3 Tren Manajemen Acara yang Perlu Anda Ketahui untuk 2018

2017 membawa kita banyak hal baru. Twitter meningkatkan jumlah karakternya menjadi 280, kita hanya sepuluh tahun lagi untuk membalikkan kelumpuhan, dan Teori Relativitas Einstein terbukti benar.

Adalah baik untuk mengikuti peristiwa saat ini, tetapi lebih baik lagi untuk mempersiapkan bagaimana hal itu akan memengaruhi Anda di masa depan. Keberuntungan berpihak pada yang siap, terutama perencana acara yang siap yang tahu apa yang terjadi di industri mereka.

Saya telah menyoroti tiga tren terbesar yang memengaruhi industri manajemen acara, termasuk teknologi baru dan perubahan pasar. Tren ini akan memengaruhi cara Anda menyelenggarakan acara, cara Anda membelanjakan uang (apakah itu untuk perangkat lunak manajemen acara atau teknologi baru lainnya), dan berapa banyak acara yang akan Anda selenggarakan.

Berikut adalah tiga tren manajemen acara utama yang perlu Anda ingat untuk tahun 2018.

1. Menggunakan drone untuk pembuatan film dan keamanan

Video sekarang menghidupkan acara yang belum pernah ada sebelumnya dengan teknologi dan kemampuan baru seperti video 360 derajat dan streaming langsung melalui situs media sosial utama. Drone memberi perencana acara dan peserta kemampuan untuk merekam dan mengalirkan aksi dari ketinggian dan perspektif baru.

Drone terbang di acara

Tidak hanya drone yang sempurna untuk menyiarkan acara Anda, tetapi juga memberi Anda kemampuan untuk memberikan keamanan tambahan:

Drone telah menjadi aset bagi keselamatan publik terutama dengan bantuan teknologi intelijen operasional (OI) seperti Mission Insight untuk meningkatkan kesadaran situasional di wilayah udara bersama. Mereka secara teratur digunakan untuk melakukan misi pencarian dan penyelamatan, menilai TKP dan memantau dan mengelola acara khusus. Acara besar seperti pelantikan presiden baru-baru ini atau Super Bowl yang akan datang memerlukan jenis tindakan keamanan yang intens yang disediakan drone secara unik.

Tentu saja, jika Anda ikut-ikutan menggunakan drone pada tahun 2018, Anda perlu mengetahui undang-undang yang mengatur penggunaannya. Undang-undang bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya, namun ada beberapa aturan universal yang harus Anda ingat jika Anda ingin menggunakan drone di acara Anda, menurut Know Before You Fly:

Persyaratan Pilot Jarak Jauh:

• Harus berusia minimal 16 tahun
• Harus memegang sertifikat pilot pilot jarak jauh dengan peringkat UAS kecil atau berada di bawah pengawasan langsung seseorang yang memegang sertifikat pilot pilot jarak jauh
• Harus lulus pemeriksaan Administrasi Keamanan Transportasi (TSA) yang berlaku

Persyaratan UAS:

• Harus memiliki berat kurang dari 55 lbs.
• Harus menjalani pemeriksaan pra-penerbangan oleh pilot jarak jauh yang berwenang (alias Anda atau orang yang mengawasi operasi)

Setelah Anda mematuhi peraturan yang mengatur penggunaan komersial drone, nikmati penggunaan teknologi baru ini untuk memfilmkan acara Anda dan tetap aman tidak seperti sebelumnya.

2. Crowdshaping acara Anda secara real time

Maximillion menyebut crowdshaping sebagai salah satu tren manajemen acara besar yang akan mengubah industri ini di tahun-tahun mendatang.

Bayangkan memiliki kemampuan untuk mengubah variabel seperti genre musik, suhu tempat, dan volume musik di tempat berdasarkan suasana hati tamu Anda. Crowdshaping memberi manajer acara kemampuan ini melalui penggunaan smartphone dan teknologi yang dapat dikenakan, yang mengumpulkan data ini secara real time.

Menggunakan aplikasi check-in yang memungkinkan pengguna untuk masuk melalui akun media sosial mereka memberi Anda wawasan tentang preferensi tamu Anda, bersama dengan pertanyaan lebih lanjut melalui survei seluler waktu nyata dan lokasi GPS. Dengan menggunakan informasi ini, Anda dapat membuat acara untuk orang banyak secara real time. Apakah tempat itu terlalu hangat? Anda dapat bertanya dan mencari tahu pada saat itu juga. Apakah musiknya terlalu keras atau tidak sesuai dengan keinginan tamu Anda? Teknologi crowdshaping memberi tahu Anda.

Teknologi ini terbukti sukses pada tahun 2014 ketika memulai debutnya di SXSW dengan “Konser Bioreaktif” Pepsi.

Konser bioreaktif melalui Pepsi

Konser ini menggunakan gelang interaktif untuk mengukur pergerakan orang banyak untuk mengetahui musik apa yang membuat mereka bergerak, suhu para tamu untuk menentukan apakah termostat harus diturunkan, dan apakah tingkat volume terlalu keras untuk para tamu.

Tiga tahun kemudian, teknologi ini tidak hanya untuk pemain besar seperti Pepsi, dan perencana acara yang ingin membentuk kerumunan tidak selalu harus membagikan gelang. Para tamu membawa smartphone dan jam tangan pintar mereka sendiri, menyediakan semua teknologi yang Anda butuhkan untuk mengumpulkan informasi tentang acara Anda.

3. Biaya perjalanan meningkat

Biaya perjalanan naik, menurut laporan Tren Masa Depan Pertemuan dan Acara 2018 oleh divisi Pertemuan dan Acara Perjalanan Carlson Wagonlit:

Biaya meningkat di pasar P&E utama, secara global. Dengan kenaikan hotel sebesar 3,7% dan kenaikan tarif penerbangan sebesar 3,5% yang diproyeksikan untuk tahun mendatang, tren tersebut kemungkinan akan berlanjut.-Cindy Fisher, wakil presiden senior dan kepala global, CWT M&E

Kenaikan harga ini mempersulit perencana acara untuk menarik tamu ke acara, terutama jika acara tersebut memerlukan perjalanan yang ekstensif.

Untuk mengatasi kenaikan ini, ada tips dan trik untuk menyelamatkan Anda dan tamu Anda dari membayar lebih untuk tiket pesawat dan tarif hotel. Beberapa trik termasuk memilih tempat non-tradisional untuk acara, terus-menerus memeriksa tiket pesawat menggunakan browser penyamaran untuk menghindari maskapai penerbangan melacak pencarian Anda melalui cookie (dan menetapkan tarif berdasarkan pencarian tersebut), dan menggunakan aplikasi pencarian penerbangan seperti Skiplagged dan situs pencarian hotel seperti kayak.

Pastikan untuk memberi tahu tamu Anda tentang peretasan dan trik ini saat merencanakan acara Anda sehingga Anda tidak kehilangan peserta karena biaya.

Panduan berguna lainnya untuk manajer acara

Kami berusaha keras untuk menjaga blog manajemen acara Capterra di atas semua yang perlu Anda ketahui tentang industri ini, terutama panduan "cara" manajemen acara untuk praktik dan teknologi baru.

Jika Anda menyukai bagian tren ini, pastikan untuk membaca beberapa panduan "cara" kami yang lain untuk mengetahui cara menerapkan tren yang telah dibahas sebelumnya di bidang manajemen acara:

• Cara Menggunakan Snapchat untuk Pemasaran Acara
• Panduan Utama untuk Membina Hubungan di Acara Jaringan Anda
• Bagaimana Ridesharing Akan Menghemat Ribuan Anda di Acara Berikutnya
• 4 Cara Menggunakan Teknologi iBeacon di Acara Anda