Ketidakhadiran karyawan: Penyebab dan tindakan pengendalian

Apakah karyawan Anda sering mangkir dari pekerjaan?

Ketidakhadiran yang biasa terjadi di tempat kerja dikenal sebagai ketidakhadiran — suatu masalah yang dapat mempengaruhi produktivitas, kelangsungan kerja, dan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Namun, apa sebenarnya ketidakhadiran itu dan apa penyebabnya?

Dalam postingan blog kali ini, kita akan mendalami pengertian ketidakhadiran, penyebab, dan akibat. Kami juga akan membekali Anda dengan 10 strategi yang membantu Anda meminimalkan dampak buruk dari ketidakhadiran.

Mari kita mulai!

Apa yang dimaksud dengan ketidakhadiran di tempat kerja?

Absensi adalah ketika karyawan tidak masuk kerja pada saat dijadwalkan untuk bekerja. Penyebab ketidakhadiran karyawan bisa bermacam-macam, mulai dari penyakit, masalah keluarga, stres, hingga faktor lainnya.

Salah satu definisi ketidakhadiran diberikan oleh penulis makalah penelitian berjudul Mengelola ketidakhadiran di tempat kerja: kasus perusahaan multi utilitas Italia yang menjelaskan ketidakhadiran sebagai “ kebiasaan tidak masuk kerja selama satu hari atau lebih, biasanya dibenarkan oleh a surat keterangan kesehatan, namun sebenarnya karena kepentingan pribadi dan rendahnya rasa tanggung jawab.”

Sejauh mana ketidakhadiran terjadi di tempat kerja? Anda mungkin terkejut jika Anda belum mengikuti statistiknya.

Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja (BLS), dari 118,745 karyawan di berbagai industri, total 3,6% karyawan di AS tidak masuk kerja pada tahun 2022 karena berbagai alasan.

Apa pun alasannya, ketidakhadiran dapat berdampak pada produktivitas di tempat kerja, meningkatkan beban kerja rekan kerja lainnya, mengganggu jadwal proyek, dan masih banyak lagi.

Apa perbedaan antara ketidakhadiran dan ketidakhadiran?

Meskipun istilah ini sering digunakan secara bergantian, terdapat perbedaan yang signifikan antara ketidakhadiran dan ketidakhadiran.

Ketidakhadiran hanya mengacu pada “ kegagalan untuk hadir di tempat yang biasa atau diharapkan atau pada waktu yang disepakati .” Istilah tersebut hanya menandakan bahwa seseorang tidak hadir pada suatu tempat atau waktu tertentu tanpa menyebutkan alasan atau lamanya ketidakhadiran tersebut.

Selain itu, istilah tersebut tidak secara spesifik merujuk pada ketidakhadiran karyawan di tempat kerja.

Di sisi lain, ketidakhadiran secara khusus mengacu pada pola yang sering dan menjadi kebiasaan karyawan tidak masuk kerja , seringkali tanpa alasan yang sah atau izin yang sesuai.

Jenis-jenis ketidakhadiran di tempat kerja

Ada beberapa cara untuk mengkategorikan jenis ketidakhadiran di tempat kerja — namun tiga jenis berikut adalah yang paling umum:

• Ketidakhadiran yang direncanakan atau disetujui,
• Ketidakhadiran yang tidak terencana, tidak beralasan, atau tidak terjadwal, dan
• Ketidakhadiran yang kronis atau berlebihan.

Tipe #1: Ketidakhadiran yang direncanakan atau disetujui di tempat kerja

Ketidakhadiran yang direncanakan atau disetujui melibatkan kejadian-kejadian ketidakhadiran yang dijadwalkan dan direncanakan sebelumnya.

Contohnya meliputi:

• Liburan,
• Waktu istirahat pribadi, dan
• Waktu istirahat kerja yang telah diatur sebelumnya.

Perusahaan biasanya menentukan jangka waktu untuk mendapatkan persetujuan atas rencana ketidakhadiran ini dalam kebijakan kehadiran mereka — karena Fair Labor of Standards Act (FLSA) tidak mewajibkan jumlah cuti atau jangka waktu untuk memberi tahu pemberi kerja.

Misalnya, kebijakan kehadiran di University of South Florida menyatakan bahwa persetujuan untuk cuti yang direncanakan harus dilakukan “ setidaknya 24 jam sebelumnya dan harus dilakukan sesuai dengan kebijakan departemen mengenai waktu istirahat yang dijadwalkan.”

Tipe #2: Ketidakhadiran yang tidak terencana, tidak beralasan, atau tidak terjadwal di tempat kerja

Keadaan darurat, seperti penyakit atau kematian orang yang dicintai, biasanya menjadi alasan untuk mengambil cuti yang tidak direncanakan. Perusahaan menyadari perlunya cuti tersebut jika alasannya memang benar dan karyawan tidak dikenakan sanksi atas ketidakhadiran tersebut.

Namun, apabila pekerja tidak masuk kerja tanpa memberitahukan pemberi kerja/atasan atau memberikan alasan untuk melakukan hal tersebut , hal tersebut dapat menjadi dasar tindakan disipliner. Ketidakhadiran yang tidak sah tersebut, juga disebut 'ketidakhadiran tanpa alasan', tidak diizinkan oleh pemberi kerja dan mungkin tidak sejalan dengan kebijakan organisasi mengenai pengambilan cuti.

Setiap perusahaan menentukan tindakan disipliner (seperti peringatan, penangguhan, atau pemberhentian) untuk mengatasi ketidakhadiran tanpa alasan yang dapat meningkat jika ketidakhadiran tersebut terjadi berulang kali.

Tipe #3: Ketidakhadiran yang berlebihan atau kronis di tempat kerja

Ketidakhadiran yang sering dan berkepanjangan dikategorikan sebagai ketidakhadiran yang kronis atau berlebihan. Karena tidak ada definisi standar tentang ketidakhadiran berlebihan atau kronis yang diberikan oleh Fair Labor of Standards Act (FLSA), setiap perusahaan menentukan apa yang dimaksud dengan ketidakhadiran berlebihan.

Misalnya, Case Western Reserve University mendefinisikan ketidakhadiran berlebihan dalam kebijakan kehadirannya sebagai:

“… kejadian berulang (lebih dari 6 dalam 6 bulan) ketidakhadiran dan/atau keterlambatan yang tidak terjadwal yang tidak berhubungan dengan waktu istirahat yang disetujui dimana 1 kejadian = 1 sampai 5 hari berturut-turut ketidakhadiran tidak terjadwal atau 3 kejadian keterlambatan, atau 2 kejadian sebagian ketiadaan."

Untuk memahami bagaimana perusahaan dan profesional HR mendefinisikan ketidakhadiran yang berlebihan, kami menghubungi Ryan Mckenzie, Co-Founder & CMO Tru Earth, sebuah perusahaan yang membuat produk rumah tangga ramah lingkungan. Perusahaan Ryan mendefinisikan ketidakhadiran kronis sebagai sesuatu yang mengganggu produktivitas perusahaan:

“Ketidakhadiran kronis adalah pola yang terus-menerus terjadi ketika seorang karyawan melewatkan lebih dari waktu cuti tahunan atau cuti sakit yang diberikan. Meskipun beberapa ketidakhadiran tanpa alasan mungkin tidak dapat dihindari dalam kehidupan sehari-hari, kami yakin lebih dari tiga kali ketidakhadiran tanpa alasan dalam enam bulan dapat berdampak pada sinergi dan produktivitas tim.”

Apa yang menyebabkan ketidakhadiran?

Ketidakhadiran di tempat kerja dapat berasal dari berbagai faktor yang juga dapat memengaruhi keterlibatan dan produktivitas karyawan.

Mari kita lihat apa saja penyebab ketidakhadiran.

Penyebab #1: Masalah kesehatan mental dan fisik

Masalah kesehatan fisik dan mental berkontribusi terhadap ketidakhadiran. Pada bulan Januari 2022 saja, 7,8 juta karyawan tidak masuk kerja karena masalah medis (seperti cedera, sakit, dll.), menurut BLS.

Terlebih lagi, sumber yang sama menyatakan bahwa 4,2 juta pekerja penuh waktu bekerja paruh waktu karena suatu penyakit, masalah kesehatan atau janji temu pada periode yang sama.

Meskipun masalah medis dapat bervariasi, Pusat Pengendalian dan Pencegahan Penyakit (CDC) mencantumkan lima penyakit kronis teratas yang menyebabkan ketidakhadiran di tempat kerja:

• Diabetes,
• Tekanan darah tinggi,
• Ketidakaktifan fisik,
• Merokok, dan
• Kegemukan.

Selain itu, masalah kesehatan mental, seperti depresi dan kecemasan, juga menyebabkan hilangnya 12 miliar hari kerja setiap tahunnya, menurut Organisasi Kesehatan Dunia (WHO).

Kecemasan atau depresi juga berdampak pada produktivitas kerja dalam banyak hal, yaitu membuat penderitanya sulit berkonsentrasi atau berkolaborasi.

Ketika berbicara tentang kesehatan mental, kita tidak bisa mengabaikan topik stres.

Data yang dikumpulkan oleh American Institute of Stress menunjukkan bahwa meskipun 83% pekerja di AS mengalami stres terkait pekerjaan, 1 juta orang tidak masuk kerja setiap hari karena stres.

Penyebab #2: Kurangnya kepuasan kerja

Apa yang membuat orang menyukai pekerjaannya dan ingin datang bekerja setiap hari (alias kepuasan kerja)? Ternyata, ada banyak faktor.

Berikut faktor-faktor yang berkontribusi terhadap kepuasan kerja, menurut survei terbaru yang dilakukan oleh The Conference Board:

• Gaji dan bonus,
• Pengakuan,
• Beban kerja/keseimbangan kehidupan kerja,
• Kebijakan promosi,
• Tinjauan kinerja,
• Keamanan kerja,
• Program pelatihan kerja,
• Kualitas kepemimpinan,
• Budaya tempat kerja, dan
• Manfaat (seperti, program pensiun, hari sakit, kebijakan liburan/cuti keluarga).

Ketiadaan salah satu atau lebih dari faktor-faktor tersebut dapat menimbulkan ketidakpuasan kerja.

Dan, karyawan yang tidak puas dengan pekerjaannya cenderung mencari cara untuk menghindari tempat kerja. Sebuah penelitian yang meneliti hubungan antara kepuasan kerja dan ketidakhadiran menemukan bahwa semakin tinggi tingkat ketidakpuasan kerja, maka semakin lama pula ketidakhadiran di tempat kerja.

Penyebab #3: Kecelakaan dan cedera di tempat kerja

Sayangnya, kecelakaan dan cedera yang menyebabkan ketidakhadiran merupakan hal yang sering terjadi. Pada tahun 2021 saja, 2,6 juta cedera di tempat kerja (tidak fatal) dilaporkan oleh pemberi kerja di industri swasta, menurut BLS.

Apa penyebab cedera ini?

Data dari CDC menunjukkan bahwa tiga penyebab utama cedera akibat kerja yang mengakibatkan ketidakhadiran berkepanjangan pada tahun 2020 adalah:

• Kontak dengan peralatan dan benda,
• Terpeleset dan jatuh, dan
• Pekerjaan yg terlalu keras.

Selain itu, ergonomi – yaitu cara ideal mengatur lingkungan kerja untuk meminimalkan ketegangan dan cedera sekaligus memaksimalkan kenyamanan dan efisiensi – juga dapat menjadi masalah, menurut Administrasi Kesehatan dan Keselamatan Kerja (OSHA).

Tempat kerja dan proses yang dirancang dengan buruk dapat menyebabkan pemicu stres, seperti duduk/berdiri dalam waktu lama, postur tubuh yang canggung, kebisingan yang berlebihan, getaran, gerakan berulang, dan beban fisik yang berat. Hal ini pada gilirannya dapat menyebabkan kelelahan mental dan fisik, sehingga meningkatkan risiko kecelakaan kerja – dan ketidakhadiran.

Faktanya, sebuah penelitian yang meneliti hubungan antara ketidakhadiran dan kondisi kerja menunjukkan bahwa semakin banyak karyawan terkena stresor yang disebutkan di atas, semakin besar pula kemungkinan mereka untuk absen.

Penyebab #4: Kelelahan

Burnout adalah dampak dari stres di tempat kerja. Menurut Klasifikasi Penyakit Internasional (ICD-11) yang mengklasifikasikan dan mendefinisikan kondisi medis: “Burnout adalah sebuah sindrom yang dikonseptualisasikan sebagai akibat dari stres kronis di tempat kerja yang tidak berhasil dikelola.”

Meskipun kelelahan karier dapat disebabkan oleh berbagai hal (kurang istirahat, beban kerja yang tidak masuk akal, atau tempat kerja yang beracun), hal ini menyebabkan rendahnya produktivitas dan meningkatnya ketidakhadiran.

Faktanya, penelitian Gallup bertajuk Employee Burnout: Part I: The 5 Main Causes , menemukan bahwa karyawan yang mengalami burnout:

• Apakah 63% lebih mungkin mendapatkan cuti sakit,
• Apakah 2,6 x lebih cenderung mencari pekerjaan lain, dan
• Rasakan penurunan tingkat kepercayaan sebesar 13%.

Burnout, yang ditandai dengan perasaan negatif, kelelahan mental dan fisik, dapat menyulitkan pengumpulan energi dan motivasi untuk berangkat kerja.

Penyebab #5: Budaya kerja negatif

Apa sebenarnya yang dimaksud dengan budaya kerja? Lagipula, itu bukanlah sesuatu yang bisa Anda sentuh atau lihat.

Pendiri dan CEO The Purposeful Culture Group , sebuah perusahaan konsultan budaya dan penulis, S. Chris Edmonds, menawarkan definisi sederhana tentang budaya organisasi dalam podcast.

“Budaya adalah tentang cara orang memperlakukan satu sama lain — cara pemimpin memperlakukan tim dan rekan kerja mereka, cara karyawan memperlakukan satu sama lain, dan cara orang memperlakukan pelanggan dan vendor. Ini tentang hubungan dan rasa hormat.”

Di tempat kerja dengan budaya kerja positif, anggota tim memperlakukan satu sama lain dengan rasa hormat dan sopan. Ketika ada suasana kepercayaan, karyawan memiliki kejelasan atas tanggung jawab mereka dan tujuan perusahaan.

Sebaliknya, berikut beberapa ciri tempat kerja yang memiliki budaya negatif:

• Kurangnya arah dan tujuan yang jelas,
• Komunikasi yang buruk,
• Pekerjaan yang berlebihan dan keseimbangan kehidupan kerja yang buruk,
• Manajemen mikro,
• Diskriminasi dan pelecehan,
• Kurangnya nilai-nilai perusahaan, dll.

Budaya kerja yang buruk tidak hanya berdampak pada produktivitas dan kesehatan mental, tetapi juga menyebabkan ketidakhadiran berlebihan di tempat kerja. Ketika para peneliti di Culture Shift mensurvei 1.000 pekerja di Inggris, mereka menemukan bahwa 71% dari mereka mengambil cuti sakit untuk menghindari bertemu dengan seseorang di tempat kerja yang memiliki hubungan negatif dengan mereka.

Bukan itu saja. Sumber yang sama menemukan bahwa sebanyak 61% karyawan yang mengalami diskriminasi, perundungan, atau pelecehan di tempat kerja mengambil cuti jangka panjang.

Budaya kerja yang beracun juga merupakan faktor utama yang mendorong 30% karyawan di AS mempertimbangkan untuk berhenti dari pekerjaan mereka, menurut survei FlexJobs tahun 2022.

Penyebab #6: Tanggung jawab keluarga

Karyawan yang memiliki tanggung jawab keluarga, seperti merawat anak-anak, orang tua lanjut usia, atau anggota keluarga penyandang disabilitas, sering kali perlu mengambil cuti kerja untuk menjalankan tugas pengasuhan mereka.

Menurut laporan tahun 2020 berjudul Caregiving in the US , pengasuh menghabiskan sekitar 23,7 jam setiap minggu untuk tugas pengasuhan.

Menyeimbangkan tanggung jawab pekerjaan dan keluarga dapat menjadi tantangan, terutama ketika keduanya membutuhkan banyak waktu dan perhatian. Kurangnya kebijakan yang ramah keluarga di tempat kerja, masalah transportasi, tekanan emosional dan fisik, semuanya dapat menambah masalah ketidakhadiran.

Namun mengapa ketidakhadiran menjadi masalah besar?

Pada bagian selanjutnya, kita akan melihat dampak ketidakhadiran untuk membantu Anda memahami mengapa masalah tersebut harus segera diatasi.

Berapa biaya ketidakhadiran di tempat kerja?

Biaya ketidakhadiran di tempat kerja mengacu pada dampak ketidakhadiran karyawan di tempat kerja. Misalnya, ketika seorang karyawan tidak hadir, rekan kerjanya harus mengambil alih beban kerja karyawan yang tidak hadir tersebut, sehingga berpotensi menimbulkan biaya lembur.

Berikut daftar biaya yang terkait dengan ketidakhadiran :

• Berkurangnya produktivitas : Kerugian akibat ketidakhadiran dapat mencapai jutaan dolar akibat berkurangnya produktivitas. Menurut penelitian CDC, yang disebutkan sebelumnya, pemberi kerja menghadapi kerugian sebesar $36,4 miliar setiap tahunnya karena ketidakhadiran karena penyakit kronis dan akibatnya berkurangnya produktivitas.
• Mempekerjakan dan melatih pekerja pengganti : Ketika perusahaan mempekerjakan pekerja pengganti, mereka menanggung biaya penggajian dan pelatihan selain hilangnya produktivitas. Sebuah studi dari Circadian berjudul Absenteeism: The Bottom Line Killer menemukan bahwa setiap tahun, ketidakhadiran menyebabkan kerugian bagi pemberi kerja sebesar $3.600 per jam per karyawan. Terlebih lagi, biaya penggajian pekerja pengganti bisa 50% lebih tinggi dibandingkan upah pekerja yang tidak hadir.
• Semangat tim yang rendah dan pelepasan diri : Ketidakhadiran dapat memengaruhi kolega, tim, dan organisasi secara keseluruhan. Misalnya, jika manajemen meningkatkan beban kerja anggota tim karyawan yang tidak hadir, karyawan tersebut dapat mengalami kelelahan, stres, dan tingkat keterlibatan yang rendah.
• Rusaknya reputasi merek : Karyawan yang tidak terlibat dan tidak bahagia mungkin tidak memberikan kinerja terbaik mereka di tempat kerja, yang dapat menyebabkan kesalahan yang merugikan, kualitas produk yang buruk, atau pelanggan yang tidak puas. Semua faktor ini dapat merusak reputasi perusahaan dan mengakibatkan meningkatnya ketidakhadiran kerja.
• Biaya premi asuransi: Ketidakhadiran karena penyakit dan kecelakaan kerja meningkatkan biaya perawatan medis dan Asuransi Kompensasi Pekerja (sejenis asuransi yang menanggung hilangnya pendapatan dan biaya perawatan medis bagi pekerja yang cedera). Semakin sering terjadi klaim terkait kompensasi pekerja di suatu perusahaan, maka semakin tinggi pula tarif preminya.

Seperti yang Anda lihat, ketidakhadiran dapat memengaruhi produktivitas, kualitas, dan tingkat keterlibatan, yang pada akhirnya dapat memengaruhi reputasi dan keuntungan perusahaan.

Bagaimana Anda mengelola ketidakhadiran di tempat kerja?

Mulai dari menetapkan kebijakan yang jelas hingga menciptakan budaya komunikasi terbuka, tips berikut dapat membantu Anda mengatasi dan mengendalikan ketidakhadiran secara efektif.

Tip #1: Tetapkan kebijakan kehadiran yang jelas

Membuat kebijakan kehadiran yang terperinci mungkin merupakan langkah pertama untuk membatasi ketidakhadiran.

Saat menyusun kebijakan, pastikan untuk melibatkan karyawan dan pimpinan puncak. Pertimbangkan sifat pekerjaan, kebutuhan perusahaan, dan kebutuhan sah karyawan Anda.

Definisikan dengan jelas apa yang dimaksud dengan ketidakhadiran yang dapat diterima dan tidak dapat diterima, termasuk keterlambatan, cuti yang tidak terjadwal, ketidakhadiran yang kronis/berlebihan, dan perpanjangan waktu istirahat.

Pastikan untuk menjelaskan proses pelaporan ketidakhadiran dan jangka waktu pelaporannya. Uraikan bagaimana dan kapan karyawan harus memberi tahu supervisor atau departemen SDM tentang ketidakhadiran mereka, baik karena sakit, alasan pribadi, atau rencana liburan.

Sebutkan dokumentasi yang diperlukan untuk ketidakhadiran, seperti surat keterangan medis atau bukti lain yang relevan dan batas waktu penyerahan dokumen tersebut.

Terakhir, jelaskan konsekuensi ketidakpatuhan terhadap kebijakan kehadiran Anda. Berikut ini contoh dari Departemen Layanan Administratif Connecticut:

Tip #2: Identifikasi pola ketidakhadiran

Simpan catatan ketidakhadiran karyawan secara akurat dan analisis data untuk mengidentifikasi polanya. Hal ini akan membantu Anda memahami alasan di balik ketidakhadiran dan menargetkan area tertentu untuk perbaikan.

Bagaimana cara melacak ketidakhadiran? Dengan memperhatikan kehadiran karyawan.

Cara mudah untuk melacak kehadiran dan jumlah jam kerja setiap karyawan adalah dengan menggunakan pelacak kehadiran gratis, seperti Clockify.

Setelah Anda membuat akun di Clockify, Anda dapat mengirim undangan email ke anggota tim Anda untuk bergabung dengan ruang kerja Anda. Setelah masuk ke Clockify, karyawan dapat memulai pengatur waktu di browser, desktop, atau aplikasi seluler (atau mereka dapat menambahkan jam secara manual).

Dengan Dasbor Tim, Anda dapat melihat siapa yang sedang mengerjakan apa, aktivitas terakhir mereka, dan rincian visual minggu kerja mereka.

Anda juga bisa mendapatkan laporan kehadiran seluruh karyawan Anda untuk jangka waktu tertentu, termasuk:

• Waktu istirahat,
• Lembur,
• Waktu mulai, dan
• Akhir zaman.

Setelah Anda melacak datanya, Anda dapat mengkategorikan ketidakhadiran berdasarkan alasan, seperti sakit, liburan, cuti pribadi, atau jenis lainnya, yang dapat membantu Anda memahami penyebab utama ketidakhadiran karyawan.

Dengan Clockify, Anda dapat mengamati tren dan pola ketidakhadiran dari waktu ke waktu dan membandingkan data di berbagai departemen, tim, musim, atau peran pekerjaan. Hal ini dapat membantu mengidentifikasi peran atau departemen tertentu yang tingkat ketidakhadirannya tinggi.

Meskipun hal ini memberi Anda gambaran mengenai tingkat ketidakhadiran, Anda dapat melakukan survei atau diskusi kelompok terfokus dengan karyawan untuk memahami alasan di balik ketidakhadiran.

Wawasan yang Anda peroleh dari metode ini dapat membantu Anda merancang strategi untuk mencegah ketidakhadiran.

Tip #3: Terapkan program kesehatan di tempat kerja

Stres terkait pekerjaan, menurut CDC, merupakan masalah kesehatan utama di tempat kerja. Stres kerja dapat meningkatkan risiko penyakit kronis dan seperti yang telah kita lihat pada bagian alasan ketidakhadiran, penyakit kronis dapat menyebabkan ketidakhadiran di tempat kerja.

Program kesehatan di tempat kerja yang memperhatikan kesejahteraan mental dan fisik dapat membantu Anda mengurangi ketidakhadiran.

Misalnya, Nike menawarkan sesi konseling gratis kepada karyawannya mengenai berbagai masalah kesehatan mental, termasuk depresi, penyalahgunaan zat, kecemasan, membangun ketahanan, dan sebagainya.

Perusahaan lainnya, seperti Tru Earth, mendorong karyawan untuk memprioritaskan istirahat dan relaksasi. Ryan Mckenzie menjelaskan bagaimana perusahaan mereka memastikan istirahat dan relaksasi:

“Kami mendorong untuk mengambil hari kesehatan mental dan menyoroti pentingnya istirahat dan relaksasi, mendorong karyawan kami untuk memanfaatkan waktu liburan mereka sepenuhnya.”

Namun, jenis program kesehatan yang Anda tawarkan di perusahaan Anda akan bergantung pada kebutuhan karyawan Anda.

Untuk merancang program kesehatan khusus bagi karyawan Anda, berikut beberapa langkah yang harus diikuti:

• Lakukan survei untuk mengidentifikasi kebutuhan kesehatan dan kesejahteraan karyawan Anda,
• Tetapkan tujuan yang jelas untuk program kesehatan, seperti mengurangi ketidakhadiran,
• Pastikan Anda menerima dukungan dari manajemen puncak untuk program kesehatan,
• Konsultasikan dengan para ahli untuk merancang program kesehatan yang menangani kesehatan fisik, mental, dan emosional,
• Gunakan berbagai saluran komunikasi untuk menciptakan kesadaran tentang program kesehatan, dan
• Tawarkan insentif untuk mendorong partisipasi karyawan.

Tip #4: Atasi masalah keamanan

Menjadikan tempat kerja aman dan sehat sangat penting untuk meminimalkan ketidakhadiran akibat kecelakaan, terpeleset, dan jatuh.

Mulailah dengan mengidentifikasi potensi bahaya di tempat kerja yang dapat meningkatkan risiko terpeleset, tersandung, dan jatuh.

Cara terbaik untuk mengidentifikasi bahaya adalah dengan berkonsultasi dengan pekerja. Menurut OSHA, para pekerja “ berada di tempat terbaik untuk mengidentifikasi masalah keselamatan dan kesehatan seperti situasi berbahaya, kondisi tidak aman, kejadian nyaris terjadi/nyaris celaka, dan insiden aktual .”

Berdasarkan rekomendasi OSHA, berikut beberapa hal lain yang dapat Anda lakukan untuk menjadikan tempat kerja Anda aman dan sehat serta mengurangi ketidakhadiran kerja sebagai akibatnya:

• Pastikan tempat kerja bersih dan bebas dari kekacauan,
• Menyediakan penerangan yang memadai di seluruh area yang membantu mengurangi kecelakaan,
• Pasang material lantai anti selip di area yang rawan basah,
• Cegah bahaya tersandung dengan mengamankan kabel, kabel, dan peralatan bergerak lainnya,
• Memperbaiki karpet yang kendor, lantai yang rusak, dan permukaan yang tidak rata,
• Pasang pegangan tangan di tangga dan area lain di mana karyawan mungkin memerlukan dukungan,
• Gunakan tanda yang jelas dan menonjol untuk menunjukkan potensi bahaya,
• Konsultasikan dengan ahli untuk merancang ruang kerja yang ergonomis, dan
• Melakukan pelatihan keselamatan secara berkala kepada seluruh karyawan.

Tip #5: Ciptakan budaya kerja yang positif

Meskipun alasan di balik ketidakhadiran karyawan bisa bermacam-macam, tempat kerja yang beracun sering kali menjadi salah satu penyebab utamanya. Menghilangkan perilaku beracun di tempat kerja memerlukan pendekatan yang sistematis dan berdedikasi.

Yakni, para pemimpin perlu menunjukkan perilaku positif, seperti transparansi, kepercayaan, rasa hormat, dan kolaborasi.

Perusahaan yang memiliki budaya kerja positif serta kepemimpinan yang kuat, tunjangan, dan keseimbangan kehidupan kerja secara konsisten menempati peringkat sebagai tempat terbaik untuk bekerja dalam daftar Budaya Perusahaan Global Terbaik versi Comparably.

Faktor lain yang membantu perusahaan, seperti Elsevier dan Chegg, masuk dalam daftar yang disebutkan di atas adalah lingkungan kerja yang “inklusif, setara, dan menyenangkan.”

Selain itu, berikut beberapa strategi lain untuk menumbuhkan budaya kerja positif:

• Buat pernyataan misi yang menggambarkan nilai, keyakinan, dan perilaku yang diinginkan,
• Ciptakan lingkungan yang aman bagi karyawan untuk menyuarakan pendapat dan kekhawatiran mereka,
• Komunikasikan harapan yang jelas mengenai peran dan tanggung jawab,
• Menghargai dan menghargai usaha dan prestasi karyawan,
• Memasukkan perlakuan terhadap orang lain ke dalam evaluasi kinerja karyawan,
• Menciptakan kesadaran tentang perilaku yang diinginkan dan tidak dapat diterima, dan
• Atasi konflik dan perselisihan dengan cara yang konstruktif.

Tip #6: Netralkan kelelahan dan stres

Langkah pertama untuk mengatasi dan mencegah kelelahan karyawan adalah mengetahui cara mengenali tanda-tandanya, yang seringkali tidak kentara.

Beberapa tanda umum yang harus diwaspadai untuk mengenali kelelahan meliputi:

• Kurangnya partisipasi dalam acara tim atau penarikan diri dari interaksi,
• Peningkatan kesalahan yang dapat dicegah,
• Pesimisme, mudah tersinggung, atau sinis,
• Ketidakmampuan untuk fokus atau mengambil keputusan,
• Mengurangi rasa percaya diri, dan
• Masalah kesehatan yang sering terjadi.

Untuk menetralisir kelelahan, Anda dapat melakukan check-in secara berkala dengan karyawan dan membuat rencana tindakan untuk mengatasi tantangan spesifik yang mereka hadapi di tempat kerja. Tergantung pada kekhawatiran karyawan, rencana tindakan dapat mencakup:

• Waktu kerja yang fleksibel,
• Mengurangi beban kerja,
• Sesi konseling/terapi,
• Program kesehatan, dan
• Sesi pengembangan karir.

Tip #7: Dorong kolaborasi

Meskipun kolaborasi merupakan salah satu komponen lingkungan kerja yang positif, kolaborasi perlu mendapat perhatian khusus karena pentingnya mengurangi ketidakhadiran.

Dalam makalah penelitiannya yang berjudul Strategies to Reduce Absenteeism in the Public Sector Workplace , Dr. John G. Turner menemukan bahwa lingkungan kerja kolaboratif mengurangi ketidakhadiran dengan mendorong keterlibatan karyawan.

Dalam penelitian ini, salah satu pemimpin yang diwawancarai mengatakan:

“ Saya ingin mengadakan lebih banyak acara seperti acara masak-memasak dan lomba membangun tim untuk membantu menjaga motivasi karyawan sehingga dapat membantu mencegah ketidakhadiran di tempat kerja.”

Pemimpin lainnya berkata:

“ Kami selalu mencari alasan mengapa karyawan tidak masuk kerja dan menyadari kurangnya kolaborasi dengan manajemen sehingga tidak memungkinkan adanya keterlibatan karyawan.”

Lingkungan kolaboratif tidak hanya memberikan jalan bagi karyawan untuk berbagi keterampilan dan pengetahuan, namun juga mendorong pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

Namun, bagaimana cara mendorong kolaborasi ketika Anda memiliki tenaga kerja yang tersebar?

Cara terbaik untuk mendorong komunikasi dan kolaborasi real-time di antara tim jarak jauh adalah dengan menggunakan aplikasi kolaborasi tim, seperti Pumble. Dengan fitur-fitur canggih, seperti konferensi video, saluran, perpesanan individu, dan grup, Pumble menawarkan semua yang Anda butuhkan untuk menjaga tim Anda tetap terhubung dan terlibat.

Tip #8: Berikan peluang kemajuan karir

Dengan menawarkan peluang kemajuan karir, Anda tidak hanya meningkatkan keterampilan dan keterlibatan karyawan tetapi juga menciptakan rasa loyalitas dan komitmen.

Karyawan yang melihat jalur yang jelas untuk pertumbuhan dalam organisasi akan lebih cenderung berinvestasi pada peran mereka, sehingga mengurangi tingkat ketidakhadiran dan kepuasan kerja yang lebih tinggi.

Berikut beberapa cara untuk menawarkan peluang pengembangan karir:

• Bekerja dengan karyawan untuk membuat rencana pengembangan karir dan keterampilan,
• Menyelenggarakan sesi pelatihan, lokakarya, dan seminar secara berkala,
• Menerapkan program mentoring di mana karyawan berpengalaman membimbing rekan kerja yang kurang berpengalaman,
• Menawarkan kursus online sehingga karyawan dapat belajar sesuai kecepatan mereka sendiri, dan
• Mendukung karyawan dalam memperoleh sertifikasi yang relevan untuk meningkatkan keterampilan mereka.

Tip #9: Kenali dan berikan penghargaan kepada karyawan

Sedikit apresiasi akan sangat membantu dalam mengurangi ketidakhadiran.

Ingin lebih banyak bukti?

82% orang Amerika yang usahanya diakui dilaporkan merasa bahagia di tempat kerja dalam survei yang dilakukan oleh Curiosity at Work. Dan, seperti yang kita semua tahu, karyawan yang bahagia dan terlibat cenderung kecil kemungkinannya untuk mangkir dari pekerjaan.

Studi lain berjudul Mengurangi Ketidakhadiran dan Penjadwalan Ulang di Kalangan Karyawan Toko Kelontong Dengan Imbalan Kontingen Poin menemukan bahwa imbalan mengurangi ketidakhadiran di kalangan karyawan. Hadiah juga membantu mengurangi kejadian mereka pulang kerja lebih awal.

Berikut beberapa cara menerapkan sistem penghargaan yang membantu mengurangi ketidakhadiran karyawan:

• Memutuskan perilaku dan tindakan yang patut mendapat pengakuan,
• Pastikan perilaku yang diinginkan selaras dengan nilai dan tujuan inti organisasi,
• Tetapkan kriteria terukur untuk setiap perilaku. Misalnya, kebijakan kehadiran dapat menentukan 80% kehadiran pada bulan tertentu sebagai kriteria yang dapat diukur,
• Tentukan jenis imbalan, seperti insentif moneter atau peluang kemajuan karier,
• Mengakui pencapaian dan kontribusi,
• Ciptakan sistem di mana manajer memberikan pengakuan dan pujian instan ketika mereka mengamati perilaku yang luar biasa,
• Mengkomunikasikan dengan jelas program penghargaan dan pengakuan kepada seluruh karyawan, dan
• Lacak dan ukur dampak program penghargaan dan pengakuan terhadap tingkat ketidakhadiran dan keterlibatan karyawan secara keseluruhan.

Tip #10: Terapkan kebijakan pekerjaan-keluarga

Jika Anda ingin mengurangi tingkat ketidakhadiran, hal lain yang perlu diperhatikan adalah menjadi tempat kerja yang ramah keluarga.

Dengan menerapkan kebijakan pekerjaan-keluarga (WFP), Anda dapat memastikan pekerja yang menjadi pengasuh mendapatkan dukungan yang memadai untuk mengelola pekerjaan dan tanggung jawab pengasuhan mereka.

WFP dapat menawarkan:

• Waktu dan pengaturan kerja yang fleksibel,
• Cuti orang tua (dibayar dan tidak dibayar),
• Tempat penitipan anak di kantor atau penitipan anak berbayar, dan
• Cuti pengasuhan keluarga.

Namun, pastikan Anda mengikuti peraturan dan ketentuan yang berlaku di negara bagian Anda, terutama mengenai cuti orang tua, sebelum menerapkan kebijakan ini.

FAQ tentang ketidakhadiran di tempat kerja

Punya pertanyaan lebih lanjut tentang ketidakhadiran di tempat kerja? Bagian ini berfokus pada memberikan jawaban atas pertanyaan umum tentang ketidakhadiran.

Apa itu ketidakhadiran kronis?

Ketidakhadiran kronis menunjukkan seringnya ketidakhadiran kerja yang dapat berdampak pada produktivitas perusahaan. Namun, tidak ada definisi yang disepakati secara universal mengenai apa yang dimaksud dengan ketidakhadiran kronis.

Definisinya dapat bervariasi berdasarkan kebijakan perusahaan, norma industri, dan keadaan individu.

Karena tidak ada definisi standar mengenai ketidakhadiran kronis dalam konteks kerja, kita dapat melihat bagaimana sekolah mendefinisikan istilah tersebut untuk meningkatkan pemahaman kita.

Dalam konteks akademis, ketidakhadiran kronis adalah ketika seorang siswa melewatkan 10% hari dalam satu tahun ajaran yang mencakup ketidakhadiran tanpa alasan dan alasan.

Misalnya, jika seorang pelajar membolos 2 hari dalam sebulan, setiap bulan dalam setahun, pelajar tersebut telah absen selama 18 hingga 20 hari, yang merupakan ketidakhadiran kronis.

Apa yang dimaksud dengan ketidakhadiran berlebihan?

Ketidakhadiran yang berlebihan adalah pola ketidakhadiran yang sering terjadi di tempat kerja, melampaui apa yang dianggap normal atau dapat diterima.

Meskipun alasan ketidakhadiran yang berkepanjangan atau berulang-ulang dapat disebabkan oleh penyakit, alasan pribadi, atau faktor lainnya, ketidakhadiran yang berlebihan dapat mengganggu kinerja dan produktivitas karyawan.

Tidak ada definisi standar mengenai apa yang dimaksud dengan ketidakhadiran berlebihan karena setiap perusahaan memiliki kebijakannya sendiri.

Misalnya, Vikas Kaushik, CEO TechAhead, mendefinisikan ketidakhadiran berlebihan sebagai salah satu hal yang mengakibatkan penundaan proyek:

“Kami mendefinisikan ketidakhadiran berlebihan ketika seorang karyawan sering menunda proyek karena ketidakhadirannya yang tidak terjadwal. Kami berusaha keras untuk menjaga tingkat ketidakhadiran tanpa alasan di bawah 2% dari seluruh hari kerja karena menurut kami penting untuk mencapai keseimbangan antara kebutuhan pribadi dan kewajiban profesional.”

Berapa banyak ketidakhadiran tanpa alasan yang dapat diterima?

Tingkat ketidakhadiran tanpa alasan yang dapat diterima dapat sangat bervariasi tergantung pada faktor-faktor seperti:

• Sifat pekerjaan,
• Norma industri,
• Kebijakan perusahaan, dan
• Dampak keseluruhan dari ketidakhadiran pada organisasi.

Meskipun tidak ada batasan yang ditetapkan secara universal untuk ketidakhadiran tanpa alasan, banyak organisasi memiliki kebijakan kehadiran khusus yang menggambarkan tingkat ketidakhadiran yang dapat diterima, baik yang dapat dimaafkan maupun yang tidak.

Apakah ketidakhadiran disebabkan oleh stres?

Stres adalah salah satu alasan paling umum yang berkontribusi terhadap ketidakhadiran. Seperti disebutkan sebelumnya, 83% karyawan di AS mengalami stres terkait pekerjaan, menurut American Institute of Stress. Terlebih lagi, penelitian yang sama menunjukkan stres adalah alasan mengapa 1 juta pekerja tidak masuk kerja setiap hari.

Semua tips yang diberikan di atas dapat membantu perusahaan mengurangi stres di tempat kerja dan mengurangi ketidakhadiran.

Apa itu presenteeisme?

Presenteeism mengacu pada situasi ketika pekerja berada di tempat kerja tetapi tidak dapat bekerja sesuai kapasitas biasanya karena berbagai alasan.

Dalam artikel penelitiannya yang berjudul Presenteeism: At Work–but out of it , Paul Hemp mendefinisikan presenteeism sebagai “ masalah pekerja yang sedang bekerja, namun karena sakit atau kondisi medis lainnya, tidak berfungsi sepenuhnya. ”

Meskipun hal ini tidak dilakukan dengan sengaja, kehadiran (presenteeism) juga dapat memengaruhi produktivitas dan pada akhirnya berdampak pada laba perusahaan, seperti halnya ketidakhadiran.

Bagaimana cara menghitung tingkat absensi?

Untuk menghitung tingkat absensi atau tingkat ketidakhadiran seorang pegawai digunakan rumus sebagai berikut:

(Jumlah total hari atau jam absen / Hari atau jam kerja yang tersedia pada periode tertentu ) x 100

Mari kita lihat cara menghitung tingkat ketidakhadiran menggunakan sebuah contoh.

John bekerja 25 hari sebulan (5 hari setiap minggu). Pada bulan Juli 2023, dia absen selama 5 hari.

Sekarang mari kita hitung tingkat absensi menggunakan rumus di atas.

Hal ini menunjukkan tingkat ketidakhadiran sebesar 20% atau John kehilangan 20% hari kerja karena ketidakhadiran.

Anda dapat menghitung tingkat ketidakhadiran seseorang, departemen, atau perusahaan secara keseluruhan dengan menggunakan rumus sederhana ini.

Berapa rata-rata tingkat ketidakhadiran?

Rata-rata tingkat ketidakhadiran sama dengan tingkat ketidakhadiran dan kedua istilah ini digunakan secara bergantian. Tingkat ketidakhadiran atau ketidakhadiran mengacu pada jumlah waktu seorang karyawan tidak masuk kerja dan dinyatakan dalam persentase.

Rumus yang digunakan untuk menghitung tingkat ketidakhadiran sama dengan rumus yang biasa Anda gunakan untuk menghitung tingkat ketidakhadiran:

Tingkat ketidakhadiran = (Jumlah hari atau jam ketidakhadiran / Hari atau jam kerja yang tersedia pada periode tertentu ) x 100

Pemikiran terakhir: Ambil pendekatan proaktif untuk mengatasi ketidakhadiran

Jelas sekali, ketidakhadiran karyawan merupakan tantangan multifaset yang dapat berdampak signifikan terhadap produktivitas, moral, dan keuntungan perusahaan.

Namun, dengan memahami akar permasalahannya dan menerapkan langkah-langkah pengendalian yang efektif, Anda dapat menciptakan lingkungan kerja yang lebih positif, meningkatkan kesejahteraan karyawan, dan meminimalkan tingkat ketidakhadiran.

Mulai dari mengatasi masalah kesehatan dan mendorong keseimbangan kehidupan kerja hingga menciptakan budaya kerja yang positif, strategi yang telah kita bahas dalam postingan blog ini menawarkan pendekatan komprehensif untuk mengelola dan mencegah ketidakhadiran.

Ingatlah bahwa pendekatan proaktif dan berkelanjutan yang berfokus pada keterlibatan karyawan, kesejahteraan, dan pertumbuhan karier tidak hanya menetralisir ketidakhadiran tetapi juga membantu membangun tempat kerja di mana karyawan termotivasi untuk melakukan yang terbaik (dan lebih banyak lagi)!

️ Sudahkah Anda menerapkan satu atau dua strategi agar berhasil mengurangi ketidakhadiran? Bagikan kiat Anda di [email protected] sehingga kami dapat menyorotnya di postingan kami yang akan datang. Jika menurut Anda postingan blog kami berwawasan luas, silakan bagikan dengan kolega, teman, dan rekan Anda.