Panduan untuk Pembersihan Data yang Efisien

Sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) sangat penting dalam menjaga dan meningkatkan interaksi pelanggan. Namun, kekuatan sistem CRM Anda sangat dipengaruhi oleh kualitas data Anda. Di sinilah pentingnya pembersihan data berperan, tidak hanya untuk merapikan database CRM Anda, namun juga membuka jalan bagi perkiraan penjualan yang lebih baik, pemasaran yang ditargetkan, dan operasi yang disederhanakan.

Di blog ini, kita akan mempelajari beberapa dasar pembersihan data, bagaimana Pusat Operasi HubSpot menyederhanakan proses pembersihan data yang sering kali rumit, dan mengapa praktik ini relevan untuk menghilangkan pemborosan dalam operasi bisnis Anda.

Mengapa Pembersihan Data?

Bayangkan diri Anda meluncurkan kampanye pemasaran menyeluruh, yang telah Anda kerjakan selama berminggu-minggu - membuat strategi, memetakan anggaran, mendapatkan persetujuan, mengumpulkan semua aset, dll. dan ketika Anda akhirnya menyusunnya, Anda menyadari bahwa Hubungan Pelanggan Anda Sistem manajemen (CRM) berantakan dengan data usang, duplikat, atau hilang.

Hambatan yang muncul ini sebenarnya bisa dengan mudah dicegah, sehingga menyebabkan penundaan tambahan dalam peluncuran kampanye dan menciptakan tugas administratif yang tidak akan dilakukan oleh siapa pun selama periode penting ini.

Di sinilah pembersihan data atau scrubbing data berperan. Dengan memastikan kebersihan data, Anda tidak hanya merapikan database CRM Anda, namun juga membuka jalan bagi perkiraan penjualan yang lebih baik, pemasaran yang ditargetkan, dan operasi yang disederhanakan.

Pembersihan data , juga dikenal sebagai data scrubbing, adalah strategi penting yang menjaga kebersihan data Anda. Ini melibatkan identifikasi dan perbaikan ketidakakuratan, perbedaan, dan kesalahan dalam kumpulan data. Proses ini memastikan bahwa informasi Anda tidak hanya akurat, namun juga konsisten dan dapat diandalkan.

Pembersihan data secara mendasar mengubah dan merapikan sistem CRM Anda dengan menghapus duplikat, mengisi data yang hilang, dan memperbaiki kesalahan. Dengan melakukan hal ini, hal ini akan meningkatkan integritas data Anda, sehingga menghasilkan wawasan yang lebih tepat, pengambilan keputusan yang lebih baik, dan pada akhirnya, hasil bisnis yang unggul.

Penggosokan Data Menjadi Efisien

Proses pembersihan data seringkali tampak menakutkan bagi para profesional operasional, karena sifatnya yang teknis dan memakan waktu. Ini biasanya melibatkan pengerjaan dan pengorganisasian beberapa spreadsheet dan pembuatan kode yang cermat untuk menunjukkan dengan tepat area di mana catatan Anda tidak lengkap atau salah.

Namun, dengan HubSpot Operations Hub, proses ini disederhanakan secara signifikan. Alat ini memungkinkan Anda mengontrol data, memastikan data bersih, jelas, dan terorganisir dengan baik.

Dengan Operations Hub, Anda dapat mengotomatiskan berbagai aspek proses pembersihan data:

1. Ini dapat membantu Anda dalam menghapus duplikat catatan kontak dan perusahaan.
2. Perbaiki masalah kasus di catatan kontak Anda.
3. Mengotomatiskan pemformatan di berbagai properti HubSpot.
4. Fitur Pusat Komando Kualitas Data membantu menjaga database tetap sehat.
   
   

Sekarang kita akan membahas masing-masing aspek ini satu per satu:

Hapus duplikat catatan kontak dan perusahaan

Duplikasi data dalam sistem CRM dapat menimbulkan biaya yang signifikan baik dari segi waktu dan sumber daya. Hal ini tidak hanya menghambat produktivitas dengan memaksa anggota tim menyaring data yang berlebihan atau salah, namun juga dapat berdampak negatif pada pengalaman pelanggan.

Bayangkan sebuah skenario di mana perwakilan penjualan menghubungi pelanggan mengenai kemungkinan pembelian, tanpa menyadari bahwa pelanggan yang sama telah dihubungi oleh anggota tim lain karena alasan yang sama. Hal ini dapat menimbulkan ketidakpuasan pelanggan dan merugikan reputasi perusahaan.

Pengguna HubSpot CRM mendapatkan keuntungan signifikan dengan alat Manajemen Duplikat bawaannya . Alat ini menyederhanakan proses mengidentifikasi dan menggabungkan duplikat kontak dan catatan perusahaan, memastikan bahwa database Anda tetap bersih dan bebas kekacauan.

Alat manajemen duplikat di HubSpot, tersedia untuk pengguna Profesional atau Perusahaan, membandingkan catatan berdasarkan berbagai kriteria seperti nama, alamat email, dan lainnya. Ini menggunakan pembelajaran mesin untuk meningkatkan identifikasi duplikat dari waktu ke waktu. Untuk mengakses alat ini, buka Kontak atau Perusahaan, klik Tindakan, dan pilih Kelola duplikat. Alat ini menampilkan hingga 2.000 kemungkinan duplikat, dihitung ulang setiap beberapa minggu.

Untuk menyesuaikan perbandingan, buka bagian atas tabel, pilih properti, dan tinjau kemungkinan duplikat. Untuk menggabungkan, klik Tinjau, bandingkan properti, pilih rekaman yang akan disimpan, dan klik Gabung. Untuk pengguna Operations Hub, prosesnya otomatis, dengan opsi seperti penggabungan berdasarkan tanggal keterlibatan atau tanggal pembuatan.

Setelah penggabungan, catatan utama menyimpan data, dan catatan sekunder digabungkan ke dalamnya. Catatan yang digabungkan tidak dapat dipisahkan. Tinjau dan bersihkan duplikat secara teratur untuk efisiensi basis data. Proses awal mungkin memerlukan waktu, namun audit rutin akan meningkatkan skalabilitas.

Perbaiki masalah kasus di catatan kontak Anda

Untuk mempertahankan jangkauan pemasaran dan penjualan yang dipersonalisasi namun terukur, pembersihan data CRM sangatlah penting. Menyelesaikan masalah kasus memudahkan tim Anda menavigasi CRM sambil memastikan bahwa ketika token personalisasi digunakan, pelanggan menerima nama yang ditulis dengan benar. Di HubSpot, pengguna admin super dapat mengatasi masalah kasus pada catatan kontak untuk meningkatkan kemampuan pencarian dan memastikan konsistensi dalam token personalisasi yang digunakan dalam email atau konten.

Untuk mengatasi masalah pemformatan di HubSpot:

1. Navigasikan ke Kontak di menu tarik-turun.
2. Klik Tindakan dan pilih Perbaiki masalah pemformatan.
3. Lihat dan terima/tolak rekomendasi untuk masalah pemformatan di alat Pemformatan Kontak.
   
   

Dan jika Anda memiliki langganan Operations Hub Professional atau Enterprise, Anda dapat melewati tugas yang membosankan yaitu bertindak secara manual pada setiap rekomendasi dengan mengotomatiskan penyelesaian masalah kasus dalam rekaman kontak melalui aturan pemformatan yang disesuaikan.

Dengan mengakses bagian Otomatisasi di kanan atas, Anda dapat menavigasi ke tab Aturan di panel kanan dan memilih aturan pemformatan tertentu, seperti Kapitalisasi Nama Depan, untuk mengaktifkan otomatisasi. Hal ini memastikan bahwa catatan dengan masalah pemformatan yang teridentifikasi, seperti nama depan huruf kecil, secara otomatis diperbaiki saat masuk ke CRM.

Untuk menyesuaikan preferensi otomatisasi, alihkan kotak centang untuk mengaktifkan atau menonaktifkan aturan tertentu berdasarkan kebutuhannya. Tab Perubahan pada rekaman memungkinkan pengguna meninjau dan memfilter semua rekaman yang diperbarui oleh aturan otomatis, memberikan transparansi dan kontrol atas proses otomatis. Setelah mengonfigurasi aturan ini, pengguna dapat menyimpan pengaturannya untuk otomatisasi berkelanjutan.

Baik dengan menerapkan email pemasaran yang ditargetkan atau rangkaian penjualan, token ini memfasilitasi interaksi yang disesuaikan untuk mengatasi permasalahan, kebutuhan, dan tantangan pelanggan dalam skala besar, memastikan setiap interaksi prospek tetap relevan dan terpersonalisasi.

Mengotomatiskan pemformatan di seluruh properti HubSpot

Otomatisasi kualitas data di HubSpot memastikan pembersihan data kotor dengan mudah dan otomatis, sehingga tim operasi dapat fokus pada inisiatif pertumbuhan. Otomatisasi ini melibatkan tindakan alur kerja yang memformat nilai properti, seperti penggunaan huruf besar, penetapan properti tanggal, dan memperbarui nomor telepon.

Otomatisasi Kualitas Data di HubSpot menyederhanakan koreksi masalah pemformatan dalam catatan kontak melalui proses sistematis:

1. Penilaian: Saya mengidentifikasi perbedaan format dalam data kontak.

2. Aturan Standardisasi: Tetapkan aturan untuk pemformatan yang konsisten.

3. Otomatisasi HubSpot: Gunakan alur kerja HubSpot atau alat pihak ketiga yang terintegrasi dengan HubSpot untuk otomatisasi.

4. Pemicu: Tetapkan pemicu berdasarkan peristiwa seperti pembuatan kontak baru atau pembaruan bidang.

5. Tindakan Pembersihan Data: Menerapkan tindakan untuk pencarian dan penggantian, pemformatan tanggal dan waktu, dan ekspresi reguler untuk memperbaiki masalah pemformatan.

6. Langkah Validasi: Sertakan langkah validasi untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan standardisasi.

7. Pencatatan dan Pelaporan: Menerapkan log untuk melacak perubahan yang dilakukan selama proses otomatisasi.

8. Pengujian: Lakukan pengujian menyeluruh pada subkumpulan data sebelum menerapkan otomatisasi dalam skala besar.

9. Eksekusi Terjadwal: Atur eksekusi terjadwal atau real-time untuk menjaga konsistensi format data.

10. Pemantauan dan Pemeliharaan: Pantau dan sesuaikan proses otomatisasi secara teratur untuk beradaptasi dengan perubahan standar data.

Dengan mengikuti proses ini, organisasi dapat memastikan bahwa catatan kontak diformat secara konsisten, sehingga menghasilkan kualitas data yang lebih baik serta operasi pemasaran dan penjualan yang lebih efektif.

Fitur ini menunjukkan dampak langsung otomatisasi kualitas data dalam menjaga database yang lebih bersih, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi tantangan terkait data.

Pusat Komando Kualitas Data

Pusat Komando Kualitas Data HubSpot berfungsi sebagai hub terpusat untuk manajemen kesehatan data proaktif di CRM Anda. Hanya dapat diakses oleh pengguna dengan izin admin super, pusat perintah ini, yang terletak di menu tarik-turun Laporan di bawah Manajemen Data, menawarkan dasbor lengkap yang menyediakan wawasan dan alat untuk mengatasi masalah terkait data.

Hub terpusat ini, yang terdapat di menu tarik-turun Laporan di bawah Manajemen Data, tersedia secara eksklusif bagi pengguna dengan izin admin super. Ini berfungsi sebagai dasbor komprehensif, yang menawarkan berbagai wawasan dan alat untuk secara efektif mengatasi setiap tantangan terkait data yang mungkin timbul. Fitur utama Pusat Komando Kualitas Data meliputi:

1. Properti: Memberikan wawasan berharga mengenai jumlah total properti yang terkait dengan kontak dan perusahaan, serta laporan tren harian yang menyoroti masalah terkait properti. Ini juga mengidentifikasi properti yang tidak memiliki data, tidak digunakan, atau memiliki duplikat, sehingga pengguna dapat dengan mudah menyelidiki dan mengakses informasi terperinci dengan mengeklik "Lihat semua Wawasan Properti".

2. Catatan: Mengumpulkan informasi komprehensif tentang jumlah total kontak dan catatan perusahaan, disertai dengan laporan tren harian yang menandai masalah apa pun yang terkait dengan catatan. Ini secara khusus mengidentifikasi catatan yang memiliki masalah format atau duplikat. Pengguna dapat dengan mudah mengatasi masalah ini dengan mengklik masalah spesifik, yang akan mengarahkan mereka ke alat yang relevan seperti Pemformatan Kontak atau alat manajemen duplikat.

3. Sinkronisasi Data: Memberikan informasi mendetail tentang jumlah total aplikasi sinkronisasi data yang terhubung, dengan laporan tren harian yang menyoroti masalah sinkronisasi data apa pun. Ini juga mengidentifikasi aplikasi yang mengalami kegagalan sinkronisasi atau tidak ada sinkronisasi aktif. Pengguna dapat menjelajahi wawasan tambahan dengan mengeklik "Lihat semua wawasan aplikasi Sinkronisasi Data".

Pusat Komando Kualitas Data memberdayakan pengguna untuk mengambil tindakan proaktif dalam mengelola kesehatan data dengan mengidentifikasi dan menyelesaikan berbagai masalah, termasuk properti yang tidak digunakan, masalah pemformatan, duplikat, dan kesalahan sinkronisasi data. Semua ini dapat dilakukan melalui antarmuka terpusat dan ramah pengguna, memastikan pengelolaan data yang efisien.

Meminimalkan Limbah

Pembersihan data memainkan peran penting dalam mengoptimalkan operasi bisnis, meminimalkan pemborosan, dan meningkatkan efisiensi. Hal ini memastikan bahwa data yang disimpan dalam CRM akurat, terkini, dan relevan, sehingga menghasilkan pengambilan keputusan yang terinformasi dan strategis. Kumpulan data yang bersih mengurangi kesalahan yang disebabkan oleh informasi yang tidak akurat, sehingga meminimalkan pemborosan dalam bentuk waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk memperbaiki ketidakakuratan tersebut. Selain itu, hal ini mengoptimalkan produktivitas masyarakat karena karyawan tidak perlu lagi menghabiskan waktu yang tidak perlu untuk memilah-milah data yang berantakan dan menyesatkan; sebaliknya, mereka dapat fokus melakukan tugas-tugas yang menambah nilai bagi bisnis.

Proses disederhanakan ketika datanya bersih dan dapat diandalkan. Keputusan dapat diambil dengan cepat dan pasti, sehingga mengurangi penundaan dan kemacetan. Otomatisasi pembersihan data juga berperan dalam hal ini, karena memungkinkan pengelolaan kesehatan data yang berkelanjutan dan proaktif, sehingga semakin mengurangi kemungkinan kesalahan.

Dari segi teknologi, pembersihan data mengurangi beban pada sistem CRM. Dengan menghilangkan duplikat dan data yang tidak relevan, CRM beroperasi lebih efisien dan memberikan hasil yang lebih baik dalam hal pelaporan dan analisis. Hal ini juga meningkatkan efektivitas integrasi dengan sistem lain, memastikan sinkronisasi data yang akurat dan menghilangkan risiko kesalahan atau kerusakan sistem karena kualitas data yang buruk. Secara keseluruhan, dengan memelihara database yang bersih dan berkualitas tinggi, bisnis dapat mengoptimalkan operasi, meminimalkan pemborosan, dan memaksimalkan nilai investasi CRM mereka.

Pembersihan dan penguraian data secara menyeluruh pada sistem CRM, yang difasilitasi oleh fitur otomatisasi di HubSpot, menghasilkan lanskap interaksi pelanggan yang efisien dan efisien. Proses ini menghilangkan pemborosan dengan menghilangkan data yang berlebihan dan inkonsistensi format, sehingga meningkatkan efektivitas teknologi dan proses yang ada. Optimalisasi kualitas data meningkatkan operasional bisnis, karena memastikan bahwa setiap informasi yang digunakan akurat, relevan, dan bermanfaat, sehingga menghasilkan penargetan yang tepat, interaksi pelanggan yang dipersonalisasi, dan pada akhirnya, meningkatkan kinerja bisnis.