7 Template Anggaran Acara untuk Merencanakan Keuangan Anda

Saya sudah mengatakannya sebelumnya, dan saya akan mengatakannya lagi: Saya benci spreadsheet, dan saya benci penganggaran. Mereka adalah kejahatan yang diperlukan, seperti yang kita semua tahu, jadi ketika saatnya bagi saya untuk membuat anggaran, saya mengandalkan template dan aplikasi seperti Wally untuk membantu merencanakan pengeluaran saya.

Jika Anda seorang perencana acara yang ingin menyederhanakan proses penganggaran Anda, Anda memerlukan template anggaran acara. Template adalah pilihan yang bagus untuk perencana acara yang tidak mampu membeli perangkat lunak penganggaran yang rumit dan membutuhkan solusi yang berbeda.

Saya telah menyusun daftar tujuh templat anggaran acara (campuran spreadsheet Excel dan opsi yang dapat dicetak) yang akan membantu Anda merencanakan pengeluaran untuk sebagian besar—jika tidak semua—acara Anda.

Jika tidak satu pun dari templat ini yang Anda cari, jangan takut: Saya melengkapi semuanya dengan panduan singkat untuk membuat templat anggaran acara Anda sendiri.

Template terdaftar dalam urutan abjad.

template excel

Template ini paling baik untuk perencana acara yang tidak hanya ingin merencanakan pengeluaran acara, tetapi juga ingin memvisualisasikan pengeluaran tersebut menggunakan alat lembar bentang Excel. Templat Excel memberi pengguna lebih banyak fleksibilitas daripada anggaran yang dapat dicetak, menjadikannya ideal untuk acara kompleks dengan banyak bagian yang bergerak.

• Templat Resmi Microsoft Office 1
• Templat Resmi Microsoft Office 2
• Buku Kerja Anggaran Acara Smartsheet dan Lembar Kerja Perencanaan Konferensi
• Anggaran Acara dan Templat Bagan yang Rapi

Template yang dapat dicetak

Untuk perencana yang lebih suka bekerja di atas kertas, template ini adalah yang Anda cari. Ini adalah yang terbaik untuk acara yang lebih kecil tanpa terlalu banyak bagian yang bergerak, dan menutupi biaya dasar seperti tempat, dekorasi, dan staf.

• Lembar Kerja Anggaran Acara FreebieFindingMom
• Buku Panduan Perencana Anggaran Acara
• Template.net Template Anggaran Acara yang Dapat Dicetak

Buat templat anggaran acara Anda sendiri

Meskipun ketujuh template ini mencakup sebagian besar dasar, mereka tidak mencakup setiap dasar. Jika templat yang terdaftar ini tidak memiliki semua yang Anda butuhkan, Anda dapat membuat templat anggaran acara Anda sendiri dari awal dalam format apa pun yang Anda inginkan.

Eventbrite memiliki panduan menyeluruh yang memandu Anda melalui setiap langkah merancang anggaran acara Anda sendiri. Saya telah merangkum langkah-langkah mereka di bawah ini, dan membongkar proses lebih lanjut dengan menyertakan petunjuk tambahan tentang apa yang harus Anda cari saat membuat anggaran acara.

Langkah 1: Tentukan untuk apa Anda menganggarkan

Sementara sebagian besar acara memiliki pengeluaran serupa seperti biaya tempat atau sistem pendaftaran tamu, yang lain—seperti keamanan drone dan fitur trendi lainnya—unik untuk setiap acara. Manfaat membangun anggaran Anda sendiri adalah kemampuan untuk mengatur biaya unik Anda sesuka Anda.

Pengeluaran apa yang harus Anda perhitungkan saat membuat templat anggaran acara?

• Tempat dan dekorasi
• Katering
• Kepegawaian
• Pemasaran acara
• Biaya perjalanan
• Peralatan audio visual
• Hiburan
• Biaya lain-lain

Langkah 2: Identifikasi biaya aktual Anda

Anggaran Anda memerlukan dasar pengeluaran yang diperlukan, seperti tempat, yang datang sebelum menambahkan fasilitas tambahan. Baseline terdiri dari kategori luas, yang masing-masing dilengkapi dengan biaya individual.

Berikut adalah beberapa contoh:

Lokasi:

• Sewa kamar
• Uang jaminan
• Parkir

A/V:

• Proyektor
• Internet/Wi-Fi
• Pembicara
• Mikrofon
• Kamera

Katering:

• Bartender
• Server
• Makanan
• Minuman

Pemasaran:

• Perangkat lunak pemasaran media sosial
• Bahan cetak dan pekerjaan desain
• Perangkat lunak manajemen pendaftaran

Hiburan:

• Musisi/DJ
• Biaya pembicara
• Biaya perumahan dan transportasi terkait

Aneka ragam:

• Dekorasi tempat
• Tempat duduk
• Staf acara tambahan
• Pajak dan biaya

Eventbrite merekomendasikan pengkodean warna pengeluaran Anda, memberi label biaya tempat dengan warna merah, biaya pemasaran dengan warna biru, biaya perjalanan dengan warna hijau, dan seterusnya. Ini akan membantu Anda mengatur keuangan Anda dan membuat menemukan apa yang Anda butuhkan dengan mudah.

Langkah 3: Rencanakan pendapatan Anda yang diproyeksikan

Setelah Anda menghitung pengeluaran Anda, saatnya untuk memproyeksikan pendapatan Anda.

Sebagian besar perangkat lunak manajemen acara dapat melacak penjualan tiket, sementara yang lain melacak sumber pendapatan tambahan, seperti vendor, sponsor, dan pendapatan donasi. Jika ini bukan acara pertama Anda seperti ini, kembali dan rujuk total pendapatan dan spreadsheet sebelumnya untuk membantu membuat perkiraan Anda.

Saat memproyeksikan pendapatan Anda, carilah:

• Biaya per peserta versus biaya per dolar pendaftaran yang diperoleh
• Tren biaya peserta dan biaya per pendaftaran dalam kaitannya satu sama lain (apakah sudah naik atau turun?)
• Peluang acara, termasuk teknologi baru yang menimbulkan biaya baru sekaligus mendatangkan pendapatan baru (contoh: teknologi RFID)
• Acara serupa dan profitabilitasnya

Langkah 4: Rencanakan untuk variabel yang tidak diketahui

Dalam anggaran apa pun, Anda ingin membuat penyangga untuk hal-hal tak terduga yang ditemui saat merencanakan acara Anda. Lebih baik menghabiskan anggaran dan dibiarkan dengan dana berlebih daripada terjebak dalam situasi merah sebelum Anda mengumpulkan pendapatan apa pun.

Untuk tips menjaga biaya sesuai anggaran yang Anda tetapkan untuk membuat penyangga itu, lihat video ini dari TV Cetak Biru Perencanaan Acara:

Langkah 5: Menyatukan semuanya

Sekarang setelah Anda memiliki semua informasi yang Anda butuhkan, inilah saatnya untuk menyusun anggaran acara Anda.

Untuk pengguna Excel, berikut adalah tutorial singkat tentang cara membuat anggaran spreadsheet sederhana yang dapat Anda gunakan untuk memasukkan semua data Anda:

Bagi Anda yang lebih suka pena dan kertas, gunakan salah satu template di atas sebagai inspirasi dan tambahkan variabel dan bagian unik Anda yang diperlukan untuk membuat anggaran yang komprehensif dan disesuaikan sepenuhnya.

Sumber daya manajemen acara lainnya

Alih-alih memenuhi kebutuhan Anda, mungkin templat ini membuat Anda sadar bahwa Anda memerlukan sistem perangkat lunak penganggaran untuk membantu merencanakan pengeluaran Anda. Lihat direktori perangkat lunak penganggaran Capterra, dan pastikan untuk menggunakan alat penyaringan yang kuat untuk membantu Anda menemukan apa yang Anda butuhkan.

Blog manajemen acara Capterra penuh dengan sumber daya dan panduan untuk membantu Anda melakukan acara yang sempurna. Berikut ini beberapa untuk Anda mulai:

• 3 Pelajaran Manajemen Acara dari 'The Disaster Artist'
• 5 Metrik yang Akan Menentukan ROI Acara Anda
• Template Program Acara Gratis atau Terjangkau untuk Acara dengan Anggaran
• 4 Aplikasi Seluler Acara untuk Meningkatkan Keterlibatan Peserta