Inilah Mengapa Aturan 80/20 Adalah Game Changer untuk Produktivitas

Hanya ada begitu banyak jam dalam sehari. Sebisa mungkin, ini masih 24 jam. Jadi, yang namanya permainan adalah memanfaatkan waktu 24 jam itu sebaik mungkin.

Jika Anda mencari tips produktivitas, Anda berada di tempat yang tepat. Kami punya 36 dari mereka.

Tapi hari ini, kita sedang mendalami prinsip Pareto, yang juga dikenal sebagai aturan 80/20. Mari kita lihat cara kerjanya, dan mengapa ini merupakan pengubah permainan untuk produktivitas.

Apa prinsip Pareto?

Siapa sih Pareto itu, dan kenapa aku harus peduli dengan prinsipnya? Mari kita jelaskan.

Vilfredo Pareto adalah seorang ekonom Italia yang hidup pada pergantian abad kedua puluh. Dia mencatat bahwa ada distribusi kekayaan yang tidak merata di negaranya, jadi dia mulai membuat formula untuk menggambarkannya.

Rumusan ini ternyata menjadi prinsip Pareto, dan menggambarkan bagaimana 80 persen kekayaan negara dipegang oleh 20 persen rakyat. Pareto menjuluki ini "sedikit yang vital," dan 80 persen lainnya sebagai "banyak yang sepele."

Contoh prinsip Pareto

Saat ini, prinsip Pareto, atau aturan 80/20, diterapkan secara lebih luas untuk menggambarkan bagaimana 80 persen hasil berasal dari 20 persen penyebab.

Mengesampingkan teori, berikut adalah beberapa contoh nyata dari prinsip Pareto:

• 80 persen pendapatan perusahaan berasal dari 20 persen pelanggannya
• 80 persen keluhan datang dari 20 persen pelanggan
• 80 persen lalu lintas situs web berasal dari 20 persen halamannya
• 80 persen pendanaan berasal dari 20 persen investor
• 80 persen penjualan berasal dari 20 persen tenaga penjualan
• 80 persen prospek berasal dari 20 persen kampanye pemasaran

Dalam istilah produktivitas, prinsip Pareto menyatakan bahwa 80 persen hasil Anda berasal dari 20 persen usaha Anda.

Dengan kata lain, Anda menghabiskan 80 persen waktu Anda untuk hal-hal yang tidak terlalu berarti. Jika Anda ingin menyelesaikan lebih banyak, Anda perlu memastikan bahwa Anda memprioritaskan hal-hal yang paling penting terlebih dahulu.

Cara termudah untuk memahami kekuatan aturan 80/20 adalah dengan daftar tugas. Daftar tugas khas berjalan lebih lama dari yang mungkin. Jika Anda memiliki banyak item di sana, Anda mungkin tergoda untuk mencoret item yang lebih mudah terlebih dahulu. Apa yang lebih memuaskan daripada memeriksa sesuatu?

Namun, jika Anda berfokus pada satu atau dua item terpenting, Anda sebenarnya akan lebih produktif secara keseluruhan. Itulah prinsip Pareto dalam tindakan. Ini semua tentang memprioritaskan tugas yang paling berdampak.

TL;DR: Di satu sisi, prinsip Pareto membantu Anda menyelesaikan lebih banyak, sementara sebenarnya melakukan lebih sedikit.

Jika Anda berpikir "Daftar saya!", baca terus.

Menerapkan prinsip ke dalam praktik

Cara termudah untuk langsung mulai menjadi lebih produktif adalah dengan menerapkan prinsip Pareto ke daftar tugas harian Anda. Setiap pagi, tinjau daftar tugas Anda dan identifikasi satu hingga tiga tugas yang akan menghasilkan dampak terbesar. Kerjakan yang pertama. Setelah itu selesai, hal lain adalah kredit ekstra!

Berikut adalah empat cara lagi aturan 80/20 dapat membuat Anda dan kolega Anda lebih produktif.

1. Fokus pada pelanggan terbaik Anda

Jika 20 persen pelanggan Anda menghasilkan 80 persen pendapatan perusahaan Anda, itu adalah kelompok yang patut mendapat perhatian khusus. Lakukan yang terbaik untuk memahami mereka.

Gunakan survei untuk mengidentifikasi poin rasa sakit mereka, motivasi mereka, dan apa yang mereka sukai atau benci tentang produk atau layanan Anda. Fokus pada memperbaiki keluhan yang dimiliki pelanggan ini, daripada berlarian mencoba memecahkan masalah 80 persen terbawah.

2. Merampingkan beban kerja Anda

Untuk meningkatkan produktivitas Anda, lihatlah tugas-tugas yang menghabiskan 80 persen waktu Anda, tetapi hanya berkontribusi pada 20 persen hasil Anda. Bisakah salah satu dari mereka di-outsource? Jika Anda mengelola tim, pertimbangkan tugas mana yang dapat diturunkan melalui perangkat lunak atau otomatisasi, atau didorong ke departemen atau sumber daya lain. Ini membebaskan waktu dan energi berharga yang dapat diinvestasikan kembali ke "beberapa orang penting" Anda.

• Kiat Produktivitas: Blokir waktu Anda. Kemungkinannya adalah Anda tidak dapat sepenuhnya mengabaikan semua yang ada di daftar tugas Anda. Jadi, blokir 80 persen waktu di kalender Anda untuk 20 persen tugas teratas, dan sisakan 20 persen waktu Anda untuk hal-hal yang kurang penting.

3. Berikan cinta ekstra untuk pemain top Anda

Identifikasi 20 persen staf Anda yang menghasilkan 80 persen kinerja departemen Anda. Bagaimana Anda dapat memberikan TLC kepada anggota tim ini agar mereka tetap termotivasi dan berkontribusi pada 80 persen teratas itu?

Temukan cara untuk memberikan pelatihan atau bimbingan ekstra, menjalankan kontes penjualan, atau menawarkan fasilitas tambahan.

4. Selesaikan masalah produktivitas

Apa masalah produktivitas yang mengganggu tim Anda? Buat daftar. Kemudian, kategorikan setiap masalah, dan prioritaskan berdasarkan dampak terbesarnya. Kemungkinannya, banyak dari masalah tersebut akan termasuk dalam kategori yang sama.

Temukan perangkat lunak produktivitas atau metode kerja baru untuk membantu mengatasinya — sehingga menghilangkan 80 persen masalah Anda dengan 20 persen upaya.

• Tip Produktivitas: Lacak pekerjaan Anda. Di akhir hari kerja atau minggu, lihat bagaimana prinsip Pareto Anda berhasil. Apakah Anda menyelesaikan hal yang paling penting? Apakah Anda merasa lebih produktif? Semoga jawaban keduanya adalah ya!

Peringatan pada aturan 80/20

Seperti apa pun, ada beberapa peringatan yang perlu dipertimbangkan dengan prinsip Pareto. Hanya karena 20 persen pelanggan teratas Anda menghasilkan 80 persen pendapatan Anda, itu tidak berarti Anda harus mengabaikan 80 persen pelanggan Anda yang lain.

Hal yang sama berlaku untuk item dalam daftar tugas pribadi Anda. Mencuci pakaian mungkin tidak sepenting mencari baby-sitter baru, tetapi itu adalah sesuatu yang pada akhirnya harus Anda prioritaskan.

Jadi, cerdaslah tentang prinsip Pareto. Jangan sembrono dengan itu.

Digunakan dengan benar, ini adalah alat yang ampuh yang dapat membuat Anda lebih produktif, mengurangi stres, dan jauh lebih bahagia baik dalam pekerjaan maupun kehidupan pribadi Anda. Dan sementara itu tidak berlaku untuk semua hal, di tempat-tempat yang berlaku, itu bisa sangat efektif.

Ingin berbuat lebih banyak dengan lebih sedikit? Tentu saja kamu. Buka produktivitas sejati dengan NextivaONE, perangkat lunak bisnis cerdas yang menyatukan semua percakapan pelanggan dan tim Anda menjadi satu tampilan yang efisien. Pesan demo Anda sekarang.