5 Alasan Terbesar Agensi Digital Anda Harus Merangkul Otomasi

Bukan rahasia lagi bahwa otomatisasi dapat menawarkan nilai luar biasa bagi agensi sehari-hari. Namun, dengan tugas harian dan tenggat waktu yang akan segera menghambat Anda, kami menyadari betapa sulitnya menyeimbangkan beban kerja Anda dan, di atas itu, hanya akan menjadi lebih berat untuk mencoba menerapkan otomatisasi.

Faktanya, dalam survei Marketing Land baru-baru ini, 72% responden agensi mengungkapkan perasaan netral terkait otomasi. Menerapkan sistem apa pun membutuhkan waktu dan energi, tetapi ini merupakan investasi yang sepadan dengan usaha. Mengimplementasikan otomatisasi secara strategis dapat menjadi pembeda antara tetap stagnan, dan membuat kemampuan tim Anda untuk menskalakan ukuran menjadi lebih mudah.

5 cara otomatisasi dapat membantu agensi Anda mengungguli pesaing Anda

1. Tetap kompetitif dalam industri yang selalu berubah

Agensi tidak hanya bersaing dengan agensi lain untuk bisnis — mereka juga bersaing dengan klien mereka. Survei Agen Digital 2019 mengatakan bahwa hampir 50% agensi mengatakan bahwa perilaku klien adalah perhatian terbesar mereka tahun ini, karena mereka menolak bantuan agensi dan bergerak sendiri sambil mendapatkan platform otomasi mereka sendiri:

Sebelumnya, agensi diandalkan untuk keahlian strategis dan kreatif mereka, tetapi saat perusahaan bergerak menuju lanskap yang lebih didorong oleh data, mereka harus menemukan cara baru untuk memberikan nilai:

Selain itu, 39,9% perusahaan mengidentifikasi “mengikuti otomatisasi” sebagai tantangan utama. Terlepas dari itu, perusahaan yang sama ini menyadari bahwa layanan otomasi adalah kebutuhan untuk tetap kompetitif di lanskap mereka.

2. Hindari pemborosan jam kerja admin setiap minggunya

Maksud teknologi di tempat kerja selalu untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi pekerjaan yang tidak perlu. Buku putih Accelo, misalnya, mengklaim lebih dari seperempat hari Anda dihabiskan untuk komunikasi melalui platform seperti Slack dan Zoom selain untuk berkolaborasi melalui email.

Meskipun ini diperlukan untuk skala bisnis apa pun, cara Anda berkomunikasi dan berkolaborasi dapat menjadi pemborosan waktu yang sangat besar. Dengan memanfaatkan otomatisasi, Anda dapat membuat tanggung jawab harian administratif (misalnya, membuat email, menjadwalkan, dan memperbarui spreadsheet) menjadi proses yang disederhanakan:

Itulah mengapa otomatisasi menjadi sangat penting bagi agensi – ini menghemat waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas kasar, meningkatkan keterlibatan karyawan dengan menumbuhkan visibilitas kerja, dan meningkatkan produktivitas. Alih-alih, habiskan waktu itu untuk membangun strategi bisnis Anda, membimbing rekan kerja, dan berfokus pada pekerjaan klien yang dapat ditagih yang menghasilkan pendapatan untuk agensi Anda.

3. Memanfaatkan sistem internal untuk menciptakan penjualan baru dan hubungan jangka panjang

Seperti yang mungkin Anda ketahui, menghasilkan penjualan baru untuk agensi sangat berbeda dari bisnis lain. Misalnya, agensi tidak menjual produk nyata atau layanan berulang; Anda menjual solusi dan pengalaman unik yang dibuat khusus untuk setiap klien, disesuaikan dengan kebutuhan dan harapan mereka setiap saat.

Inti dari proses penjualan yang sukses adalah sistem CRM yang dilengkapi dengan fungsionalitas otomatis yang memungkinkan integrasi di seluruh perusahaan sehingga berbagai fungsi (seperti penjualan, pemasaran, kesuksesan pelanggan, dan lainnya) dapat melihat data yang sama dan perjalanan pengguna atau pelanggan yang sama.

Aksesibilitas ini membantu tim Anda tetap teratur secara internal, menyimpan informasi penting terkait klien di satu tempat, dan memungkinkan Anda berkolaborasi dengan tim untuk memastikan bahwa Anda tidak pernah melewatkan tugas proyek yang penting. Dengan membangun sistem yang komprehensif dan terintegrasi, ini membantu tim Anda dengan mudah mengelola setiap hubungan klien dari promosi penjualan awal hingga pengiriman proyek.

4. Jadikan setiap proyek benar-benar kolaboratif

Kita semua pernah merasa frustrasi saat anggota tim berada di luar kantor dan Anda tidak mengetahui apa yang mereka kirim ke (atau terima dari) klien. Anda harus menunggu mereka kembali atau dengan malu-malu meminta klien untuk meneruskan pesan mereka kepada Anda.

Lalu ada penundaan reguler yang kami alami saat klien mengirim email ke manajer akun mereka dengan jawaban atas pertanyaan penting, dan seluruh bisnis harus menunggu pagi hari untuk memeriksa email mereka agar proyek tetap berjalan.

Otomatisasi memberi Anda kekuatan untuk menjadikan kolaborasi sebagai upaya tim. Kolaborasi yang berhasil membutuhkan komunikasi yang konstan antara agensi Anda serta klien dan mitra, tetapi kebutuhan untuk beralih melalui email dan tugas sebelumnya tidaklah efisien. Proyek tidak harus macet atau membutuhkan banyak upaya manual dan waktu untuk menangkap anggota baru di proyek klien.

Integrasi otomatis yang disinkronkan dua arah dengan email masuk, kalender, dan modul tugas seperti G Suite atau Office365 ke CRM Anda memastikan bahwa tim Anda tidak pernah melewatkan korespondensi penting dan membuat proses kolaboratif semulus mungkin.

Dan untuk halaman arahan pasca-klik, kolaborasi menjadi lebih mudah dengan Kolaborasi Instapage karena pemangku kepentingan proyek dapat menanggapi umpan balik dan menyelesaikan komentar dalam satu antarmuka. Tidak perlu lagi mengejar komentar di utas Slack, email, atau alat manajemen proyek. Plus, dengan setiap interaksi yang dikirimkan pada halaman, email otomatis dikirim ke anggota tim yang sesuai sehingga mereka merespons sesuai dengan utas komentar:

5. Gunakan otomatisasi untuk meningkatkan pendapatan biro iklan Anda

Sisi positif utama ketika berurusan dengan otomatisasi adalah mengurangi tenaga kerja manual dengan tugas administratif dan pekerjaan tambahan yang sibuk. Ini membebaskan banyak waktu yang dapat Anda dedikasikan untuk mengejar klien baru dan terus memelihara hubungan klien yang ada.

Namun tanpa otomatisasi dan fitur seperti pelacakan waktu otomatis, Anda bisa kehilangan peluang yang dapat ditagih. Misalnya, Anda mungkin tidak menghitung berapa jam yang Anda habiskan untuk email, rapat, dan kurangnya akurasi lembar waktu. Jika ini terdengar asing, perhatikan, karena penelitian menunjukkan bahwa rata-rata agensi kehilangan $110.000 setiap tahun dalam pendapatan karena pelacakan waktu yang buruk.

Tapi bagaimana dengan agensimu? Misalnya, tim Anda yang terdiri dari 15 orang menagih rata-rata $150 per jam. Jika Anda menangkap bocoran pendapatan dari rapat, email, dan kelupaan, Anda akan menambahkan $1,7 juta per tahun:

Jika Anda tidak melacak jam yang dapat ditagih sedekat ini, maka Anda tidak benar-benar tahu proyek, klien, atau pekerjaan mana yang menguntungkan. Tanpa pelacakan waktu yang efektif, Anda kehilangan peluang yang dapat ditagih. Kekuatan otomatisasi memungkinkan Anda merekam dan mencatat semua jam tersebut, memastikan bahwa semua waktu Anda didokumentasikan.

Otomatisasi yang tidak dapat ditunggu oleh agensi Anda

Ini adalah investasi yang mengharuskan Anda dan tim Anda sejak awal. Prosesnya melibatkan riset alat yang tepat yang sesuai dengan kebutuhan Anda dan menerapkannya dalam alur kerja sehari-hari. Dalam jangka panjang, waktu Anda lebih sedikit dihabiskan untuk pekerjaan administratif, memungkinkan Anda berfokus pada tugas yang menghasilkan pendapatan untuk klien.

Untuk detail cara mengembangkan agensi Anda di berbagai bidang termasuk strategi, personel, penagihan, dan lainnya — daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.

Tentang Penulis
Geoff McQueen adalah CEO dan salah satu pendiri Accelo, platform cloud untuk menjalankan bisnis layanan profesional kecil dan menengah. Berkantor pusat di Silicon Valley, didirikan di Australia, dan dengan pendanaan modal ventura lebih dari $11 juta hingga saat ini, Accelo kini merampingkan operasi dan menggandakan profitabilitas ribuan bisnis di lebih dari 40 negara. Terakhir, Geoff adalah seorang suami dan ayah dan membagi waktunya antara tiga kantor Accelo di San Francisco, Denver, dan Wollongong, Australia.