3 Hirarki Agensi Periklanan Paling Umum & Cara Menyusun Tim Anda

Hierarki biro iklan Anda adalah cerminan dari apa yang ingin Anda capai sebagai sebuah bisnis. Dimasukkannya departemen atau struktur organisasi tertentu tidak hanya memberi tahu karyawan kepada siapa mereka harus melapor tetapi harus selaras dengan tujuan strategis Anda. Itu juga bisa mengatakan banyak tentang bagaimana Anda berkolaborasi dengan klien.

Tanpa hierarki yang dirancang dengan baik, waktu jeda dalam alur kerja dapat meningkat dan menyebabkan klien tidak bahagia.

Apakah Anda merekrut karyawan baru untuk pertama kalinya atau membawa tim Anda dari operasi butik ke penyedia layanan lengkap, panduan ini akan menguraikan struktur dan variasi hierarki yang paling umum untuk agensi unik Anda.

Dengan struktur organisasi yang tepat, agensi Anda akan beroperasi lebih efisien dan diingat oleh klien karena alasan yang tepat.

Apa itu hierarki agensi?

Hirarki agensi mengelompokkan anggota staf sesuai dengan tanggung jawab umum mereka, seperti di dalam departemen Pemasaran atau divisi Layanan Pelanggan. Ini juga menunjukkan bagaimana peran disusun sehingga setiap orang tahu siapa atasan profesional mereka. Mereka datang dalam dua varietas utama, mekanistik dan organik:

Struktur mekanistik memusatkan kekuasaan dan menciptakan hubungan formal antara anggota tim. Struktur organik memungkinkan kolaborasi lintas-divisi dan mengurangi mentalitas "penjaga gerbang" yang dapat mengelilingi pimpinan divisi dan memperlambat proses.

Baik struktur mekanistik dan organisasi memiliki kelebihan dan kekurangan. Seperti yang akan Anda lihat, mana yang terbaik untuk agensi Anda pada akhirnya bergantung pada ukuran, klien, dan layanan yang ditawarkan.

Bagan organisasi hierarki yang paling umum untuk agensi

Model tradisional

Model tradisional telah lama menjadi struktur masuk untuk biro iklan besar yang menawarkan berbagai layanan. Ini menangani masalah mengelola banyak karyawan dengan memusatkan otoritas, memperjelas kepada siapa setiap orang melapor:

Organisasi ini dipecah menjadi divisi yang berbeda -- kreatif, produksi, layanan klien, atau keuangan. Setiap divisi dipimpin oleh seorang kepala departemen, seperti Manajer Periklanan atau Direktur Periklanan, dan mencakup semua anggota tim yang berspesialisasi dalam bidang tersebut.

Kelemahan dari struktur ini adalah secara alami menyekat orang dan menghambat kolaborasi lintas divisi. Akibatnya, ini tidak cocok untuk biro iklan yang menawarkan beberapa layanan berbeda kepada klien yang sama dan bergantung pada komunikasi terus-menerus.

Secara keseluruhan, model ini berfungsi paling baik saat klien biasanya datang ke agensi untuk mendapatkan layanan khusus yang dapat dimuat dalam satu departemen, seperti SEO atau desain merek.

Model matriks

Model matriks mempertahankan divisi dan kepala divisi tradisional tetapi cukup fleksibel untuk memungkinkan pembentukan tim lintas divisi:

Dengan model ini, biro iklan layanan penuh dapat memenuhi semua kebutuhan klien mereka tanpa menimbulkan hambatan besar dalam komunikasi antar divisi. Ini mencoba memadukan yang terbaik dari struktur hierarkis mekanistik dan organik.

Di sisi lain, ini menciptakan kebingungan antara anggota tim yang harus melapor pada waktu tertentu: pimpinan proyek atau pimpinan divisi.

Sistem pod

Pendekatan yang bahkan lebih organik daripada model matriks adalah sistem pod.

Leeann Leahy, CEO The VIA Agency, mengembangkan struktur organisasi ini untuk stafnya. Di bawah sistem pod, manajer akun tradisional hilang dan klien memiliki akses ke empat pimpinan proyek, termasuk:

• Pimpinan strategi bisnis/konsumen
• Pimpinan perencanaan
• Petunjuk kreatif
• Pimpinan manajemen proyek

Bila perlu, proyek memimpin delegasi tugas ke anggota tim lain di dalam agensi.

Tujuan utama dari model ini adalah untuk mempersingkat waktu proses persetujuan, menghilangkan posisi senior yang asing, meningkatkan akuntabilitas rekan kerja, dan mendorong apa yang digambarkan Leahy sebagai kreativitas “cepat dan hebat”.

Variasi hierarki berdasarkan jenis agensi

Tidak setiap biro iklan akan menawarkan semua layanan yang ditawarkan oleh biro layanan penuh. Apa yang menjadi spesialisasi suatu agensi akan memengaruhi struktur organisasi apa yang paling cocok untuknya.

agensi SEO

Sementara biro iklan layanan lengkap dapat memasukkan SEO ke dalam layanannya, agen SEO berspesialisasi dalam membangun visibilitas online bisnis dengan layanan seperti:

• Analisis situs web
• Optimalisasi struktur
• Produksi konten
• Manajemen media sosial
• Pengoptimalan tingkat konversi

Dengan demikian, agensi SEO mungkin hanya memerlukan tiga divisi utama: manajemen strategi/proyek, SEO teknis, dan pemasaran konten. Model hierarki tradisional dapat berfungsi untuk agensi SEO karena layanan yang ditawarkan biasanya spesifik dan divisi yang dibutuhkan tidak sebanyak agensi iklan layanan penuh.

Agensi kreatif

Agen kreatif biasanya mengembangkan dan menghasilkan produk visual yang digunakan dalam strategi pemasaran klien yang sudah ada, termasuk:

• Arah seni
• Copywriting
• Desain merek
• desain UX
• desain web
• Produksi video

Layanan ini membutuhkan banyak kolaborasi. Misalnya, copywriter dan desainer seni iklan perlu bekerja sama untuk membuat hasil kerja. Oleh karena itu, model matriks mungkin bekerja paling baik untuk agensi kreatif.

Variasi dalam hierarki berdasarkan ukuran agensi

Untuk agensi dengan lebih dari satu lokasi

Agensi dengan lebih dari satu lokasi memberi klien yang beragam secara geografis lebih banyak peluang untuk interaksi tatap muka. Itu juga dapat meningkatkan peluang Anda untuk menemukan talenta terbaik.

Struktur organisasi Anda dengan lokasi berbeda mungkin terlihat seperti ini:

Dalam model ini, otoritas didesentralisasikan ke wilayah geografis. Ini memungkinkan pekerjaan terjadi dengan cepat, tetapi jika Anda tidak hati-hati, kurangnya komunikasi antar wilayah dapat menyebabkan kebingungan, seperti suara merek yang terfragmentasi.

Misalnya, jika Divisi Amerika Utara dan Asia-Pasifik di atas sama-sama meluncurkan kampanye pemasaran ke audiens target lokal mereka, mereka harus tetap berkoordinasi satu sama lain untuk menjaga agar pesan dan merek tetap kohesif.

Untuk agen layanan besar atau lengkap

Agensi yang lebih besar menawarkan daftar lengkap layanan yang dapat memenuhi banyak jika tidak semua permintaan pemasaran dan periklanan klien, apakah mereka memerlukan bantuan merancang visual merek atau spesialis SEO yang dapat meningkatkan daftar pencarian organik mereka.

Dengan demikian, masuk akal bagi agensi besar untuk memiliki departemen yang didedikasikan untuk manajemen akun. Manajer akun berfungsi sebagai penghubung antara klien dan anggota tim mana pun di departemen lain yang terlibat dalam suatu proyek.

Ini meningkatkan pengalaman klien dengan memungkinkan mereka mengembangkan hubungan dengan satu titik pusat kontak. Manajer akun juga dapat menyampaikan pesan yang kohesif ke semua departemen, mengurangi kemungkinan situasi "katanya, katanya".

Struktur seperti model matriks mempertahankan otoritas divisi sambil memungkinkan manajer akun bekerja dengan tim yang terdiri dari anggota divisi berbeda yang memenuhi semua kebutuhan klien.

Untuk agensi kecil

Anggota tim di agensi kecil biasanya memakai banyak topi dan memiliki hubungan yang lebih informal dan akrab dengan rekan kerja mereka. Peran mereka fleksibel dan berubah setiap hari, jika tidak setiap jam.

Dengan demikian, agensi-agensi ini memiliki posisi yang baik untuk bereksperimen dengan struktur organisasi yang lebih progresif seperti sistem pod. Klien dapat memiliki akses ke semua anggota tim tanpa kewalahan, dan anggota tim tidak perlu melalui penjaga gerbang yang tidak perlu seperti manajer akun untuk menghindari kebingungan dalam komunikasi.

Kiat untuk meningkatkan efisiensi hierarki tim Anda

Anda tidak dapat mengandalkan struktur organisasi saja untuk membuat tim Anda berjalan lancar. Berikut adalah beberapa tips untuk mengembangkan hierarki agensi yang tepat untuk kebutuhan Anda, kemudian menjalankannya secara efisien.

Menetapkan penerimaan karyawan

Jika Anda merestrukturisasi hierarki agensi Anda, mintalah keterlibatan manajer dan staf Anda, bukan hanya eksekutif puncak atau dewan direksi Anda. Karyawan Anda akan menjadi orang-orang yang beroperasi dalam struktur organisasi baru ini setiap hari, dan mereka mungkin memiliki wawasan tentang apa yang akan bekerja paling baik.

Jadilah fleksibel pada awalnya

Bob Sanders dari Sanders Consulting Group, sebuah organisasi yang membantu agensi dengan tujuan strategis mereka, merekomendasikan agar Anda mendekati restrukturisasi sebagai proses evolusioner, proses yang harus dibiarkan terjadi secara organik.

Ini memungkinkan Anda merasakan dan menguji struktur baru sebelum melakukan sesuatu yang tidak masuk akal bagi tim Anda.

Ubah orang senior menjadi pelatih

Anggota tim senior dan eksekutif telah mencapai status mereka berkat pengetahuan mereka yang diperoleh selama bertahun-tahun praktik. Terlalu sering, keahlian mereka disia-siakan hanya untuk menyetujui atau menandatangani kiriman yang dibuat oleh anggota tim yang mereka awasi.

Mendorong posisi senior untuk juga bertindak sebagai pelatih bagi tim mereka tidak hanya dapat meningkatkan keahlian lebih banyak karyawan junior, tetapi juga meningkatkan kualitas produk akhir yang Anda berikan kepada klien dan mencegah kesalahan.

Garrett Mehrguth, CEO Directive Consulting, menjelaskan alasan mereka menggunakan model pembinaan:

Saat kami membuat Directive, manajemen kami bingung antara pembinaan dengan pelatihan. Kami yakin papan pembelajaran kami dapat melatih pria dan wanita untuk berkembang menjadi pemasar penelusuran.

Kami berasumsi bahwa orang dapat belajar menjadi strategis dari membaca online dan terjun langsung ke pekerjaan mereka. Kami tidak fokus pada perlunya pembinaan 1 lawan 1. Kontrol kualitas adalah fokus kami, dan kami mengabaikan pembinaan yang berarti pada saat itu. Kontrol kualitas bersifat reaktif; pembinaan bersifat proaktif.

Keduanya memiliki tempat, tetapi tidak ada pelatihan yang harus mengalahkan pembinaan.

Jadi, hierarki biro iklan mana yang terbaik?

Terlepas dari reputasi mereka untuk menciptakan silo dan menyesakkan kolaborasi, struktur organisasi tradisional masih dapat berfungsi untuk agensi yang menawarkan layanan khusus.

Namun, model yang lebih organik dapat menciptakan sinergi yang menarik dengan mengurangi formalitas di antara anggota tim. Sementara sesuatu seperti sistem pod mungkin terlalu longgar untuk biro iklan yang lebih besar, model matriks menjanjikan dengan memungkinkan fleksibilitas sambil tetap mempertahankan garis otoritas yang jelas.

Pada akhirnya, model hierarki terbaik untuk agensi Anda adalah model yang membantu Anda menjaga kepuasan karyawan dan klien.

Mengembangkan hierarki yang tepat untuk biro iklan Anda hanyalah sebagian dari pertempuran. Daftar untuk demo Instapage Enterprise hari ini.