11 Item Paling Penting untuk Disertakan Saat Menyusun Kontrak Keagenan Anda

Apakah kontrak agensi Anda antipeluru? Apakah Anda menggunakan kontrak sama sekali?

Jika agensi Anda menggunakan kontrak yang tidak mencakup semua yang mereka butuhkan, atau lebih buruk lagi, Anda tidak menggunakan kontrak sama sekali, Anda membahayakan seluruh agensi Anda.

Kontrak agen pemasaran lebih dari sekadar dokumen yang Anda kirim ke klien dan kemudian disimpan. Setiap bagian sangat penting untuk meliput bisnis Anda jika terjadi kesalahan. Dan kontrak yang ditulis dengan buruk dapat membuat Anda terkena apa saja mulai dari pekerjaan ekstra hingga tuntutan hukum.

Mari selami mengapa Anda harus menggunakan kontrak dan detail kontrak klien yang hebat.

Mengapa agensi selalu membutuhkan kontrak dengan klien

Tidak peduli seberapa baik Anda menawarkan klien baru dan seberapa tertarik mereka, Anda harus menegosiasikan kontrak yang adil bagi kedua belah pihak sebelum pekerjaan dimulai.

Gagal memiliki kontrak kedap udara tanpa ruang untuk pekerjaan tambahan untuk diselipkan sangat penting untuk agensi Anda. Jika kontrak Anda memiliki celah dan tidak eksplisit dengan layanan yang diberikan, klien dapat meminta pekerjaan di luar lingkup Anda secara legal.

Tentu saja, ini kemudian dapat menyebabkan hilangnya pendapatan bagi agensi Anda. Semakin banyak waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan sebuah proyek, semakin kecil ROI Anda.

Skenario terburuknya adalah jika Anda membuat kontrak yang buruk dan berakhir dengan tuntutan hukum dengan klien. Mereka dapat berlarut-larut selama berbulan-bulan dan bertahun-tahun, dan tidak ada yang menginginkan awan gelap semacam itu menyelimuti perusahaan Anda.

Nasihat terbaik saat bersiap untuk menerima klien baru? Bersiaplah untuk yang terburuk, berharap yang terbaik. Cara termudah untuk selalu siap tanpa menghabiskan banyak waktu untuk menulis kontrak adalah dengan memiliki template yang dapat diedit. Meskipun kerangka template akan sama, Anda dapat menyesuaikannya untuk masing-masing klien:

Mengubah template berarti Anda dapat menyesuaikan persyaratan ruang lingkup dan lama pekerjaan, dan masih memiliki cakupan agensi Anda.

Saat Anda menyerahkan kontrak kepada klien, Anda akan tahu bahwa saat mereka menandatangani, semua ekspektasi, biaya, ruang lingkup, dan jadwal telah dijabarkan dengan jelas. Tidak ada kejutan atau kehilangan pendapatan dan kesepakatan yang membuat kedua belah pihak senang.

11 Hal-hal yang harus disertakan dalam perjanjian kontrak Anda

Sebagian besar perjanjian pemasaran Anda dengan klien akan berfokus pada kewajiban hukum dan apa yang tercakup dalam cakupan Anda. Meskipun sebagian besar templat baik-baik saja untuk digunakan, Anda harus selalu berkonsultasi dengan tim hukum jika ingin memeriksa ulang klausul atau kata-kata kontrak.

Berikut adalah 11 yang harus dimiliki untuk setiap kontrak klien.

1. Nama dan alamat agensi dan klien

Ini adalah bagian pertama dari kontrak Anda dan harus di atas karena dengan jelas menunjukkan siapa yang akan masuk ke dalam perjanjian:

Itu harus mengutip nama perdagangan resmi Anda dan klien Anda (tanpa nama panggilan). Di bawah nama dagang, Anda perlu mencantumkan alamat tempat setiap bisnis terdaftar secara sah. Ini penting karena, jika hubungan berakhir, akan lebih mudah untuk menghubungi mereka jika Anda perlu mengambil tindakan hukum. Periksa ulang detail ini dengan klien Anda sebelum ada yang menandatangani garis putus-putus.

2. Uraikan durasi kontrak

Kapan klien Anda ingin Anda mulai bekerja, dan kapan pekerjaan akan berakhir?

Penting untuk tidak hanya memiliki tanggal mulai dan selesai tetapi juga seperti apa kesimpulan pekerjaan itu. Anda perlu mendefinisikan dengan jelas bahwa kontrak akan berakhir ketika Anda telah menyelesaikan pekerjaan. Tidak nanti. Setelah pekerjaan selesai, Anda harus menyerahkan semua pekerjaan dengan imbalan pembayaran akhir.

Tuliskan ke dalam kontrak Anda bahwa karya akhir akan dirilis saat pembayaran akhir telah diterima. Dengan begitu, tidak ada kebingungan di kedua sisi.

3. Jadikan ruang lingkup pekerjaan Anda antipeluru

Lingkup pekerjaan Anda adalah satu-satunya tempat yang dapat membawa Anda ke dalam segala macam masalah jika Anda tidak berhati-hati.

Jika Anda tidak menentukan berapa banyak revisi yang diperbolehkan klien pada sebuah proyek, atau Anda gagal menguraikan dengan tepat apa yang Anda maksud dengan manajemen situs web (misalnya), jangan kaget jika agensi Anda akhirnya melakukan banyak pekerjaan tambahan. untuk klien… gratis.

Cakupan harus disorot di halaman pertama dan perlu lebih detail dari ini:

Sebaliknya, itu harus seperti lampirannya sendiri dalam kontrak. Tujuan utamanya adalah menjadi sangat spesifik tentang layanan apa yang termasuk dalam harga yang dibayar klien Anda.

Paling tidak, Anda ingin mengidentifikasi:

• Apa yang telah Anda dan klien Anda sepakati
• Layanan yang akan Anda berikan
• Apa hasil nyata untuk layanan
• Apa yang Anda butuhkan dari klien
• Berapa banyak revisi yang akan Anda izinkan

Misalnya, jika Anda mendesain situs web klien dan tidak membatasi jumlah revisi, Anda bisa terikat selama berbulan-bulan untuk mengganti palet warna dan kotak teks.

Jangan menjadi agen itu. Buat ruang lingkup Anda sedetail mungkin, dan ambil halaman sebanyak yang Anda butuhkan. Lihat seberapa detail template ini:

Cakupan pekerjaan dengan kiriman terbuka bisa menjadi musuh Anda begitu Anda mulai bekerja. Musuh yang tidak mampu ditanggung agensi Anda.

4. Tetapkan jadwal pembayaran yang jelas

Tidak ada yang suka memalu klien untuk pembayaran yang terlambat atau faktur yang terlambat. Ini membuat frustrasi dan dapat memengaruhi hubungan klien Anda.

Cara terbaik untuk menghindari hal ini adalah dengan memiliki jadwal pembayaran yang jelas sejak Anda mulai bekerja dengan klien. Bagian kontrak Anda ini harus menguraikan jumlah total yang akan Anda terima, bagaimana mereka akan melakukan pembayaran, dan apakah pembayaran dapat dikembalikan:

Jika Anda menagih klien berdasarkan pengikut, Anda dapat menyetel persyaratan pembayaran menjadi bulanan. Tetapi jika Anda bekerja berdasarkan proyek, Anda dapat memilih paket pembayaran 50/50 di mana Anda mendapatkan setengah dari total proyek di muka (anggap saja sebagai deposit) dan menerima setengah lainnya setelah semua pekerjaan selesai. .

Atau, Anda dapat menagih klien Anda dalam tonggak. Jika Anda sedang membangun situs web, Anda dapat memilih untuk menagih klien Anda ketika pencapaian telah selesai (beranda, toko online, blog, dll.). Ini adalah cara yang bagus untuk menjaga agar uang tetap mengalir jika proyek akan memakan waktu beberapa bulan untuk selesai.

5. Jangan menjadi penurut dengan pembayaran yang terlambat

Ini aneh ketika orang berutang uang kepada Anda. Tetapi pada akhirnya, bisnis adalah bisnis.

Jelaskan sejak Anda membuat perjanjian dengan klien bahwa jika mereka terlambat membayar tagihan Anda, akan ada penalti. Jika Anda telah mengirimkan faktur ke klien yang Anda miliki dengan gaji bulanan dan mereka terlambat membayarnya sepuluh hari, ini memengaruhi arus kas agensi Anda. Jangan berpikir dua kali untuk memasukkan biaya keterlambatan pembayaran dalam kontrak Anda.

Biaya keterlambatan pembayaran dapat berupa angka dolar yang ditetapkan atau persentase dari faktur:

Ini adalah cara yang lembut untuk mendorong klien membayar tepat waktu, dan jika mereka terlambat satu kali, Anda dapat menggunakannya sesuai kebijaksanaan Anda dan melambaikan biaya jika Anda mau. Tetapi jika itu menjadi kejadian biasa, Anda harus memberlakukan biaya tersebut.

6. Jika klien ingin menambah pekerjaan, tuliskan kondisi Anda

Umumnya dikenal sebagai "scope creep", ini terjadi ketika klien meminta Anda untuk melakukan sedikit pekerjaan tambahan di sini, dan sedikit sentuhan di sana. Sepertinya tidak banyak saat pertama kali terjadi, tetapi sebelum Anda menyadarinya, klien membuat Anda melakukan pekerjaan di luar ruang lingkup Anda secara gratis.

Hindari ini di semua biaya. Jujurlah ketika klien datang kepada Anda meminta pekerjaan ekstra. Anda dapat setuju untuk mengerjakannya, tetapi Anda harus memberi mereka penawaran baru pada saat yang bersamaan.

Menyebutkan permintaan pekerjaan tambahan dalam kontrak Anda adalah wajib. Tempatkan tepat di bawah ruang lingkup Anda dan tulis bahwa semua permintaan pekerjaan tambahan di luar ruang lingkup akan dikutip dengan tarif dan perjanjian terpisah.

7. Saat Anda ingin putus dengan klien Anda

Sebelum Anda mengirim email perpisahan atau melakukan panggilan telepon yang tidak nyaman, lihat syarat dan ketentuan kontrak Anda untuk mengetahui berapa lama lagi Anda harus tetap bekerja sama. Atau, jika Anda secara hukum dapat melanggar perjanjian sama sekali.

Tulis klausul penghentian ke dalam kontrak yang akan berlaku untuk kedua belah pihak, karena ketentuan untuk mengakhiri perjanjian akan sama untuk Anda berdua:

Pastikan untuk menyertakan:

• Berapa banyak pemberitahuan yang harus Anda atau klien Anda berikan
• Apakah pemberitahuan harus diberikan dalam bentuk tertulis seperti email?
• Bagaimana Anda akan menangani pekerjaan luar biasa dengan klien Anda?

8. Uraikan apa yang akan terjadi dengan pelanggaran kontrak

Jika Anda atau klien Anda tidak memenuhi kesepakatan Anda, Anda melanggar kontrak.

Di bagian kontrak agensi Anda ini, Anda harus tegas dan menyatakan bahwa pelanggaran kontrak dapat mengakibatkan putusnya kontrak secara langsung, tanpa pengembalian uang kepada klien Anda.

Ini mungkin tampak kasar, tetapi jika Anda telah membuat perjanjian dengan klien, dan mereka mencari agen lain di belakang Anda, itu bisa menjadi pelanggaran kontrak yang besar. Anda harus cepat putus dan segera memutuskan hubungan.

Untuk mencegah hal ini terjadi, masukkan klausul pelanggaran kontrak ke dalam perjanjian Anda yang menyatakan bahwa klien Anda tidak dapat bekerja dengan agensi lain yang melakukan pekerjaan yang sama dengan Anda saat kontrak Anda aktif. Atau jika mereka melakukannya, mereka harus memutuskan kontrak Anda terlebih dahulu. Dengan begitu, agensi Anda tidak ketinggalan.

9. Siapa yang akan memiliki apa? Jelaskan.

Anda sedang menciptakan karya. Klien Anda membayarnya. Tapi siapa pemiliknya?

Hak cipta adalah klausul penting untuk disertakan dalam kontrak pemasaran Anda, sehingga tidak ada kebingungan tentang siapa yang memiliki apa.

Tapi hak cipta bisa berarti lebih dari itu. Bahkan jika Anda menyerahkan karya akhir kepada klien Anda, mungkin ada proses khusus yang digunakan agensi Anda untuk membuat karya (kekayaan intelektual), dan Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin menyimpannya atau menyerahkannya sesuai harga kontrak Anda.

Banyak agensi “menyewakan” pekerjaan mereka kepada klien mereka, dan jika klien tidak membaca kontrak mereka secara menyeluruh, mereka mungkin tidak akan pernah menyadarinya. Bagian ini mungkin membutuhkan beberapa negosiasi dengan klien Anda, tetapi dalam jangka panjang, Anda akan senang telah mendiskusikannya secara menyeluruh.

10. Memiliki klausul kerahasiaan untuk melindungi agensi Anda

Klausul ini tidak hanya melindungi agensi Anda, tetapi juga klien Anda. Itu harus dengan jelas menyatakan apa pun yang tidak ingin Anda bicarakan di depan umum tanpa persetujuan tertulis dari Anda.

Item umum untuk dimasukkan ke dalam klausul kerahasiaan adalah:

• Tarif agensi Anda
• Proses yang Anda gunakan untuk membuat produk
• Pertukaran email apa pun antara agensi Anda dan klien Anda

Ini contohnya:

Di sisi lain, Anda tidak akan dapat secara hukum mendiskusikan operasi klien Anda, berita yang belum dirilis tentang perusahaan atau email mereka. Klausa adalah cara bagi kedua belah pihak untuk menunjukkan bahwa Anda saling mendukung.

11. Sertakan klausul ganti rugi

Inilah skenarionya. Klien Anda mengalami pukulan finansial yang merupakan akibat langsung dari pekerjaan yang dilakukan oleh agensi Anda. Itu tidak bagus, tapi itu terjadi. Tapi jika Anda belum memasukkan klausul ganti rugi dalam kontrak Anda, agensi Anda bisa mendapat masalah besar.

Ini perbedaan antara Anda harus memberi kompensasi kepada klien Anda, atau lolos:

Jadi, tidak mengherankan jika klausul ganti rugi rumit dan harus diperiksa oleh tim hukum untuk memastikan agensi Anda sepenuhnya tercakup.

Cara mengirimkan kontrak agen pembunuh ke klien Anda

Dengan daftar di atas, langkah selanjutnya adalah menyiapkan kontrak.

Pertama, kontrak harus terlihat sah. Tidak ada satu klien pun yang akan menyerahkan $20.000 kepada biro iklan jika Anda menghabiskan waktu lima menit untuk mengetiknya. Itu juga harus memiliki logo agensi Anda, diformat dengan benar, dan bebas salah ketik jika Anda ingin menutup transaksi.

PandaDoc adalah alat yang mudah dan gratis untuk mengunduh sampul luar biasa untuk kontrak agen pemasaran Anda:

Namun selain membuat kontrak Anda terlihat berkilau dan baru, pikirkan juga tentang klien Anda saat menulis proyek.

Jika Anda dipekerjakan untuk pekerjaan desain pamflet seharga $100, mungkin tidak perlu mengirimkan dokumen setebal 100 halaman yang tidak terkalahkan di ruang sidang mana pun. Hal ini tidak hanya mengintimidasi klien, tetapi juga dapat menunda proses memulai proyek karena mereka harus meninjau semua 100 halaman secara penuh.

Di sisi lain, jika Anda dipekerjakan untuk proyek besar (misalnya, mendesain ulang situs web), Anda pasti ingin memasukkan semua yang kami sebutkan di atas dan membuat kontrak seketat mungkin.

Bantuan dengan kata-kata kontrak Anda

Seperti yang telah disebutkan, Anda harus selalu menjalankan template kontrak melewati seorang pengacara sebelum Anda mulai menggunakannya untuk menandatangani klien. Namun jika Anda tidak memiliki anggaran untuk membuat kontrak dari awal, Anda dapat menggunakan template online.

Alat seperti Docracy dapat memberi Anda templat yang mudah di mana Anda cukup mengisi bagian yang kosong:

PandaDoc juga menyediakan template gratis untuk agen pemasaran. Selain itu, template dipenuhi dengan tips dari PandaDoc untuk membantu Anda mengisi kontrak dengan benar jika Anda menemui jalan buntu:

Selalu minta bantuan hukum sebelum menggunakan kontrak

Kontrak agensi bisa rumit. Ada banyak klausul yang harus ditambahkan untuk menutupi agensi Anda jika ada kesepakatan yang gagal, atau untuk menghentikan Anda melakukan pekerjaan ekstra karena celah.

Meskipun demikian, selalu konsultasikan dengan pengacara sebelum menggunakannya dalam kesepakatan bisnis. Dengan cara ini, mereka dapat menunjukkan jika ada detail penting yang Anda abaikan, dan jika suatu klausa tidak ditulis dengan benar.

Uang ekstra yang dihabiskan untuk hukum dapat terbayar dengan sendirinya dalam jangka panjang.

Meskipun kontrak adalah bagian penting dari agensi yang sukses, kontrak hanyalah salah satu bagian dari teka-teki dalam hal mendapatkan klien baru. Daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.