5 tips manajemen waktu untuk membantu tim Anda lolos dari jebakan multitasking

Jauh di lubuk hati, semua orang tahu multitasking adalah jebakan. Ini bukan peretasan produktivitas tertinggi, tetapi Anda dengan cepat mengalihkan perhatian Anda dari satu tugas ke tugas lain dan bolak-balik. Rasanya seperti Anda menyelesaikan banyak pekerjaan ketika Anda benar-benar melambat. Pergantian konteks yang cepat antar tugas ini memengaruhi hasil, dengan penelitian menunjukkan bahwa multitasking mengurangi waktu produktif hingga 40%!

Bahkan mengetahui bahwa multitasking membunuh fokus Anda, Anda mungkin tergoda untuk melakukan hal itu—mungkin lebih dari itu jika Anda bekerja dari rumah, ketika Anda ketinggalan tenggat waktu proyek atau bersiap untuk peluncuran produk. Segera setelah itu, Anda berakhir dengan hasil di bawah standar, karyawan yang stres, dan kehilangan produktivitas.

Jadi, bagaimana tim Anda bisa lolos dari jebakan multitasking? Jawabannya: manajemen waktu yang lebih baik .

Mengapa manajemen waktu penting?

Hanya karena waktu terbatas dan pekerjaan tidak. Di dunia yang kompetitif saat ini, tekanan untuk menyelesaikan sesuatu SEKARANG tak henti-hentinya, hambatannya banyak, dan kita hanya punya banyak waktu dalam sehari. Baik Anda seorang CEO, manajer, atau bahkan kontributor individu, mengetahui cara mengatur waktu Anda dengan lebih baik adalah keterampilan yang tak ternilai yang membayar dividen yang kaya.

Sebenarnya, kita bisa berbicara sepanjang hari tentang mengapa manajemen waktu itu penting. Sebagai gantinya, berikut adalah lima statistik suram untuk menggambarkan mengapa ini adalah kebutuhan saat ini:

• Rapat: Manajer menghabiskan hingga 12 jam dalam rapat setiap minggu; karyawan menghabiskan sekitar 9 jam setiap minggu untuk mempersiapkan dan menghadiri rapat ( AskCody )
• Email: Pekerja informasi menghabiskan rata-rata 3-4 jam setiap hari untuk memeriksa email ( Adobe )
• Gangguan: Rata-rata, kita membutuhkan waktu sekitar 25 menit untuk kembali ke tugas setelah kita terganggu ( Gallup )
• Interupsi: 71% karyawan melaporkan sering interupsi ketika mereka bekerja, hanya 29% mengatakan bahwa mereka dapat memblokir segala sesuatu yang lain saat bekerja ( Forbes )
• Produktivitas: Kami hanya menghabiskan 60% atau kurang dari waktu kerja kami secara produktif ( Atlassian )

Strategi manajemen waktu dapat membantu tim Anda bekerja lebih efisien setiap hari, melompati jebakan multitasking. Ini tidak hanya meningkatkan produktivitas, tetapi juga mengurangi stres dan kecemasan terkait pekerjaan.

Bagaimana meningkatkan manajemen waktu untuk tim Anda

Meningkatkan manajemen waktu untuk tim Anda melibatkan memasukkan kebiasaan baru ke dalam rutinitas harian karyawan sambil menghapus daftar kebiasaan buruk—pribadi dan organisasi. Mengadopsi alat yang tepat untuk waktu dan manajemen proyek adalah awal yang baik. Jadi, dorong karyawan Anda untuk membuat to-dos dan memprioritaskan tugas, menyisihkan blok waktu untuk pekerjaan yang terfokus, menerapkan hari tanpa rapat, membatasi gangguan, mengatur kecepatan, dll. Namun, seperti kebanyakan kebiasaan, mengasah keterampilan manajemen waktu diperlukan, baik, waktu dan usaha. Semua permainan kata dimaksudkan.

Berikut adalah 5 tips manajemen waktu yang efektif untuk dibagikan dengan tim Anda sekarang:

1. Atur dan prioritaskan, setiap hari
2. Tutup kotak masuk Anda, tidak serius
3. Letakkan kalender Anda untuk bekerja
4. Pesan pertemuan singkat, buat mereka tetap fokus
5. Bekerja offline saat Anda bisa

Atur dan prioritaskan, setiap hari

Mulailah dengan meminta karyawan Anda membuat daftar apa yang perlu mereka capai hari ini. Pecahkan daftar itu ke tingkat tugas dan nilai pekerjaan apa yang perlu ditangani terlebih dahulu (dan apa yang bisa menunggu). Jadikan ini panduan tentang bagaimana tim Anda menghabiskan waktu dan perhatian.

Tetapkan tenggat waktu yang jelas dan jujur ​​untuk menyelesaikan setiap tugas. Bersikaplah ambisius dengan jadwal Anda tetapi jangan tidak masuk akal—itu hanya meminta tekanan mental. Last but not least, mintalah setiap anggota tim secara fisik menyelesaikan tugas dari daftar untuk tetap termotivasi sepanjang hari kerja.

Jadikan pengorganisasian dan prioritas pekerjaan sebagai bagian dari rutinitas awal atau akhir hari Anda, sehingga Anda dapat mencatat apa yang telah dicapai tim Anda setiap hari dan memindahkan pekerjaan yang belum selesai ke daftar tugas hari berikutnya. Terakhir, jangan ragu untuk memprioritaskan ulang tugas berdasarkan informasi baru dan persyaratan bisnis yang selalu berubah.

Kiat pro: Alat Tugas Bersama Flock membantu tim Anda mengelola semua tugas dalam satu daftar, menetapkan peran dan tenggat waktu yang dapat dilihat dan diubah siapa saja kapan saja.

Tutup kotak masuk Anda—tidak, serius

Beberapa hal dalam hidup dapat menggagalkan perhatian kita seperti pemberitahuan peringatan "Anda mendapat surat" yang sial itu, yang meminta refleks hampir-Pavlov pada manusia untuk memeriksa email. Ingat lima statistik suram itu? Kami menghabiskan lebih banyak waktu untuk memeriksa email setiap hari daripada untuk pekerjaan kami, dan setiap gangguan menghabiskan hampir setengah jam perhatian kami. Faktanya, email bisa menunggu, terutama ketika Anda sedang fokus pada suatu tugas. Ini dirancang untuk menjadi asinkron dan Anda dilayani lebih baik menggunakan obrolan tim, telepon, atau panggilan video untuk percakapan waktu nyata.

Sisihkan waktu tertentu dalam sehari untuk memeriksa dan membalas email. Terapkan aturan dua menit David Allen : Jika email dapat dijawab dalam waktu kurang dari dua menit, segera tanggapi daripada mengesampingkannya. Atur kotak masuk Anda untuk melacak tugas dan tindak lanjut yang tertunda dengan lebih baik, dan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk email. Tutup program email setelah Anda selesai , dan tahan godaan untuk segera menanggapi peringatan email baru. Jika itu terlalu menantang, pertimbangkan untuk mematikan notifikasi push dan membisukan ponsel Anda saat Anda sedang bekerja.

Letakkan kalender Anda untuk bekerja

Gunakan kalender Anda untuk memesan waktu, bukan hanya rapat. Jadwalkan blok waktu 30-60 menit di kalender Anda untuk mengelompokkan hari kerja Anda dan pastikan Anda punya waktu untuk mengerjakan tugas-tugas prioritas. Ini memungkinkan rekan satu tim mengetahui saat Anda sibuk, secara signifikan mengurangi interupsi selama pekerjaan terfokus. Berhati-hatilah untuk tidak melakukannya secara berlebihan—atau mereka akan merasa bahwa Anda tidak tersedia sepanjang waktu.

Layanan kalender modern seperti Google Kalender berfungsi di seluruh perangkat, sehingga Anda dapat menjadwalkan waktu bahkan saat Anda sedang bepergian dan otomatis akan disinkronkan ke workstation Anda. Integrasikan Google Kalender ke dalam Flock untuk melihat semua acara Anda di satu tempat dan menjadwalkan yang baru langsung dari obrolan atau saluran bersama. Fitur lain yang diremehkan namun kuat adalah kemampuan untuk membuat kalender yang tumpang tindih untuk janji pribadi dan pekerjaan sehingga Anda tidak memesan sendiri. Jika memungkinkan, pesan rapat secara berurutan sehingga Anda memiliki sisa hari untuk bekerja tanpa gangguan.

Pesan pertemuan singkat, buat mereka tetap fokus

Prioritaskan waktu rekan kerja Anda. Rapat panjang yang keluar dari topik adalah penyerap waktu bagi semua peserta dan semua orang tertinggal dalam tugas masing-masing. Ingatlah bahwa percakapan tangensial dan komentar sampingan lainnya dapat dilakukan secara tidak sinkron melalui email atau alat obrolan seperti Flock. Saat menjadwalkan rapat, pesanlah untuk waktu yang lebih singkat dari yang Anda kira. Waktu pertemuan ekstra mendorong para peserta untuk meregangkan banyak hal. Sebaliknya, menciptakan rasa urgensi dapat membantu semua orang tetap pada intinya. Pertemuan satu jam itu? Cukur 15 menit dan lihat bagaimana hasilnya. Bagus? Peras menjadi 30 menit! Lebih sedikit waktu dalam rapat sama dengan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan tugas Anda.

Bekerja offline saat Anda bisa

Panggilan telepon, peringatan email, pesan obrolan, sebutan sosial, dan pemberitahuan aplikasi—kami bekerja di dunia yang penuh gangguan dan gangguan terus-menerus. Bahkan interupsi terkecil, yang cukup sering diulang, dapat menghabiskan banyak waktu produktif Anda. Inilah sebabnya mengapa bekerja offline adalah cara yang bagus untuk membatasi gangguan dan memusatkan perhatian Anda pada tugas-tugas prioritas.

Dorong tim Anda untuk saling mengomunikasikan waktu “tersedia secara elektronik”, meminta mereka untuk menelepon atau mengirim SMS jika ada keadaan darurat selama jam offline. Juga dorong penggunaan rutin fungsi Jangan Ganggu Flock, yang menandai saat pengguna tidak tersedia dan memberikan kerangka waktu kapan mereka akan kembali. Hal ini memungkinkan semua orang dalam tim mengetahui kapan mereka dapat mengharapkan tanggapan yang cepat dan real-time dari rekan kerja, dan kapan seharusnya tidak.