10 Template Email yang Membantu Anda Mengatakan “Maaf” untuk Respon yang Terlambat

Jangan terlalu keras pada diri sendiri jika terkadang Anda lupa untuk segera membalas email Anda.

Semua orang tahu bahwa hidup menjadi sibuk, tetapi ketika datang ke email profesional yang diterima dari kolega atau klien, Anda harus mengakui keterlambatan Anda di beberapa titik.

Tidak semua perusahaan dapat menangani komunikasi asinkron, terutama jika Anda bekerja secara langsung dengan klien atau vendor eksternal.

Jadi, jika Anda terikat pada email, ada cara untuk membuat balasan yang terlambat dengan cara yang tulus dan bijaksana. Jika Anda baru ingat email yang Anda tunda minggu lalu (atau bulan lalu!), cobalah untuk tidak khawatir. Berikut adalah beberapa template email yang dapat Anda gunakan untuk membantu Anda mengatakan "maaf" atas tanggapan yang terlambat.

1. Jelaskan bahwa kamu sedang sibuk
2. Tunjukkan bahwa Anda peduli
3. Menyampaikan kabar buruk
4. Mohon maaf sebelumnya
5. Jangan minta maaf

“Permintaan maaf atas Jawaban yang Terlambat; Saya Sudah Sibuk Dengan X”

Jika Anda menerima email dari kolega—bahkan atasan—atau klien penting, Anda tidak perlu berhenti dari pekerjaan untuk menghindari kecanggungan karena balasan yang terlambat. Bahkan jika Anda lupa mengirim dokumen mendesak atau memberikan informasi yang sangat dibutuhkan, lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali. Jika sebuah proyek memiliki beberapa bagian yang bergerak dan, secara acak, email ditunda terlalu lama atau dilupakan, laporkan dan coba salah satu dari ini:

Saya minta maaf atas jawaban yang terlambat. Saya sibuk mencari [dokumen, data, file, dll.] yang Anda minta dan pesan Anda hilang di shuffle. Akhirnya, semuanya terpasang. Tolong beri tahu saya jika saya melewatkan sesuatu.

Mohon maaf atas keterlambatan respon. [masukkan kolega atau gelar atasan] kami sedang dalam perjalanan minggu ini, dan saya ingin melihat lagi dokumen yang Anda minta untuk memastikan kualitasnya terbaik. Saya akan menindaklanjuti dengan Anda ketika dia kembali minggu depan. Maaf untuk kembali kepada Anda begitu terlambat. Proyek ini memakan waktu sedikit lebih lama dari yang saya perkirakan, dan saya ingin memastikan bahwa saya mengirimkan versi terbaiknya kepada Anda. Sekarang sudah terpasang. Saya berjanji ini tidak akan terjadi lagi!

Untuk mempercepat proses, balas langsung di alat yang lebih sinkron seperti platform perpesanan bersama Anda. Ini akan memastikan respons mendarat langsung di pangkuan mereka dan tidak diabaikan.

“Maaf atas Respons Saya yang Terlambat; Bagaimana Semuanya Berjalan Dengan X? ”

Jika Anda menerima email ramah dari kolega atau klien yang Anda hargai dan lupa untuk menanggapinya, pertimbangkan untuk meminta maaf dengan menunjukkan bahwa Anda peduli padanya dan melanjutkan hubungan. Alih-alih hanya mengatakan Anda menyesal dan mengoceh tentang mengapa Anda lalai untuk membalas lebih cepat, pikirkan sesuatu yang spesifik yang mereka katakan kepada Anda atau sesuatu yang mungkin ingin mereka tunjukkan kepada Anda yang mereka minati. Coba salah satu dari ini:

Terima kasih atas perhatian Anda beberapa [hari, minggu, bulan] yang lalu. Hal-hal telah sibuk di pihak saya, tetapi saya masih ingin mengejar ketinggalan. Apakah Anda masih [mengerjakan proyek X/meluncurkan kampanye X/melakukan perjalanan ke X]? Tidak sabar untuk mendengar lebih banyak tentang hal itu ketika kita bertemu.

Maaf untuk keheningan radio – banyak yang terjadi di [perusahaan]. Jika Anda punya waktu minggu ini, saya ingin [mengambil kopi, menelepon] dan mengetahui [proyek, inisiatif, promosi, perjalanan] Anda. Tidak sabar untuk berbicara lebih banyak segera!

Saya berharap saya telah mengirimkan ini kepada Anda sebelumnya, tetapi selamat atas [promosi, kampanye yang sukses, peluncuran produk baru, dll.]! Saya ingin mengajak Anda [kopi, makan siang, minuman] untuk merayakannya. Apa waktu yang baik minggu ini?

“Saya Berharap untuk Membalas Lebih Cepat, Tapi Saya Takut Punya Berita Buruk”

Mungkin penundaan Anda benar-benar merupakan harapan rahasia bahwa situasinya akan menghilang sehingga Anda tidak perlu menanggapi sama sekali. Terkadang email yang tidak dijawab membutuhkan balasan yang tidak sanggup Anda berikan. Entah Anda harus memberi tahu seseorang bahwa sebuah proyek telah berantakan atau memberi tahu kandidat pekerjaan bahwa posisi tersebut telah diisi oleh orang lain. Either way, berita buruk harus diberikan dan itu harus diberikan oleh Anda. Jika Anda meninggalkan seseorang dalam ketegangan dan sekarang harus mengecewakan mereka, berikut ini cara melakukannya dengan baik:

Mohon maaf atas keterlambatan respon. Saya berharap untuk membalas lebih cepat, tetapi saya khawatir saya punya kabar buruk. [Anda tidak mendapatkan pekerjaan/Kami telah memutuskan untuk tidak melanjutkan proyek X]. Namun, saya memiliki harapan besar untuk [membawa Anda ke dalam/melihat proyek ini menjadi nyata], jadi saya pasti akan mengingat Anda jika sesuatu berubah dalam waktu dekat. Terima kasih banyak atas kesabaran Anda dan saya berharap jalan kita bertemu lagi.

Maaf atas jawaban yang terlambat—semuanya akhirnya beres di pihak saya. Sayangnya, sejak terakhir kali kami berbicara, perusahaan telah memutuskan [untuk pergi dengan agensi lain, untuk membawa upaya kami sendiri, untuk menunda perekrutan untuk peran tersebut]. Kami sangat menghargai kesempatan untuk berbicara dengan Anda dan mempelajari bagaimana Anda dapat membantu kami dengan proyek X. Saya ingin tetap berhubungan jika ada kesempatan lain di masa depan.

Mohon maaf yang sebesar-besarnya atas slow responnya. Saya harap semuanya baik-baik saja dengan Anda sejak terakhir kali kita berbicara! Setelah memikirkannya, tim kami tidak berpikir bahwa ini akan berhasil untuk [peran, proyek] saat ini—kami mencari [seseorang yang dapat datang ke kantor, agensi yang dapat mengakomodasi X]. Namun, kami memiliki [pembukaan untuk peran X, kebutuhan untuk layanan X]. Apakah ini sesuatu yang ingin Anda jelajahi bersama kami?

Mohon Maaf Sebelumnya

Jika Anda menerima email tetapi mengetahui bahwa Anda perlu waktu untuk memberikan tanggapan yang tepat atau memberikan beberapa informasi yang diminta, sebaiknya Anda meminta maaf sebelumnya. Coba respon seperti ini:

Saya hanya ingin mengkonfirmasi penerimaan email Anda. Mungkin perlu waktu untuk [menanggapi/memberikan apa yang Anda minta dengan benar] dan saya mohon maaf untuk itu. Harap bersabar dengan saya dan saya akan menghubungi Anda kembali secepat mungkin.

Kejujuran proaktif semacam itu akan membawa Anda jauh.

Mungkin Anda Tidak Perlu Mengatakan Anda Maaf

Tentu saja, tidak setiap respons email yang terlambat membutuhkan permintaan maaf. Jika seorang kenalan biasa menghubungi jaringan tetapi Anda terlalu sibuk dengan hal-hal yang lebih mendesak untuk ditanggapi, Anda mungkin tidak perlu meminta maaf. Berterima kasih kepada pengirim karena telah menghubungi dan menyatakan minat Anda untuk terhubung sudah cukup baik jika Anda merespons beberapa hari atau bahkan berminggu-minggu kemudian. Anda bahkan mungkin lolos dengan mengakui waktu yang telah berlalu, dengan sesuatu di sepanjang baris:

Terima kasih banyak telah menghubungi kami beberapa minggu yang lalu! Jika Anda masih tertarik untuk terhubung sambil minum kopi, saya tersedia pada Selasa dan Kamis malam. Apakah salah satu dari itu bekerja untuk Anda? Tidak sabar untuk mendengar tentang [proyek/posisi/perusahaan saat ini] saat kita bertemu.

Coba Email Bisnis Titan!

Kredibilitas adalah segalanya untuk bisnis kecil. Jika Anda menjangkau prospek dan pelanggan dengan alamat email gratis untuk bisnis Anda, Anda terlihat seperti seorang amatir. Gunakan templat email ini dan gunakan Titan untuk Anda.