Pourquoi avez-vous besoin d'un processus de workflow créatif

Nous y avons tous été. Nous terminons notre partie d'un projet et l'envoyons dans la chaîne pour que la prochaine ligne l'examine. Eux, ainsi que leurs supérieurs, trouvent plus de choses fausses que bonnes, et cela revient avec une multitude de demandes de changement.

Cette histoire d'horreur est assez délicate comme ça. Peu importe à quel point nous sommes professionnels et expérimentés, il est toujours difficile de réduire notre travail en lambeaux. C'est encore plus difficile lorsque cette boucle de rétroaction ne se termine jamais - lorsque rien n'est jamais assez bon, personne ne donne jamais l'approbation finale et c'est un cycle sans fin de révisions.

Un scénario similaire est peut-être encore plus effrayant : vous, votre patron et votre équipe êtes ravis de la direction d'un projet et prêts à le lancer dans le monde - mais à la dernière heure, vous apprenez que quelqu'un d'un milieu complètement différent mais néanmoins important le ministère doit l'approuver. Et bien sûr, ils veulent tout changer. Vous êtes pris au dépourvu.

L'une ou l'autre de ces situations vous est-elle déjà arrivée ? J'espère vraiment que non. Mais la réalité est que vous les rencontrerez probablement à un moment donné dans une carrière créative ou marketing. De nos jours, il y a beaucoup de cuisiniers proverbiaux dans nos cuisines. Tout le monde a une opinion et veut la partager, et ils ne sont pas toujours organisés quant au moment et à l'endroit où ils donnent leur avis.

C'est là que l'établissement d'un processus de flux de travail créatif peut s'avérer utile.

Règles de base

Avant d'entrer dans les détails, permettez-moi d'exposer quelques réflexions :

Premièrement, il n'y a pas de remède unique ici. Chaque organisation et équipe est différente.

Deuxièmement, malgré tous vos efforts pour mettre en place un processus et obtenir l'adhésion de toutes les personnes impliquées, les choses (et les gens) vont mal tourner. Ils usurperont le processus, sauteront dans la chaîne ou peseront en retard avec des commentaires.

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce qu'un processus de workflow créatif soit parfait et parfaitement utilisé. Mais avoir un cadre de base est au moins un point de départ.

Qu'est-ce qu'un workflow créatif ?

Dans sa forme la plus élémentaire, un flux de travail créatif est le processus par lequel votre organisation ou votre équipe génère, approuve et approuve des choses. Il s'agit d'identifier qui est responsable de quoi – et quand – au sein de votre organisation. C'est un document qui montre la hiérarchie et/ou le flux de mouvement, du concept aux révisions à la finalisation. Le « processus de flux de travail créatif » peut également être appelé « opérations créatives » ou « gestion du flux de travail ». Il peut s'appliquer aux médias numériques ou imprimés, à l'art ou aux mots.

Pourquoi avez-vous besoin d'un processus de workflow créatif ?

La réponse courte est d'économiser du temps, de l'argent et des maux de tête.

Ces scénarios hypothétiques que j'ai décrits au début apportent de la frustration et beaucoup de travail supplémentaire. Au mieux, vous vous retrouvez avec un scénario comme celui que j'ai décrit - une entrée excessive et des modifications à parcourir pour déterminer quels commentaires l'emportent sur le reste. Au pire, cela peut vous paralyser, vous et votre projet, et vous empêcher de pouvoir expédier.

Je viens du milieu de la presse écrite. Dans ce domaine, il y a des conséquences réelles à ne pas faire avancer les choses à temps. Ma bataille constante consistait à faire parvenir notre magazine à l'imprimeur dans les délais. Nous nous étions mis d'accord sur une date d'arrivée de nos dossiers – heure prévue sur la presse qui nous était réservée. Nos matériaux devaient être là à temps. Si nous manquions notre rendez-vous, quelqu'un d'autre prenait les devants et était mis sous presse avant nous. Bien sûr, il y avait une option pour payer à l'imprimeur des frais d'urgence, ce que nous faisions parfois - mais le budget ne le permettait pas tous les mois. Et en plus des délais d'impression manqués, il y a eu d'autres conséquences, comme des lecteurs mécontents se plaignant de recevoir un magazine de juin en août, ou des annonceurs contraints dont les annonces urgentes ont été diffusées si tard qu'elles sont devenues sans objet.

Il est vrai que dans le monde du Web numérique d'aujourd'hui, il est plus facile de manquer les délais et d'être toujours OK. La technologie cloud nous permet de mettre à jour nos sites Web et nos publicités pratiquement à tout moment et de n'importe où. Mais il y a toujours des conséquences - comme quelqu'un qui doit travailler tard et faire ces mises à jour. C'est exaspérant comme l'enfer de passer au crible des séries de modifications apparemment sans fin, en essayant de réconcilier celles qui appartiennent à qui et celles qui sont les plus importantes du groupe. C'est le genre de choses qui donnent envie au département créatif de s'arracher les cheveux – ou d'arrêter.

Je ne dis pas qu'un processus de gestion des flux de travail résoudra tous ces problèmes, mais il peut certainement aider à rationaliser vos opérations et à définir les attentes de toutes les personnes impliquées. Et c'est un début majeur.

Quand avez-vous besoin d'un processus de workflow créatif ?

Au minimum, je vous recommande d'établir un système de flux de travail pour les grands projets tels que les refontes de sites Web, les déploiements de nouveaux produits et les événements. Mais vous aurez plus de pouvoir si vous pouvez également créer un mini-processus pour les sorties plus petites comme les e-mails aux clients et les publications sur les réseaux sociaux.

Tout comme la planification d'un calendrier éditorial, un processus de flux de travail clair vous aide à vous aligner et à respecter les délais. Ce plan peut vous aider à rester concentré sur votre tâche et à réduire le risque que des personnes se bousculent pour faire la même chose. S'il est bien fait, cela devrait également vous aider à garder le contrôle des différentes versions d'un élément de contenu. Tous ces gains d'efficacité peuvent aider votre équipe à gagner du temps, et peut-être même de l'argent.

Comment configurer un processus de workflow créatif pour votre organisation

Je suis fan de l'apprentissage pratique, alors passons maintenant à un exercice. Prenez un bloc-notes et un stylo et mettons-nous au travail en décrivant les éléments d'un flux de travail créatif pour votre organisation.

• Première étape : décrire la hiérarchie de votre équipe
  Qui dans votre équipe doit réviser ? Qui a l'approbation finale-finale ? Y a-t-il d'autres équipes ou membres d'équipe qui ont besoin d'intervenir ? Ce sont tous des détails importants à identifier. Notez les noms des personnes et des équipes clés qui devraient intervenir. Mettez une étoile à côté de l'évaluateur final. Et notez que cela doit vraiment être une personne. Aucune approbation par le comité n'est autorisée. Cela ne fera que vous causer plus de maux de tête.
• Deuxième étape : Évaluer avec précision la personnalité de votre organisation
  C'est un peu plus subjectif. Mais comment fonctionne votre équipe ? Comme vraiment?

En vérité, chaque personne – et équipe – fonctionne différemment. Pour mettre en place un flux de travail qui fonctionnera réellement, vous devez examiner de près le fonctionnement naturel de votre équipe, puis suivre ce modèle. Vous voulez construire un trou rond pour une cheville ronde plutôt que d'introduire une autre géométrie qui ne fonctionnera tout simplement pas. Vous voulez vous assurer que cette nouvelle couche pour les opérations sera fluide et bien ajustée – et donc utilisée.

Alors, pensez à votre équipe. Êtes-vous composé d'un groupe de contributeurs individuels et d'introvertis ? Ou votre équipe est-elle collaborative et adore les interactions face à face ? Prenez ces notes.

• Troisième étape : déterminer où les examens auront lieu, comment et quand
  Prenez du recul et regardez ce que vous avez découvert. Pensez-vous que votre équipe réussira mieux avec des réunions en personne ou des affectations de tâches individuelles ? Soyez honnête - il ne s'agit pas de ce que vous voulez, mais de ce qui est le mieux pour l'équipe. Par exemple, si vous êtes tous des introvertis, vous ne voulez probablement pas planifier un examen d'équipe en personne afin que les gens puissent partager leurs opinions - de peur de vous retrouver avec une salle de gens au visage de pierre et silencieux qui vous envoyer un e-mail plus tard avec leurs pensées. … De même, si votre équipe est beaucoup plus pratique et collaborative - du genre qui ne fera rien à moins qu'elle ne soit dans une pièce avec quelqu'un qui lui demande des commentaires MAINTENANT - alors il est préférable de ne pas envoyer d'e-mail demandant leur permettre d'effectuer un examen pendant leur temps libre. Parce que, soyons réalistes : cela n'arrivera tout simplement pas. Écrivez la meilleure façon de recueillir des commentaires, par exemple par e-mail ou lors d'une réunion générale.

Déterminez également les outils que vous utiliserez. Par exemple, préférez-vous capturer des notes de manière numérique, comme via un fichier partagé sur un service comme Dropbox ou SharePoint ? Ou vos évaluateurs enverront-ils leurs commentaires par e-mail ? Devraient-ils l'imprimer et « corriger » votre travail, puis placer les fichiers sur votre bureau ? Si vous vous réunissez en personne, qui est le preneur de notes chargé de consigner tous les commentaires sur un tableau blanc ou un bloc-notes ?

Confirmez également l'heure et la date des révisions. Clarifiez ce que vous entendez par « fermeture des bureaux » ou « fin de journée » ; est-il 18 heures, par exemple, ou minuit ?

Autre décision clé : y aura-t-il des limites au nombre de commentaires que chaque personne peut fournir ?

Je ne peux pas répondre à toutes ces questions pour vous. Mais, je veux les soulever afin que vous puissiez évaluer ce que vous devez définir. Il est important d'être détaillé et précis dans vos attentes.

Rassemblez-les : créez votre processus de flux de travail

Une fois que vous avez toutes ces pièces, il est temps de mettre en place votre flux de travail.

Commencez au crayon ou au tableau blanc, car il est très probable que les choses changeront. Commencez à identifier les différents éléments : qui crée le contenu, qui est responsable de la révision initiale et à quelle date, qui effectue les révisions et quand, qui fait partie de l'équipe de deuxième révision, qui apporte les modifications finales et qui est votre finaliste -la personne qui signe la signature finale.

Une fois que vous avez créé un brouillon que vous aimez, poussez-le dans un organigramme. Vous pouvez utiliser un outil de visualisation comme Visio ou PowerPoint pour illustrer le flux et la hiérarchie, ou même faire une liste rudimentaire dans Word.

Obtenez l'achat d'équipe

Bravo! Vous êtes bien parti. Mais il reste une étape avant de pouvoir le déployer et commencer à l'utiliser : vous devez partager le flux de travail avec votre équipe pour vous assurer qu'elle comprend et accepte les conditions et le processus. Sollicitez leurs commentaires (ironique, n'est-ce pas ?) et faites les ajustements nécessaires. Vous pouvez ignorer cette étape, mais si vous le faites, il est fort probable que votre travail acharné restera inutilisé et ignoré. Les gens aiment peser, comme nous l'avons noté.

Conseils bonus

• Limitez le nombre d'évaluations afin de ne pas revoir et réviser à l'infini. Personne n'aime se sentir comme un hamster sur une roue ! Essayez de le limiter à deux séries de révisions - peut-être trois au maximum.
• Établissez une convention de nommage pour les fichiers révisés, afin d'éviter toute confusion et écrasement du travail. Par exemple, ajoutez des fichiers avec des noms simples comme "v1" ou la date, ainsi que les initiales de l'examinateur.
• Si vous voulez vraiment être fantaisiste, vous pouvez transformer votre processus de flux de travail en éléments de calendrier et en rappels.

Je ne peux pas promettre qu'un processus de flux de travail créatif résoudra les modifications de la onzième heure et réduira tout votre stress de révision, mais il devrait au moins établir un certain ordre et des limites autour du processus.

J'aimerais avoir de vos nouvelles : comment gérez-vous plusieurs séries de révisions ?