Comment rédiger un communiqué de presse : 11 conseils pour une nouvelle copie

Bien que les communiqués de presse soient un élément essentiel du marketing en ligne et des communications numériques, ils sont difficiles à rédiger et peu de gens comprennent leur structure. Pour cette raison, de nombreuses entreprises et spécialistes du marketing embauchent des rédacteurs ou des journalistes experts pour rédiger des communiqués de presse à leur place. Cependant, comprendre le format et comment rédiger un communiqué de presse est important pour que vous puissiez reconnaître un bon communiqué de presse lorsque vous le voyez.

Ensuite, vous pouvez toujours évaluer le contenu de votre communiqué de presse et avoir plus de succès lors de la promotion de votre image de marque et de vos nouveaux produits.

Bien que les communiqués de presse puissent sembler étrangers, ils contiennent tous des éléments spécifiques qui devraient être présents dans chaque communiqué de presse que vous publiez.

Selon les mots de Robert Wyne, un éminent contributeur de Forbes, les communiqués de presse « sont stéréotypés, par nature, mais la poésie, les tweets, les chroniques et autres communications écrites le sont aussi. Tout le monde a des contraintes. Les chefs travaillent dans une casserole de 8 pouces pour créer une omelette, et les grands savent choisir les meilleurs ingrédients et les mélanger pour créer une sensation savoureuse. Les écrivains peuvent assaisonner leurs phrases dans les limites d'un communiqué.

Lorsque vous savez ce qu'il faut inclure dans votre communiqué de presse et comment le structurer, votre matériel de relations publiques sera plus officiel, crédible et utile pour les lecteurs. Cela est vrai que vous envisagiez de rédiger vous-même vos communiqués de presse ou d'engager quelqu'un d'autre pour le faire à votre place.

Suivez-nous pendant que nous partageons les 11 étapes nécessaires pour créer un communiqué de presse rédigé par des experts.

Qu'est-ce qu'un communiqué de presse ?

Un communiqué de presse est une déclaration officielle d'une entreprise ou d'une organisation qui partage des informations avec les médias et le public. Il s'agit d'un document officiel utilisé pour diffuser des informations pertinentes dans un format simple d'une page. Le but d'un communiqué de presse est d'attirer l'attention des médias et du public.

Quand devriez-vous utiliser un communiqué de presse ?

En tant que document médiatique officiel, les communiqués de presse doivent être réservés aux événements dignes d'intérêt. S'il est utilisé trop souvent pour des mises à jour insignifiantes, vos versions peuvent être ignorées.

Les communiqués de presse sont couramment utilisés pour les types d'annonces ou d'événements suivants :

• Lancements de produits
• Changements de service importants
• Embauche ou départ des cadres de l'entreprise
• Annonces de financement
• Dernières nouvelles
• Événements publics et privés
• Inaugurations et inaugurations

Communiqués de presse vs annonces de l'entreprise

Pour le lecteur non averti, un communiqué de presse peut sembler être un terme fantaisiste pour une annonce d'entreprise. Alors qu'un communiqué de presse est techniquement une annonce, d'un point de vue journalistique, il est considéré comme une source primaire qui peut être citée.

Les communiqués de presse sont la source d'information officielle. Si une entreprise partage la même nouvelle d'une autre manière, comme un tweet ou un blog, elle renverra probablement au communiqué de presse officiel.

Comme ils sont structurés de manière plus formelle, les communiqués de presse diffèrent également des autres types d'annonces car ils sont destinés à être partagés par les médias.

11 étapes pour rédiger un communiqué de presse

Peu importe le type d'entreprise que vous dirigez, les communiqués de presse sont essentiels. Ils constituent un support idéal pour informer les médias, Google et vos lecteurs lorsque quelque chose de nouveau et d'excitant s'est produit au sein de votre entreprise. Utilisez les communiqués de presse pour annoncer des partenariats, des lancements de produits, de nouvelles embauches, etc.

Si votre entreprise n'a jamais rédigé de communiqué de presse auparavant, ne vous inquiétez pas. Nos 11 conseils fondamentaux vous guideront tout au long du processus.

1. Utilisez la langue de version correcte

Lorsque vous soumettez un communiqué de presse à un média, vous devez lui indiquer quand vous souhaitez qu'il soit publié. Si vous êtes prêt à ce que votre communiqué de presse soit diffusé au public dès maintenant, utilisez les mots "POUR DIFFUSION IMMÉDIATE" en haut.

Cependant, si vous avez besoin de maintenir la version jusqu'à une certaine date (ce qui est courant avec les lancements de produits), mettez "HOLD RELEASE JUSQU'À" avec la date que vous avez spécifiée.

Il s'agit d'un élément important de votre article de communiqué de presse, car il indique aux lecteurs et aux journalistes quand vous souhaitez voir votre article sur le Web ou sur papier. Cela vous permet également de contrôler le moment où le communiqué de presse parvient aux médias, ce qui peut avoir un impact considérable sur le succès de vos efforts de publication de presse.

2. Utilisez le logo et les couleurs de votre entreprise

L'image de marque dans un communiqué de presse est cruciale si vous voulez que vos lecteurs sachent ce que votre marque représente. Pour rendre vos communiqués de presse plus percutants et reconnaissables, utilisez les logos et les couleurs de votre entreprise dans la section des titres.

Découvrez comment la société de conduite autonome Motional a ajouté son logo en haut d'un récent communiqué de presse :

3. Incluez des mots clés dans les titres de vos communiqués de presse

Tout comme dans d'autres types de contenu en ligne, vous devez inclure des mots-clés SEO dans les titres de vos communiqués de presse. Cela permet aux moteurs de recherche de trouver et de classer plus facilement votre communiqué de presse tout en garantissant que les médias et vos lecteurs comprennent de quoi parle votre communiqué de presse.

N'oubliez pas : vous ne voulez pas exagérer avec les mots-clés - incluez-les simplement naturellement tout au long comme vous le faites avec d'autres contenus.

Découvrez comment Apple s'y prend dans un communiqué de presse publié le 6 décembre 2022. Dans ce cas, vous pouvez sans risque supposer que les mots clés ciblés par Apple incluent "Prix de l'App Store :"

Une autre considération est la capitalisation de vos titres. Si vous suivez la capitalisation officielle du style AP, tous les mots de votre titre doivent être en majuscules, à l'exception des prépositions et des mots de moins de quatre lettres.

Comme vous pouvez le voir dans l'exemple ci-dessus, Apple n'a mis en majuscule que les noms propres. Cependant, ils ont publié le communiqué de presse sur leur site Web. S'ils avaient publié le communiqué de presse sur un site Web d'actualités officiel, choisir la casse du titre serait la meilleure option.

Pour de meilleurs résultats, gardez vos titres sous 160 caractères. Plus longtemps que cela, les lecteurs peuvent perdre tout intérêt et vous risquez de voir votre titre tronqué par Google.

Votre titre doit susciter l'intérêt d'un groupe démographique très limité : les journalistes. Bien que vous souhaitiez écrire pour vos clients, un communiqué de presse est destiné à la presse. Assurez-vous que votre titre est factuel, informatif et accrocheur.

Voici quelques conseils pour vous aider à rédiger des titres de communiqués de presse plus efficaces :

• Utilisez des chiffres : Les chiffres sont plus faciles à comprendre que les descriptions vagues. Par exemple, préféreriez-vous lire : « Augmentation des ventes au quatrième trimestre » ou « Augmentation des ventes de 40 % au quatrième trimestre » ?
• Considérez un communiqué de presse comme un article de journal : si vous lisez une liste de titres d'articles de journaux et de titres de communiqués de presse, vous ne pourrez probablement pas les distinguer. Lorsque vous rédigez le titre de votre communiqué de presse, pensez comme un journaliste et ayez le plus grand impact possible avec un espace limité.
• Utilisez le présent : même si quelque chose s'est déjà produit, un communiqué de presse doit en parler au présent, en particulier dans le titre. Au lieu de "La société X a embauché un nouveau PDG", remplacez-la par "La société X embauche un nouveau PDG".
• Évitez le langage de vente : il peut être tentant d'encourager les gens à acheter quelque chose à votre entreprise dans un communiqué de presse. Cependant, les communiqués de presse sont destinés à partager des informations et non à promouvoir des produits. Si vous partagez des informations sur le lancement d'un nouveau produit, votre titre doit expliquer pourquoi le produit est important, et non pourquoi quelqu'un devrait l'acheter.

4. Rédigez un paragraphe de résumé

Chaque communiqué de presse comprend un paragraphe de synthèse placé après le titre. Ceci résume brièvement votre annonce. De plus, la plupart de ces paragraphes de résumé contiennent entre une et cinq phrases. Certains sont même formatés sous forme de puces.

Ce petit paragraphe est essentiel car il aide les lecteurs à comprendre immédiatement s'il faut interagir avec le communiqué de presse ou passer à autre chose pour trouver quelque chose qui correspond mieux à leurs besoins. Cela peut également aider les journalistes occupés à comprendre pourquoi votre communiqué de presse est important et à décider s'ils veulent le couvrir.

Voici un exemple de ce à quoi ressemble un bon paragraphe de résumé, tiré d'un récent communiqué de presse de Ford :

Vous remarquerez que Ford inclut un résumé d'une phrase en italique pour l'aider à se démarquer.

Envisagez d'écrire ce paragraphe en dernier pour vous assurer qu'il reste un résumé. De cette façon, vous n'incluez aucune nouvelle information.

L'ajout d'un ou deux mots-clés dans ce paragraphe peut également être utile, selon la longueur de votre résumé. Il est facile d'oublier le nom de votre entreprise dans un titre, alors assurez-vous qu'il figure dans le résumé si vous ne le faites pas.

Enfin, avec une quantité limitée d'informations à inclure, assurez-vous que chaque phrase est aussi claire et concise que possible. Vous n'avez que quelques phrases pour convaincre vos lecteurs que votre communiqué de presse vaut leur temps.

5. Inclure la ville, l'état, le mois, le jour et l'année

Bien que les communiqués de presse soient destinés à un large public, il est également important de les lier à votre situation géographique. Cela signifie inclure vos informations de localisation. Lorsque vous écrivez votre communiqué de presse, ajoutez la ville, l'état, le mois, le jour et l'année de publication.

Voici un exemple tiré du même communiqué de presse de Ford :

Ces informations ajoutent du contexte à votre communiqué de presse et aideront le lecteur à savoir quand l'information est sortie. De plus, la ville actuelle et la date de publication aident les lecteurs à reconnaître le communiqué de presse comme récent et pertinent.

6. Rédigez votre premier paragraphe

Le premier paragraphe, également connu sous le nom de "lead" du communiqué de presse, doit contenir l'objectif principal de votre communiqué de presse.

Il y a six éléments que vous devez inclure ici :

• Qui : De qui parle le communiqué de presse ? Qui est l'entreprise, ou les principaux acteurs impliqués dans ce document ?
• Quoi : Quel est le sujet du communiqué de presse ? Pourquoi les lecteurs devraient-ils s'en soucier ?
• Pourquoi : Pourquoi envoyez-vous le communiqué de presse ? Comment cela affecte-t-il vos clients ou vos lecteurs ?
• Quand : Quand le sujet du communiqué de presse se déroule-t-il ?
• Où : Où est située votre entreprise ? S'il y a un événement dont les gens ont besoin d'être informés, où se déroule-t-il ?
• Comment : comment le sujet de votre communiqué de presse apporte-t-il de la valeur ? Comment aide-t-il vos lecteurs ?

L'inclusion de ces informations orientera mieux le lecteur et l'aidera à comprendre le but de votre communiqué de presse.

Découvrez comment la NASA inclut tous ces éléments dans un communiqué de presse publié le 11 décembre 2022 :

La Nasa répond à chaque question :

• OMS? Le vaisseau spatial Orion de la NASA
• Quoi? Splashdown du vaisseau spatial Orion
• Pourquoi? Montre la progression de la mission de retour sur la Lune
• Quand? 11 décembre 2022 à 9 h 40 HNP
• Où? Océan Pacifique, à l'ouest de la Basse-Californie
• Comment? annonce une mission spatiale record

7. Développer le corps du communiqué de presse

Le corps de votre communiqué de presse doit développer le contenu du premier paragraphe. Chaque paragraphe ne doit pas comporter plus de trois ou quatre phrases. Divisez le corps en conséquence, mais assurez-vous que chaque paragraphe est cohérent et découle bien du paragraphe précédent.

Dans ces paragraphes, vous partagerez des faits sur le sujet de votre communiqué de presse. Par exemple, si vous annoncez un nouveau produit, vous partagerez des détails sur ses fonctionnalités. Cependant, si vous embauchez un nouveau PDG, vous partagerez des informations générales sur la nouvelle personne.

Le corps d'un communiqué de presse doit inclure une citation, si possible. S'il y a quelqu'un d'important qui peut offrir un commentaire pertinent et précieux, vous devriez l'ajouter. Cela donnera à vos lecteurs une vision objective de votre communiqué de presse et, si vous citez des experts, rendra votre communiqué de presse crédible.

Considérez cet exemple tiré d'un communiqué de presse d'American Airlines. La compagnie aérienne a déménagé dans un nouveau terminal à l'aéroport JFK et a obtenu une citation du gouverneur de New York :

Vous pouvez également envisager d'ajouter du contenu multimédia supplémentaire comme des photos ou des vidéos. Cependant, vous devez limiter cela à deux éléments de contenu. Dans certains cas, comme si vous envoyez votre communiqué de presse par e-mail, il peut être préférable d'inclure un lien vers la source au lieu de l'insérer dans le communiqué de presse. Par exemple, incluez un lien vers une vidéo que le lecteur peut trouver sur YouTube au lieu d'augmenter la taille de votre communiqué de presse.

8. Enveloppez-le avec un dernier paragraphe convaincant

Considérez votre dernier paragraphe comme un espace pour vos remarques de clôture. Si vous lancez un nouveau produit, placez les produits disponibles ici. Vous pouvez également mettre la marque du produit et toute information pertinente que vous pourriez avoir qui ne rentre pas dans le corps.

Ce paragraphe devrait donner à votre lecteur toutes les informations dont il a besoin pour comprendre les « prochaines étapes ». Même si ces détails indiquent où trouver votre événement à venir ou comment contacter votre nouveau responsable des ressources humaines.

9. À propos de la société (informations standard)

Après les paragraphes du corps, vous devez ajouter les informations sur votre entreprise, appelées passe-partout. C'est là que vous pouvez partager certains des mérites et des réalisations de votre entreprise, mais ne le faites pas trop longtemps, car cela vous ferait courir le risque de donner l'impression que vous vendez difficilement votre entreprise.

Les informations standard sont conçues pour donner aux journalistes des informations générales qu'ils peuvent inclure dans leurs écrits sur votre entreprise. Cela donnera à leurs lecteurs plus de contexte et contribuera à rendre votre entreprise plus professionnelle et reconnaissable. Les informations standard changent rarement, vous pouvez donc utiliser le même texte encore et encore. Il suffit de revérifier son exactitude à chaque fois au cas où quelque chose aurait changé.

Voici un exemple tiré du même communiqué de presse d'American Airlines :

Remarquez comment il comprend des informations sur les compagnies pour American Airlines et British Airways. En effet, le communiqué de presse concerne les deux sociétés. Si vous écrivez un communiqué de presse sur un partenariat commercial, vous devez inclure des informations passe-partout pour toutes les entreprises impliquées.

10. Ajoutez vos informations de contact actuelles

Après avoir lu votre communiqué de presse, des journalistes ou des clients potentiels voudront peut-être savoir comment vous contacter. C'est pourquoi il est crucial d'inclure vos coordonnées actuelles dans votre communiqué de presse.

Pour de meilleurs résultats, indiquez votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et un lien vers le site Web et les profils sociaux de votre entreprise. Assurez-vous que les informations que vous incluez sont à jour afin que les gens n'aient jamais de difficulté à vous contacter.

11. Attachez-le avec un arc

À la fin de votre communiqué de presse, vous devez inclure le mot FIN ou trois signes dièse (###). Cela indiquera à vos lecteurs qu'ils ont atteint la fin et que rien d'autre ne vient.

Conseils rapides pour de meilleurs communiqués de presse

Avec une compréhension de la structure globale du communiqué de presse, vous serez mieux équipé pour reconnaître un bon communiqué de presse lorsque vous en verrez un. Pour rendre vos communiqués de presse encore meilleurs, voici quelques conseils supplémentaires :

1. Écriture

• Écrivez à la troisième personne : à moins que vous n'utilisiez une citation directe, les mots « je », « nous » et « vous » n'ont pas leur place dans les communiqués de presse. Une voix professionnelle est essentielle et rendra votre communiqué de presse plus autoritaire.
• Écrivez à vos lecteurs : les communiqués de presse sont destinés aux lecteurs. Mettez-vous à leur place pour mieux comprendre leur point de vue et leurs préoccupations.
• Soyez bref : les communiqués de presse doivent être d'une page ou entre 400 et 500 mots.
• Ne tournez pas autour du pot : Un communiqué de presse n'est pas l'endroit idéal pour une communication inefficace. Vous exprimez clairement votre point de vue et supprimez tous les mots, phrases ou approches qui ne clarifient pas immédiatement votre point de vue.
• Gardez les adjectifs au minimum : Les adjectifs sont gênants et difficiles à lire. Limitez-les pour des communiqués de presse plus clairs et plus efficaces.
• Gardez-le objectif : les lecteurs réagissent mieux à un communiqué de presse qui donne les détails nécessaires sur un produit/événement sans le surévaluer. Plus votre communiqué de presse sera objectif et neutre, mieux ce sera.
• Débarrassez-vous du jargon : le jargon rend votre communiqué de presse difficile à comprendre et inaccessible à de nombreux lecteurs. Découpez-le autant que possible.
• Relisez et corrigez attentivement : lisez attentivement votre communiqué de presse pour éviter des erreurs coûteuses. Les fautes d'orthographe, de grammaire ou factuelles peuvent donner à votre communiqué de presse un aspect peu professionnel. Avant de publier, lisez le communiqué de presse à haute voix pour vous assurer qu'il sonne correctement.

2. Répartition

• Ne pas syndiquer : Autrefois la méthode préférée de distribution des communiqués de presse, la syndication est maintenant morte. Alors que certaines marques dépensent des milliers de dollars chaque mois pour diffuser leurs communiqués de presse, des experts comme Time Grice en sont venus à dire qu'il n'y a "aucune valeur dans la syndication de communiqués de presse à des fins de référencement". Au lieu d'adopter cette approche, partagez votre communiqué de presse avec les médias locaux. Vous bénéficierez d'un meilleur retour sur investissement et vos communiqués de presse auront plus de succès.
• Suivi par téléphone ou par e-mail : Une fois que vous avez envoyé vos communiqués de presse à vos médias locaux, faites un suivi par téléphone ou par e-mail. Cette touche personnelle peut aider à cimenter votre communiqué de presse sur le radar d'un journaliste et à faciliter sa mémorisation.
• Publiez sur votre site Web : bien que le partage avec les médias publics soit l'objectif des communiqués de presse, vous devez également les publier sur votre propre site. De nombreuses entreprises créent une page « actualités » dédiée pour toutes leurs informations dignes d'intérêt ou adaptent leurs communiqués de presse pour les publier sur leur blog.

3. Optimisation

• Inclure des mots-clés pertinents : ces mots-clés doivent être consultables et pertinents pour votre communiqué de presse.
• Ne surchargez pas : exagérer les mots-clés donnera à votre communiqué de presse une impression de spam et de densité, ce que vous ne voulez pas. Ne surchargez pas ou vous risquez d'éteindre vos lecteurs.
• Utilisez le multimédia : les éléments multimédias, comme les vidéos ou les images, peuvent être fantastiques pour améliorer votre communiqué de presse. Utilisez-les avec parcimonie, cependant, afin de ne pas submerger le texte.

De meilleurs communiqués de presse commencent ici

Savoir ce qu'il faut pour rédiger un bon communiqué de presse peut vous donner un meilleur contrôle sur votre image de marque. Que vous les écriviez en interne ou que vous engagiez quelqu'un d'autre pour le faire, comprendre ce que vous recherchez peut conduire à plus de succès.

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