Apa jadwal kerja 2-2-3 dan mengapa itu berguna?

Di seluruh dunia, lingkungan kerja telah berubah secara dramatis. Untuk mempertahankan karyawan dan mendapatkan lebih banyak pelanggan, perusahaan telah menyesuaikan diri dengan dunia kerja modern — jadi, selain lingkungan tradisional 9-to-5, jenis baru seperti fleksibel, hybrid, dan kerja shift telah muncul.

Segera setelah semakin banyak perusahaan mulai memprioritaskan kebutuhan pelanggan dan kepuasan karyawan mereka, jumlah tempat kerja yang membutuhkan cakupan 24/7 juga meningkat. Akibatnya, muncul kerja shift, sehingga manajer dan karyawan perlu beradaptasi dan menyesuaikan diri.

Seringkali, menemukan jadwal shift terbaik bisa menjadi tantangan. Namun, untuk mencegah Anda berkeliaran mencari yang paling cocok untuk perusahaan Anda, dalam posting blog ini kami akan mengungkap semua yang perlu diketahui tentang salah satu pola shift paling efektif di luar sana — jadwal kerja 2-2-3.

Baca terus untuk mengetahui:

• Apa jadwal 2-2-3 dan bagaimana cara kerjanya,
• Yang menggunakan pola shift 2-2-3,
• Apa kelebihan dan kekurangan jadwal kerja 2-2-3,
• Apa alternatif dari jadwal 2-2-3, dan
• Bagaimana menerapkan pola kerja 2-2-3.

Apa jadwal 2-2-3 dan bagaimana cara kerjanya?

Rencana 2-2-3, juga dikenal sebagai jadwal Panama, melibatkan siklus rotasi 28 hari di mana setiap karyawan melakukan shift 12 jam setiap hari. Rencana ini seringkali melibatkan empat tim yang bekerja selama dua hari, mengambil cuti dua hari, dan kemudian bekerja selama tiga hari. Itulah mengapa disebut jadwal kerja 2-2-3.

Berikut adalah contoh jadwal kerja 2-2-3:

Seperti terlihat pada ilustrasi di atas, Tim 1 bekerja pada hari Senin dan Selasa (Minggu 1) dari pukul 07.00 hingga 19.00, Tim 2 bekerja dari pukul 19.00 hingga 07.00

Kemudian, Tim 1 & 2 libur selama dua hari, sedangkan Tim 3 & 4 mengambil alih shift.

Setelah itu, Tim 1 & 2 kembali bekerja selama tiga hari — Tim 1 bekerja shift siang sedangkan Tim 2 bekerja shift malam. Dan, Tim 3 & 4 memiliki tiga hari libur.

Siapa yang menggunakan pola shift 2-2-3?

Seperti disebutkan sebelumnya, kerja shift diperlukan untuk industri dengan jam kerja yang bervariasi dan diperpanjang. Ini sangat umum di industri yang mengharuskan karyawan hadir 24/7 untuk membantu semua orang seperti yang terjadi di:

• Kesehatan,
• kantor polisi,
• layanan kebakaran,
• Industri manufaktur,
• POM bensin,
• Transportasi dan maskapai penerbangan,
• Pusat panggilan layanan pelanggan, dan
• Media dan surat kabar.

Tidak mungkin bagi satu karyawan untuk menangani setiap shift sepanjang waktu di industri ini, dan itulah sebabnya tim sering beroperasi dengan jadwal kerja 2-2-3. Namun, karena ada empat tim dengan giliran kerja bergilir yang terlibat, biasanya sulit untuk mengaturnya.

Akibatnya, banyak industri mengandalkan perangkat lunak penjadwalan proyek, yang membantu tim melacak waktu mereka, sehingga membuat mereka lebih terorganisir dan produktif.

Keuntungan dari jadwal kerja 2-2-3

Tidak mengherankan bahwa rencana shift 2-2-3 sering kali menghasilkan kepuasan karyawan yang lebih tinggi secara keseluruhan daripada jadwal alternatif lainnya.

Karena jenis pola shift ini hadir dengan berbagai manfaat yang dapat diperoleh baik oleh karyawan maupun pemilik bisnis, kami telah membuat daftar empat keuntungan paling umum yang pasti akan Anda temukan jika Anda memutuskan untuk memperkenalkan jenis jadwal kerja ini.

Keuntungan #1: Peningkatan kumpulan kustom

Bergantung pada industrinya, tetap buka 24 jam sehari memungkinkan Anda menjangkau lebih banyak orang. Ini pada akhirnya dapat menghasilkan lebih banyak pelanggan dan pendapatan yang lebih tinggi.

Katakanlah Anda memiliki restoran dan Anda buka dari jam 10 pagi hingga 11 malam. Jika Anda memutuskan untuk memperkenalkan jadwal 2-2-3 dan bekerja 24/7, restoran Anda akan dapat menarik lebih banyak pelanggan dan mendapatkan lebih banyak keuntungan.

Dan, karena Anda selalu tersedia untuk pelanggan, Anda membangun kepercayaan dan hubungan baik dengan mereka.

Keuntungan #2: Peningkatan produktivitas dan biaya perekrutan yang lebih rendah

Pergeseran panjang memungkinkan karyawan untuk fokus pada proyek tertentu untuk waktu yang lebih lama, memungkinkan mereka menyelesaikan tugas sebelum giliran mereka berakhir.

Saat karyawan bekerja dalam shift 12 jam, Anda dapat mempekerjakan lebih sedikit orang, yang memungkinkan Anda mengalihkan dana ke area lain dalam bisnis Anda.

Keuntungan #3: Lebih banyak waktu luang

Dengan menggunakan jenis jadwal ini, karyawan memiliki akhir pekan 3 hari setiap akhir pekan lainnya yang memberi mereka banyak waktu untuk aktivitas santai dan istirahat.

Secara umum, karyawan menyukai jenis jadwal ini karena mereka tidak pernah harus bekerja lebih dari tiga hari berturut-turut, dan mereka dapat dengan mudah merencanakan jadwal bulan sebelumnya.

Jika bepergian adalah cara mereka untuk bersantai dan menghabiskan waktu luang, bekerja dengan jadwal 2-2-3 memberi mereka banyak kesempatan untuk merencanakan liburan akhir pekan. Selain itu, pola shift ini memungkinkan karyawan bekerja hanya 180 hari dalam setahun, yang membuat hidup mereka lebih santai.

Keuntungan #4: Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik

Jadwal 2-2-3 membantu mencapai keseimbangan kehidupan kerja yang baik, yang membuatnya sempurna untuk karyawan dengan anak dan keluarga.

Rencana kerja 2-2-3 memungkinkan karyawan untuk memiliki 2 atau 3 hari libur berturut-turut, yang memungkinkan mereka untuk memiliki lebih banyak waktu berkualitas dengan anak dan keluarga mereka, atau melakukan perjalanan singkat dan mengunjungi tempat yang selalu mereka inginkan.

Ketika mereka kembali bekerja, mereka akan lebih produktif dan kualitas output mereka akan lebih tinggi, karena mereka lebih berenergi dan cukup istirahat.

Kerugian dari jadwal kerja 2-2-3

Sama seperti hal lain dalam hidup, jadwal kerja 2-2-3 memiliki kelemahan. Selain pro, ada banyak kontra untuk jenis jadwal ini, dan kami telah membuat daftar dua yang paling umum.

Kerugian #1: Masalah kesehatan

Ketika karyawan bekerja dalam shift 12 jam, mereka membahayakan kesehatan mereka, karena shift ini mungkin terlalu lama bagi beberapa individu. Selain itu, bekerja hingga 60 jam dalam satu minggu dapat:

• Meningkatkan tingkat stres,
• Menyebabkan kebiasaan makan yang buruk,
• Secara negatif mempengaruhi sistem kekebalan tubuh, dan
• Menyebabkan kelelahan karir.

Kerugian #2: Gangguan siklus tidur

Bekerja berjam-jam dapat secara signifikan memengaruhi pola tidur karyawan, yang kemudian dapat menyebabkan lebih banyak masalah kesehatan dan tingkat stres yang lebih tinggi. Akibatnya, karyawan mungkin kesulitan untuk tetap waspada, terutama jika mereka bekerja pada shift malam, dan ini dapat mengakibatkan kecelakaan serius.

Selain itu, penelitian telah menunjukkan bahwa ada hubungan kuat antara kerja shift malam dan perkembangan gangguan kardiovaskular. Karyawan shift malam juga lebih cenderung terlibat dalam aktivitas tidak sehat seperti merokok atau makan berlebihan.

Variasi jadwal kerja 2-2-3

Karena begitu banyak tempat kerja yang bergantung pada rencana shift 24/7 sehingga operasi bisnis mereka akan tercakup sepenuhnya, banyak variasi lain yang muncul.

Di antara yang paling terkenal adalah:

• Jadwal Pitman,
• Jadwal DuPont, dan
• Jadwal DDNNOO.

Semua variasi ini mirip dengan rencana kerja 2-2-3, tetapi diadaptasi dengan cara yang berbeda.

Variasi #1: Jadwal Pitman

Berbeda dengan jadwal 2-2-3, jadwal shift Pitman melibatkan karyawan yang bekerja dalam pola 2-3-2.

Disebut jadwal kerja 2-3-2 karena pekerja memiliki dua hari libur, bekerja tiga hari, dan kemudian libur dua hari lagi.

Ada dua versi jadwal Pitman:

• Versi #1: Jadwal tetap Pitman — tim pertama akan selalu bekerja di siang hari dan tim kedua akan bekerja di malam hari.
• Versi #2: Memutar jadwal Pitman — tim berotasi sehingga selama satu siklus satu tim bekerja pada shift siang, dan selama siklus berikutnya tim yang sama bekerja pada malam hari.

Variasi #2: Jadwal DuPont

Jadwal DuPont melibatkan siklus empat minggu dan terdiri dari empat tahap:

• Tahap #1: Bekerja empat shift malam, lalu libur tiga hari.
• Tahap #2: Bekerja tiga shift hari, libur satu hari, diikuti tiga shift malam.
• Tahap #3: Memiliki tiga hari libur, kemudian bekerja dalam shift empat hari.
• Tahap #4: Memiliki tujuh hari libur.

Variasi #3: Jadwal DDNNOO

Berbeda dengan jadwal 2-2-3 dimana empat tim beroperasi, pada jadwal kerja DDNNOO, tiga tim bergantian antara:

• Bekerja dua hari,
• Bekerja dua malam, dan
• Mengambil cuti dua hari.

Dalam siklus enam hari ini, setiap tim bekerja dua shift siang 12 jam dan dua shift malam 12 jam. Misalnya, pada hari pertama dan kedua, Tim 1 memiliki shift harian. Kemudian, pada hari ketiga dan keempat, Tim 1 bekerja pada malam hari.

Bagaimana menerapkan jadwal kerja 2-2-3?

Meskipun merupakan salah satu jadwal fleksibel yang paling praktis, Anda mungkin menghadapi tantangan dalam mengelola tim Anda saat menggunakan pola 2-2-3.

Seperti yang telah kita lihat dari bagian kerugian, jika tidak diterapkan dengan benar, mengikuti jadwal Panama dapat berdampak negatif pada siklus tidur dan sistem kekebalan karyawan, serta meningkatkan tingkat stres mereka.

Oleh karena itu, untuk membantu Anda menghindari kekurangan jenis jadwal ini, kami telah mengumpulkan beberapa tip praktis tentang cara menerapkan jadwal 2-2-3 dengan sukses.

Tip #1: Tentukan waktu mulai yang cocok untuk karyawan Anda

Karyawan Anda harus puas dengan awal shift mereka jika Anda ingin mereka tetap tinggal. Plus, mereka juga akan lebih produktif jika Anda memilih waktu mulai yang paling cocok untuk mereka.

Jadi, kapan shift harus dimulai? Ya, tidak ada satu jawaban yang tepat untuk pertanyaan ini, karena setiap tim memiliki preferensinya sendiri.

Misalnya, Anda dapat memulai lebih awal dari jam 5 pagi jika sebagian besar karyawan Anda bangun pagi.

Namun, jika banyak karyawan yang keberatan dengan shift awal, Anda sebaiknya mempertimbangkannya di lain waktu. Untuk memaksimalkan produktivitas staf Anda, Anda harus memberi mereka giliran kerja yang nyaman bagi mereka.

Selain itu, waktu mulai terkadang bergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan tim Anda. Jadi, tidak mungkin menyesuaikan jadwal untuk setiap karyawan — namun, manajer dapat mengizinkan karyawan untuk berganti giliran kerja dengan kolega mereka untuk mendapatkan fleksibilitas yang mereka butuhkan.

Tip #2: Promosikan dan pastikan istirahat yang cukup dalam rencana shift

Saat bekerja dengan shift 12 jam, karyawan membutuhkan istirahat teratur untuk menjadi produktif dan efisien. Lagi pula, tidak jarang karyawan yang stres mengalami kesulitan memberikan pekerjaan yang berkualitas.

Untuk menghindari karyawan Anda bekerja terlalu keras, cobalah merekomendasikan mereka untuk istirahat singkat, tetapi sering. Sering mengambil istirahat singkat dapat membuat karyawan Anda merasa bersemangat. Selama istirahat, mereka dapat berjalan-jalan, tidur siang, atau pergi ke gym — apa saja yang perlu mereka lakukan untuk melepas lelah.

Beberapa karyawan suka istirahat setelah setiap 25 menit, sementara yang lain lebih suka istirahat setelah 75-90 menit. Either way, ada banyak teknik yang mempromosikan istirahat pendek dan berjanji untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi, seperti teknik Pomodoro.

Tip #3: Otomatiskan penjadwalan shift

Membuat jadwal secara manual untuk sekelompok besar karyawan adalah pekerjaan yang sulit.

Karena kerumitannya, ini adalah proses yang memakan waktu yang sering mengarah pada masalah produktivitas, efisiensi, dan kesejahteraan karyawan.

Namun, hal ini dapat dihindari dengan menggunakan perangkat lunak penjadwalan karyawan seperti Clockify, yang dapat membantu Anda merencanakan giliran kerja dan mengingatkan anggota tim agar mereka siap.

Dengan fitur ini, Anda akan memiliki gambaran umum yang lebih baik tentang tim Anda dan Anda akan dapat mengelola beban kerja dengan lebih baik, dengan memperhatikan:

• Siapa yang tersedia untuk mengambil alih lebih banyak tugas, dan
• Siapa yang sudah overbooked

Saat Anda memutuskan untuk mengotomatiskan proses ini alih-alih membuat jadwal secara manual dari awal, Anda akan merasa jauh lebih mudah menangani pertukaran shift dan menemukan perlindungan saat karyawan sakit.

Selain itu, Anda dapat dengan mudah mempublikasikan jadwal dan menghindari potensi kebingungan yang mungkin timbul setelah memperkenalkan jadwal kerja baru.

Tip #4: Bantu karyawan baru

Onboarding karyawan baru yang tepat sangat penting dalam menerapkan jadwal kerja 2-2-3. Staf baru mungkin memerlukan waktu untuk beradaptasi secara fisik dan emosional dengan rutinitas, karena sulit bagi mereka untuk menghadapi perubahan pola dan shift yang panjang.

Misalnya, seorang karyawan baru yang bekerja pada shift malam lebih cenderung melakukan kesalahan pada hari kerja berikutnya daripada rekan kerjanya yang berpengalaman.

Selain itu, karyawan baru Anda mungkin menderita kelelahan, susah tidur, dan masalah lain karena pergantian giliran kerja. Karena itu, penting untuk memeriksa tanda-tanda kelelahan.

Anda dapat membantu mereka menyesuaikan diri dengan beban kerja dan jadwal shift yang tidak teratur dengan memberikan instruksi tertulis dan tugas yang harus mereka selesaikan melalui templat jadwal. Keputusan yang bijak adalah mengundang pekerja yang lebih berpengalaman untuk membantu karyawan baru selama periode penyesuaian.

Tip #5: Miliki pencahayaan yang memadai

Pencahayaan di kantor secara langsung memengaruhi suasana hati, produktivitas, kreativitas, dan tingkat energi karyawan Anda.

Terlalu sedikit cahaya dapat menyebabkan kelelahan, sedangkan terlalu banyak cahaya dapat menyebabkan masalah mata dan sakit kepala. Jadi, kita perlu menemukan keseimbangan yang sempurna, terutama untuk shift malam.

Saat gelap di malam hari, tubuh kita melepaskan melatonin, yang mempersiapkan kita untuk tidur. Karena jadwal kerja 2-2-3 melibatkan kerja di shift malam, penting agar tempat kerja memiliki penerangan yang baik. Tempat kerja yang terang membantu staf Anda tetap waspada, fokus, dan siap secara psikologis untuk melakukan yang terbaik.

Dengan demikian, karyawan akan lebih produktif, terutama pada malam hari.

Tip #6: Putar shift secara teratur

Karyawan Anda akan membutuhkan waktu untuk menyesuaikan diri dengan rutinitas baru, terutama jika Anda belum pernah mengubah jadwal mereka sebelumnya. Lagi pula, staf Anda mungkin sudah beradaptasi dengan jadwal biasanya, dan mereka mungkin merasa sulit untuk tiba-tiba berganti shift.

Untuk menghindari hal ini terjadi, pastikan Anda menetapkan jadwal yang berbeda setiap dua hingga empat minggu. Perubahan cepat ini akan berdampak lebih kecil pada siklus tidur karyawan Anda.

Selanjutnya, setiap jadwal harus didistribusikan terlebih dahulu sehingga karyawan dapat merencanakannya dengan tepat.

Tip #7: Rekomendasikan lebih sedikit asupan kafein dan siapkan area tidur siang

Bekerja selama 12 jam berturut-turut bisa jadi sulit dan melelahkan dan sebagian besar pekerja akan mengandalkan minum banyak kopi — tetapi hal ini dapat mengganggu siklus tidur-bangun mereka dan membuat mereka semakin lelah.

Sebagai seorang manajer, Anda harus menyiapkan “area tidur siang”, karena tidur siang di tempat kerja menjadi semakin populer. Banyak perusahaan terkenal seperti Nike, Google, Facebook, dan Ben and Jerry's telah menciptakan kamar untuk tidur siang. Power nap selama 15–20 menit dapat sangat meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan, terutama selama shift malam.

Kesimpulan: Pastikan cakupan 24/7 dan tingkatkan produktivitas tim dengan jadwal kerja 2-2-3

Dengan lingkungan kerja yang berbeda, muncullah penjadwalan kerja yang beragam. Di antara banyak variasi kerja shift, jadwal kerja 2-2-3 atau Panama muncul sebagai salah satu yang paling efektif, terutama jika Anda ingin memastikan cakupan 24/7 untuk memenuhi permintaan klien Anda.

Popularitasnya didasarkan pada manfaat besar bagi pemilik bisnis serta karyawan mereka, yang mencakup produktivitas yang lebih baik, keseimbangan kehidupan kerja, dan lebih banyak waktu luang. Dalam posting blog ini, kami menyajikan beberapa tip praktis tentang cara menerapkan jadwal kerja 2-2-3 dengan cara terbaik, jadi kami harap ini berguna bagi Anda.

️ Apakah Anda sudah mencoba jadwal kerja 2-2-3? Apakah Anda memiliki tips untuk menerapkan jadwal kerja 2-2-3 dan meningkatkan produktivitas karyawan? Beri tahu kami di [email protected] dan Anda akan mendapat kesempatan untuk ditampilkan di salah satu artikel kami yang akan datang. Juga, jika Anda menikmati posting blog ini, bagikan dengan seseorang yang menurut Anda akan menarik.