8 Strategi Manajemen Waktu untuk Pekerjaan Lebih Produktif

Artikel ini adalah postingan tamu oleh Freya Laskowski , pakar keuangan pribadi dan pendiri CollectingCents .

Jika Anda mencari “orang yang suka menunda-nunda” di Google, Anda akan menemukan bahwa Leonardo da Vinci memiliki bakat yang lebih dari sekadar seni: mudah teralihkan perhatiannya dan meninggalkan proyek yang belum selesai.

Tanyakan saja pada Mona Lisa berapa lama dia menyelesaikannya. (Petunjuk: jawabannya adalah 16 tahun!)

Jika salah satu orang yang paling dihormati di dunia juga ahli dalam menunda-nunda, Anda tidak akan rugi.

Jadi, apakah Anda sedang kesulitan menyelesaikan cucian atau proyek pekerjaan terbesar Anda akan selesai dalam satu minggu, berikut delapan strategi manajemen waktu yang pasti akan membuat roda Anda berputar.

Daftar isi

1. Prioritaskan tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu dan bernilai tinggi
2. Tetapkan tenggat waktu yang singkat
3. Lacak waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas
4. Menerapkan teknik produktivitas
5. Bekerjalah pada waktu paling produktif Anda
6. Batasi gangguan
7. Delegasikan dan lakukan outsourcing sebanyak mungkin
8. Blokir waktu untuk berbagai jenis pekerjaan

1. Prioritaskan tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu dan bernilai tinggi

Terkadang, kita menipu diri sendiri dengan berpikir bahwa kita telah produktif karena banyaknya hal yang telah kita periksa dari daftar tugas kita. Namun pada kenyataannya, kuantitas tugas yang diselesaikan tidak berarti apa-apa—yang penting adalah kualitas yang harus kita fokuskan.

Kualitas tugas Anda dapat ditentukan dengan dua cara: seberapa sensitif tugas tersebut terhadap waktu dan seberapa tinggi nilainya.

Jika Anda ingin produktif dan belajar mengatur waktu dengan baik, selalu prioritaskan tugas-tugas yang perlu diselesaikan paling cepat (sensitif terhadap waktu) atau tugas yang memungkinkan Anda mencapai kemajuan maksimal (bernilai tinggi).

Misalnya, mempersiapkan rapat pada hari berikutnya harus dilakukan sebelum memeriksa email Anda. Jika Anda memiliki bisnis kecil, fokus pada klien yang sudah Anda miliki harus dilakukan sebelum upaya menghasilkan prospek.

Contoh bagus lainnya — jika Anda seorang konsultan, mempersiapkan konsultasi yang akan datang dan meneliti perusahaan tempat Anda berkonsultasi lebih penting daripada menghasilkan visibilitas bagi perusahaan Anda.

Manfaat lain dengan menyelesaikan tugas dengan prioritas tertinggi terlebih dahulu adalah Anda akan mengurangi stres dalam prosesnya. Coba pikirkan: tugas mana yang paling membuat Anda cemas dan paling sulit diselesaikan? Biasanya jawabannya adalah satu (atau lebih) dari jenis proyek ini.

Dengan menangani hal ini terlebih dahulu, Anda dapat menjalani hari Anda dengan ketenangan pikiran karena mengetahui bahwa Anda telah menyelesaikan hal-hal sulit.

Namun pada kenyataannya, tugas yang mendesak atau berdampak tidak harus sesulit yang biasa kita bayangkan. Manajemen waktu bukan hanya tentang memprioritaskan daftar tugas Anda, tetapi juga mencari cara untuk membuatnya tidak terlalu menakutkan.

2. Tetapkan tenggat waktu yang singkat

Sebagian besar (jika tidak semua) tugas Anda memiliki tenggat waktu. Dan jika itu bukan tenggat waktu resmi, itu adalah tenggat waktu yang Anda tetapkan sendiri.

Misalnya, Anda mungkin ingin memiliki 100 prospek baru yang siap dijangkau pada hari Jumat, mengosongkan kotak masuk Anda pada jam 4 sore, dan menyelesaikan lima panggilan penjualan dalam sehari.

Untuk memastikan Anda menyelesaikan tugas-tugas tersebut sesuai tenggat waktu Anda, Anda menyelesaikannya sedikit demi sedikit selama berminggu-minggu dan berbulan-bulan.

Dalam contoh perolehan prospek, Anda dapat menambahkan 20 prospek setiap hari selama seminggu penuh untuk mencapai sasaran target Anda pada hari Jumat. Untuk mengosongkan kotak masuk Anda sebelum jam 4 sore, Anda dapat memeriksa email Anda selama 10 menit setiap 3-4 jam. Untuk panggilan penjualan, Anda mungkin ingin mengatur waktu setiap panggilan ke dalam slot waktu tertentu dalam kalender Anda . Semua tenggat waktu kecil ini pada akhirnya akan membantu Anda mencapai tujuan Anda.

Ini adalah contoh tenggat waktu mini yang dapat ditetapkan dalam jangka waktu lama atau bahkan beberapa kali dalam satu hari.

Ini menghemat waktu dan energi Anda untuk tugas-tugas yang menguras tenaga. Dan yang lebih baik lagi: jika Anda menjadikan tenggat waktu yang singkat sebagai kebiasaan, Anda juga akan menghentikan kebiasaan menunda-nunda.

3. Lacak waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas

Mengetahui berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas bermanfaat karena berbagai alasan, termasuk:

• Memiliki gagasan yang lebih baik tentang berapa banyak pekerjaan yang dapat Anda lakukan per jam (dan berapa biaya yang dikenakan untuk layanan Anda)
• Menemukan cara baru untuk mengurangi gangguan dan menjadi lebih cepat
• Rencanakan hari Anda dengan gagasan realistis tentang apa yang dapat Anda selesaikan
• Mengetahui berapa banyak waktu yang perlu Anda habiskan untuk tugas tertentu

Kita semua pernah mengalami hari-hari di mana daftar tugas kita terlihat realistis dan bahkan mudah dicapai. Namun di tengah hari, kami menyadari bahwa kami terlalu meremehkan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua hal.

Untungnya, hal ini dapat dihindari dengan mudah—dengan melacak waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas.

Hal apa yang dulu Anda pikir tidak akan memakan waktu lama namun ternyata cukup menyita waktu? Bagi saya, ini adalah menguraikan dan meneliti postingan blog.

Saya biasa membuat garis besar dan mulai menulis pada hari yang sama. Namun setelah menyadari berapa lama waktu yang saya perlukan untuk mempersiapkan postingan saya, saya mulai memisahkan garis besar dan tugas penelitian dari tulisan sebenarnya. Memisahkan tugas-tugas ini membantu saya menghemat sekitar satu jam per posting pada hari-hari saya menulis.

Atau, katakanlah Anda menghabiskan lebih banyak waktu daripada membalas email . Setelah penemuan ini, Anda dapat berinvestasi dalam penjawab otomatis email gratis —sesuatu yang tidak akan Anda lakukan jika Anda tidak melacak waktu.

Tip ini mungkin yang paling sederhana dari semuanya, dan mudah untuk mulai diterapkan.

Ada banyak alat pelacak waktu luang di luar sana—seperti Toggl dan Clockify —yang memungkinkan Anda membuat “tugas” terpisah dan mencatat waktu di dalamnya satu per satu. Ini sangat membantu untuk melihat bagaimana Anda mengalokasikan jam kerja Anda sepanjang hari.

4. Menerapkan teknik produktivitas

Berkat ilmu pengetahuan dan banyaknya penelitian, ada banyak sekali teknik produktivitas yang tersedia bagi kita. Dan saya yakin Anda pernah mendengar setidaknya beberapa di antaranya.

Berikut lima yang dapat Anda mulai gunakan sekarang:

Teknik Pomodoro

Mungkin yang paling terkenal dalam daftar ini, Teknik Pomodoro melibatkan pengaturan pengatur waktu—biasanya selama 25 menit—dan kemudian mengatur ulang pengatur waktu menjadi lima setelah berdering.

Selama 25 menit pertama, Anda mengerjakan satu tugas, berusaha membuat kemajuan sebanyak yang Anda bisa. Kemudian, setelah pengatur waktu berbunyi, Anda mempunyai waktu istirahat lima hingga sepuluh menit sebelum memulai sesi 25 menit berikutnya.

Ulangi proses ini sampai tugas selesai. Namun, jika tugas Anda memerlukan beberapa sesi Pomodoro, disarankan agar Anda mulai beristirahat 15-20 menit setelah sesi keempat.

Pekerjaan Mendalam

“Pekerjaan mendalam” lebih merupakan kondisi mental daripada peretasan produktivitas. Saat Anda berada dalam kondisi kerja yang mendalam, Anda memfokuskan 100% energi Anda pada satu tugas untuk jangka waktu yang lama (misalnya, satu hingga tiga jam) sambil menghilangkan semua gangguan.

Secara pribadi, pekerjaan mendalam adalah peretasan favorit saya karena memungkinkan saya membuat banyak kemajuan dalam waktu yang terasa seperti hanya satu jam (tetapi dua atau tiga kali lebih lama).

Seorang profesor ilmu komputer Universitas Georgetown bernama Cal Newport pertama kali menciptakan istilah ini. Dia bahkan menulis seluruh buku tentang hal itu.

Untuk memaksimalkan sesi kerja mendalam Anda, berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan:

• Bersihkan lingkungan Anda dari segala kekacauan
• Pilih tugas Anda sebelum mengatur timer
• Hilangkan semua kemungkinan gangguan (seperti ponsel Anda)

Terakhir, untuk memasuki kondisi kerja mendalam—yang juga disebut “kondisi aliran”—pertimbangkan untuk melakukan hal berikut:

• Minumlah secangkir kopi (atau kafein)
• Tonton sesuatu yang memotivasi atau menginspirasi
• Dengarkan musik yang membuat Anda bersemangat
• Merenungkan
• Mandi air dingin

Prinsip Pareto

Dibuat oleh ekonom Italia Vilfredo Pareto, Prinsip Pareto adalah konsep bahwa 20% tindakan bertanggung jawab atas 80% hasil. Ide ini telah diterapkan pada berbagai bidang, mulai dari penjualan hingga pembelajaran bahasa.

Namun jika menyangkut produktivitas dan manajemen waktu, Prinsip Pareto memberikan kerangka kerja untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang paling layak untuk segera Anda perhatikan.

Ada enam langkah utama dalam menggunakan ide ini untuk manajemen waktu:

• Buat daftar masalah yang Anda hadapi atau tugas yang perlu Anda selesaikan
• Cari tahu penyebab masalahnya (kenapa lama sekali menyelesaikannya? Kenapa perlu diselesaikan?)
• Berikan skor 1-10 pada setiap soal (10 untuk yang penting, 1 untuk yang kurang penting)
• Masukkan tugas/masalah dengan penyebab yang sama ke dalam kelompok
• Jumlahkan skor masing-masing kelompok
• Mulailah mengerjakan kelompok dengan skor tertinggi

Aplikasi Produktivitas

Meskipun ini belum tentu merupakan suatu teknik, banyak sekali aplikasi produktivitas berkualitas tinggi yang menggunakan metode di atas (dan metode berbasis sains lainnya).

Jika Anda penggemar Teknik Pomodoro, Anda bisa menggunakan Pomo Done . Bahkan terhubung ke alat manajemen proyek lain seperti Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack, dan banyak lagi.

Atau, jika Anda mencari daftar tugas digital, Smart Tasks memiliki antarmuka yang halus dan menarik secara visual yang memungkinkan Anda membuat, memberi kode warna, dan menyelesaikan tugas.

5. Bekerjalah pada waktu paling produktif Anda

Jika Anda sudah mengetahui waktu mana yang paling produktif dalam sehari, masuk akal jika Anda menyelesaikan tugas yang paling berat pada saat itu.

Namun bagaimana jika Anda belum mengetahui waktu-waktu tersebut?

Nah, jika Anda melacak waktu, seperti yang kita bicarakan di tip #3, ini seharusnya tidak menjadi masalah lama.

Catat kapan Anda merasa waktu berlalu dengan cepat — ini membantu Anda menemukan periode paling produktif dan peluang sempurna untuk sesi kerja yang mendalam.

Hal lain yang dapat Anda lakukan adalah membandingkan seberapa cepat Anda menyelesaikan tugas yang sama pada waktu berbeda dalam sehari. Misalnya, jika Anda biasanya mengerjakan tugas SEO di sore hari, coba lakukan di pagi hari selama beberapa hari ke depan. Apakah ada perbedaan?

6. Batasi gangguan

Gangguan mungkin merupakan hambatan terbesar terhadap produktivitas. Kemungkinannya adalah, Anda meraih ponsel, mengganti tab, memeriksa email, dan melihat jam tangan lebih sering dari yang Anda sadari.

Pada kenyataannya, gangguan tidak bisa dihindari dan selalu ada di sekitar kita. Dan perlu waktu untuk menghentikan kebiasaan memberi pada mereka. Namun, jika Anda telah menyiapkan diri untuk sukses, menghilangkannya hanya untuk tugas-tugas yang sensitif terhadap waktu dan bernilai tinggi dapat dilakukan.

Berikut beberapa tip untuk menciptakan lingkungan kerja yang ideal dan bebas gangguan:

• Letakkan ponsel Anda dalam mode Jangan Ganggu dan di tempat yang jauh dari jangkauan
• Matikan atau lepas jam tangan Anda
• Siapkan pemblokir pop-up atau ekstensi chrome yang berguna di laptop Anda
• Beri tahu orang lain di rumah Anda atau yang mungkin mencoba menghubungi Anda bahwa Anda tidak akan bisa dihubungi selama jangka waktu tertentu
  

7. Delegasikan dan lakukan outsourcing sebanyak mungkin

Baik Anda bekerja jarak jauh atau memiliki pekerjaan kantor dari jam sembilan sampai jam lima, Anda mungkin memiliki jumlah tugas admin yang tidak menarik—seperti memeriksa email, menjadwalkan rapat, dan menjawab panggilan telepon.

Tugas-tugas ini memakan lebih banyak waktu daripada yang kita sadari, dan percayalah ketika saya mengatakan bahwa Anda akan berterima kasih pada diri sendiri karena telah mendelegasikan atau melakukan outsourcing tugas-tugas yang Anda bisa.

Tugas yang dialihdayakan tidak harus untuk keperluan admin saja — tugas tersebut bisa berupa apa pun yang tidak terkait dengan posisi utama Anda.

Dengan berinvestasi di Grammarly , misalnya, Anda dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mengoreksi dan mengedit sekaligus terdengar lebih profesional saat berkomunikasi online.

Anda dapat menjadwalkan rapat jauh sebelumnya dengan menggunakan perangkat lunak seperti CalendarHero . CalendarHero memungkinkan karyawan mengotomatiskan penjadwalan, memblokir waktu di kalender mereka, mengatur pengingat untuk rapat, dan mengurangi koordinasi email bolak-balik. Ini menghemat waktu Anda dengan membantu Anda menyediakan waktu untuk hal-hal penting.

Pilihannya tidak terbatas, dan Anda dapat menemukannya secara gratis atau dengan harga mahal. Tapi apa pun investasinya, pasti sepadan.