5 cara sederhana namun efektif untuk membuat hidup lebih mudah bagi staf layanan pelanggan Anda

Setiap bisnis membutuhkan tim layanan pelanggan yang kuat. Mereka adalah wajah perusahaan Anda, dan akan menjadi kontak pertama yang dikunjungi orang jika mereka memiliki pertanyaan, kekhawatiran, atau keluhan. Jadi, Anda tidak hanya perlu memastikan bahwa Anda mempekerjakan orang yang tepat untuk pekerjaan ini, tetapi Anda juga harus memastikan bahwa Anda membekali mereka dengan benar untuk menjalankan peran mereka sebaik mungkin.

Juga mudah bagi tim layanan pelanggan untuk kewalahan jika tidak didukung dengan benar, jadi penting bagi setiap pemilik bisnis untuk selalu mencari cara untuk membuat hidup pekerjanya lebih mudah. Ini akan memungkinkan mereka untuk fokus pada apa yang benar-benar penting dan memberikan pelanggan Anda perawatan terbaik.

Di sini, kami akan menjelaskan beberapa cara terpenting yang dapat Anda lakukan untuk menyediakan alat dan bantuan yang dibutuhkan tim layanan pelanggan Anda.

Pastikan Anda tidak menyebarkannya terlalu tipis

Kesalahan umum yang dilakukan banyak pemilik bisnis adalah mereka merasa perlu berada di mana saja sekaligus. Misalnya, Anda mungkin memiliki saluran telepon, alamat email perusahaan, beberapa akun media sosial, dan bahkan mungkin opsi obrolan langsung di mana klien Anda dapat menghubungi Anda. Ini mungkin tampak seperti ide yang bagus karena memungkinkan pelanggan Anda memilih opsi kontak yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka, tetapi sebenarnya sangat penting untuk mempertahankan semua saluran ini dengan baik. Jadi, lebih sedikit sebenarnya bisa lebih banyak dalam hal ini.

Itu selalu merupakan ide yang baik untuk memulai dengan satu atau dua opsi kontak untuk memulai — telepon dan email adalah opsi yang bagus. Kemudian, setelah tim layanan pelanggan Anda berkembang atau merasa lebih percaya diri, Anda dapat memperkenalkannya satu per satu untuk melihat perkembangannya. Ini akan memberi setiap orang waktu untuk beradaptasi dengan proses baru apa pun, memungkinkan Anda mengidentifikasi kapan manajemen waktu mungkin menjadi masalah, dan memastikan staf Anda tidak tersebar terlalu sedikit.

Penting juga bagi Anda untuk menampilkan opsi kontak dengan sangat jelas di situs web Anda, dan memudahkan orang untuk mengaksesnya. Untuk ini, ambil inspirasi dari pemberi pinjaman keuangan 5 Star Car Title Loans.

Dari saat Anda membuka situs web mereka, sangat jelas bahwa mereka lebih suka Anda menelepon mereka jika Anda memerlukan bantuan sama sekali. Ini terlihat jelas dari buttom kuning cerah "hubungi kami" di menu utama mereka, serta nomor telepon mereka disorot sedikit lebih jauh ke bawah halaman. Anda dapat mengklik salah satu tombol ini untuk diarahkan langsung ke perusahaan.

Jika ini tidak ideal untuk pelanggan, mereka juga dapat mengunjungi halaman "hubungi kami" perusahaan, tetapi opsinya masih sangat sederhana. Sekali lagi, Anda dapat menelepon mereka, atau Anda dapat menggunakan formulir kontak untuk menghubungi mereka. Alternatifnya, mereka menguraikan di mana Anda dapat menemukan lokasi fisik mereka jika pelanggan ingin berbicara dengan seseorang secara langsung.

Ini adalah pendekatan yang sangat sederhana yang menawarkan banyak pilihan untuk pelanggan dengan kebutuhan berbeda, tetapi juga merampingkan berbagai hal untuk tim layanan pelanggan perusahaan. Ada tiga cara utama agar orang dapat menghubungi, dan ini memudahkan staf untuk menangani pertanyaan apa pun dengan cara yang efisien dan bermanfaat.

Ini adalah sesuatu yang dapat dicapai sebagian besar perusahaan — alih-alih berada di setiap platform di luar sana, kuasai beberapa dan perusahaan Anda akan berkembang.

Buat konten untuk menjawab pertanyaan umum pelanggan

Sangat mungkin bahwa tim layanan pelanggan Anda mendapatkan pertanyaan yang sama sepanjang waktu — mungkin klien Anda ingin tahu tentang ukuran pakaian Anda, mereka mungkin menginginkan inspirasi dekorasi interior, atau mungkin mereka memiliki banyak pertanyaan tentang apakah Anda menjual sebenarnya akan tepat untuk mereka.

Anda dapat membuat hidup lebih mudah bagi klien dan pekerja Anda dengan membuat dan menerbitkan konten yang menjawab pertanyaan yang paling sering diajukan. Periksa dengan pekerja Anda secara teratur untuk melihat jenis konten apa yang sudah ada selera — lalu buatlah. Kemungkinannya adalah, Anda akan mulai menerima lebih sedikit panggilan karena orang akan dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan langsung di situs web Anda atau, jika Anda masih mendapatkan pertanyaan yang sama, pekerja Anda dapat dengan mudah mengarahkan orang ke arah yang benar. Ini akan menghemat waktu mereka, membuat hidup mereka lebih mudah, dan membuat mereka berurusan dengan masalah yang lebih kompleks.

Sekarang, mari kita lihat beberapa contoh bagus perusahaan yang secara konsisten memublikasikan konten bermanfaat seperti ini. Mereka semua mengambil pendekatan yang sedikit berbeda, yang akan bekerja untuk berbagai jenis bisnis.

Pertama, Crescent Canna adalah merek CBD yang menawarkan produk inovatif. Dan, mereka memiliki blog yang diperbarui secara berkala di mana pelanggan saat ini dan calon pelanggan dapat mempelajari semua yang perlu mereka ketahui tentang item yang berbeda.

Misalnya, postingan terbaru mereka menjawab berbagai pertanyaan umum, seperti “apa yang bisa dimakan?”, “Bagaimana cara kerja THC?”, dan “apa perbedaan antara THC dan CBD?”. Ini kemungkinan pertanyaan yang banyak didapat perusahaan dari pelanggannya, jadi menjawabnya langsung di situs web mereka adalah ide bagus.

Ini tidak hanya akan membantu tim layanan pelanggan bisnis, tetapi sumber daya ini juga dapat berfungsi sebagai alat pemasaran yang hebat. Misalnya, mereka dapat dibagikan di media sosial secara teratur untuk membantu perusahaan menjangkau khalayak yang lebih luas, atau dapat membantu lebih banyak orang menemukan merek melalui hasil pencarian Google jika mereka melakukan riset sendiri secara online. Membuat konten untuk situs web Anda akan memiliki banyak manfaat, dan itu layak untuk diinvestasikan.

Di sisi lain, Zest Lighting adalah butik online yang menawarkan berbagai macam pilihan pencahayaan bergaya, dan mereka lebih fokus untuk memberikan inspirasi kepada pelanggan mereka melalui blog mereka.

Mereka mungkin mendapat banyak pertanyaan dari pelanggan mereka tentang bagaimana memilih pencahayaan terbaik untuk ruangan atau ruang tertentu di rumah mereka. Dan, ini adalah sesuatu yang akan menghabiskan banyak waktu bagi staf layanan pelanggan untuk berdiskusi dengan klien — terutama karena tidak akan pernah ada pendekatan satu ukuran untuk semua.

Jadi, alih-alih menghabiskan waktu berjam-jam menjawab pertanyaan ini setiap hari, mereka membuat panduan yang menguraikan cara membuat keputusan ini berdasarkan faktor-faktor seperti gaya pribadi Anda dan suasana seperti apa yang Anda sukai.

Hal ini tidak hanya akan membatasi pertanyaan awal dari orang yang ingin melakukan pembelian, tetapi juga akan mengurangi jumlah keluhan dan pengembalian yang harus ditangani oleh perusahaan, karena orang pada umumnya akan membuat keputusan yang lebih baik tentang pencahayaan mereka sejak awal. Sekali lagi, ini akan menghemat waktu tim layanan pelanggan bisnis dan membebaskan mereka untuk menangani masalah yang lebih unik dan rumit.

Akhirnya, Venture Harbor adalah studio usaha yang terikat boot yang sangat berfokus pada pemasaran pertumbuhan, yang berarti mereka kemungkinan akan menerima banyak permintaan saran di bidang ini. Jadi, mereka telah membuat berbagai macam panduan yang memungkinkan mereka yang mungkin menghubungi untuk membantu diri mereka sendiri.

Misalnya, mereka memiliki panduan yang sangat komprehensif tentang opsi perangkat lunak pemasaran email terbaik di luar sana, dan cara memilih yang tepat untuk perusahaan Anda. Ini adalah topik yang pasti diminati oleh audiens target mereka dan - mungkin yang paling penting - memiliki banyak pertanyaan. Jadi, dengan menerbitkan sumber daya ini di situs web mereka, mereka membatasi kebutuhan orang untuk menjangkau dan bertanya tentang subjek tersebut.

Anda harus memikirkan tentang jenis panduan seperti ini yang mungkin diminati oleh pelanggan ideal Anda. Bagaimana Anda dapat benar-benar membantu mereka, sambil mengurangi kebutuhan mereka untuk menghubungi Anda untuk informasi lebih lanjut? Dengan cara ini, Anda akan memberi mereka nilai nyata sambil membebaskan tim layanan pelanggan Anda untuk fokus pada masalah yang lebih mendesak.

Simpan catatan komprehensif tentang komunikasi pelanggan sebelumnya

Pelanggan akan frustrasi jika mereka merasa harus selalu mengulanginya kepada staf layanan pelanggan Anda. Plus, jika ini diperlukan, itu berarti membutuhkan waktu lebih lama untuk menangani kueri. Akibatnya, penting bagi Anda untuk menyimpan catatan yang jelas dan komprehensif dari semua komunikasi pelanggan Anda.

Ini akan membantu pekerja Anda untuk memahami pertanyaan atau masalah yang dimiliki klien di masa lalu, membantu mereka memahami berbagai hal dengan lebih cepat, dan memastikan mereka memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk membantu orang seefisien dan seefektif mungkin.

Plus, itu berarti Anda dapat dengan mudah melewati pelanggan di antara karyawan Anda jika memungkinkan tanpa menciptakan pengalaman yang sulit bagi semua orang yang terlibat. Alat manajemen hubungan pelanggan yang hebat bisa sangat bagus untuk ini, karena memungkinkan Anda menyimpan semua informasi yang relevan tentang klien Anda di satu tempat. Dan, dengan satu klik tombol, siapa pun di tim Anda akan dapat mengaksesnya. Ini dapat menghemat banyak waktu dan masalah bagi semua orang, yang sebenarnya ingin kami capai di sini!

Bagikan umpan balik pelanggan di situs web Anda

Ulasan dan kesaksian pelanggan dapat memberikan banyak konteks tambahan untuk klien masa depan, serta meningkatkan reputasi Anda secara online. Misalnya, ulasan pakaian mungkin mencatat apakah potongan tertentu benar ukurannya atau warnanya seperti yang digambarkan. Atau, tinjauan alat dapat menjelaskan jenis tugas apa yang cocok untuk peralatan tersebut. Artinya, merupakan ide bagus untuk menambahkan ulasan ke halaman produk atau layanan Anda. Ini akan memastikan bahwa pelanggan Anda dapat menelusuri situs web Anda untuk mendapatkan gambaran tentang pengalaman yang dimiliki orang lain dengan bisnis Anda, dan mereka tidak perlu menghubungi tim layanan pelanggan Anda untuk informasi lebih lanjut tentang hal ini.

Untuk mengumpulkan ulasan dari pelanggan Anda, Anda hanya perlu bertanya. Pertimbangkan untuk mengirimkan email kepada orang-orang yang telah membeli produk atau layanan Anda dan tanyakan apakah mereka bersedia memberikan ulasan, mungkin dengan imbalan diskon sebagai insentif. Kemudian, tampilkan di halaman situs web Anda yang paling relevan untuk memastikan bahwa mereka dilihat oleh orang yang tepat.

Mari kita lihat bagaimana satu bisnis melakukan pekerjaan yang baik dalam menampilkan ulasan pelanggan di situs webnya untuk hasil yang luar biasa.

Marshall Criminal Defense & DWI Lawyers berspesialisasi dalam kasus pembelaan pidana. Dan, mereka memastikan jelas apa yang mereka lakukan dengan menampilkan testimonial klien terperinci di halaman paling menonjol di situs web mereka.

Misalnya, di halaman layanan Pengacara Pidana Middletown NJ mereka, mereka telah membagikan pengalaman klien mereka, Patrick, yang berbicara tentang siapa sebenarnya yang dia pekerjakan, apa tuduhannya, dan bagaimana perasaannya tentang layanan perusahaan.

Hal ini menjelaskan kepada calon klien kasus seperti apa yang dapat ditangani oleh perusahaan, mungkin dengan siapa mereka dapat diharapkan untuk dibantu, dan seperti apa pengalamannya nantinya. Ini menyisakan lebih sedikit ruang untuk keraguan ketika seseorang yang mencari pengacara mendarat di situs web ini, yang juga cenderung menghasilkan lebih sedikit pertanyaan untuk tim layanan pelanggan bisnis. Klien akan merasa lebih percaya diri untuk berhubungan, menguraikan situasi mereka, dan membuat semuanya bergerak.

Ini adalah pendekatan yang dapat diambil oleh sebagian besar jenis perusahaan, jadi ada baiknya mempertimbangkan apakah Anda harus mulai menampilkan ulasan pelanggan tertulis di situs web Anda jika Anda belum melakukannya.

Investasikan dalam otomatisasi jika memungkinkan

Jika Anda mendapatkan banyak kueri yang sama dari pelanggan, Anda mungkin dapat mengotomatiskan banyak elemen layanan pelanggan yang berbeda. Misalnya, Anda dapat menawarkan live chatbot di situs web atau platform media sosial Anda yang menyediakan tautan ke informasi berguna atau secara otomatis menjawab pertanyaan tertentu.

Pastikan saja, jika Anda memutuskan untuk mengotomatiskan beberapa elemen layanan pelanggan, Anda menyiapkannya sehingga, jika pelanggan tidak puas dengan sistem otomatis Anda, mereka akan dirujuk ke anggota tim Anda. Ini akan memastikan bahwa mereka dibiarkan bahagia dan mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka atau masalah mereka terpecahkan!

Ringkasan

Kepuasan pelanggan sangat penting untuk menjalankan bisnis yang sukses. Dan, untuk membuat pelanggan Anda senang, Anda perlu bekerja keras untuk memastikan bahwa tim layanan pelanggan Anda merasa didukung! Dalam artikel ini, kami menguraikan bagaimana Anda dapat mempermudah pekerjaan tim Anda dengan elemen layanan pelanggan otomatis, konten berbasis pertanyaan, dan banyak lagi.

Mulailah bertanya kepada tim Anda bagaimana Anda dapat membantu meningkatkan proses kerja mereka, lalu buat perubahan yang diperlukan! Semua orang akan mendapat manfaat.

–

Biodata & foto kepala penulis:

Adam Steele telah menulis tentang pemasaran digital dan SEO selama 11 tahun. Dia berkonsultasi untuk bisnis kecil dan besar, termasuk beberapa perusahaan terbesar di dunia. Jika Anda menyukai posting ini, ikuti dia di Twitter dan LinkedIn untuk lebih menyukainya.