Comment faire fonctionner un horaire de travail de 8 heures

Au cours des 10 dernières années, nous avons vu des articles et des experts parler de l'avenir des horaires de travail des indépendants. Que le travail que nous faisons est en train de changer, et les travailleurs du savoir en particulier, ne voient aucun avantage à une journée de travail de 8 heures qui a été inventée pour les ouvriers d'usine. Cependant, il y a encore des travailleurs qui ne peuvent pas respecter les journées de travail de 3 à 4 heures. La structure qui vient avec un 9 à 5 fonctionne en fait pour un grand nombre de personnes.

Aujourd'hui, nous sommes ici pour jeter un éclairage plus positif sur le 9 à 5, pourquoi cela fonctionne mieux pour certains (y compris moi-même) et comment vous pouvez créer votre propre horaire de travail de 8 heures qui apporte tout autant d'équilibre et la liberté comme étant flexible.

Ce qui rend les horaires de travail flexibles si populaires

Bien qu'il y ait des fidèles dans les camps de 9 à 5 et d'horaires flexibles, ce dernier semble généralement plus attrayant. Et à juste titre :

• Vous pouvez créer votre propre horaire;
• Vous n'avez pas à forcer la productivité pendant 8 heures d'affilée ;
• La journée de travail semble plus courte ;
• Vous avez l'impression d'être le maître de votre temps.

Et bien que tout cela soit vrai, cela ne signifie pas que les heures de travail traditionnelles sont une antiquité qui ne fonctionne plus. La flexibilité des horaires donne plus de liberté et de latitude à ceux qui savent gérer leur temps de main de maître. Tandis qu'un « 9 à 5 » convient à ceux qui ont besoin de limites claires entre le travail et la vie personnelle et qui ne peuvent pas compter entièrement sur leur motivation personnelle.

À la défense du « 9 à 5 »

Bien sûr, nous ne sommes pas là pour nous faire l'avocat du diable. Pour certaines personnes, le modèle de travail traditionnel ne fonctionne tout simplement pas, et c'est parfaitement bien. Nous sommes ici pour présenter un cas à tous ceux qui trouvent que le « 9 à 5 » leur convient mieux qu'un horaire flexible.

Voici les principaux avantages d'un horaire de travail classique de 8 heures :

1. La concentration est plus facile à maintenir
2. Vos limites sont plus claires
3. Les gens savent exactement quand vous joindre
4. Il y a moins d'heures supplémentaires
5. Votre équilibre travail-vie est meilleur

À présent. Laissez-nous plonger dans un peu plus de détails pour chacun d'eux.

1. La concentration est plus facile à maintenir

Personnellement, je trouve difficile de travailler 3 heures, puis de faire une pause d'une heure ou deux, de faire des courses, puis de replonger directement dans un autre bloc de 3 heures de travail au bureau. Lorsque j'ai essayé d'être indépendant selon un horaire plus flexible, j'ai immédiatement eu des flashbacks de l'époque où j'étais enseignant.

Ma journée d'enseignement consistait en 5 heures d'enseignement réel, entrecoupées de «pauses» obligatoires pendant que les étudiants suivaient d'autres cours. Dans ces cas, je remplissais mon temps en notant des tests, en aidant au travail administratif ou en rédigeant des plans de cours.

Ce qui se passerait généralement, c'est que j'obtiendrais 25% des tests de notation lorsque j'étais censé aller en classe et «passer» en mode enseignement. Cela signifiait se concentrer sur un type de tâche complètement différent et s'assurer que je ne gaffais pas alors que j'essayais d'entrer dans la zone. Et après ces 45 minutes, j'étais de retour dans la salle des professeurs, la tête bourdonnant des questions des enfants, des exemples de manuels et des impressions, essayant à nouveau de me concentrer sur la notation des devoirs. Cela me ralentirait énormément et je finirais par ramener mon travail à la maison.

Bref, je changeais de contexte dès que j'entrais dans la zone. Et à chaque nouvelle tâche, j'avais besoin de temps pour me concentrer, car elles étaient de nature si différente.

Pour moi, cela aurait été bien mieux si je pouvais avoir tous mes cours, à la suite, avec une pause déjeuner, et pouvoir ensuite faire d'autres travaux, ou rentrer chez moi.

Comment une journée de travail de 8 heures aide à changer de contexte

Avec un «bloc» de temps aussi important, pour l'appeler, vous savez que vous avez tout ce temps pour terminer les tâches de la journée. Vous ne prévoyez pas le moment où vous devrez arrêter de travailler pour aller à la banque, faire les courses ou préparer le déjeuner. Et une fois que vous avez terminé vos courses, le retour à votre "mode bureau" nécessitera un certain recentrage, ce qui vous coûtera essentiellement du temps.

Note : Changer de contexte d'un type de travail à un autre est parfois inévitable, comme devoir aller payer ses factures pendant le temps de travail à cause des horaires de travail de la banque. Cependant, un horaire flexible implique que votre environnement de travail changera avec chaque nouvelle tâche tout au long de la journée. Et pour entrer dans la zone pour chaque tâche différente signifie qu'au début de chaque nouvelle tâche, vous passez du temps à essayer de vous concentrer sur un contexte complètement nouveau.

2. Vos limites sont plus claires

Lorsque nous travaillons à des heures normales, dans un bureau, nous avons tendance à nous sentir plus détendus et impatients que l'horloge sonne la fin de la journée de travail. Et si vous êtes le genre de personne qui a du mal à quitter le travail à l'heure, alors un horaire de travail plus rigide est le moindre de deux maux.

Nous savons que le temps de travail est terminé et que notre cerveau commence à passer en mode "vie personnelle". À moins qu'il y ait besoin d'heures supplémentaires, le reste de la journée est libre pour d'autres activités.

Avec un horaire de travail flexible, vous n'avez jamais vraiment de "temps libre". Habituellement, une personne saupoudrerait ses tâches pendant la majeure partie de la journée, pour correspondre à son niveau d'énergie. Ce qui, en soi, est excellent pour la productivité, mais brouille vraiment la frontière entre le temps de travail et le temps libre. Vous ne pouvez jamais vous détendre complètement.

3. Les gens savent exactement quand vous joindre

Si vos heures de travail sont dispersées tout au long de la journée et que votre horaire change quotidiennement, votre disponibilité pour les autres changera également. Cela peut devenir un problème si vous informez vos amis et votre famille lorsqu'ils ne peuvent pas vous joindre, afin que vous puissiez travailler sans interruption.

Peut-être serez-vous libre 2 heures le matin le lundi, puis le mardi, une heure le matin, et 2 l'après-midi, puis encore une heure le soir, par exemple. Vous auriez besoin d'un moyen d'informer les clients, les amis et la famille sur une base hebdomadaire, ce qui nécessite plus d'efforts et de planification.

Donc, si les distractions extérieures sont un problème particulièrement important pour vous, une journée de travail de 8 heures fonctionnera mieux. Vous pouvez simplement définir votre statut sur "Absent", désactiver les notifications téléphoniques, mettre une pancarte sur la porte ou autre, jusqu'à ce que vous ayez fini de travailler. La disponibilité sera claire pour tout le monde autour de vous.

4. Il y a moins d'heures supplémentaires

Maintenant, nous avons mentionné comment le changement de contexte entraîne une certaine perte de temps. Il nous faut généralement 20 minutes pour entrer dans la zone avec une tâche spécifique. Et plus nous changeons de fois, plus il faut de temps pour se recentrer.

Tout ce temps perdu s'additionne à la fin de la journée, ce qui vous fait potentiellement prendre du retard au travail. Ou, un horaire laxiste rend les heures supplémentaires moins éprouvantes. Bientôt, vous vous retrouvez à travailler jusqu'aux petites heures de la nuit.

5. Votre équilibre travail-vie personnelle est meilleur

Or, l'équilibre global entre vie professionnelle et vie privée est un ensemble de nombreux facteurs différents. Mais ici, nous aborderons l'heure limite de travail. Naturellement, lorsqu'il y a moins d'heures supplémentaires et que vos limites sont plus claires, l'équilibre entre le travail et la vie est plus facile à maintenir.

• Avec une journée de travail de 8 heures, vous avez une heure limite claire ;
• Pas besoin d'être vigilant tout au long de la journée, en attendant le prochain bloc de temps de travail ;
• Moins de chances que d'autres activités "saignent" sur votre temps de travail (par exemple, une course à l'épicerie prend plus de temps que prévu et modifie tout votre emploi du temps);

Avec des heures de travail tachetées tout au long de la journée, il n'y a pas de véritables frontières. Vous pouvez faire vos tâches après le dîner, ou vous détendre en famille, ou après la gym. Activités habituellement réservées aux loisirs. En fractionnant le temps de travail, vous fractionnez également votre temps de repos, et les deux s'entremêlent, peu importe à quel point vous essayez de les équilibrer.

Personnellement, j'ai du mal à passer mes matinées lentement et régulièrement, à faire du café et du petit-déjeuner et, par exemple, à écrire dans un journal, au réveil. J'aime commencer mon travail dans les 15 minutes après m'être levé (puisque je travaille à distance), afin de pouvoir tout terminer à 15 heures.

L'impression que l'horloge sonne à 3h01 et que je sais que la journée de travail est terminée… il n'y a rien de mieux.

Alors, discutons de la façon dont vous pouvez rendre une journée de travail de 8 heures trépidante avec la productivité, et non une corvée à traverser.

Comment faire un horaire fonctionnel de 8 heures

Dans cette section, nous décrirons les étapes que vous pouvez suivre pour créer un emploi du temps productif couvrant 8 heures de travail consécutives.

Trouvez vos heures de travail optimales

Si vous en avez la possibilité, choisissez quand votre temps de travail de 8 heures aura lieu - que ce soit le matin ou l'après-midi.

Nous travaillons avec différents niveaux d'énergie. Je préfère commencer le travail à 7h du matin et finir à 15h car ma concentration baisse considérablement en fin d'après-midi. En même temps, j'ai des collègues qui travaillent mieux tard, car ils ont le temps de se reposer pendant la journée et de terminer d'autres activités.

Identifiez vos pertes de temps et résolvez-les

Gérer toutes les distractions qui se présentent à vous sera plus facile lorsque vous saurez ce qui vous dérange le plus.

Recevez-vous souvent des appels téléphoniques, des messages de chat ou d'autres notifications par téléphone ou application ? Êtes-vous coupable de procrastination via YouTube ou Instagram ? Les distractions sont-elles liées au travail ou personnelles ?

La façon dont vous gérez l'interruption dépendra de :

• Son type (professionnel ou personnel) ;
• Combien de temps cela vous distrait ;
• Combien de temps vous faut-il pour retrouver votre concentration par la suite ?
• S'il s'agit de quelque chose qui peut être géré avec une application (par exemple, une application de verrouillage du téléphone pour la mise au point).

Dans tous ces cas, vous devez d'abord passer une journée à travailler régulièrement, noter chaque fois que vous êtes distrait et analyser vos résultats à la fin. C'est l'un des meilleurs moyens d'identifier correctement vos pertes de temps.

Tenir une carte de pointage ou une feuille de temps

Une grande partie du maintien d'un 9 à 5 en bonne santé est la responsabilité. Dans ce cas, vous voulez avant tout être responsable envers vous-même.

Pour profiter de tous les avantages d'une journée de travail de 8 heures, vous devez savoir quand votre journée commence et quand elle se termine. C'est la seule façon de maintenir un équilibre travail-vie sain. Cela peut se faire de deux manières : tenir une feuille de temps ou tenir une feuille de temps.

Tenir une feuille de temps

Les fiches de pointage sont un moyen plus général de suivre votre temps. Vous vous connectez simplement lorsque vos heures de travail commencent et vous vous connectez à nouveau lorsqu'elles se terminent. Aussi simple que cela.

Le détail du reste de votre emploi du temps peut être géré dans une application de calendrier, une liste de tâches, une plateforme de gestion de projet, etc. Une carte de pointage peut alors ressembler à ceci :

La carte de pointage est destinée à noter le début et la fin de votre journée de travail de 8 heures et le nombre d'heures supplémentaires que vous avez. Tout est utilisé pour calculer combien vous gagnez par semaine. Clockify a également une calculatrice intégrée dans sa version navigateur, ce qui rend ce processus encore moins compliqué. Aucun téléchargement de logiciel séparé requis.

Tenir une feuille de temps

Cependant, si vous avez besoin d'une meilleure compréhension de votre emploi du temps, je ne saurais trop vous recommander une feuille de temps détaillée. L'option la plus pratique serait de conserver une feuille de temps numérique, car elle est facile à utiliser, permet de remplir automatiquement, de créer des modèles et, généralement, de gagner du temps.

Par exemple, Clockify vous permet de créer un horaire de travail de 8 heures de plusieurs manières.

• Si vous le faites directement à partir de l'application elle-même, vous pouvez créer une feuille de temps en fonction de votre travail quotidien sur chaque projet. C'est très bien si vos projets durent plus d'une semaine environ et que vous n'avez pas besoin d'un horaire horaire strict.

• Si vous souhaitez un cadre plus détaillé, vous pouvez choisir l'intégration de Google Calendar de Clockify (ou utiliser la vue de calendrier intégrée de l'application). Noter les tâches dans Google Agenda rend votre emploi du temps précis, et les blocs colorés vous donnent une idée immédiate du déroulement de votre journée – quelles tâches se répètent ou quand vous faites des pauses, par exemple.

Dans l'image ci-dessus, vous pouvez voir comment, même s'il s'agit d'un horaire de 8 heures, les tâches sont suffisamment variées pour justifier une journée productive, avec un changement de contexte raisonnable.

En prime, avec la minuterie Clockify dans le calendrier, vous pouvez chronométrer avec précision chaque tâche sur le calendrier.

Les fiches de pointage et les feuilles de temps sont donc une nécessité absolue pour l'auto-responsabilité et le maintien de la productivité. Lorsque vous savez comment vos heures sont dépensées, cela facilite les décisions de planification futures.

Cette intégration Clockify pour Google Calendar fonctionne mieux pour ceux qui sont collés à leurs suites d'applications Google. Il utilise Zapier et fonctionne de manière transparente, que vous utilisiez votre appareil mobile, votre ordinateur de bureau ou votre navigateur.

• Dernier point, mais non des moindres, certains d'entre nous aiment revenir aux «anciennes méthodes» du stylo et du papier. Alors bien sûr, vous pouvez ignorer tout le battage et simplement remplir un calendrier physique assis à votre bureau, ou créer vous-même un calendrier de journal.

Le moyen le plus simple de se lancer dans le suivi de votre temps avec un emploi du temps physique est de trouver des modèles prédéfinis (à moins que créer le vôtre ne vous apporte également du plaisir !). Il existe de nombreuses sources intéressantes parmi lesquelles choisir, et nous sommes même allés jusqu'à créer certains de nos propres modèles de feuilles de temps, en fonction du type d'horaire dont vous avez besoin :

• Mensuel;
• Bihebdomadaire;
• Hebdomadaire;
• Du quotidien;
• Horaire.

Toutes les feuilles de temps sont téléchargeables et imprimables au format Word, Excel, Google Docs, Sheets et .pdf.

Prenez l'habitude de suivre votre temps

Pour qu'une journée de travail de 8 heures fonctionne et soit aussi équilibrée que vous en avez besoin, vous devez prendre au sérieux le suivi du temps.

En prenant des notes quand et comment vous êtes distrait (dont nous avons discuté), quand vos heures de pointe sont et quand vous utilisez les pauses, vous accumulez les données nécessaires pour optimiser votre flux de travail.

Lorsque vous regardez les chiffres objectivement, et que vous les traitez surtout comme un analyste (ne vous sentez pas coupable ou ne vous réprimandez pas pour vos erreurs), vous pouvez dessiner des schémas, des causes et des effets pour certains comportements. Du coup, vous serez mieux à même d'évaluer à quelle heure il est préférable de prendre des pauses repas, à quelles heures vous avez envie de médias sociaux, et plus encore. C'est comme un scientifique libérant tout le potentiel de sa superbe IA… sauf que dans ce cas, vous êtes tous les deux.

Traitez-vous comme un scientifique et une machine à la pointe de la technologie qui a besoin d'être équilibrée. Le suivi du temps est à l'origine de la découverte de ses secrets.

Profitez des pauses sans vergogne

Ce n'est pas parce que vous êtes encadré par un horaire de 8 heures que vous ne pouvez pas profiter de plusieurs pauses. Cependant, il convient de noter que vous ne pouvez pas passer votre pause déjeuner à regarder un film en entier. Cela deviendrait alors un horaire flexible.

Avec une journée de travail de 8 heures (ou tout bloc de travail plus long), il est recommandé de faire une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes de travail, ou de 10 minutes toutes les 50 minutes (méthode dite Pomodoro).

Bien sûr, il ne s'agit pas d'une approche unique. Tout comme avec cet horaire, le but est de trouver quelque chose qui vous convient. Essayez différentes méthodes de travail/pause et voyez laquelle vous permet de rester productif, mais laisse également de la place à la détente et à la réinitialisation. Voici quelques-uns de ces choix (avec des guides !) :

• Mange cette grenouille !
• Initiation à la technique Pomodoro
• La matrice d'Eisenhower
• Les 18 techniques de gestion du temps les plus efficaces

Une fois que vous avez trouvé la technique de gestion du temps parfaite, vous pouvez vous attaquer au calendrier avec plus de confiance.

Ne vous poussez pas à remplir chaque instant de ces 8 heures

Célébrez les jours où vous terminez la charge de travail en moins de 8 heures. Et essayez de ne pas céder à la tentation de commencer une nouvelle tâche ou de modifier votre emploi du temps pour vous entasser dans une autre activité liée au travail. Il est essentiel de savoir quand arrêter de travailler, et l'horaire de 8 heures est un excellent endroit pour s'entraîner.

Parce qu'un horaire flexible brouille la frontière entre le travail et le temps libre, le traditionnel vous pousse à finir tout ce que vous pouvez plus tôt. De cette façon, vous avez hâte d'avoir plus de temps pour vous. Comme l'a dit le professeur de psychologie canadien Jordan Peterson dans une interview sur la productivité toxique,

« Vous recherchez une amélioration, mais vous recherchez une amélioration durable. Et donc, si vous vous poussez trop fort, vous détruisez la durabilité dans le temps.

Ainsi, en incorporant un 9 à 5, vous voulez la fiabilité et la durabilité qu'il peut apporter - il y a suffisamment de temps pour tout faire, tant que vous planifiez bien. Pour améliorer votre productivité dans ce cadre, vous devez adopter la structure, mais aussi profiter du temps libre lorsque vous terminez plus tôt.

Conclusion

Ce n'est pas parce que nous nous dirigeons vers des horaires de travail moins rigides qu'ils seront complètement démodés. Un 9 à 5 peut apporter la structure, la fiabilité, l'attente et la discipline dont certaines personnes ont gravement besoin et qu'elles recherchent dans leur vie. Tout le monde n'est pas apte à travailler sporadiquement tout au long de la journée, et c'est parfaitement bien. Nous devons normaliser le choix d'avoir une journée de travail de 8 heures, car cela apporte certains avantages. Comme pour beaucoup de choses concernant la productivité du travail, il s'agit de préférences personnelles.