6 tips produktivitas dan manajemen waktu untuk wirausaha

Tahukah Anda ciri terbesar pengusaha dan pemilik bisnis sukses ?

Mereka dengan kejam menjaga waktu dan fokus pada tujuan sambil melakukan banyak tugas dan menyelesaikan sesuatu .

Namun, menjalankan bisnis berarti Anda tidak dapat sepenuhnya lepas dari tugas administratif sehari-hari dan tugas yang berulang . Selain itu, banyaknya panggilan telepon , pembaruan media sosial , dan notifikasi ponsel cerdas yang terus-menerus , dan mencapai produktivitas puncak bisa terasa seperti mimpi yang jauh.

Tapi itu bukan hal yang mustahil.

Dalam artikel ini, kami akan berbagi teknik manajemen waktu yang praktis dan dapat dicapai bagi wirausahawan yang sibuk untuk membantu Anda fokus pada tugas-tugas dengan prioritas tertinggi tanpa kehilangan kendali atas operasi sehari-hari.

Pentingnya keterampilan manajemen waktu bagi pemilik UKM

Sebagai pemilik usaha kecil dan menengah (UKM), Anda mempunyai banyak peran. Kemungkinan besar Anda adalah CEO, direktur pemasaran, perwakilan layanan pelanggan—dan masih banyak lagi.

Tidak mengherankan jika rata-rata pemilik startup bekerja 50–70 jam seminggu .

Bekerja berjam-jam sering kali merupakan bagian dari tahap awal kewirausahaan , namun penting untuk menyadari bahwa Anda memiliki energi fisik dan mental yang terbatas. Dan, pemadaman kebakaran sehari-hari mungkin terasa seperti pekerjaan, tapi itu hanya menguras energi Anda dan mengalihkan perhatian Anda dari tugas-tugas strategis yang paling penting.

Hal ini tidak berkelanjutan, mengakibatkan kelelahan , dan merusak keseimbangan kehidupan kerja Anda .

Itu sebabnya Anda harus memprioritaskan tuntutan Anda sehingga Anda dapat meluangkan waktu untuk mengerjakan “” bisnis Anda, memberikan arahan strategis, menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih baik, dan menemukan cara yang berdampak untuk mendelegasikan, mengotomatisasi , atau menghilangkan tugas-tugas lainnya untuk memastikan bisnis Anda berjalan lancar.

Kiat manajemen waktu praktis untuk pengusaha sibuk

Anda tidak dapat meningkatkan apa yang tidak Anda ukur. Sebelum memanfaatkan strategi manajemen waktu apa pun , Anda harus mengaudit rutinitas harian Anda dengan cermat dan mencari tahu di mana Anda menghabiskan waktu.

Anda dapat melakukannya menggunakan aplikasi pelacak waktu atau sekadar mencantumkan semua yang Anda lakukan di spreadsheet di penghujung hari . Data selama seminggu seharusnya cukup untuk menunjukkan tren dan membantu Anda mengidentifikasi area peningkatan.

Setelah Anda memiliki wawasan ini, gunakan teknik berikut untuk mengoptimalkan produktivitas Anda.

1. Gunakan Matriks Eisenhower untuk memprioritaskan tugas

Matriks Eisenhower adalah salah satu alat paling populer untuk memprioritaskan tugas dan mengatur waktu secara efektif.

Begini cara kerjanya.

Ambil semua tugas Anda dan atur menjadi empat kuadran.

Mendesak dan Penting

Ini adalah tugas bisnis paling penting yang perlu segera Anda perhatikan—masalah pelanggan yang penting, kampanye penjualan dengan waktu terbatas, atau tenggat waktu proyek. Prioritaskan mereka di atas segalanya.

Penting tapi Tidak Mendesak

Ini adalah tugas penting yang biasanya berkontribusi pada kesehatan jangka panjang bisnis Anda—rapat perencanaan tahunan, mempelajari keterampilan baru, dan berinvestasi pada perangkat lunak yang lebih baik. Yang terbaik adalah menjadwalkannya pada waktu yang tepat daripada menundanya tanpa batas waktu.

Mendesak tapi Tidak Penting

Ini adalah tugas operasional dan administratif berketerampilan rendah yang penting untuk operasi Anda sehari-hari namun dapat dengan mudah didelegasikan .

Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Ini adalah pembunuh waktu seperti penelusuran media sosial , pertemuan tidak berguna, atau formalitas hierarki yang harus Anda hilangkan dari hidup Anda.

Lain kali Anda membuat daftar tugas di awal hari kerja Anda , jalankan daftar tersebut melalui matriks ini untuk memastikan Anda memprioritaskan tugas yang paling penting dan mendelegasikan, menjadwalkan, atau menghilangkan sisanya.

2. Kalahkan gangguan menggunakan Teknik Pomodoro

Kita tidak bisa sepenuhnya memutuskan sambungan dari media sosial , email, atau interaksi di tempat kerja. Namun kita dapat mengatur gangguan ini untuk memastikan gangguan tersebut tidak berdampak pada produktivitas kita.

Di sinilah Teknik Pomodoro sangat efektif.

Teknik Pomodoro adalah strategi manajemen waktu yang membagi pekerjaan menjadi interval terfokus yang dipisahkan oleh istirahat singkat.

Ini terdiri dari yang berikut:

• Interval: Setiap periode kerja disebut Pomodoro dan biasanya berlangsung selama 25 menit.
• Istirahat: Istirahat singkat (biasanya 5 menit) mengikuti setiap pomodoro.
• Set: Setelah empat Pomodoro, ada istirahat lebih lama selama 20–30 menit.

Manfaatkan waktu istirahat untuk bersantai, scrolling media sosial , atau melakukan apa pun yang biasanya mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan. Namun tetap fokus penuh selama masa kerja.

Tidak ada aturan yang tegas dan tegas di sini. Anda dapat mengubah durasi interval dan istirahat agar sesuai dengan yang terbaik bagi Anda.

3. Luangkan waktu menggunakan otomatisasi

Mengotomatiskan proses bisnis dan alur kerja adalah salah satu cara terbaik untuk meluangkan waktu Anda dan menjadi lebih produktif. Di sinilah alat manajemen hubungan pelanggan (CRM) seperti Act! dapat menjadi jenis perangkat lunak manajemen waktu yang ampuh untuk bisnis Anda.

Anda dapat menggunakan CRM untuk mengotomatisasi pemasaran email, perolehan prospek, dan alur kerja manajemen pelanggan . Daripada memasukkan informasi pelanggan secara manual ke dalam spreadsheet yang berbeda dan menghabiskan waktu berjam-jam setiap hari untuk mencari data yang benar, gunakan Act! untuk mengatur semuanya di dasbor informasi pelanggan.

Ini memberi Anda informasi mendalam dan memastikan Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk membuat keputusan bisnis berdasarkan wawasan pelanggan dibandingkan mengelola spreadsheet.

4. Minimalkan pertemuan dengan komunikasi asynchronous

Rapat menyebabkan kerugian produktivitas lebih dari $37 miliar setiap tahunnya.

Apa yang lebih buruk? 55 persen profesional merasa sebagian besar rapat dapat dilakukan melalui email.

Solusi sederhananya? Gunakan alat komunikasi asinkron seperti email, rekaman layar, pesan suara, dan alat manajemen proyek untuk berkolaborasi secara lebih efektif dan menghemat waktu . Jadwalkan rapat hanya jika tidak ada pilihan yang lebih baik.

5. Ciptakan sumber pengetahuan untuk tim Anda

Anda adalah pemilik bisnis , jadi wajar saja jika Anda paling tahu tentang bisnis Anda dan bagaimana Anda ingin karyawan menjalankannya untuk Anda.

Mengapa tidak mengubah informasi ini menjadi sumber pengetahuan melalui rekaman video, artikel, panduan, dan prosedur operasional standar (SOP) yang dapat digunakan karyawan Anda setiap kali mereka membutuhkan panduan? Hal ini dapat menghemat ribuan jam dari waktu ke waktu dan mengurangi ketergantungan tim pada Anda.

6. Belajar mengatakan tidak (sering)

Mengatakan tidak pada apa pun yang tidak sejalan dengan tujuan atau visi Anda adalah kekuatan super yang dibutuhkan setiap pemilik bisnis .

Steve Jobs terkenal melakukan hal itu di Apple. Namun hal ini juga berlaku untuk usaha kecil karena tim, investor, atau mitra bisnis Anda terkadang mencoba menarik Anda ke dalam tugas yang tidak sepadan dengan waktu Anda.

Belajarlah untuk mengatakan tidak lebih sering daripada ya, dan Anda akan jauh lebih produktif dibandingkan pesaing Anda.

Ciptakan kebiasaan dan rutinitas harian untuk menyelesaikan lebih banyak hal

Pada akhirnya, produktivitas Anda sebagai wirausaha bergantung pada penciptaan rutinitas harian produktif yang mendorong hari Anda.

Memiliki rutinitas berarti mengurangi ketidakpastian, gangguan, dan kejutan. Hasilnya, Anda dapat fokus pada tujuan jangka panjang dan menghabiskan lebih banyak waktu mengerjakan “” bisnis Anda.

Tentu saja, Anda masih perlu mempelajari hal-hal operasional dari waktu ke waktu.

Namun di situlah memprioritaskan , mendelegasikan, dan yang paling penting, mengotomatiskan tugas Anda akan membantu Anda dalam manajemen waktu yang efektif .

Untuk mulai mengotomatisasi tugas dan meluangkan waktu Anda, berikan Act! uji coba gratis selama 14 hari .