6 Kunci Komunikasi Dewan yang Efektif

Komunikasi dewan yang efektif dalam suatu organisasi dapat berarti perbedaan antara melebihi harapan pemegang saham dan gagal mencapai tujuan yang ditetapkan. Sayangnya, sebagian besar dewan perusahaan dan tim manajemen gagal memberikan dampak positif terhadap hasil bisnis

Penelitian oleh perusahaan konsultan manajemen global McKinsey & Company baru-baru ini melaporkan bahwa 64 persen dewan direksi memiliki dampak yang rendah atau di bawah rata-rata terhadap penciptaan nilai jangka panjang perusahaan.

Apa sebenarnya yang menyebabkan dewan direksi atau tim manajemen tidak efektif? Strategi yang cacat dan menempatkan orang yang salah dalam posisi manajemen adalah dua penyebab utama. Kurangnya komunikasi dewan yang jelas dan tepat waktu adalah kontributor utama lain untuk ketidakefektifan dewan.

Kekuatan komunikasi dewan yang efektif dibuktikan dalam contoh terbaru dari Facebook. Menurut Facebook COO Sheryl Sandberg, CEO Mark Zuckerberg baru-baru ini meningkatkan efisiensi pertemuan Facebook dengan menerapkan dua strategi komunikasi dasar:

1) mengirimkan materi kepada peserta rapat terlebih dahulu dan 2) menetapkan tujuan di awal setiap rapat.

Apa saja saran lain untuk meningkatkan komunikasi dewan? Simak enam saran ini:

1. Mengembangkan dan Mengkomunikasikan Strategi Komunikasi Dewan yang Ditetapkan

Cara terbaik untuk memastikan kesuksesan jangka panjang dari dewan perusahaan dimulai dengan pengembangan strategi yang kuat, diikuti dengan mengkomunikasikan strategi itu kepada semua anggota dewan.

Tempatkan strategi yang ditentukan sejak awal untuk memberi dewan peta jalan untuk diikuti. Memastikan semua anggota dewan berada di halaman yang sama sangat penting untuk kesuksesan.

Saat membangun papan, meskipun penting untuk mengomunikasikan tujuan, sama pentingnya untuk mengomunikasikan dengan jelas hambatan saat ini dan upaya masa lalu untuk memecahkan masalah tersebut. Ini memungkinkan dewan untuk menghindari mengikuti strategi yang ketinggalan zaman dan gagal.

Dewan yang efektif sering kali memunculkan strategi baru untuk menghadapi tantangan apa pun yang dihadapinya, dan kemudian memastikan bahwa semua orang yang terlibat memahami strategi dan apa yang diharapkan dari mereka.

2. Tentukan dan Komunikasikan Peran

Mendefinisikan dan mengkomunikasikan peran masing-masing anggota dewan merupakan bagian penting dari pengaturan strategi dewan bergerak maju. Dewan yang efektif membutuhkan pemimpin yang kuat, biasanya CEO atau COO, untuk memastikan bahwa dewan memiliki semua yang mereka butuhkan untuk peluang sukses terbaik.

Dewan juga berisi peran lain, termasuk Chief Financial Officer (CFO), sekretaris, dan bawahan lain yang mungkin berada di bawah kepemimpinan posisi yang disebutkan di atas.

Komunikasikan peran setiap anggota dewan. Misalnya, CFO menangani sebagian besar masalah keuangan perusahaan dan memiliki pengetahuan yang luar biasa tentang kelayakan keuangan dari strategi tertentu.

Namun, CEO adalah pengambil keputusan akhir tentang apakah suatu proyek berjalan atau tidak. Sekretaris menyimpan semua notulen rapat dan memelihara dokumen dan catatan perusahaan, memastikan dewan mempertahankan akses ke informasi yang dibutuhkan ketika mengembangkan strategi baru atau membuat keputusan penting.

Dengan demikian, memastikan bahwa semua anggota dewan memahami apa yang diharapkan dari mereka dapat mencegah kesalahpahaman tentang siapa yang bertanggung jawab atas tugas-tugas tertentu.

3. Bangun Tim Profesional yang Memiliki Keterampilan Komunikasi yang Luar Biasa

Membangun dewan atau tim manajemen tidak berhenti pada CEO atau COO yang menunjuk individu yang paling memenuhi syarat untuk setiap posisi. Mereka juga harus memastikan bahwa setiap individu dapat bekerja secara efektif dengan orang lain di dewan dan berkomunikasi dengan kuat dan ringkas.

Dewan yang paling efektif beroperasi di bawah suasana hormat dan komunikasi terbuka antara anggota dewan. Ini berarti bahwa individu di dewan menghormati pendapat sesama anggota dewan dan menerima keputusan akhir yang dibuat oleh CEO atau COO.

CEO dan COO juga harus mencari individu yang gaya kerjanya, termasuk gaya komunikasi mereka, saling melengkapi.

Kemampuan untuk bekerja sama dengan baik dapat sangat membantu menuju kohesi dewan secara keseluruhan dan bahkan memfasilitasi kesuksesan yang lebih besar, karena dewan yang bersatu sering kali mencapai jauh lebih banyak daripada dewan yang penuh dengan pertikaian, keragu-raguan, dan kurangnya komunikasi yang jelas.

4. Pilih Alat Komunikasi Papan yang Tepat

Pada akhirnya, saluran komunikasi itu sendiri membuat atau menghancurkan efektivitas dewan atau tim manajemen, terutama untuk dewan dengan anggota tim yang sering berada jauh dari ruang rapat.

Tanpa metode komunikasi yang kuat, strategi perusahaan sering kali larut dalam serangkaian peluang yang terlewatkan dan salah langkah.

Menggunakan alat kolaboratif online, seperti TextMagic, merupakan salah satu cara untuk mencegah jenis hambatan komunikasi ini. Menurut studi kasus Loomion AG, solusi pesan teks memastikan komunikasi dewan yang lebih baik di antara anggota dewannya, memungkinkan manajemen strategi dewan yang lebih baik secara keseluruhan.

5. Ajukan Pertanyaan, dan Jangan Asumsi

CEO dan anggota dewan terbaik saling bertanya, terutama jika kebingungan muncul selama diskusi. Namun, terkadang CEO, atau anggota dewan lainnya, ragu untuk mengajukan pertanyaan penting yang dapat membantu memperjelas situasi, yang berpotensi menyebabkan krisis komunikasi.

CEO dan pemimpin tim manajemen yang mengajukan pertanyaan tampil berani dan profesional, yang pada gilirannya mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama. Selain membuat semua orang lebih cepat, mengajukan pertanyaan juga membantu mengungkapkan kekurangan apa pun dalam rencana atau strategi sebelum menjadi terlalu besar.

6. Dokumentasikan Setiap Perubahan dan Komunikasikan Perubahan kepada Semua yang Terlibat

Ketika dewan bertemu, setiap perubahan yang diterapkan oleh dewan dalam strategi saat ini memerlukan dokumentasi dan distribusi yang tepat. Kegagalan untuk melakukannya sering mengakibatkan kebingungan karena semua orang berebut untuk mendapatkan halaman yang sama.

Alat seperti matriks tanggung jawab dan log perubahan dapat membantu melacak setiap perubahan yang didiskusikan selama rapat atau melalui komunikasi lain seperti teks.

Selain itu, dokumentasi perubahan strategi yang tepat memudahkan untuk mengomunikasikan perubahan ini kepada karyawan perusahaan. Paling sering, karyawan perusahaan tidak mengetahui adanya diskusi yang diadakan di balik pintu ruang rapat.

Mengikuti perubahan yang didiskusikan dan mengomunikasikan perubahan ini kepada karyawan memungkinkan perusahaan untuk bekerja secara keseluruhan yang lebih kohesif.

Dewan sering merasa penting untuk memiliki solusi yang layak untuk memastikan komunikasi dewan yang lancar di antara berbagai anggota timnya. Cara yang fleksibel dan andal untuk mengomunikasikan perubahan apa pun di antara anggota dewan, baik di kantor atau di luar, membantu memastikan kesuksesan yang lebih besar saat dewan menjalankan strateginya.

Dengan sifat pasar yang berubah-ubah saat ini, dewan yang efektif memiliki kemampuan untuk beradaptasi dengan cepat dan tetap up-to-date dengan menggunakan strategi dan metode komunikasi yang berdampak.