11 Praktik Terbaik untuk Pemasaran Email Transaksional

Kapan terakhir kali Anda melihat peningkatan pengaturan ulang kata sandi atau email konfirmasi pesanan?

Bagi kebanyakan dari kita, jawaban atas pertanyaan ini adalah "tidak pernah".

Saat berpikir tentang meningkatkan permainan email, kebanyakan orang fokus pada pemolesan email pemasaran dan promosi mereka. Ini adalah email yang membawa uang, bukan?

Ya, mungkin…

Apa yang kebanyakan dari kita abaikan adalah bahwa ini bukan satu-satunya email yang diterima pelanggan kita.

Lebih sering daripada tidak, audiens Anda berinteraksi dengan bisnis Anda melalui email transaksional. Semua email berbasis sistem yang penting untuk kelancaran bisnis online Anda.

Anda mungkin memiliki email penjualan yang paling cemerlang, tetapi pelanggan Anda tidak akan pernah bisa menyelesaikan pembelian jika email konfirmasi Anda tidak masuk ke kotak masuk mereka atau tidak berfungsi dengan baik.

Email transaksional yang baik = operasi bisnis yang baik.

Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa praktik terbaik saat membuat email transaksional, serta tips tentang cara memastikan bahwa email transaksional Anda masuk ke kotak masuk pengguna saat mereka membutuhkannya.

Tapi sebelum kita melompat ke bagian penting, mari kita pastikan kita berada di halaman yang sama ketika kita berbicara tentang "email transaksional."

Email transaksional vs. email pemasaran

Tidak seperti email pemasaran, email transaksional dikirim ketika seseorang melakukan tindakan tertentu atau meminta informasi tertentu. Misalnya, setelah pembelian atau permintaan reset kata sandi. Seringkali, mereka juga dikirim untuk memperingatkan pengguna, misalnya, seseorang yang mencoba mengakses akun mereka.

Karena email transaksional bersifat otomatis dan tidak memiliki tujuan komersial, email tersebut tidak memerlukan persetujuan eksplisit atau tautan berhenti berlangganan. Selain itu, bertentangan dengan email pemasaran, mereka dapat dikirim dari email tanpa balasan — meskipun kami tidak menyarankan melakukan ini (Anda akan melihat alasannya dalam sedetik).

Satu hal lain yang membedakan email transaksional dari email pemasaran biasa adalah bahwa pengguna berharap untuk mendapatkannya. Dengan demikian, email transaksional membanggakan tarif terbuka yang jauh lebih tinggi daripada email promosi standar.

Meskipun demikian, hanya karena kebanyakan orang mengharapkan dan tetap membukanya, bukan berarti Anda tidak perlu berusaha keras untuk email transaksional — justru sebaliknya.

Dengan mengingat hal itu, mari kita lihat beberapa praktik terbaik untuk pemasaran email transaksional.

Pelajari cara membuat email transaksional yang membantu audiens Anda dan memperkuat hubungan mereka dengan merek Anda.

Catatan Tambahan: Jika Anda tidak terbiasa dengan jenis email transaksional, atau ingin mempelajari lebih lanjut tentang perbedaan antara pesan transaksional dan pemasaran, lihat Panduan Pemula untuk Email Transaksional kami terlebih dahulu.

1. Jangan gunakan email tanpa balasan

Apa salah satu kesalahan terbesar yang dapat Anda lakukan saat mengirim email ke seseorang?

Beri tahu mereka bahwa Anda tidak ingin mereka membalasnya.

Namun, itulah yang terjadi ketika Anda mengirim email transaksional dari alamat email tanpa balasan.

Tentu, sebagian besar waktu, kami tidak mengharapkan pengguna untuk membalas email transaksional. Tetapi ada beberapa manfaat untuk mendapatkan balasan ke email transaksional:

• Balasan meningkatkan keterlibatan Anda (dan, sebagai hasilnya, meningkatkan keterkiriman Anda)
• Beberapa orang mungkin membalas untuk melaporkan sesuatu yang salah dengan email mereka, membantu Anda memecahkan masalah.
• Seringkali, mereka yang meluangkan waktu untuk membalas ternyata adalah pelanggan setia dan sumber umpan balik yang baik.

Tapi, yang paling penting, seperti yang dikatakan Win Goodbody:

“Jangan balas email ini” sering kali terdengar seperti “Jangan beri kami bisnis Anda lagi.”

Jadi, apa yang harus digunakan daripada tidak ada balasan?

Jika Anda adalah bisnis kecil, nama perusahaan (atau nama Anda jika Anda adalah merek pribadi) adalah pilihan yang baik. Dan jika Anda mengirim banyak email transaksional, Anda dapat menggunakan nama pengirim yang berbeda tergantung pada departemen atau kategori.

Misalnya, [email protected] atau [email protected] . Dengan begitu, pengguna dapat dengan mudah mencari dan mengkategorikannya di kotak masuk mereka dan memudahkan Anda untuk mengidentifikasi tanggapan dan masalah yang terkait dengan operasi transaksional.

Contoh di bawah ini akan memberi Anda ide:

Bacaan lebih lanjut: 4 Alasan untuk Menghindari Email Tanpa Balasan.

2. Tulis langsung ke baris subjek intinya

Tujuan dari baris subjek email transaksional Anda adalah untuk memberi tahu pengguna tentang email tersebut dan mengapa mereka harus membukanya.

Bersikaplah langsung tentang hal itu. Tidak ada ruang (atau kebutuhan) untuk sesuatu yang terlalu memaksa atau clickbaity. Berikan kepada mereka langsung.

Mengirim permintaan pengaturan ulang kata sandi? Cukup beri tahu penerima apa itu:

Tentu saja, tidak semua email selalu diharapkan saat diterima (pikirkan peringatan keamanan atau pemberitahuan komentar blog).

Dalam kasus berikut, bahkan lebih penting untuk memberi tahu pengguna mengapa mereka perlu membuka email ASAP:

Punya sesuatu yang mendesak? Beri tahu mereka apa yang terjadi dan apa yang dapat mereka lakukan:

Tujuan utama dari baris subjek adalah untuk menyampaikan tentang email itu dengan cara yang lugas. Jangan membuat pengguna berpikir. Buat mereka bertindak.

3. Tambahkan preheader (dan buat itu menarik)

Apa yang harus dilakukan jika Anda tidak dapat memasukkan semua informasi yang relevan di baris subjek Anda?

Di situlah preheader masuk.

Preheader adalah bagian dari email yang terlihat di sebelah baris subjek dalam pratinjau email. Biasanya diposisikan di sebelah kanan atau di bawah baris subjek.

Contoh yang bagus dari ini adalah email oleh Uber, di mana preheader menjelaskan dengan tepat apa yang terjadi:

Idealnya, Anda ingin preheader Anda spesifik dan unik. Anda tidak ingin menarik baris pertama dari email Anda. Seperti yang Anda lihat, preheader Uber bahkan bukan bagian dari body copy email yang terlihat:

Jika Anda tidak membuat preheader, pengguna dapat melihat simbol aneh, kode, tag alt gambar, atau teks yang ditarik dari awal email.

Dalam kasus Atlassian, ini menyebabkan beberapa hasil UX yang buruk:

Jika Anda melihat seluruh email, area preheader sama dengan teks di bagian atas email, dan nama Atlassian yang digandakan berasal dari tag alt logo:

Ide yang menarik adalah menggunakan preheader untuk memberi tahu pembaca mengapa penting bagi mereka untuk membuka email:

Anda bahkan dapat fokus pada manfaat membuka email dan mengambil tindakan. Dalam contoh Experfy, melengkapi profil pada platform jaringan dapat membantu Anda mendapatkan pekerjaan impian Anda:

Menambahkan teks preheader di Encharge cukup mudah. Buat email baru menggunakan pembuat email Seret dan lepas. Buka bagian Badan di bilah sisi kanan, dan ketik bidang Preheader di bawah pengaturan email.

4. Verifikasi email Anda untuk meningkatkan kemampuan pengiriman Anda

Tahukah Anda apa yang lebih buruk dari email transaksional yang ditulis dengan buruk?

Email transaksional yang tidak terkirim (atau masuk ke spam)!

Anda ingin memastikan email Anda selalu masuk ke kotak masuk. Tapi, bagaimana Anda meminimalkan risiko menghadapi masalah pengiriman?

Jaga reputasi domain Anda.

Pertama, jangan pernah mengirim spam ke audiens Anda dengan email komersial. Tidak apa-apa untuk mengirim buletin sesekali yang mereka harapkan. Tetapi jika Anda berlebihan dalam bagian promosi, mereka akan menandai email Anda sebagai spam. Ini menodai reputasi domain Anda dan memengaruhi kemampuan pengiriman.

Selanjutnya, Anda ingin memverifikasi domain Anda dengan Encharge. Meskipun tidak wajib, ia hadir dengan beberapa manfaat seperti menghapus batas 5 alamat email dan pemberitahuan “via encharge-mail.com”. Namun, yang terpenting, ini mengautentikasi domain Anda dengan Encharge, yang secara drastis meningkatkan kemampuan pengiriman email .

Saat Anda memverifikasi domain Anda dengan Encharge, platform secara otomatis menangani praktik keamanan email yang paling penting:

• Menyetel jalur pengembalian kustom. Jalur menunjukkan ke mana harus mengirim email terpental.

• Menandatangani Email Anda dengan DKIM. DomainKeys Identified Mail mencegah penerima dari spam, spoofing, dan phishing. Ia melakukannya dengan menambahkan tanda tangan terenkripsi ke header semua pesan keluar. Header kemudian didekodekan oleh server email untuk memverifikasi bahwa email tidak diubah.
• Membuat Catatan SPF. SPF menentukan server email mana yang diizinkan untuk mengirim email untuk domain Anda. Ini membantu penyedia layanan email memeriksa apakah pesan masuk yang tampaknya dikirim oleh Anda benar-benar ada.

Encharge melakukan semua ini secara otomatis untuk Anda ketika Anda memverifikasi nama domain Anda dengan platform. Tidak ada tindakan tambahan yang diperlukan di pihak Anda.

Satu-satunya tindakan tambahan yang dapat Anda lakukan adalah membuat kebijakan DMARC. Kebijakan ini merupakan perpanjangan dari dua alat keamanan di atas. Pertama, ini memungkinkan Anda untuk menentukan alat mana di atas yang harus digunakan. Ini juga memberi tahu server email apa yang harus dilakukan jika metode otentikasi email ini gagal.

Meskipun autentikasi bukanlah sesuatu yang dilihat pengguna Anda, autentikasi memberi tahu penyedia email bahwa domain Anda dapat dipercaya. Ini juga memastikan bahwa email Anda asli dan dikirim oleh Anda — yang penting jika Anda ingin mereka masuk ke kotak masuk.

5. Pisahkan komunikasi transaksional Anda dari upaya pemasaran Anda

Pada poin sebelumnya, kami menyentuh gagasan bahwa email promosi massal Anda dapat memengaruhi kemampuan pengiriman pesan transaksional Anda.

Ini bisa terjadi jika email pemasaran Anda melewati batas dan membuat terlalu banyak orang menandainya sebagai spam.

Ide bagus untuk mencegahnya adalah dengan memisahkan komunikasi transaksional Anda dari kampanye pemasaran email Anda. Idealnya, Anda ingin mengirim kedua jenis pesan dari domain (atau subdomain) yang berbeda.

Dengan begitu, jika salah satu domain mendapatkan reputasi pengirim yang negatif, hal itu tidak akan memengaruhi domain lainnya.

Jika Anda tidak ingin menggunakan domain lain, Anda setidaknya harus menggunakan alamat email “dari” lainnya. Dengan begitu, pengguna langsung mengetahui email mana yang termasuk dalam kategori mana:

Terakhir, jangan lupa untuk memisahkan email transaksional dan promosi Anda di dalam Encharge itu sendiri.

Encharge menawarkan 2 kategori email default: Email pemasaran dan email Transaksional. Pastikan Anda menandai email transaksional Anda di bawah kategori yang tepat. Untuk melakukannya, periksa kategori email, saat Anda mengeditnya:

6. Pantau kemampuan pengiriman email Anda

Anda dapat membuat email transaksional terbaik di dunia, tetapi semua pekerjaan itu akan sia-sia jika tidak terkirim.

Untuk memastikan email Anda masuk ke kotak masuk, Anda harus terus memantau pengiriman email. Idealnya, Anda ingin melacak metrik berikut:

Tingkat bouncing

Ini memberi tahu Anda persentase pesan yang dikembalikan ke pengirim. Ada dua jenis pantulan: lembut dan keras. Pentalan lunak terjadi karena kotak masuk penerima atau kesalahan server sementara. Bounce keras terjadi ketika email tidak ada, atau server telah memblokir Anda. Untuk memastikan pengiriman yang tinggi, Anda ingin berhenti berlangganan semua alamat email yang menyebabkan hard bounce. Untungnya, Anda tidak perlu khawatir tentang ini di Encharge — platform akan secara otomatis berhenti berlangganan kontak dengan pantulan keras.

Laporan spam dan tingkat penempatan kotak masuk spam

Perhatikan bahwa keduanya sama sekali berbeda:

Laporan spam adalah persentase orang yang secara manual melaporkan email Anda sebagai spam. Pemasaran email dan platform otomasi pemasaran seperti Encharge biasanya menunjukkan angka itu. Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi tingkat spam Anda. Untuk informasi lebih lanjut tentang laporan spam dan beberapa praktik terbaik untuk menghindari keluhan spam, lihat artikel bantuan kami tentang topik tersebut.

Tingkat penempatan spam/kotak masuk memberi tahu Anda persentase email yang masuk ke kotak masuk versus yang ditangkap oleh filter spam. Jika Anda melihat pesan email Anda dipindahkan ke spam, ini mungkin karena reputasi domain yang buruk, kesalahan SPF atau DKIM, atau kata-kata pemicu spam email.

Kadang-kadang, jika Anda menambahkan email ke daftar Anda secara manual, hal itu juga dapat disebabkan karena secara tidak sengaja mendapatkan alamat perangkap spam di daftar Anda.

Tarif terbuka

Tingkat terbuka menunjukkan persentase orang yang membuka email Anda. Singkatnya, Anda dapat meningkatkannya dengan menguji baris subjek yang berbeda, pra-tajuk, dan mengirim email yang lebih relevan pada waktu yang tepat.

Perlu diingat bahwa tingkat buka email transaksional jauh lebih tinggi daripada email pemasaran, sekitar 80% – 85%.

Tingkat keterlibatan

Ini melampaui tarif terbuka dan menunjukkan kepada Anda berapa banyak orang yang terlibat dengan email Anda.

Jika Anda menggunakan Encharge, Anda dapat melacak semua metrik penting di halaman Metrik di dalam dasbor akun Anda.

7. Pantau keluhan spam

Kami telah membahasnya di atas, tetapi keluhan spam memerlukan perhatian khusus.

Sekitar 20% dari semua masalah pengiriman disebabkan oleh laporan spam (juga disebut keluhan spam).

Ini saja membuat pemantauan tingkat keluhan spam Anda penting.

Metrik menunjukkan persentase orang yang menandai email Anda sebagai spam.

Idealnya, Anda ingin sedekat mungkin dengan 0. Di Encharge, kami tidak memiliki aturan yang ditetapkan untuk keluhan spam, tetapi umumnya, hal-hal mulai menjadi kaku jika Anda menerima lebih dari atau mendekati 10 laporan spam untuk setiap 10.000 email yang dikirim.

Meskipun tidak ada aturan CAN-SPAM eksplisit yang berlaku untuk pesan transaksional, perhatikan bahwa semua keluhan spam memengaruhi kemampuan pengiriman Anda secara signifikan. Jadi, Anda harus mengikuti semua praktik terbaik email transaksional yang tercantum dalam artikel ini.

Anda bahkan dapat membuat email transaksional Anda terlihat mirip dengan yang komersial dari segi kepatuhan. Misalnya, Anda dapat menambahkan alamat fisik sehingga email tersebut identik dengan alamat email yang sudah biasa digunakan oleh audiens Anda.

Mengapa ini penting?

Dengan mengirimkan email transaksional yang relevan kepada orang-orang yang mereka kenali, buka, dan ambil tindakannya, Anda meminimalkan risiko bahwa mereka akan memperlakukan mereka sebagai spam.

Harap perhatikan bahwa jika Anda menggunakan Encharge dan tingkat keluhan spam Anda menjadi terlalu tinggi, akun Anda dapat dijeda dan ditinjau oleh tim sukses pelanggan kami. Ini untuk memastikan keterkiriman setinggi langit untuk semua pengguna lain, termasuk Anda sendiri :).

8. Pastikan email transaksional Anda terlihat bagus di ponsel

Dengan 43% dari semua email dibuka di smartphone, email transaksional Anda harus mobile-friendly.

Berikut cara memastikannya:

Pertama, semua praktik lain masih berlaku. Baris subjek yang jelas, pra-tajuk yang baik, dan salinan yang membantu pelanggan adalah suatu keharusan.

Kemudian, Anda ingin memastikan bahwa email Anda dapat masuk ke layar smartphone. Jika ini adalah email berbasis teks, pastikan teks tidak terdorong keluar layar (atau tertutup oleh elemen aplikasi email seperti bilah gulir):

Berbicara tentang teks — karena tidak semua perangkat seluler menerima HTML, Anda harus memastikan bahwa email Anda akan terlihat bagus tanpa HTML atau gambar apa pun.

Selanjutnya, karena ponsel adalah tentang penyadapan, tombol bekerja jauh lebih baik daripada tautan. Jika memungkinkan, pertimbangkan untuk menambahkan tombol besar dengan ajakan bertindak yang jelas tepat di tengah layar:

Dan jika Anda memutuskan untuk menambahkan gambar, pastikan gambar tersebut selaras dengan merek Anda. Juga, pertimbangkan untuk menambahkan logo Anda di bagian paling atas. Dengan begitu, pengguna bisa langsung mengenali dari mana email itu berasal.

Tentu saja, gambarnya tidak boleh terlalu besar. Jika tidak, mereka mungkin memuat terlalu lama atau memperlambat perangkat penerima — keduanya tidak membantu UX.

Juga, perhatikan bahwa beberapa klien email seperti Gmail mungkin menolak untuk menampilkan gambar besar, GIF panjang (dalam hal waktu) dan juga akan memotong konten email Anda jika berat email Anda lebih dari 102KB.

Gmail memotong email yang lebih besar dari 102KB.

Hal terbaik tentang platform seperti Encharge adalah mereka memungkinkan Anda untuk mengedit email transaksional Anda tanpa pergi ke pengembang Anda. Ini cukup sederhana:

1. Pengembang Anda menghubungkan aplikasi Anda ke Encharge menggunakan API Email Transaksional.
2. Anda dapat mengedit tata letak, daya tanggap desain, dan konten email transaksional langsung di dalam Encharge. Tidak perlu repot tim engineering Anda, atau main-main dengan kode HTML.

9. Atur waktu email Anda

Waktu pesan transaksional Anda sangat penting. Sebagian besar waktu, orang berharap untuk melihat mereka tepat setelah mereka melakukan tugas tertentu. Ini termasuk:

• Email konfirmasi alamat email
• Selamat datang email
• Email konfirmasi pembelian
• Email pengaturan ulang kata sandi

Jika email ini datang terlambat, itu dapat membuat penerima frustrasi dan menggagalkan seluruh proses konversi. Misalnya, jika email konfirmasi datang terlambat, penerimanya mungkin tidak akan pernah repot untuk membukanya.

Lebih buruk lagi — mereka mungkin marah karena terlambat mendapatkannya dan menandai email Anda sebagai spam.

Jenis email transaksional lainnya di mana waktunya sangat penting adalah peringatan dan pemberitahuan. Misalnya, notifikasi yang dikirimkan tepat waktu mengingatkan pengguna tentang sesuatu yang penting yang harus mereka lakukan.

Dalam beberapa kasus, Anda bahkan dapat mengirim beberapa peringatan pada hari yang berbeda.

Misalnya, pemberitahuan perpanjangan domain yang dikirim lebih dari satu bulan meningkatkan kemungkinan penerima melihatnya dan menyimpan domain mereka:

Tapi bagaimana Anda benar-benar memastikan email terpicu saat dibutuhkan? Kunci untuk melakukannya adalah manajemen notifikasi yang tepat melalui alur kerja dan aturan yang tepat di dalam akun Encharge Anda.

10. Pastikan email transaksional Anda membantu penerima

Setiap email transaksional dikirim dengan alasan tertentu. Itu sebabnya, setiap kali Anda membuatnya, pastikan email tersebut membantu pembaca mencapai sesuatu.

Ini mungkin memecahkan masalah, membuat penerima menyadari sesuatu yang penting, atau sekadar mendapatkan ringkasan yang nyaman dari pembelian mereka.

Terkadang, membantu pengguna berarti memberi tahu mereka tentang pembaruan penting yang memengaruhi akun atau bisnis mereka:

Di lain waktu, ini tentang memastikan mereka dapat mengambil langkah berikutnya dalam perjalanan pelanggan mereka. Misalnya, jika Anda mengirim email konfirmasi, apakah jelas apa yang harus dilakukan pengguna selanjutnya?

Contoh email yang bagus yang mencentang semua kotak adalah email konfirmasi pengaturan ulang kata sandi oleh Atlassian:

Jika pengguna meminta untuk mengubah kata sandi, mereka bebas mengabaikan email tersebut. Tetapi jika tidak — mereka mendapatkan petunjuk langkah demi langkah tentang cara mengamankan akun mereka secepatnya.

Demikian pula, sebaiknya sertakan langkah selanjutnya setiap kali pengguna Anda menyelesaikan transaksi, baik itu pendaftaran atau pembelian:

Anda bahkan dapat menggunakan salinan di email Anda untuk membantu pengguna membuat keputusan. Melakukan hal ini dapat dengan cepat berubah menjadi situasi win-win. Penerima dapat mengatasi keraguan, dan Anda mendapatkan pengguna baru:

Ingat bahwa email transaksional tidak komersial, jadi Anda tidak dapat menawarkan produk atau layanan apa pun. Tapi tidak ada yang menghentikan Anda dari daftar manfaat menyelesaikan pendaftaran mereka atau mengkonfirmasi email mereka:

11. Personalisasi email Anda

Personalisasi biasanya dibahas dalam kaitannya dengan email komersial (dan pengaruhnya terhadap ROI mereka). Namun, personalisasi yang tepat sama pentingnya untuk email transaksional.

Tentu saja, ini bukan hanya tentang memasukkan nama penerima dalam email. Meskipun terlihat bagus dan membantu memperkuat hubungan dengan pengguna:

Sebaliknya, personalisasi adalah tentang menjadi relevan. Mengapa ini penting untuk email transaksional?

Salah satu tujuan utama email transaksional adalah membuat hidup orang lebih mudah. Itu sebabnya, sebagian besar waktu, semakin banyak detail relevan yang dapat Anda sertakan dalam email, semakin baik.

Dalam contoh di bawah ini, Google memberi tahu pengguna tentang perangkat baru yang masuk. Menyertakan nama perangkat memberi pengguna konteks yang diperlukan untuk membuat keputusan.

Jika ini adalah aktivitas yang mencurigakan, mereka mendapatkan ajakan bertindak yang jelas dan dapat segera memeriksa apa yang terjadi.

Demikian pula, jika Anda meringkas pembelian atau mengingatkan pengguna tentang pembaruan, sebaiknya sertakan semua detail langsung di email. Lagi pula, kebanyakan orang tidak mengingat semua detail langganan mereka.

Catatan: saat menyertakan tanggal dan waktu, pastikan untuk menyesuaikannya dengan zona waktu penerima saat ini.

Mulai kirim email transaksional yang bagus (dan kirimkan)

Email transaksional sangat penting dalam membantu penerima berinteraksi dengan merek Anda dan melakukan operasi penting dalam bisnis Anda. Meskipun mereka tidak berorientasi pada penjualan, mereka juga membantu membangun hubungan dengan audiens Anda dan memungkinkan mereka untuk melakukan beberapa hal terpenting di seluruh siklus hidup pelanggan mereka.

Di Encharge, tujuan kami adalah membantu Anda membangun otomatisasi yang memastikan email transaksional Anda terkirim tepat saat pelanggan Anda mengharapkannya. Pesan panggilan telepon gratis, dan mari diskusikan pemasaran email dan strategi email transaksional Anda. Izinkan kami membantu Anda mengetahui jenis pesan email otomatis yang dapat membantu bisnis Anda berkembang