7 alasan untuk meninggalkan Excel Spreadsheets untuk Manajemen Informasi Produk

Sejak diluncurkan pada tahun 1985, Microsoft Excel telah menjadi solusi utama bagi bisnis untuk mengelola dan mengatur spreadsheet produk mereka. Tetapi hanya karena sesuatu telah dilakukan dengan cara tertentu selama ini, tidak berarti itu harus dilanjutkan. Beberapa tradisi dapat merugikan.

Data produk rumit dan panjang dengan banyak fitur. Itu tidak hanya mencakup atribut produk, tetapi banyak aset digital lainnya seperti gambar dan video. Menyimpan ini dalam spreadsheet dapat menyebabkan format yang salah. Ada beberapa aset digital yang tidak dapat Anda simpan dalam spreadsheet. Tapi ini belum semuanya. Spreadsheet tidak cocok untuk Anda dalam hal mengelola toko e-niaga dan informasi produk Anda karena berbagai alasan lainnya.

Saya di sini untuk menyoroti berbagai masalah yang muncul dengan penggunaan spreadsheet Excel, dan mengapa sudah saatnya Anda beralih ke solusi yang lebih efisien; yaitu: PIM.

1. Spreadsheet rentan terhadap kesalahan manusia

Data adalah salah satu aset terkuat bisnis yang mengandalkan pengambilan keputusan yang berkualitas dan pembuatan panduan. Tapi bagaimana jika datanya tidak lengkap atau akurat? Anda dapat menebaknya: keputusan buruk yang akan mengarahkan bisnis ke arah yang salah.

Dilaporkan bahwa 88% spreadsheet memiliki kesalahan di dalamnya. Dengan setiap orang dalam organisasi membuat perubahan pada file, kemungkinan kontaminasi meningkat. Kesalahan kecil dan kecil di sepanjang proses ini menghasilkan spreadsheet yang berisi data yang tidak akurat dan tidak konsisten. Kesalahan ini masuk ke dalam spreadsheet karena Excel tidak memiliki cara untuk memberi tahu pengguna saat mereka memasukkan atribut produk yang mungkin tidak akurat, atau jika mereka secara keliru melewatkan sel, seperti yang mungkin terjadi dalam solusi Manajemen Informasi Produk. Juga, karena sangat sulit untuk melacak data, karyawan dapat menjadi malas dan memasukkan atribut produk tanpa memeriksa ulang entri sebelumnya untuk memastikan tidak terulang.

Jika Anda sudah cukup lama berkecimpung di industri e-commerce, Anda akan memahami dampak data yang tidak konsisten terhadap kepuasan pelanggan. Ini hanya membuat mereka menjauh dari merek Anda. Jadi apa gunanya menghabiskan berjam-jam kerja keras untuk memelihara spreadsheet ketika mereka menghasilkan hasil yang tidak diinginkan dan mendorong penjualan?

Oleh karena itu, seiring pertumbuhan bisnis Anda, penting untuk beralih dari spreadsheet produk ke sistem manajemen data yang memungkinkan Anda melacak semua informasi terkait produk yang bebas dari kesalahan. Sistem seperti itu segera memberi tahu pengguna tentang atribut produk yang hilang dan entri duplikat dan memastikan konsistensi di antara semua saluran.

2. Jangan biarkan kolaborasi antar anggota tim

Alasan utama mengapa spreadsheet sangat rentan terhadap kesalahan adalah karena spreadsheet tidak memungkinkan kolaborasi antar anggota tim. Karena menyinkronkan spreadsheet tidak dapat dilakukan sedemikian rupa sehingga perubahan yang dibuat oleh lebih dari satu karyawan pada saat yang sama semuanya digabungkan ke dalam file secara bersamaan, mereka menjadi silo.

Setiap file Excel dirancang untuk diperbarui oleh satu contoh Excel pada satu waktu. Mereka tidak memiliki arsitektur yang sama dengan database perusahaan atau sistem manajemen informasi produk yang dirancang untuk mendukung banyak pengguna.

Terlepas dari keberadaan solusi komputasi awan, masih sulit untuk berbagi spreadsheet di antara anggota tim dan departemen lain dalam organisasi. Google Spreadsheet adalah salah satu solusi cloud yang memungkinkan berbagi secara real-time, tetapi dapat melanggar kebijakan keamanan perusahaan, dan menyebabkan pelanggaran atau kehilangan data.

Ini berbeda dari cara solusi Manajemen Informasi Produk seperti Apimio beroperasi. Beberapa karyawan dapat memperbarui solusi tersebut secara real-time, tanpa khawatir tentang perubahan yang belum disimpan dari sumber yang berbeda. Perangkat lunak PIM memungkinkan kerja kolaboratif, yang mengarah ke arus informasi yang lancar di semua departemen dan saluran. Ini juga menghemat banyak waktu. Ini tidak seperti di spreadsheet di mana Anda harus menunggu satu karyawan selesai membuat perubahannya pada lembar untuk diteruskan ke karyawan berikutnya. Dan siklus yang tidak efisien ini berlangsung tanpa henti.

3. Tidak ada akuntabilitas karena perubahan tidak dapat dilacak

Sekarang, siapa pun yang memiliki akses ke spreadsheet produk dapat mengubahnya. Jika Anda memberikan akses spreadsheet ke 5 karyawan yang berbeda, tidak ada cara untuk melacak siapa yang membuat perubahan apa pada file tersebut. Jika ada kejadian di mana informasi penting hilang atau diubah, Anda akan menghabiskan banyak waktu untuk mencari tahu siapa yang bertanggung jawab untuk itu. Kemudian Anda akan menghabiskan waktu tambahan untuk memulihkan informasi itu entah bagaimana.

Ini tidak seperti solusi otomatis seperti PIM yang mencatat semua perubahan yang dibuat pada sistem. Anda dapat mengonfigurasinya untuk melacak perubahan pada item, produk, dan entitas lainnya. Dengan informasi ini, dimungkinkan untuk merekonstruksi semua tindakan yang terjadi pada entitas yang dikonfigurasi. Ini sangat penting karena membantu menyederhanakan proses pemulihan sistem/data jika terjadi kehilangan atau beberapa aktivitas berbahaya yang terjadi di sistem PIM.

4. Kurangnya keamanan

Biasanya, spreadsheet tidak begitu aman dan oleh karena itu berisiko lebih besar untuk korupsi data atau salah urus informasi. File yang berisi informasi keuangan sensitif mungkin tidak aman dari peretas. Anda dapat melindungi file spreadsheet produk dengan kata sandi, namun, itu mungkin masih belum cukup untuk digunakan oleh bisnis. Setelah seseorang memiliki akses ke data spreadsheet, tidak mungkin untuk membatasi apa yang mereka lakukan dengannya.

Oleh karena itu, jenis perangkat lunak pengumpulan data lainnya mungkin merupakan pilihan yang lebih layak. Misalnya, Apimio memiliki perlindungan bawaan yang melindungi integritas data. Hanya produsen yang memiliki otonomi untuk melakukan perubahan pada data produk. Anda dapat mengalokasikan tugas yang berbeda untuk karyawan yang berbeda di portal, membatasi akses. Dalam spreadsheet, ini tidak mungkin karena Anda tidak dapat membatasi akses sel tertentu.

Demikian pula, pengguna mungkin mengurutkan kolom informasi dan mungkin secara tidak sadar menyebabkan informasi terkait seperti nama depan dan belakang, menjadi tidak sinkron. Sebaliknya, database akan menjaga semua bagian dari catatan tetap bersatu, sehingga memastikan integritas data yang lebih baik.

Sistem PIM optimal untuk penjualan omnichannel. Oleh karena itu, dalam proses pendistribusian data di beberapa saluran penjualan, integritas data tetap utuh, tanpa kerusakan atau kehilangan informasi.

5. Jangan mendukung pengambilan keputusan waktu nyata

Spreadsheet tidak mampu mendukung pengambilan keputusan secara real-time karena data yang sudah usang dan tidak akurat. Mengumpulkan informasi terbaru dari banyak pengguna dan meringkas informasi membutuhkan waktu yang lama.

Spreadsheet menyediakan data mentah sekaligus. Dengan demikian, sulit untuk menafsirkan data apa yang penting dan apa yang tidak. Mungkin satu-satunya pilihan dalam spreadsheet adalah menekan tombol "sort" yang tidak selalu membantu menemukan apa yang Anda cari. Dengan sistem lain yang ada, memprioritaskan data melalui alat visualisasi dapat dimungkinkan. Alat ini dapat menyoroti aspek penting dari kumpulan data atau hasil, tidak seperti spreadsheet.

Spreadsheet Produk tidak dirancang untuk menyimpan data historis. Seringkali selama tindakan mengurangi ukurannya agar lebih mudah dikelola, seseorang mungkin salah menghapus data historis. Bahkan jika Anda mempertahankan versi yang berbeda, sangat sulit bagi pembuat keputusan untuk membandingkan file dan melihat tren dalam data mereka.

Sistem Manajemen Informasi Produk dibangun untuk mengakomodasi analisis data. Dengan semua informasi yang disimpan di satu tempat, organisasi dapat membaca tren konsumen dan membuat keputusan bisnis yang berkualitas. Perangkat lunak dasbor yang tepat akan memberi Anda kerangka bagan untuk dibangun sambil memberi Anda banyak peluang untuk menyesuaikan.

Spreadsheet juga biasanya tanpa konteks. Sulit untuk mengkorelasikan kumpulan data yang berbeda bersama-sama di Excel untuk melihat bagaimana mereka saling terkait. Dasbor, di sisi lain, dapat memiliki lapisan informasi yang berbeda dan memadukan berbagai sumber dengan mulus. Anda memulai dengan tampilan metrik tingkat tinggi dan menambahkan perincian untuk menampilkan data yang mendorong angka-angka tersebut dengan satu klik.

6. Tidak Cocok untuk Digital Asset Management (DAM)

Pernahkah Anda mencoba menyimpan gambar dalam spreadsheet? Itu membuat Anda mengepalkan tangan karena frustrasi karena hampir mustahil. PDF, video, gambar, dan konten digital lainnya sangat penting untuk bisnis e-niaga karena mereka menghidupkan produk Anda. Atribut produk dasar tidak akan melibatkan pembeli.

Aset digital sering diterbitkan, di departemen yang berbeda dengan karyawan yang berbeda. Memiliki lokasi pusat yang menyimpan semua data ini dengan sisa informasi produk Anda memastikan bahwa itu mudah diakses dan tersedia untuk setiap anggota organisasi sehingga mereka dapat mendorongnya ke semua saluran penjualan kapan pun.

PIM memiliki kemampuan DAM tak terbatas untuk menjaga semua file dan konten multimedia tetap aman dan mutakhir. Anda dapat mengelola gambar, video, grafik, dan file di satu tempat, yang ditautkan langsung ke produk Anda. Memiliki informasi produk dan aset digital Anda di repositori pusat memungkinkan tim pemasaran dengan mudah mengeluarkan konten terkait produk mereka jika diperlukan. Ini juga memungkinkan pembuatan konten yang lebih sesuai karena tidak ada file yang hilang. Tim tidak perlu menghabiskan waktu ekstra untuk menemukan ini.

Dengan alat Manajemen Informasi Produk seperti Apimio, memublikasikan aset digital Anda ke saluran yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dalam format yang tepat, dilakukan secara otomatis. Anda tidak perlu stres untuk mengoptimalkannya untuk sisi pengguna karena sistem melakukannya untuk Anda.

Bacaan Lain: Pahami perbedaan mendasar antara sistem DAM dan PIM

7. Tidak ada pencadangan data otomatis

Excel tidak memiliki fitur pencadangan data otomatis. Jadi, begitu Anda mulai memasukkan data produk ke dalam lembar excel Anda, sebaiknya persiapkan diri Anda untuk menyiapkan cadangannya juga secara manual. Juga, jika ada kejadian yang Anda lupa membuat cadangan, itu adalah data yang keluar dari jendela, tidak dapat ditemukan di mana pun. Kehilangan data adalah risiko besar bagi bisnis apa pun. Ini menghasilkan data produk yang tidak lengkap di depan publik, dan analisis data yang tidak akurat di masa depan. Ini karena potongan besar data tidak tercermin dalam lembar.

Namun, setiap PIM memiliki fitur pencadangan data otomatis yang membuat pencadangan basis data secara berkala, otomatis, dan menyimpannya di lokasi virtual yang berbeda. Pengguna tidak perlu khawatir kehilangan data karena semuanya akan aman dan terjamin. Anda dapat mengaksesnya kapan saja, di lokasi mana pun yang mereka anggap nyaman. Pikirkan tentang waktu dan upaya yang akan dihemat tim Anda ketika Anda akan mencadangkan data secara otomatis. Tidak diperlukan pekerjaan manual. Kami senang mendengarnya!

Kesimpulannya

Dengan sistem PIM yang kuat, perusahaan harus berhenti mengandalkan spreadsheet Excel usang yang menghasilkan data produk yang tidak akurat dan tidak konsisten. Alat seperti Apimio kini hadir di pasar untuk membantu perusahaan e-niaga merampingkan operasi mereka, mengakses data produk berkualitas tinggi dengan keamanan dan integritas data yang terjamin.