Panduan untuk Dunning

Dunning membantu bisnis memulai pengumpulan dan memulihkan pendapatan yang hilang.

Cara penanganan dunning dapat memengaruhi kelancaran operasi – dan hubungan – berjalan setelahnya.

Dengan pemahaman yang lebih baik, Anda dapat menerapkan praktik dan strategi yang akan menghasilkan hasil jangka panjang yang paling positif untuk bisnis Anda.

Apa itu duning?

Dunning adalah proses komunikasi dan interaksi yang digunakan untuk mengejar piutang yang belum dibayar (yaitu, faktur yang belum dibayar).

Awal biasanya melibatkan email sopan atau pengingat telepon. Tahap selanjutnya mungkin memerlukan tuntutan tatap muka langsung atau tindakan hukum.

Urutan dan detail setiap langkah dapat bervariasi tergantung pada kasus spesifik – termasuk jumlah yang terutang dan sifat interaksi pelanggan, misalnya.

Dunning mungkin diperlukan karena berbagai atau alasan. Seorang pelanggan mungkin tidak dapat membayar pada saat itu, mungkin terjadi kesalahan transaksi atau mungkin saja mereka lupa.

Mengapa disebut 'mendendam'?

Kata ' dun ' berasal dari Inggris abad ke-17, yang artinya ' untuk menuntut pembayaran utang .'

Sebuah cerita mungkin apokrif menunjukkan itu mungkin berasal dari nama juru sita yang antusias bernama Joe Dun .

Merriam-Webster juga mencantumkannya sebagai kata kerja yang berarti 'mewabah, mengganggu'. Petunjuk kuat tentang asosiasi negatif dari asal-usulnya ...

Bagaimana proses dunning bekerja

Proses dunning mengacu pada langkah-langkah spesifik dan urutannya diambil untuk berkomunikasi dengan klien yang menunggak.

Ini dapat dilakukan secara internal oleh departemen terkait (misalnya, tim piutang) atau oleh agen spesialis pihak ketiga .

Karena setiap industri, pelanggan, dan situasi berbeda, proses dunning tidak mungkin sama untuk setiap bisnis.

Langkah-langkah tepat yang diambil juga dapat bervariasi antar negara. Misalnya, mengunjungi lokasi bisnis mungkin secara hukum diklasifikasikan sebagai pelecehan di satu negara tetapi tidak di negara lain.

Namun, satu prinsip umum mungkin bersifat universal: setiap tahap proses dunning kemungkinan akan mengungkapkan peningkatan urgensi kebutuhan pembayaran kembali.

Contoh bodoh

Mari kita menempatkan ini dalam istilah praktis.

Klien A dan Klien B keduanya memiliki faktur yang belum dibayar dan jatuh tempo. Klien A gagal menanggapi permintaan email awal untuk pembayaran. Klien B , bagaimanapun, meminta maaf segera setelah komunikasi dan meminta lebih banyak waktu.

Dalam setiap skenario, tindak lanjut ke email dunning awal kemungkinan akan sangat berbeda. Perbedaan ini mungkin dalam nada dan mungkin sedang. Klien A mungkin dipanggil untuk memastikan apakah mereka menerima email; Klien B mungkin hanya memerlukan email tindak lanjut konfirmasi.

Apa itu email bodoh?

Email dunning hanyalah email yang dikirim sebagai bagian dari proses dunning. Email adalah jenis metode dunning yang paling umum digunakan di awal proses.

Ini karena ini adalah cara paling sederhana dan termudah untuk menyampaikan informasi yang direkam dengan jelas tentang koleksi terkait.

Apa yang dimaksud dengan level dunning?

'Tingkat Dunning' adalah frasa yang digunakan oleh beberapa solusi perangkat lunak CRM untuk menggambarkan pesan yang digunakan dalam penjangkauan dunning otomatis.

Semakin tinggi level dunning, semakin serius situasinya. Ini tercermin dalam nada korespondensi.

Mendefinisikan dan menyempurnakan level ini bergantung pada sumber data yang tersedia untuk bisnis. Sejak awal, intuisi dapat memimpin keputusan. Kemudian, jenis penjangkauan yang paling baik untuk mendapatkan pembayaran harus menjadi jelas.

Apa itu biaya dunning?

Biaya dunning (atau biaya dunning ) adalah biaya atau denda yang mungkin dikenakan bisnis ke akun klien pada tahap eskalasi dunning tertentu.

Ini perlu ditetapkan dengan jelas dalam persyaratan pembayaran – dan idealnya komunikasi lainnya – di awal hubungan bisnis.

Strategi Dunning

Strategi dunning yang baik membutuhkan keseimbangan antara bersikap cukup sopan untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan cukup tegas dan cukup gigih untuk mendorong mereka membayar lebih cepat .

Penilaian subjektif mungkin memainkan peran dalam banyak tahap proses dan dalam kasus individu. Bisnis yang lebih besar sering menggunakan proses dunning otomatis. Ini menuntut penyampaian pesan yang benar sejak awal.

Memberi manfaat dari keraguan harus menjadi praktik dunning standar, terutama sejak dini.

Jika komunikasi awal gagal untuk mendapatkan pembayaran atau bahkan tanggapan, langkah selanjutnya mungkin melibatkan penggunaan agen penagihan eksternal untuk mengeskalasi proses.

Ini sendiri merupakan keputusan strategis bermata dua – ini mungkin meningkatkan kemungkinan pemulihan utang tetapi juga memutuskan hubungan dengan pelanggan.

Bagaimana jika dunning tidak berhasil?

Dunning sering kali tidak berhasil. Ketika itu, apa yang harus Anda lakukan selanjutnya? Di bawah ini adalah tiga opsi yang memungkinkan.

1. Memotong kerugian

Anda mungkin memilih untuk kehilangan pembayaran daripada mengeskalasi pembayaran melebihi tahap awal.

Ini bisa jadi karena industri atau ceruk pasar Anda memiliki target pasar yang relatif kecil di mana Anda tidak ingin mengambil risiko potensi kerusakan reputasi (dari opsi 3). Atau hanya karena pembayaran yang terutang tidak sebanding dengan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengejarnya.

2. Negosiasikan persyaratan pembayaran baru

Pelanggan mungkin tidak membalas pertanyaan Anda karena ketidakpastian mereka tentang bagaimana mereka akan membayar Anda kembali.

Mungkin mereka memiliki masalah dengan arus kas dan sudah mempertimbangkan solusi seperti pembiayaan piutang dan anjak piutang.

Untuk pembayaran terutang saat ini, menawarkan untuk menegosiasikan persyaratan pembayaran baru dapat memberi klien Anda ruang bernapas. Ini bisa menjadi pilihan terbaik Anda untuk memulihkan uang yang terutang dan meningkatkan peluang untuk melanjutkan hubungan kerja Anda.

Sebagai cara untuk memastikan bahwa masalah keuangan seperti ini tidak muncul dengan klien Anda di masa mendatang, Anda dapat mempertimbangkan untuk menawarkan mereka jalur kredit perdagangan. Ini akan membantu mereka mengelola arus kas mereka. Jangka panjang, ini dapat meningkatkan volume penjualan Anda dengan mereka dan menciptakan situasi yang saling menguntungkan bagi kedua belah pihak.

3. Tindakan hukum

Tindakan hukum adalah upaya terakhir yang pada akhirnya dapat mengembalikan uang Anda. Apakah layak dikejar tergantung pada dua faktor: biaya hukum (dalam hal uang dan sumber daya – termasuk waktu) dan risiko reputasi.

Kesimpulan

Dunning adalah inisiasi dan proses yang berkaitan dengan koleksi. Hasil terbaik yang mungkin adalah memulihkan pendapatan yang hilang sambil mempertahankan hubungan pelanggan yang baik.

Ini mencakup berbagai pendekatan untuk klien - setidaknya beberapa di antaranya mungkin membuat komunikasi menjadi sulit. Mendapatkan pesan dan strategi yang tepat akan membantu Anda memaksimalkan kesuksesan Anda di bidang ini.

Tetapkan persyaratan pembayaran Anda dengan jelas dan sertakan biaya tambahan yang mungkin Anda terapkan. Proses dunning otomatis bisa sangat berguna, tetapi terkadang intuisi manusia harus digunakan untuk menangani pembayaran yang terlambat berdasarkan kasus per kasus.

Jika dunning gagal, memotong kerugian, menegosiasikan kembali persyaratan pembayaran, atau bahkan tindakan hukum adalah opsi praktis terakhir yang tersisa. Tetapi dengan syarat pembayaran awal yang tepat dan strategi dunning, kemungkinan munculnya situasi ini akan jauh lebih kecil.