3 avantages de l'adoption de l'automatisation des flux de travail pour les cabinets d'avocats

L'automatisation des processus, en particulier des processus de routine, peut transformer votre cabinet d'avocats en faisant gagner du temps aux professionnels du droit sur les tâches administratives.

Bien que l'automatisation des processus ne soit pas nouvelle, elle est nouvelle pour de nombreux acteurs du secteur juridique, qui ont traditionnellement été réticents à adopter de nouvelles technologies dans le passé. Aujourd'hui, cependant, de plus en plus de cabinets d'avocats choisissent d'automatiser les tâches.

Selon l'enquête Legal Management Survey* de Capterra en 2021, 74 % des cabinets d'avocats ont déjà tenté d'automatiser des tâches routinières ou administratives.

La plupart des cabinets qui ont décidé d'automatiser les tâches déclarent avoir constaté des améliorations des processus et de l'efficacité au sein de leurs cabinets d'avocats.

Examinons trois avantages que les professionnels du droit comme vous rapportent tirer de l'automatisation, et comment vous pouvez tirer des avantages similaires en utilisant un logiciel de gestion de cabinet juridique, un logiciel de gestion de documents juridiques et un logiciel de facturation juridique.

1. Passez plus de temps à pratiquer le droit

Lorsqu'il s'agit d'intégrer l'automatisation dans votre entreprise, Gartner recommande de cibler d'abord les éléments de travail à faible risque et à volume élevé (recherche complète disponible pour les clients).

Et la plupart de ces éléments de travail à faible risque et à volume élevé seront probablement des tâches administratives routinières qui prennent beaucoup de temps à un avocat. En fait, 86 % des avocats déclarent consacrer trop de temps à des tâches administratives et pas assez de temps à la pratique du droit.

En automatisant les tâches, telles que l'accueil des clients, la planification et l'attribution de tâches aux équipes et aux individus, vous pouvez faire gagner du temps à votre entreprise et offrir à vos clients une meilleure expérience, ce qui leur fait également économiser de l'argent.

"Les exigences en matière d'heures facturables récompensent l'inefficacité", a déclaré Tim Nitsch, avocat et associé chez KCO Legal, Inc. à Naperville, Illinois. "... L'automatisation sera la voie à suivre pour que les cabinets d'avocats deviennent plus efficaces et rentables."

Formulaire d'admission de nouveaux clients sur PracticePanther Legal Software ( Source )

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2. Gagnez du temps avec la gestion des documents

La documentation, en particulier dans le secteur juridique, est primordiale. Sans documents appropriés et organisés, un cabinet d'avocats peut s'effondrer et perdre la confiance de ses clients.

Les professionnels du droit comprennent l'importance d'une bonne gestion des documents, c'est pourquoi la rédaction de documents (39 %) et le stockage/classement de documents (34 %) figurent parmi les trois principales tâches que les cabinets d'avocats souhaitent automatiser en premier.

Et pour cause : la gestion des documents, bien qu'importante, peut être fastidieuse et particulièrement sujette aux erreurs humaines.

"Non seulement l'automatisation donne aux cabinets d'avocats plus de temps pour se concentrer sur leurs services de base, mais elle aide également à réduire les erreurs d'organisation et de classement [des documents]", a déclaré Nachum Balofsky, représentant marketing des cabinets d'avocats de Cibik & Cataldo.

En utilisant un logiciel de gestion de documents, vous numérisez votre système de classement pour laisser moins de place à l'erreur et faciliter la recherche du document que vous recherchez.

Facilite précisément l'approbation des contrats par les utilisateurs ( Source )

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3. Soyez payé le bon montant, à temps

Les avocats non rémunérés sont des avocats mécontents. En automatisant certains flux de travail de facturation et de facturation de routine, vous pouvez faire gagner du temps à votre service comptable et vous assurer que vos avocats sont payés comme ils le méritent.

Quarante-cinq pour cent des cabinets d'avocats déclarent que la facturation est la principale tâche qu'ils souhaitent automatiser. Et heureusement pour eux, c'est assez facile à faire.

Cela réduit la marge d'erreur humaine, ce qui rend à la fois les avocats et les clients heureux.

N'oubliez pas que l'automatisation n'est pas une solution éternelle : quelles que soient les tâches que vous choisissez d'automatiser, elles doivent être surveillées et ajustées au besoin.

"Il n'y aura jamais de 'réglez-le et oubliez-le' - et il ne devrait pas y en avoir", a déclaré Rick DeMedeiros, fondateur de DeMedeiros Injury Law à Atlanta. "Les décideurs doivent toujours vérifier pour s'assurer que l'automatisation devient un atout solide et non un handicap."

Configuration de la facturation récurrente dans Rocket Matter ( source )

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Automatisation pour tous les budgets

L'automatisation peut augmenter la productivité de votre cabinet d'avocats, alors pourquoi n'y a-t-il pas plus de cabinets d'avocats qui sautent dans le train de l'automatisation ? L'un des principaux obstacles à l'automatisation est le prix : 46 % des cabinets d'avocats déclarent ne pas automatiser les tâches car les solutions sont trop coûteuses.

Il n'est peut-être pas réaliste pour votre cabinet d'avocats d'automatiser chacun de vos flux de travail, c'est pourquoi il est important de choisir avec soin et de comprendre vos différentes options logicielles.

Avant d'investir dans un logiciel d'automatisation :

1. Déterminez vos besoins
2. Déterminez votre budget
3. Déterminez votre approche (par exemple, allez-vous investir dans une suite logicielle ou à la carte ?)

Par exemple, vous n'avez pas besoin d'investir dans des solutions distinctes pour un logiciel de gestion de cabinet juridique, un logiciel de gestion de documents juridiques et un logiciel de facturation juridique. Ils ont tendance à se chevaucher un peu, mais viennent avec quelques différences.

Les logiciels de gestion de cabinet d'avocats ont tendance à être une solution fourre-tout, offrant entre autres des fonctionnalités de gestion de cas, de facturation juridique et de gestion de documents. Cependant, ces solutions ont également tendance à être plus coûteuses, ce qui n'a peut-être pas de sens pour le budget de votre cabinet d'avocats.

Les logiciels de gestion de documents juridiques et les logiciels de facturation juridique, quant à eux, offrent des fonctionnalités plus ciblées et ont tendance à être plus abordables pour les petites entreprises ou les petits budgets. Si vous n'avez pas besoin d'une solution qui fait tout, vous choisirez peut-être de concentrer vos efforts d'automatisation uniquement sur la facturation ou uniquement sur la gestion des documents.

Avant d'automatiser, comme pour l'adoption de toute nouvelle technologie, vous devez comprendre les besoins de votre entreprise et réfléchir de manière critique aux tâches que vous souhaitez automatiser et à l'impact de l'automatisation sur les flux de travail associés.

Si vous commencez tout juste à envisager l'automatisation pour votre cabinet d'avocats et que vous vous retrouvez submergé par les possibilités, n'oubliez pas qu'il est acceptable de commencer petit et d'automatiser progressivement plutôt que tout à la fois.

En fait, c'est encouragé.

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Méthodologie

L'enquête sur la gestion juridique 2021 de Capterra a été menée en mai 2021 auprès de 401 professionnels du droit (dont 240 avocats) pour en savoir plus sur l'automatisation, la sécurité et d'autres pratiques des cabinets d'avocats. Les répondants ont été présélectionnés pour un emploi à temps plein dans des cabinets d'avocats de petite taille (1 à 14 avocats) et de taille moyenne (15 à 49 avocats). L'enquête excluait les praticiens seuls sans employés.

Remarque : Les applications sélectionnées dans cet article sont des exemples pour montrer une fonctionnalité dans son contexte et ne sont pas destinées à être des recommandations ou des recommandations. Ils ont été obtenus à partir de sources considérées comme fiables au moment de la publication.