Saya mencoba aturan 1-3-5 untuk tetap di atas jadwal saya

Jika Anda entah bagaimana menemukan posting blog ini, itu hanya bisa berarti satu hal — Anda muak dan bosan dengan guru produktivitas yang mencoba menjual kursus online mereka seharga $ 4,99 per pop.

Ironisnya, saya di sini untuk membicarakan hal serupa. Tapi, ada twistnya — saya sebenarnya sudah mencoba teknik produktivitas yang berguna dan saya akan memberi tahu Anda semua tentang bagaimana hasilnya, gratis.

Setelah berjuang untuk tetap produktif selama berhari-hari, saya tanpa lelah menjelajahi internet untuk mendapatkan tips produktivitas berguna yang dapat saya coba sebagai penulis. Tapi, sia-sia, saya dibiarkan duduk di depan komputer saya menatap ke dalam jurang dan berharap setidaknya beberapa kata akan muncul di depan saya.

Saat itulah harapan saya terjawab dengan aturan 1-3-5 — metode produktivitas yang membantu Anda tetap di atas jadwal Anda, dengan waktu luang.

Tentu saja, saya skeptis pada awalnya, tetapi saya harus mencobanya.

Ini adalah penjelasan saya tentang bagaimana keseluruhan proses berjalan, dengan semua wawasan, pro dan kontra, dan keputusan akhir tentang kegunaan teknik produktivitas aturan 1-3-5.

Apa aturan 1-3-5?

Menjelaskan aturan 1-3-5 relatif mudah — tetapi mempraktikkannya dapat menjadi tantangan karena sifat tidak berwujud dari teknik produktivitas ini.

Intinya, 1-3-5 adalah singkatan dari:

• 1 besar,
• 3 sedang , dan
• 5 tugas kecil .

Sepintas, sepertinya Anda memesan hidangan lengkap di restoran — Anda memiliki makanan utama, makanan pembuka, salad, minuman, dan makanan penutup bergantian. Dan mereka semua memiliki ukuran porsi yang telah ditentukan.

Kemudian, ketika Anda memeriksa teknik produktivitas ini lebih jauh, Anda menyadari bahwa itulah tepatnya — makanan lengkap dimaksudkan untuk memenuhi selera Anda akan produktivitas.

Yaitu, aturan 1-3-5 menyatakan bahwa, untuk tetap produktif selama hari kerja, Anda harus memblokir aktivitas dan tanggung jawab Anda dengan:

• Prioritas,
• Ukuran, dan
• Kesulitan.

1 tugas besar

Tugas besar adalah prioritas Anda untuk hari itu.

Jika Anda bekerja di lingkungan perusahaan, tugas biasanya mengacu pada:

• Menyelesaikan sebuah proyek,
• Memenuhi tenggat waktu,
• Menangani rapat penting, atau
• Mengatasi tantangan utama hari ini.

Tentu saja, ada banyak contoh, tetapi Anda mendapatkan intinya — masalah yang membuat Anda kesal sepanjang hari adalah masalah yang harus segera Anda selesaikan.

Brian Tracy, penulis salah satu buku terbaik tentang produktivitas, sering menyebut tugas terbesar hari itu sebagai " katak ."

Dia menggunakan istilah " makan katak " sebagai cara untuk menjelaskan bahwa cara terbaik untuk tetap produktif adalah dengan menyelesaikan tugas terbesar hari itu terlebih dahulu dan baru kemudian melanjutkan ke tugas atau proyek berikutnya hari itu.

3 tugas sedang

Setelah tugas besar dan prioritas Anda selesai, Anda dapat melanjutkan ke blok tanggung jawab berikutnya — 3 tugas sedang. Tugas menengah biasanya mewakili kegiatan yang terkait erat dengan tugas besar.

Misalnya, jika Anda menyelenggarakan rapat besar untuk membahas kondisi kontrak baru, tugas menengah akan menyiratkan:

• Memanggil atau memberi tahu para pihak,
• Menyiapkan ruang konferensi atau membuat ruang kerja virtual, dan
• Memberikan para peserta informasi yang diperlukan yang berkaitan dengan agenda rapat.

Bergantung pada sifat dari 1 tugas besar, Anda harus membuat daftar peluru untuk menentukan mana dari 3 tugas sedang yang harus diselesaikan terlebih dahulu dan menyusun urutan penyelesaian umum.

5 tugas kecil

Terakhir, Anda beralih ke 5 tugas yang lebih kecil, yang biasanya digambarkan sebagai "tugas gangguan".

Deskripsi mereka bukanlah cerminan dari kepentingan umum mereka — tetapi itu menunjukkan relevansinya jika dibandingkan dengan tugas-tugas yang menonjol dan sedang.

Jika hari kerja Anda memungkinkan, Anda dapat mengalihkan tugas-tugas kecil dan menyelesaikannya saat Anda memiliki waktu untuk bernapas.

Aturan 1-3-5 tidak membatasi Anda untuk memindahkan tugas tersebut ke hari kerja berikutnya — tetapi hanya jika Anda tahu Anda akan memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya, di samping 5 tugas baru yang lebih kecil.

Mengapa aturan 1-3-5 berguna?

Secara teori, aturan produktivitas ini terdengar hebat — Anda membagi hari Anda berdasarkan prioritas Anda, membuat daftar apa yang harus Anda lakukan, dan kemudian Anda melakukannya.

Tapi, bagaimana semuanya bekerja dalam praktik dan mengapa?

Yah, kebanyakan orang mengandalkan daftar tugas, yang efisien.

Namun, jika pekerjaan yang Anda jalani sangat menuntut, kemungkinan Anda tidak akan memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan semua yang telah Anda rencanakan selama satu hari kerja.

Faktanya, statistik modern menunjukkan bahwa sekitar 59% dari semua daftar tugas diselesaikan pada siang hari dan 41% tugas dibiarkan mengambang di dimensi "tidak pernah selesai".

Aturan 1-3-5 berfungsi karena tidak ada tekanan pada pengguna untuk menyelesaikan semuanya. Lebih jauh lagi, aturan menghargai prioritas lebih dari apa pun, dan piramida 1-3-5 berfungsi sebagai instruksi lebih daripada sebagai kewajiban. Ini juga memungkinkan kelonggaran ketika harus mengubah jadwal berdasarkan urgensi.

Menerapkan aturan 1-3-5 ke dalam praktik: Pengamatan saya

Jadi, setelah mengumpulkan semua data dan meyakinkan diri sendiri bahwa saya tahu semua tentang aturan 1-3-5, saya memutuskan untuk mencobanya keesokan harinya karena saya baru saja akan memulai proyek penulisan baru.

Inilah akun saya tentang bagaimana hari-hari tersebut berlangsung.

Hari 1: Ketidaktahuan

Seperti yang bisa Anda duga dari judulnya, hari pertama adalah mimpi buruk bagi saya.

Saya bangun, menyalakan laptop saya, dan mulai menulis draft untuk semua tanggung jawab saya untuk hari itu. Tujuan utama dari hari Senin yang ditakuti itu adalah untuk melakukan penelitian untuk sebuah proyek yang seharusnya memiliki setidaknya 5.000 kata.

Tentu saja, saya tidak sedikit senang — tetapi saya tahu bahwa sisa tugas yang harus saya lakukan hari itu sederhana:

• Hubungi tim desain dan minta mereka membuat ilustrasi sampul untuk blog saya berikutnya,
• Adakan pertemuan teman kerja dengan karyawan baru,
• Diskusikan rancangan arsitektur dengan seorang rekan, dan
• Buat konsep visual tentang apa yang akan saya tulis.

Kedengarannya mudah, bukan? Sangat layak dan sangat bisa dilakukan.

Nah, begitu tetangga lantai atas saya mulai mengebor lubang di langit-langit saya dan secara tidak sengaja mengebor kabel ethernet, semuanya berubah.

Bagaimana hari pertama saya berlatih aturan 1-3-5

Hal pertama di pagi hari, saya harus berkemas, pergi ke kedai kopi lokal, dan melakukan penelitian di sana.

Namun, itu cukup ramai dan hampir mustahil untuk mengadakan pertemuan di sana. Bahkan masuk akal bahwa sekelompok siswa sekolah menengah memasuki tempat itu pada menit-menit berikutnya dengan keinginan besar untuk melihat siapa yang dapat berbicara paling keras.

Dibanjiri kecemasan, saya hampir menyerah dan menyebutnya sehari, tetapi kemudian premis aturan 1-3-5 menyadarkan saya - " Selesaikan tugas penting Anda dan lanjutkan ke yang berikutnya sesuai."

Saya mengumpulkan pikiran saya (dan 125 tab saya yang terbuka) dan mulai membaca. Begitu saya fokus pada tugas prioritas utama dan menghilangkan kecemasan karena tidak menyelesaikan tugas lain, saya menyadari beban besar terangkat dari dada saya.

Semakin hari, kedai kopi semakin sepi dan saya bisa melakukan pertemuan dengan rekan baru bahkan membuat draft karya saya berdasarkan penelitian yang dilakukan.

Saat itu jam 5:00 sore, saya menyadari bahwa saya tidak menyelesaikan semua yang telah saya rencanakan, tetapi konsep "tidak rutin" dari aturan 1-3-5 memungkinkan saya untuk mengalihkan tugas yang belum selesai ke yang berikut ini hari dan pergi tidur dengan tenang.

Inilah representasi draft Plaky saya dari 1-3-5:

Untuk menduga, menyusun draf dan melakukan pertemuan teman kerja membutuhkan waktu masing-masing satu jam, sementara penelitian berlangsung sepanjang hari.

Hari terlihat seperti ini, dilihat melalui lensa Clockify:

Hari 2: Realisasi

Ini dia lagi — kopi, laptop, dan saya sendiri versus mesin.

Tapi pertama-tama, saya memutuskan untuk menyisihkan 2 setengah jam pertama waktu kerja saya untuk mengerjakan tugas-tugas yang tidak saya selesaikan kemarin.

Saya mengadakan pertemuan dengan seorang rekan untuk membahas konsep dan rancangan proyek kami berikutnya, yang berlangsung selama sekitar satu jam.

Setelah itu, saya membuat isyarat visual untuk membantu saya dalam proses penulisan, termasuk catatan dan grafik.

Setelah itu keluar dari jalan, saatnya untuk mengalihkan fokus saya ke tugas penting saya hari ini — menulis pendahuluan dan bagian pertama dari proyek penulisan saya.

Bagaimana hari kedua saya berlatih aturan 1-3-5?

Yang langsung saya perhatikan adalah proses penulisannya terasa agak aneh — sehat, tepatnya. Dengan kata lain, saya tidak mengalami tekanan menulis "Saya tidak akan pernah menyelesaikan ini tepat waktu."

Saya harus mengakui bahwa aturan 1-3-5 membuahkan hasil dalam hal ini.

Mengetahui bagaimana hari saya akan terungkap dan jadwal yang menunggu saya, saya sudah bisa membayangkan langkah dan struktur teks saya. Ketika saya sebelumnya membuat isyarat visual, saya juga mengambil 10 menit untuk memblokir hari saya berdasarkan aktivitas dan tugas yang harus saya lakukan. Saya belum pernah mengalami tingkat organisasi seperti itu sampai mencoba teknik ini.

Saya menyadari bahwa saya harus meninggalkan slot antara 3:00 dan 5:00 sore untuk melakukan penelitian tambahan, tetapi saya juga mengadakan pertemuan tim dari 11:30 hingga 12:30 Itu meninggalkan saya dengan jendela 2 dan setengah jam untuk fokus hanya pada menulis.

Secara alami, "mode tenggat waktu" muncul karena saya telah mengkondisikan diri saya untuk berpikir bahwa penulisan harus dilakukan hari itu - dan itu berhasil.

Menulis pengantar dan melakukan penelitian tambahan membutuhkan waktu sekitar 4 setengah jam, dan tugas yang belum selesai digabungkan dengan pertemuan tim berlangsung sekitar 3 setengah jam.

Untuk klarifikasi lebih lanjut, inilah entri kalender Clockify saya untuk hari itu:

Hari 3: Penerimaan

Didorong oleh keyakinan yang baru ditemukan dalam aturan 1-3-5, saya telah berangkat untuk menaklukkan hari berikutnya, tidak mengetahui bahwa badai yang sempurna akan segera datang.

Tugas penting hari itu adalah menulis isi teks, idealnya 1.000 kata.

Namun, itu semua berubah setelah saya membuat draf 1-3-5 saya untuk hari itu dengan informasi berikut:

• Rekening bank saya terkunci dan saya harus menyelesaikannya secepatnya,
• Saya harus menjadwalkan pertemuan untuk membahas karya seni untuk blog yang saya kerjakan sebelumnya,
• Saya mengadakan pertemuan tim lain,
• Saya harus meninggalkan apartemen saya antara 1:00 dan 3:00 (tetangga menyerang lagi), dan
• Saya harus melakukan penelitian tambahan .

Tapi, khawatir saya tidak melakukannya, karena 1-3-5 ada di sana untuk menyelamatkan saya.

Yah, memang seperti itu, tetapi tidak juga — saya akan menjelaskan alasannya.

Bagaimana hari ketiga saya berlatih aturan 1-3-5?

Pada dasarnya, saya menggunakan dua jam tetangga lantai atas saya biasanya menghabiskan renovasi untuk pergi ke bank dan melakukan penelitian dari kedai kopi - untungnya, tidak ada siswa sekolah menengah kali ini.

Ketika saya kembali, saya tahu bahwa saya harus fokus pada penulisan dan menunda pertemuan lain setidaknya selama 2 jam, jadi saya bisa menyelesaikan beberapa tulisan. Saya memang tinggal lebih lama di siang hari untuk mengimbangi jam-jam di bank, tetapi itu adalah waktu yang saya alokasikan untuk rapat — dan itu sangat cocok.

Sayangnya, saya tidak menulis jumlah kata yang saya maksudkan — tetapi saya tahu bahwa saya memiliki lebih sedikit kewajiban di hari-hari berikutnya, yang akibatnya memungkinkan saya untuk fokus hanya pada menulis.

Bank run berlangsung selama sekitar 2 jam dan pertemuan tim berlangsung selama sekitar satu jam, yang kira-kira berjumlah 3 jam. Ketika mode fokus dimulai, saya menulis selama sekitar 2 jam dan kemudian mengadakan pertemuan dengan tim desain.

Selain menjawab email, sepanjang hari dipetakan seperti ini:

Beberapa hari berikut: Finalisasi

Karena jadwal saya yang padat berakhir, saya tidak melakukan apa-apa selain menulis.

Oleh karena itu, hari-hari berikutnya terdiri dari saya berusaha sangat keras untuk tidak kehilangan akal saat menulis 1.000 kata per hari.

Tentu saja, ada gangguan sesekali — membantu dan mendapatkan bantuan dari rekan kerja, menjawab email, dan berpartisipasi dalam lokakarya dan diskusi online.

Saya bisa merasakan dan menuai manfaat dari mematuhi aturan 1-3-5.

Sejujurnya, ada pekerjaan dan profesi di mana metode ini bisa sangat membentuk budaya kerja seseorang — seperti pekerjaan yang menuntut banyak pekerjaan sehari-hari.

Bagi saya, lihat 2 sen saya tentang pro, kontra, dan kesimpulan yang saya temukan tentang aturan 1-3-5 di baris berikut.

Kelebihan dari aturan 1-3-5

Sayangnya, saya tidak dapat merasakan efek dari aturan ini dengan penuh kejayaannya karena saya tidak memiliki banyak tugas per hari seperti yang dimiliki beberapa orang lain.

Namun, saya dapat mengatakan bahwa alat organisasi yang datang dengan menggunakan teknik ini benar-benar membantu meringankan beberapa beban yang kita semua alami setiap hari.

Dari apa yang saya temukan dalam praktik, 1-3-5 memungkinkan Anda untuk memetakan hari Anda sebelumnya, menyiasatinya saat Anda menerima tugas baru, dan menyulap segala sesuatu di antaranya. Ketika sesuatu tidak berjalan sesuai keinginan Anda, Anda selalu dapat mengubah beberapa hal dan membuat jadwal Anda lebih nyaman.

Selanjutnya, memetakan hari Anda dan mengatur tanggung jawab Anda dengan cara yang tepat waktu akan sangat memengaruhi keterampilan pelacakan dan pengelolaan waktu Anda, secara umum.

Kontra dari aturan 1-3-5

Seperti yang Anda tahu, manfaat dari aturan 1-3-5 tidak sepenuhnya terlihat ketika Anda memiliki beberapa tugas utama dalam sehari dan tidak ada tugas yang lebih kecil.

Selain itu, 1-3-5 tidak dapat benar-benar membantu Anda fokus kecuali Anda benar-benar memutuskan sudah waktunya untuk menyelesaikan sesuatu.

Itulah mengapa disarankan agar Anda menggunakan metode tambahan untuk membantu Anda tetap fokus, di samping 1-3-5.

Misalnya, banyak ahli menyarankan untuk mendengarkan musik video game selama bekerja. Soundtrack video game asli dirancang untuk membuat pemain tetap "trance" dan sepenuhnya sibuk dengan gameplay — tetapi penelitian telah menunjukkan bahwa efek yang sama dapat dicapai di lingkungan kerja, jika Anda hanya memilih soundtrack dengan bijak.

Misalnya, musik "bos utama" dapat digunakan saat Anda menangani 1 tugas besar, dan Anda dapat menggunakan soundtrack latar belakang "pembangunan ketegangan" untuk tugas yang lebih kecil. Ini menyenangkan dan meningkatkan fokus Anda!

Peringkat keseluruhan saya dari aturan 1-3-5

Dari pengalaman singkat saya, saya menyimpulkan bahwa daya tarik utama di balik aturan 1-3-5 adalah kurangnya faktor wajib.

Teknik manajemen waktu ini tidak membatasi Anda pada dogma kerja tradisional.

Meskipun Anda mungkin bekerja dalam shift 8 jam, pembagian waktu dan tanggung jawab terserah Anda dan kecakapan organisasi Anda — baik atau buruk.

Saya juga memperhatikan bahwa aturan ini dapat diterapkan pada masalah di luar pekerjaan. Jika Anda akan berlibur dan mencoba mengemas banyak kegiatan dalam liburan satu minggu, metode 1-3-5 pasti bisa bermanfaat.

Selain itu, tidak perlu template mewah saat Anda perlu memetakan hari Anda — Anda bisa menjadi kuno seperti yang Anda inginkan dan menuliskan semua yang Anda butuhkan di selembar kertas.

Peringkat akhir :

Pikiran terakhir tentang aturan 1-3-5

Intinya, saya akan merekomendasikan aturan 1-3-5 kepada semua orang — karyawan, pelajar, dan siapa saja yang merasa takut bekerja terlalu banyak. Ini membantu Anda tetap di atas segalanya, menyusun rencana tindakan terbaik, dan menyelesaikan semuanya tepat waktu.

Saya tidak akan menyebutnya sebagai teknik/aturan manajemen waktu terbaik di luar sana — tetapi ini sesuai dengan tujuannya. Ini adalah cara yang rapi dan terstruktur dengan jelas untuk mengumpulkan diri Anda selama periode yang berantakan - dan, pada akhirnya, itu membuat Anda merasa waktu Anda bekerja sangat berharga.

️ Ada banyak teknik dan metode manajemen waktu untuk dicoba. Jika Anda mengetahui salah satu yang berbeda dari 1-3-5, pastikan untuk memberi tahu kami di [email protected] dan kami mungkin menyertakan pemikiran Anda di salah satu blog Anda berikutnya. Juga, jika Anda menikmati membaca posting ini, silakan bagikan dengan seseorang yang mungkin merasa berguna.