8 Cara Memaksimalkan Nilai Acara Online dan Langsung

Di era komunikasi impersonal, "waktu tatap muka" nyata dan virtual menonjol sebagai cara yang efektif untuk menjangkau orang dan terhubung dengan mereka. Membantu membangun dan mempererat hubungan, kontak manusia dalam bentuk acara tatap muka atau online adalah bagian penting dari rencana pemasaran B2B.

Menurut survei tahun 2013 dari CMO Council dan Exhibit & Event Marketers Association (E2MA):

• 31% responden percaya bahwa pameran dagang, konvensi, konferensi, dan acara saluran sangat penting untuk melakukan bisnis di pasar pelanggan sasaran mereka, dan 42% lainnya percaya bahwa hal itu sangat berharga;
• 51% mengatakan interaksi ini dapat membantu mencapai sasaran bisnis dan menciptakan keunggulan kompetitif yang signifikan;
• 54% melaporkan bahwa memposisikan merek di antara para pemimpin industri merupakan keuntungan utama; Dan
• 47% mengatakan acara ini memberikan peluang berharga untuk terlibat dengan banyak pelanggan dan prospek.

Terlebih lagi, menurut Institut Pemasaran Konten, 81% peserta pameran dagang memiliki otoritas pembelian. Jelas, acara memberi pemasar B2B peluang besar untuk terhubung dan menjual.

Baik Anda merencanakan konferensi, pameran dagang, webinar, atau obrolan grup, acara dapat menjadi cara terbaik untuk menjangkau pelanggan dan prospek Anda dengan cara yang berarti. Dan, apa pun pertemuan yang Anda bayangkan, pendekatan yang tepat untuk manajemen data dan otomatisasi pemasaran dapat menghilangkan potensi masalah sekaligus memaksimalkan ROI acara Anda.

Sebelum melakukan pendekatan otomatis berbasis data untuk acara Anda, pertimbangkan delapan tips berikut:

1 ‒ Tetapkan tujuan pemasaran acara Anda.

Baik Anda merencanakan webinar untuk 500 peserta atau jamuan makan malam eksekutif untuk selusin peserta, Anda harus memulai dengan gambaran yang jelas tentang apa yang ingin Anda capai di akhir proses. Contoh tujuan pemasaran acara meliputi:

• Hasilkan prospek yang berkualitas: Ini adalah tujuan umum untuk webinar dan pameran dagang, di mana data pendaftaran dapat memberikan indikator penting tentang niat membeli.

• Identifikasi pembuat keputusan utama: Diskusi panel pribadi berskala kecil, makan malam, dan acara lainnya dapat membangun hubungan baik dengan eksekutif tingkat C yang seringkali sulit dijangkau dengan cara lain.

• Bangun kesadaran merek atau kepemimpinan pemikiran: Sasaran pemasaran acara "lunak" ini seringkali sangat berguna – meskipun mengukur ROI dari acara bisa menjadi tantangan.

2 ‒ Putuskan bagaimana, di mana, dan kapan akan mendistribusikan undangan.

Sifat acara Anda, kerangka waktunya, dan audiens target Anda semuanya akan berperan dalam proses undangan. Jika tujuan Anda adalah untuk menghasilkan arahan baru, maka Anda akan ingin memanfaatkan pemasaran email, media sosial, iklan online, dan bahkan surat langsung untuk mendistribusikan undangan secara otomatis ke basis data prospek Anda.

Penting untuk menggunakan sistem yang memungkinkan organisasi Anda melacak dengan tepat kapan dan bagaimana organisasi mendistribusikan undangan acara ‒ jika tidak, Anda berisiko mengirim spam ke calon peserta dengan beberapa undangan dan pesan yang bertentangan. Kampanye media sosial "simpan tanggal", misalnya, harus diatur waktunya sebelum Anda meluncurkan kampanye pemasaran email dengan informasi pendaftaran atau pembicara tertentu.

3 ‒ Kelola proses pendaftaran.

Sebagian besar pendaftaran acara dilakukan secara online – dan mereka yang tidak melakukannya mungkin harus melakukannya. Saat Anda menyiapkan halaman arahan untuk pendaftaran acara Anda, pastikan untuk memiliki sistem untuk melacak sumber setiap pendaftaran. Anda harus mengetahui, misalnya, apakah peserta merespons postingan media sosial, email, iklan, surat langsung, atau saluran pemasaran acara lainnya. Laman landas khusus dan kode pelacakan ideal untuk tugas semacam ini.

Pastikan untuk menggunakan sistem yang memungkinkan Anda untuk menutup proses pendaftaran secara otomatis. Ini memungkinkan Anda menegakkan tenggat waktu pendaftaran dan mencegah kesalahpahaman dengan peserta. Bagi mereka yang gagal mendaftar tepat waktu, pertimbangkan untuk menawarkan aset yang mungkin mereka minati, seperti rekaman sesi.

Juga, buat rencana untuk mengirimkan konfirmasi dan pengingat acara. Ini berguna untuk acara langsung apa pun karena memungkinkan Anda menjaga merek Anda tetap terdepan. Mereka juga memberi Anda kesempatan untuk terlibat dalam komunikasi yang dipersonalisasi dengan setiap peserta dan untuk memperluas penawaran konten atau produk lainnya. Di sini juga penting untuk menggunakan alat yang mengotomatiskan proses ini, sehingga tim Anda tidak kewalahan dengan tugas pelacakan dan pengiriman pengingat.

4 ‒ Tetapkan proses pengambilan prospek Anda.

Registrasi acara dan aktivitas di tempat (seperti memindai kartu nama atau lencana) dapat menjadi sumber data prospek yang kuat dan akurat. Ini juga bisa membuang-buang waktu dan tenaga kecuali Anda fokus pada dua tugas penting:

• Bergerak cepat: Baik Anda mengumpulkan data dari formulir pendaftaran online atau memindai kartu nama, data prospek Anda harus masuk ke otomatisasi pemasaran atau sistem CRM dalam hitungan jam atau bahkan menit – bukan hari atau minggu.

• Satukan bagian-bagiannya: Sangat penting bahwa sistem Anda dapat menjaga data prospek tetap akurat dan terkini. Ini mencakup, misalnya, kemampuan untuk menambahkan data tangkapan prospek yang masuk ke rekaman prospek yang ada di sistem CRM.

5 ‒ Bersiaplah untuk menilai dan memprioritaskan pendaftar dari setiap acara.

Setiap pemasar B2B tahu bahwa prospek yang dihasilkan pada acara langsung dapat menjalankan spektrum dari merah panas hingga sedingin es. Itulah mengapa penting untuk menerapkan sistem yang dapat mengevaluasi prospek berdasarkan kriteria bisnis utama ‒ termasuk jabatan, nama perusahaan, industri, dan minat yang ditunjukkan ‒ lalu memprioritaskannya untuk ditindaklanjuti. Lebih baik lagi, sistem penskoran prospek yang kuat dapat membandingkan prospek yang masuk dengan database yang ada dan, jika Anda sudah memiliki namanya, mengidentifikasi perilaku lain yang relevan (seperti unduhan konten atau aktivitas situs web). Sistem seperti itu kemudian dapat memutuskan apakah mengarahkan prospek langsung ke penjualan, menempatkannya ke dalam kampanye pengasuhan, atau membuangnya karena tidak relevan.

6 – Rencanakan strategi pengasuhan untuk kontak yang terhubung dengan Anda selama acara.

Penilaian prospek, tentu saja, juga menghasilkan data yang mendukung kampanye pemeliharaan prospek. Secara khusus, prospek yang dihasilkan dari acara langsung online atau tatap muka harus ditangani dengan konten yang sesuai dan sentuhan yang tepat waktu. Peserta webinar, misalnya, dapat ditawari webinar tambahan atau buku putih dalam email tindak lanjut, sementara CEO yang menghadiri pameran dagang dapat menerima undangan makan malam eksekutif eksklusif atau diskusi panel.

Ingatlah bahwa penting untuk mengidentifikasi dan menghormati preferensi komunikasi prospek untuk kampanye pengasuhan. Misalnya, jika formulir pendaftaran memungkinkan peserta untuk meminta informasi melalui email daripada melalui telepon, data preferensi tersebut harus diterapkan ke semua kampanye Anda yang berlaku.

7 ‒ Pilih metrik Anda dan analisis hasil Anda.

Menetapkan tujuan pemasaran acara Anda di langkah pertama memudahkan untuk memilih metrik yang berguna. Jika tujuan suatu acara adalah untuk menghasilkan prospek, misalnya, maka jumlah prospek yang memenuhi syarat pemasaran (MQL) dibandingkan dengan jumlah total peserta merupakan metrik penting untuk dilacak.

Akan tetapi, menggunakan metrik secara efektif memerlukan pembuatan sistem untuk menganalisisnya. Mengidentifikasi MQL saja tidak cukup. Anda juga perlu mengetahui berapa banyak dari prospek ini yang berkonversi dalam saluran penjualan, berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk berkonversi, dan berapa banyak pendapatan yang mereka hasilkan – semua metrik utama untuk menetapkan ROI untuk acara langsung Anda. Semakin banyak yang Anda lakukan untuk mengintegrasikan semua aktivitas pemasaran Anda, dan menggunakan pelaporan loop tertutup dengan tim penjualan Anda, semakin banyak wawasan yang Anda miliki tentang ROI Anda.

8 ‒ Kumpulkan umpan balik dari peserta Anda.

Terakhir, selalu cari cara untuk mengumpulkan umpan balik dari peserta di acara langsung Anda. Ini lebih mudah dalam beberapa kasus daripada yang lain. Banyak platform webinar, misalnya, secara otomatis menghasilkan formulir umpan balik peserta di akhir setiap acara. Untuk acara yang lebih kecil, menerima umpan balik melalui email, telepon, atau bahkan secara langsung mungkin berguna – terutama jika Anda mengidentifikasi cara untuk meningkatkan konten acara dan, pada akhirnya, ROI.

Jangan lupa untuk memantau media sosial selama dan setelah semua acara langsung Anda, dan untuk menyediakan tagar Twitter untuk setiap acara. Ini akan memberi Anda sumber umpan balik waktu nyata yang penting pada acara langsung Anda, dan dalam banyak kasus Anda bahkan mungkin dapat merespons selama acara untuk mengatasi keluhan atau permintaan dari peserta Anda. Ini bukan hanya pemasaran yang bagus, ini adalah layanan pelanggan yang baik – dan peserta Anda akan memperhatikan.

Mengikuti delapan tip ini akan membantu Anda merencanakan acara dengan lancar yang menyatukan orang-orang dengan cara yang positif dan menghasilkan banyak informasi berguna, prospek yang solid, dan prospek cerah untuk masa depan.