Alat pelacak waktu sangat populer akhir-akhir ini. Sepertinya setiap hari, kita mendengar tentang startup baru yang telah membuat alat pelacakan waktu online berbasis cloud versi mereka sendiri. Program-program ini tidak hanya membantu perusahaan Anda melacak bagaimana karyawannya menghabiskan waktu mereka mengerjakan proyek, tetapi juga dapat digunakan untuk hal-hal seperti membuat faktur dan memperkirakan biaya proyek. Pada artikel ini, kita akan membahas beberapa informasi dasar tentang apa itu alat pelacak waktu dan cara kerjanya. Kami akan berbicara tentang mengapa bisnis Anda mungkin ingin berinvestasi dalam satu – atau beberapa – dan kemudian memberi Anda tip untuk memilih yang tepat untuk kebutuhan spesifik Anda serta menciptakan strategi yang efektif untuk menggunakannya secara efektif dalam departemen pemasaran Anda.

Apa itu alat pelacak waktu?

Alat pelacak waktu adalah aplikasi perangkat lunak yang membantu Anda melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk proyek. Ini dapat digunakan untuk hampir semua jenis pekerjaan, termasuk tugas pemasaran seperti membuat konten atau mengirim email.

Alat pelacak waktu dapat membantu Anda melihat ke mana perginya waktu Anda sehingga Anda dapat membuat perubahan untuk meningkatkan produktivitas.

Bagaimana alat pelacakan waktu dapat membantu bisnis Anda meningkatkan strategi pemasarannya.

Alat pelacakan waktu sangat bagus untuk mengetahui bagaimana tim Anda menghabiskan waktu mereka. Hal ini dapat membantu Anda mengidentifikasi inefisiensi dalam strategi pemasaran atau menunjukkan area di mana Anda menghabiskan terlalu banyak waktu atau tidak cukup.

• Alat Pelacakan Waktu Membantu Anda Menemukan Apa yang Berhasil dan Apa yang Tidak : Jika ada satu pertanyaan yang paling sering saya dengar dari pemasar yang mencari alat pelacak waktu, itu adalah “bagaimana saya bisa tahu apakah ini berfungsi?” Dengan alat pelacakan waktu yang baik, Anda akan tahu persis berapa banyak prospek yang dihasilkan dari setiap kampanye dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menutup setiap penjualan.
• Alat Pelacakan Waktu Membantu Anda Mengidentifikasi Inefisiensi : Pemasar cenderung menjadi orang yang sangat sibuk; mereka menghabiskan sebagian besar hari mereka melakukan segala macam hal dengan sedikit waktu henti di antara proyek. Karena itu, sulit untuk mendapatkan gambaran yang akurat tentang berapa banyak waktu yang sebenarnya dihabiskan untuk tugas yang berbeda sepanjang hari – terutama ketika banyak orang terlibat! Cara yang baik untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan perangkat lunak seperti Hubstaff (atau produk serupa lainnya) yang memungkinkan pengguna untuk merekam apa yang telah dilakukan selama periode tertentu sehingga semua orang tahu di mana posisi mereka sebelum bergerak maju menuju peluang baru di masa depan.

Fitur Utama Alat Pelacakan Waktu.

Alat pelacak waktu juga menawarkan berbagai fitur yang dapat membantu Anda mengelola dan melacak tugas tim Anda, seperti:

• Pelacakan waktu, pelaporan, dan pembuatan faktur . Ini adalah fungsi dasar dari setiap alat pelacakan waktu dan harus menyertakan kemampuan untuk mencatat jam kerja berdasarkan tugas atau proyek.
• Penjadwalan dan manajemen tugas . Fungsi ini memungkinkan Anda untuk membuat ikhtisar semua proyek atau tugas Anda sehingga Anda dapat menetapkan masing-masing perkiraan durasi berdasarkan informasi dari pekerjaan sebelumnya. Ini akan membantu mencegah pengalokasian sumber daya yang berlebihan atau pengalokasian yang kurang dan memastikan bahwa semua proyek selesai tepat waktu (atau sesuai anggaran).
• Integrasi dengan alat lain . Beberapa perusahaan menggunakan beberapa alat untuk berbagai aspek bisnis mereka—misalnya, perangkat lunak manajemen proyek untuk mengelola beban kerja anggota tim atau perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk mengelola hubungan pelanggan—jadi penting untuk mengetahui apakah ada alat pelacakan waktu yang menawarkan integrasi dengan jenis program ini sebelum membuat keputusan pembelian!

Tips Memilih Alat Pelacakan Waktu yang Tepat untuk Kebutuhan Bisnis Anda.

Lihat ulasan untuk setiap opsi perangkat lunak yang Anda pertimbangkan.

• Lihat ulasan dari pengguna . Salah satu cara terbaik untuk mengetahui kinerja perangkat lunak pelacakan waktu untuk Anda dan orang lain adalah dengan membaca apa yang dikatakan pengguna nyata tentangnya. Kami telah menemukan bahwa sebagian besar ulasan pengguna cukup jujur, jadi ini adalah cara yang bagus untuk mendapatkan gambaran tentang pengalaman seperti apa yang dialami orang dengan setiap alat.
• Lihat ulasan dari para ahli dan pemimpin industri . Anda juga dapat menggunakan pendapat ahli sebagai pengukur yang baik saat memilih alat pelacakan waktu yang tepat untuk kebutuhan pemasaran Anda—namun pastikan mereka ahli di bidangnya sebelum menganggap rekomendasi mereka terlalu serius!
• Lihat ulasan atau testimonial yang disediakan perusahaan. Beberapa perusahaan mungkin memberikan informasi mendetail tentang produk mereka melalui testimonial tertulis, studi kasus, atau bentuk materi ulasan lainnya di situs web resmi atau halaman media sosial mereka (seperti LinkedIn). Sumber-sumber ini akan memberikan perspektif yang berharga tentang seberapa baik produk mereka bekerja berdasarkan pengalaman dunia nyata dengan klien yang sebenarnya; namun, perlu diingat bahwa kesaksian semacam ini mungkin tidak selalu 100% benar karena diberikan oleh mereka yang memiliki keuntungan dari mempromosikan penyedia perangkat lunak itu sendiri (misalnya, karyawan diberi insentif oleh komisi berdasarkan angka penjualan).

Ambil alat untuk test drive.

Cara terbaik untuk memastikan bahwa perangkat lunak yang Anda pertimbangkan tepat untuk kebutuhan Anda adalah dengan mengambilnya untuk test drive. Ini dapat dilakukan dengan mengunduh produk versi uji coba gratis; namun, perlu diingat bahwa uji coba ini biasanya memiliki batasan tertentu seperti batasan waktu (misalnya, 30 hari) atau batasan berapa banyak pengguna yang dapat mengaksesnya pada satu waktu.

Jika Anda tidak dapat menemukan versi percobaan dari perangkat lunak yang sedang Anda pertimbangkan, pertimbangkan untuk menghubungi perusahaan dan tanyakan apakah mereka bersedia menyediakannya. Jika mereka setuju, mungkin ada baiknya Anda mencoba produk mereka sebelum mengeluarkan uang atau sumber daya apa pun untuk itu.

Hati-hati dengan biaya tersembunyi.

Sebagian besar alat pemasaran dilengkapi dengan seperangkat alat pelacakan, tetapi ada banyak add-on yang mungkin perlu Anda beli untuk memaksimalkan waktu Anda.

Misalnya, jika Anda menggunakan alat yang melacak email yang dikirim dan diterima, pastikan alat tersebut juga menyertakan editor template email. Dengan cara ini, Anda dapat menyusun pesan yang sempurna untuk setiap kontak dan memastikan mereka tertarik dengan apa yang Anda tawarkan sebelum mengirimkan apa pun kepada mereka.

Hal-hal lain yang harus diperhatikan antara lain:

• Email otomatis berdasarkan pemicu (seperti saat seseorang mendaftar)
• Integrasi dengan sistem lain seperti CRM atau perangkat lunak manajemen proyek

Pastikan perangkat lunak akan berintegrasi dengan alat lain yang sering Anda gunakan (misalnya, alat akuntansi).

Saat memilih alat pelacakan waktu yang tepat untuk bisnis Anda, Anda pasti ingin memastikan bahwa perangkat lunak apa pun yang Anda pilih terintegrasi dengan alat lain yang sering Anda gunakan (misalnya, alat akuntansi). Ini akan memastikan bahwa data Anda selalu terkini dan akurat.

Integrasi dengan perangkat lunak lain penting karena memungkinkan Anda mentransfer data dengan mulus dari satu sistem ke sistem lain tanpa harus melakukannya sendiri secara manual. Ini bisa sangat bermanfaat jika tim Anda menggunakan beberapa alat pelacakan waktu sekaligus: mengintegrasikan semuanya bersama-sama memungkinkan pengguna memeriksa jam kerja mereka dari satu dasbor daripada membuka aplikasi terpisah di layar desktop mereka. Selain itu, memiliki produk terintegrasi berarti karyawan tidak perlu beralih antar tab agar mereka dapat melihat total jam kerja mereka di beberapa proyek atau klien dalam hari yang sama.

Langkah selanjutnya adalah integrasi dengan platform pemasaran lain seperti pembuat situs web (eCommerce), CRM (sistem manajemen kontak), dan aplikasi pemasaran email seperti MailChimp atau Kontak Konstan).

Alat pelacakan waktu yang tepat dapat menyelamatkan tim pemasaran perusahaan Anda dari banyak masalah!

Alat pelacakan waktu pemasaran dapat membantu Anda menggunakan waktu tim Anda dengan lebih efisien, yang sangat penting jika Anda memiliki sumber daya yang terbatas.

Itu juga dapat menyelamatkan perusahaan Anda dari membuat kesalahan yang merugikan. Misalnya, jika kampanye gagal memenuhi tujuannya, data dari pelacak waktu pemasaran dapat mengungkapkan bahwa kampanye tersebut tidak dijalankan dengan benar atau tidak dikomunikasikan secara efektif kepada audiens targetnya. Jenis informasi ini sangat penting untuk menentukan apa yang salah dan cara meningkatkan kampanye di masa mendatang.

Memiliki alat pelacakan waktu yang dapat diandalkan sangat penting untuk menjaga tim pemasaran Anda tetap pada jalurnya. Perangkat lunak pelacakan waktu ClickTime menawarkan fitur-fitur penting untuk melacak waktu yang dihabiskan untuk proyek, memantau kemajuan tim, dan merampingkan alur kerja. Dirancang dengan memikirkan profesional pemasaran, perangkat lunak ClickTime menyediakan akses ke laporan timesheet yang kuat dan dasbor waktu nyata, yang memungkinkan Anda untuk mengelola bisnis Anda dan mengoptimalkan profitabilitas dan tingkat kepegawaian.

Kesimpulan

Pada artikel ini, kami telah membahas berbagai fitur yang dimiliki oleh alat pelacak waktu dan mana yang harus Anda cari. Kami juga memberikan beberapa tips tentang cara memilih alat yang tepat untuk kebutuhan bisnis Anda. Seperti yang Anda lihat, ada banyak opsi berbeda di luar sana ketika harus memilih satu! Namun, jika Anda mengikuti langkah-langkah ini dengan hati-hati maka akan lebih mudah menemukan solusi yang ideal.