Comment rédiger une lettre de proposition pour n'importe quel cas d'utilisation [+ Modèles]

Qu'est-ce qu'une lettre de proposition ?

Une lettre de proposition est conçue pour inciter le destinataire à lire votre proposition dans son intégralité. Il peut être formel ou informel et couvre généralement l'énoncé du problème, les objectifs, la solution proposée et les prochaines étapes. Il peut également inclure des détails sur le budget ou le calendrier du projet.

Les lettres de motivation sont envoyées avec tous les types de propositions, y compris :

• Propositions commerciales

• Plans d'affaires

• Accords de partenariat d'affaires

• Réponses aux appels d'offres

• Propositions de renouvellement de projet ou de service

• Collaboration interne et propositions de projets

• Propositions de subventions

• Propositions de recherche

• Propositions de sponsoring

Pourquoi avez-vous besoin d'une lettre de proposition

Voici des raisons importantes pour lesquelles vous ne devriez pas sauter la lettre :

• Donnez le ton - Votre lettre de proposition préparera le terrain pour la proposition. Il peut faire allusion aux résultats que le client potentiel recevra ou il pourrait couvrir les exigences de la DP qui ont été satisfaites.

• Fournir un contexte - Une lettre de proposition fournit un contexte pour expliquer pourquoi la proposition est envoyée. Ceci est utile que la proposition ait été sollicitée ou non, car vous donnez au lecteur une raison d'être dans sa boîte de réception.

• Mettez en surbrillance les domaines clés de la proposition - Vous pouvez utiliser la lettre pour faire ressortir tous les détails que vous souhaitez, qu'il s'agisse d'un témoignage, d'un résultat client moyen, d'une promotion à bas prix, d'une opportunité de marché ou de tout ce qui excitera le plus votre lecteur.

• Encouragez le destinataire à lire la proposition dans son intégralité - En fin de compte, une excellente lettre de proposition devrait servir de passerelle. Il donne suffisamment d'informations pour convaincre le lecteur de vous accorder toute son attention et d'examiner l'ensemble de la proposition.

5 étapes pour rédiger une lettre de proposition

Utilisez ces 5 étapes simples pour rédiger la lettre de motivation parfaite.

Pour de meilleurs résultats, vous devez rédiger votre proposition avant d'écrire la lettre. De cette façon, vous aurez déjà fait vos recherches sur le projet potentiel, le client ou l'idée d'entreprise.

1. Connaissez vos objectifs

Avant de commencer à écrire, prenez du recul et réfléchissez vraiment à ce que vous essayez d'accomplir. Essayez-vous d'attirer l'attention d'un client potentiel dont vous savez qu'il sera difficile à vendre ? Avez-vous besoin de montrer au lecteur que vous avez adhéré aux directives strictes décrites dans un appel d'offres gouvernemental ? Ou, informez-vous simplement la personne que la proposition est prête à être examinée ?

Connaître vos objectifs vous permettra de prendre les bonnes décisions aux étapes 2, 3 et 4 ci-dessous.

2. Déterminer le format et le niveau de formalité

Ensuite, il est important de choisir le bon format et le bon style pour votre lettre.

Dans ce monde numérique, les lettres de proposition écrites ou imprimées sont très démodées. Il est préférable d'utiliser un logiciel de proposition, qui vous permet de stocker des modèles d'e-mail, des modèles de proposition, de personnaliser les éléments selon vos besoins, de notifier et de rappeler automatiquement aux destinataires de signer votre proposition, de suivre les vues, etc.

En ce qui concerne le style, assurez-vous d'écrire dans la voix de votre marque. La formalité de votre style d'écriture doit également correspondre à votre secteur d'activité et aux attentes du destinataire.

Dans la plupart des scénarios commerciaux, plus votre proposition est longue, complexe et formelle, plus votre lettre de proposition sera longue, complexe et formelle.

3. Commencez avec un modèle ou un exemple

L'étape suivante consiste à trouver un modèle ou un exemple de lettre qui vous aidera à guider votre processus d'écriture. Ceci est particulièrement utile si vous envoyez une lettre de proposition pour la première fois et que vous ne savez pas exactement quoi inclure.

En dessous de ces étapes, vous trouverez 3 modèles de lettre de proposition pour différents cas d'utilisation et un exemple de lettre pour chacun.

Bien sûr, vous pouvez également vous rendre sur Google images et rechercher le type exact de lettre de proposition que vous écrivez afin de trouver des tonnes d'exemples.

4. Créez la lettre

Il est maintenant temps d'écrire !

La plupart des lettres de proposition doivent toucher tous ces points (dans l'ordre):

• Salutation pour le destinataire

• Déclaration de gratitude ou d'enthousiasme pour le partage de la proposition

• Le problème et les objectifs du client ou du projet

• La solution que vous proposez et les détails clés

• Pourquoi votre entreprise est apte à vous aider

• Prochaines étapes

• Votre signature

Pendant que vous écrivez, faites de votre mieux pour faire correspondre le style et le ton que vous avez choisis, mais vous pouvez toujours l'ajuster à la perfection pendant que vous modifiez.

5. Relisez avant d'envoyer

La lettre de proposition est votre première impression. Faites-le correctement et il y a de fortes chances que le destinataire lise votre proposition. Si vous vous trompez, ils pourraient même ne jamais ouvrir votre proposition. C'est pourquoi il ne faut pas se précipiter. Relisez votre lettre de proposition 2 à 3 fois, et à des jours différents si votre date limite le permet.

Passons maintenant aux modèles et aux exemples de lettre de proposition !

Modèle de lettre de proposition #1 (Pitch de vente)

Bien qu'il existe de nombreux types de propositions, les argumentaires de vente sont probablement le type le plus courant. Les gestionnaires de compte ou les cadres envoient des propositions aux clients potentiels et aux clients afin de présenter des services, des logiciels et d'autres solutions. Utilisez ce modèle pour vous aider à rédiger la lettre parfaite pour accompagner votre proposition.

Modèle #1

[Votre nom et prénom]

[Nom de l'entreprise ou de l'organisation]

[Date]

[Nom du destinataire]

[Entreprise du destinataire]

[Bonjour ou Cher (prénom du destinataire),]

[Utilisez la première phrase pour partager votre gratitude et/ou votre enthousiasme pour l'opportunité de soumettre une proposition.]

[Définissez le problème principal et les objectifs du client potentiel en une à trois phrases.]

[Décrivez la solution que vous proposez et pourquoi vous avez choisi cette approche en une à trois phrases.]

[Utilisez une phrase pour clarifier le prix de la solution proposée, ou si vous préférez garder le prix hors de la lettre, listez plutôt les livrables ou les délais spécifiques.]

[En une ou deux phrases, décrivez pourquoi votre entreprise est la mieux adaptée pour mettre en œuvre la solution ou comment vous avez réalisé des projets similaires.]

[Dites au client potentiel les prochaines étapes à suivre, comme lire et signer la proposition.]

[Votre approbation et votre signature]

Exemple 1

Jane Doe

Logiciel d'as

Salut Alex,

Merci de m'avoir donné l'occasion de partager cette proposition avec vous.

Votre petite mais puissante équipe marketing a du mal à publier rapidement du contenu, compte tenu de sa capacité limitée. Les choses restent bloquées dans la colonne de révision pendant trop longtemps, et les logiciels de gestion de projet classiques signifient que votre équipe recherche constamment des actifs, copie et colle du contenu et ne respecte pas les délais de campagne.

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Veuillez lire la proposition et la signer lorsque vous serez prêt. Ou, laissez-moi savoir si vous avez des questions sur ce qui est inclus.

Nous avons hâte de travailler avec vous!

Jane Doe

Compte executif

Logiciel d'as

Modèle de lettre de proposition #2 (Devis de projet)

Lorsque vous soumettez une proposition ou un devis pour un grand projet, vous devrez probablement adopter une approche plus formelle avec votre lettre de proposition. Ce modèle et cet exemple sont parfaits si vous répondez à un appel d'offres pour une agence gouvernementale ou une autre organisation.

Modèle #2

[Votre nom et prénom]

[Nom de l'entreprise ou de l'organisation]

[Date]

[Nom du destinataire]

[Entreprise du destinataire]

[Bonjour ou Cher (prénom et nom du destinataire)]

[Dans le premier paragraphe, précisez pourquoi vous soumettez une proposition et à qui. En règle générale, vous mentionnerez l'entité qui a envoyé une DP et le titre, le sujet ou le numéro de la DP.]

[Décrivez le contenu principal et les exigences de la DP en trois à cinq phrases.]

[Décrivez la portée des services décrits dans votre proposition en trois à cinq phrases.]

[Offrez le prix et le calendrier du projet proposé en une ou deux phrases.]

[Clarifiez qui le destinataire doit contacter pour toute question ou demande de révision de proposition.]

[Votre approbation et votre signature]

Exemple #2

Jane Doe

Construction d'as

13 juillet 2023

Alex Ross, ingénieur civil principal

N'importe où, Californie

Cher Monsieur Alex Ross,

Merci de m'avoir donné l'opportunité de soumettre cette proposition. Ace Construction répond à l'appel d'offres pour la construction d'un terrain de jeux et d'un parc pour Sunny Park demandé par la ville de Anywhere, en Californie.

L'appel d'offres de Sunny Park sollicite des soumissions d'entrepreneurs expérimentés dans la construction de parcs, la conception et la construction de terrains de jeux, l'aménagement paysager et l'aménagement paysager. L'appel d'offres nécessite une licence CSLB active et le respect du budget alloué.

Notre proposition est entièrement conforme à tous les aspects de l'appel d'offres de Sunny Park. Nous proposons la construction de trois aires de pique-nique ombragées, deux aires de jeux pour enfants d'âges différents (12 mois à 4 ans et 5 à 12 ans), un terrain de jeux pour divers sports familiaux informels, un aménagement paysager avec des matériaux locaux et aménagement paysager avec des plantes résistantes à la sécheresse.

Le prix estimé du projet pour l'ensemble de la conception et de la construction décrites dans notre proposition est de 900 000 $, et nous prévoyons de livrer le projet achevé en trois phases afin que les nouvelles fonctionnalités du parc soient disponibles pour un usage public dès que possible.

Si vous avez des questions sur le contenu de cette proposition, veuillez me contacter directement.

Merci pour votre considération,

Jane Doe

Directeur des opérations commerciales, Ace Construction

(555) 555-1234

Modèle de lettre de proposition #3 (Partenariat commercial)

Lorsque vous rédigez une lettre pour présenter une proposition de partenariat commercial, le niveau de formalité dépendra beaucoup de la personne ou de l'entité à laquelle vous vous adressez et de votre degré de connaissance. Qu'il soit formel ou informel, le modèle suivant vous aidera à couvrir vos bases.

Gardez à l'esprit que ce modèle peut être facilement modifié pour s'adapter aux propositions de projets internes et aux plans d'affaires.

Modèle #3

[Votre prénom et votre nom complet]

[Nom de l'entreprise ou de l'organisation]

[Date]

[Nom du destinataire]

[Entreprise du destinataire]

[Bonjour ou Cher (prénom et nom du destinataire)]

[Commencez votre lettre de proposition avec une description en une phrase de la raison pour laquelle vous êtes enthousiasmé par le potentiel de travailler avec l'autre personne ou pourquoi vous pensez qu'elle sera intéressée par l'opportunité.]

[Décrivez l'opportunité de marché, le public cible et l'analyse des écarts concurrentiels en deux à quatre phrases.]

[Décrivez comment votre entreprise rivalisera pour gagner en deux à quatre phrases.]

[Décrivez le type de société que vous proposez en une phrase (société en nom collectif, société en commandite, etc.)]

[Clarifiez les prochaines étapes que vous aimeriez que le destinataire suive, comme lire et signer la proposition ou programmer un appel avec vous pour passer en revue toutes les questions.]

[Votre approbation et votre signature]

Exemple #3

Jane Doe

As du démarrage

Salut Alex,

Je suis ravi de vous envoyer cette proposition de partenariat commercial, car je sais que cette industrie est faite pour vous. Avec votre expérience et mon public, je crois que nous pourrons faire de grandes choses ensemble.

Le marché des aliments surgelés végétaliens destinés aux consommateurs directs regorge de produits coûteux qui coûtent de 8 à 11 dollars par portion et sont systématiquement décrits comme « non rassasiants » dans les critiques. Ce n'est pas étonnant : 400 calories ne suffisent pas pour le dîner.

Sur la base de mes recherches, je pense que nous pouvons satisfaire les besoins (et les estomacs) des végétaliens occupés en fournissant des produits à cuisson rapide avec des options de recettes qui peuvent être facilement combinées avec des ingrédients frais à portée de main. Cela réduira la taille de nos emballages, nos coûts et nos frais d'expédition, tout en permettant aux consommateurs d'adapter facilement les recettes à leurs propres goûts et tailles de portions typiques.

Je propose une société en nom collectif, où nous investissons des quantités égales de temps et d'argent, et partageons également les gains ou les pertes potentiels.

Veuillez examiner cette proposition dans son intégralité et fixons un rendez-vous la semaine prochaine pour passer en revue tous les détails.

Meilleur,

Jane Doe

Écrivez avec votre voix de marque unique et la formalité appropriée. Encouragez le destinataire à lire la proposition et à clarifier les prochaines étapes que vous souhaitez qu'il entreprenne. Obtenez ces choses correctement, et vous fermerez cette proposition en un rien de temps.