambat membayar, mengirimkan pengingat tersebut akan sangat menguras waktu tim akuntansi Anda.

Otomatisasi sistem faktur memastikan faktur dan pengingat Anda keluar tepat waktu, sehingga Anda dapat menerima pembayaran lebih cepat. Tim Anda memiliki lebih banyak waktu jika mereka tidak perlu mengirimkan pemberitahuan terlambat kepada separuh klien Anda.

#5. Jangan: Lupakan detailnya

Iblis sering kali terlibat dalam detailnya. Anda mungkin ingat untuk menambahkan informasi penagihan klien ke tagihan, namun jangan lupa untuk menambahkan detail Anda sendiri juga. Sistem faktur Anda harus membuat hal ini sederhana dan mudah dilakukan.

Platform yang tepat dapat membantu dengan menawarkan template. Bahkan mungkin terhubung dengan perangkat lunak lain yang sudah Anda gunakan di agensi Anda. Contohnya adalah CRM penjualan Anda, yang dapat digunakan oleh platform penagihan untuk memastikan detail klien sudah benar.

Mendapatkan rincian yang benar juga penting dalam menyusun tagihan. Platform yang terhubung ke perangkat lunak pemasaran Anda dan bagian lain dari saluran Anda dapat menambahkan detail yang tepat untuk pembelian klien.

#6. Lakukan: Lakukan pembayaran dengan mudah

Konsolidasi adalah salah satu cara untuk memudahkan klien Anda membayar tagihannya. Memastikan sistem faktur Anda terhubung ke platform pembayaran Anda adalah hal lain.

Dengan cara ini, klien hanya perlu masuk ke satu dashboard untuk melihat dan membayar tagihannya. Jika mereka dapat membayar dengan cara yang mereka sukai hanya dengan beberapa klik, kemungkinan besar mereka akan membayar lebih cepat. Anda bahkan dapat memilih untuk menawarkan pembayaran sebagian atau diskon untuk pembayaran awal (FitSmallBusiness).

Itu berarti lebih sedikit keterlambatan pembayaran. Sebagai bonus tambahan, tim Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk melacak faktur yang belum dibayar.

#7. Jangan: Meremehkan kekuatan desain

Faktur yang dirancang secara profesional dapat memberikan kesan yang mengesankan bagi klien Anda. Itu juga dapat menyoroti rincian penting, seperti jumlah yang harus dibayar dan tanggal jatuh tempo. Jika detail tersebut terlihat jelas, klien Anda kemungkinan besar akan membayar lebih cepat.

Desain juga penting karena mewakili merek Anda. Merek yang lazim itu penting, bahkan di departemen penagihan. Itu membuat Anda terlihat profesional, dan juga membantu klien mengingat Anda. Jika Anda juga mempermudah pembayaran tagihan mereka, mereka mungkin akan memikirkan betapa mudahnya bekerja sama dengan Anda.

#8. Lakukan: Gunakan sistem faktur yang memungkinkan Anda meningkatkan penjualan

Manfaat lain menggunakan sistem faktur yang terhubung dengan pemasaran, penjualan, dan bagian lain dari saluran Anda adalah dapat membantu Anda menjual lebih banyak. Ini memungkinkan klien Anda dengan cepat dan mudah menambahkan lebih banyak produk ke keranjang mereka.

Sistem faktur Anda bahkan dapat membantu Anda membuat rekomendasi kepada klien. Dengan menggunakan data tentang apa yang telah dibeli oleh klien lain, platform dapat menyarankan solusi. Pada gilirannya, hal ini membuat cross-selling dan upselling lebih mudah bagi tim penjualan agensi Anda. Ketika mereka berhasil mendapatkan kesepakatan, departemen penagihan Anda juga dapat dengan mudah menambahkan item baris baru ke tagihan berulang.

Tingkatkan cara Anda menerima pembayaran

Ujilah hal-hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan dalam sistem faktur Anda, dan habiskan lebih sedikit waktu untuk mengejar klien karena faktur yang belum dibayar.

Bagaimana jika platform faktur yang Anda gunakan tidak menawarkan alat yang Anda perlukan, seperti penagihan gabungan atau otomatisasi? Mungkin ini saatnya untuk beralih.

Platform penagihan yang tepat akan membantu Anda menerima pembayaran tepat waktu. Pada gilirannya, Anda akan membebaskan lebih banyak sumber daya paling berharga sehingga Anda dapat fokus pada peningkatan skala bisnis Anda.