Pourquoi fonctionne à distance

Travailler à distance, c'est le rêve, n'est-ce pas ?

De nombreux employés de bureau assis dans des cabines le voient de cette façon. Les managers le voient également de cette façon, mais craignent également que ce soit un tueur de productivité.

Chez Convert, nous avons perfectionné le "travail à domicile". Cela fonctionne pour nous maintenant, mais nous avons parcouru un long chemin pour créer un système fiable.

Quatre éléments sont essentiels pour comprendre pourquoi nous travaillons à distance et comment nous l'avons choisi. Tout d'abord, il fonctionne comme un système d'exploitation pour l'entreprise . Deuxièmement, cela crée une solide couche de confiance dans le système et les gens. Troisièmement, en tant qu'entreprise, cela nous donne accès au vivier mondial de talents (et aux tarifs qui vont avec). Quatrièmement, cela aide l'environnement (une cause qui nous est très chère).

Pourtant, le travail à distance ne fonctionne pas toujours. Nous sommes confrontés à certains problèmes clés.

Prêt? Laissez-nous plonger.

Qu'est-ce que Convertir ?

Voici quelques statistiques sur l'entreprise pour mettre les choses en contexte :

• Membres de l'équipe : 35,
• Répartis sur 12 pays et des dizaines de nationalités (beaucoup ont plusieurs passeports),
• Sexes : 45 % d'hommes, 55 % de femmes,
• Chiffre d'affaires : millions,
• Sites Web utilisant notre outil : des milliers,
• Croissance de l'équipe et des revenus (45 % à 50 % par an).

Les statistiques vous donnent une idée de la taille de l'entreprise. Elle peut être grande pour certains, minuscule pour d'autres. Tout dans l'œil du spectateur. Mais nous y sommes.

Nous sommes Convert, et nous créons des logiciels en tant que service pour l'industrie de l'optimisation de la conversion et des logiciels de test et de personnalisation A/B pour les agences et les petites entreprises. Tous les membres de notre équipe travaillent à distance et se retrouvent une fois par an pour une retraite dans un lieu dépaysant. Tout cela fonctionne parce que nous avons construit un système d'exploitation d'entreprise et la confiance entre ses membres.

Système opérateur

La plupart des entreprises fonctionnent selon des structures hiérarchiques.

Les petites entreprises, de moins de 10 ans, sont généralement dirigées par leur fondateur et très agiles (c'est-à-dire comme le dit le fondateur). C'est la phase où vous testez l'adéquation du produit et du marché. C'est aussi quand la télécommande n'est pas recommandée (nous étions tous dans un bureau à ce moment de notre création).

La hiérarchie après cette phase nous a permis de mettre en place un système d'exploitation de l'entreprise. Nous avons choisi de ne pas avoir de managers et de couches hiérarchiques ; nous avons choisi Holacracy à la place.

Holacratie

Holacracy nous a donné une constitution, un cadre, des règles et des structures de réunion que nous avons adaptées à nos besoins. C'est un système que nous aimons beaucoup.

Sa fondation est basée sur la clarté, la transparence, les mesures et la définition de limites claires aux rôles en utilisant des responsabilités et des domaines pour responsabiliser les personnes qui les remplissent.

En bref, nous n'avons pas de titres de poste (chacun peut choisir le sien pour LinkedIn), mais des rôles . Une personne a généralement au moins un, mais souvent plusieurs rôles à remplir. Nous avons nommé les rôles de manière à ce qu'ils ne correspondent pas aux intitulés de poste ou à la hiérarchie. Sinon, les gens s'identifieraient à un titre et non à l'œuvre qui se cache derrière. Étant donné que les rôles sont créés, modifiés et supprimés souvent, il ne faut pas en épouser un ou en tirer un sentiment d'identité. Les rôles ne sont que des entités utilisées pour définir certaines fonctions de l'organisation sur lesquelles vous avez le contrôle depuis un certain temps.

Toute l'entreprise se structure autour d'un objectif (comparez-le à une mission). Sur cette base, le travail est divisé en parties plus petites pour atteindre l'objectif. Chaque rôle a son propre objectif. Si suffisamment de rôles partagent des objectifs similaires, ils se regroupent en cercles appelés holons . Ces cercles peuvent présenter des similitudes avec les départements d'une entreprise traditionnelle.

Tous les cercles reçoivent un Lead Link (attribué par le Lead Link du cercle au-dessus), un Rep Link (un rôle élu représentant le cercle), un Facilitator (un rôle élu qui dirige les réunions selon le processus) et un Secrétaire ( un rôle élu qui planifie, capture les résultats et interprète la constitution). Nous organisons des réunions régulières, où les points de l'ordre du jour sont traités en fonction de l'avancement du travail en fonction des OKR et de l'objectif. Cela supprime l'ego et la nécessité d'un consensus de l'équation. L'accent est mis sur le travail.

Tous les membres de notre équipe sont habilités à organiser leurs horaires de travail comme ils l'entendent. Un créateur d'horaires de travail aide à rendre cela vraiment facile - cela peut faire gagner beaucoup de temps et aider à améliorer la responsabilisation du personnel.

Métriques, objectifs et communication asynchrone

Donc, si vous ne pouvez pas regarder par-dessus l'épaule ou enregistrer les écrans de vos télétravailleurs, comment contrôlez-vous la sortie ?

Eh bien, définissez la sortie .

Définissez des mesures et des objectifs clairs et demandez aux employés de l'entreprise de les mettre à jour chaque semaine. Les rôles et les cercles ont leurs propres métriques et tableaux de bord à mettre à jour chaque semaine. Chaque lundi, tout le monde (quel que soit le fuseau horaire dans lequel il se trouve) met à jour ses métriques de rôle. Le mardi, nous pouvons tous voir les mises à jour comparées à celles de la semaine précédente, du mois précédent et de l'année précédente. Combinez cela avec la mise à jour hebdomadaire que chaque rôle place dans le système de gestion de projet (nous utilisons Asana).

Tout le monde dans l'entreprise peut suivre n'importe quel rôle sur Asana. Sauf si elles sont confidentielles, toutes les tâches sont publiques par défaut et attribuées au rôle responsable. Cela évite les silos et les personnes qui s'accrochent à l'information. La pire chose dans une entreprise (éloignée), c'est quand quelqu'un détient le pouvoir sur les connaissances et les fichiers (ou documents) et que quelqu'un d'autre dans le besoin ne peut pas y accéder en raison de politiques internes, ou dans notre cas… de fuseaux horaires différents. Nous voulons que tout le monde ait accès à tout sur Asana et Google Drive.

Les Lead Links ont des appels mensuels énergisants avec tous les rôles de leur cercle (enfin, les personnes occupant les rôles) répondant à une question principale : comment puis-je vous aider à vous débloquer ? Et NON, c'est ce que vous faites ensuite , comme ce serait le cas dans une structure traditionnelle.

Le rôle clé du lien principal est de faciliter le flux d'informations et la hiérarchisation des cercles au-dessus de lui. Ils définissent les priorités du cercle et répartissent les ressources du cercle mais ne disent pas aux titulaires de rôle COMMENT faire leur travail, ni quoi faire.

Pour les outils, nous utilisons Zoom pour les vidéoconférences de groupe, Google Meet pour les appels individuels et les appels entre amis, et les vidéos Loom pour partager des choses qui prennent beaucoup de temps à écrire. Comme tout le monde est dans un fuseau horaire différent, il peut être nécessaire de faire quelques commentaires sur une tâche pour comprendre où les choses doivent aller. Si cela se produit, nous prenons "le téléphone" alias Google Meet ou faisons un enregistrement d'écran pour expliquer où les mots ont échoué.

Confiance et PNP

Outre le système d'exploitation que nous utilisons, Holacracy, et les outils que nous utilisons pour faciliter les métriques, les objectifs et la communication à travers nos fuseaux horaires, nous avions besoin d'une deuxième condition importante pour que le travail à distance fonctionne : la confiance .

La confiance est toujours nécessaire dans une entreprise, mais lorsque quelqu'un ne travaille pas dans un bureau, n'a pas à se présenter à l'heure et n'a que des enregistrements en ligne chaque semaine, vous avez besoin de confiance plus que tout. Peu nous importe que vous travailliez à domicile; peu nous importe que vous soyez en communication avec des collègues pendant que vous changez des pneus de voiture ou que vous attendiez un rendez-vous à l'hôpital. Nous apprécions tellement notre flexibilité que nous vous encourageons activement à partager où vous en êtes.

La transparence crée la confiance et la confiance crée la transparence. Il n'est pas nécessaire de s'excuser d'être un être humain qui peut aussi être un père ou une mère qui commence à travailler à 22 heures lorsque les enfants sont au lit, ou qui a ses règles et se sent mal. Nous partageons tous les aspects de l'être humain, y compris lorsque nous sommes malades, lorsque nous sommes déprimés, lorsque nous sommes soulagés que notre thérapeute nous ait aidés à avancer avec un barrage routier.

Nous sommes des Convertisseurs, des êtres humains qui travaillent désormais ensemble, faisant avancer ce projet par passion pour le développement personnel, l'argent ou la carrière. Quelle que soit la raison… tout va bien. Soyez simplement là en tant que personne.

Où vous êtes et ce que vous faites peut être partagé librement sur nos chaînes Slack : #all_watercooler , #all_preguntitas (pour les questions), #all_places où vous pouvez voir des photos de personnes et ce qu'elles ont fait le week-end ou plus tôt dans la journée.

Nous célébrons les échecs dans #fail-forward (anciennement #fuckups) et exprimons notre appréciation dans #all_gratitude . Nous célébrons la vie et comprenons qu'il s'agit de progrès et non de perfection (PNP). Nous comprenons que les choses sont mieux faites que parfaites et que la vie peut être compliquée. Nous acceptons de faire un pas à la fois dans la bonne direction (dans la vie et dans les affaires). Nous sommes transparents et acceptons la vie personnelle des membres de notre équipe, car nous savons que cela ne fera qu'amplifier la croissance à long terme de l'entreprise.

En plus d'avoir un impact sur la façon dont nous fonctionnons en tant qu'entreprise, le fait d'être à distance nous donne une chance de façonner le monde.

Parlons de talent, 9 milliards de personnes dans le monde.

Pool mondial de talents

Embaucher dans le monde entier est un défi. Mais lorsque vous disposez d'un processus de vérification solide pour trouver les personnes les mieux adaptées à votre entreprise, c'est un énorme avantage.

En tant qu'entreprise américaine, on dit que les meilleurs ingénieurs se trouvent dans la Silicon Valley. Je crois que les meilleurs talents qui travaillent le plus dur et qui iront à fond, mettront leur vie en attente pour l'équité et un salaire énorme, peuvent être trouvés là-bas. Si vous êtes une entreprise licorne qui se développe à une vitesse folle, dispose d'un financement massif et dirige l'industrie dans une entreprise d'un milliard de dollars, je pense que la vallée est l'endroit où il faut être.

Mais 99,99 % des entreprises dans le monde ne correspondent pas à ce profil. La plupart des économies mondiales sont dirigées par des entreprises comme celle que vous et moi dirigeons. Je pense que la télécommande n'est pas pour toutes les entreprises. Lorsque vous devez vous déplacer et itérer à grande vitesse, il vaut mieux avoir toute votre équipe dans un seul bâtiment que de la répartir sur plusieurs fuseaux horaires. Mais lorsque vous dirigez une entreprise mondiale stable et que vous souhaitez utiliser les fuseaux horaires et accéder aux meilleures personnes du monde, je pense que la distance peut être incroyable.

Un sujet délicat : l'argent

Les salaires sont toujours un sujet délicat. Les entreprises distantes les traitent de deux manières :

• Tout le monde bénéficie des tarifs de l'emplacement de l'équipe fondatrice.
• Tout le monde obtient les tarifs de l'endroit où il habite.

Pour commencer par le premier, des entreprises comme Basecamp paient à tout le monde des salaires comparables aux taux de Chicago. Ils sont transparents à leur sujet et n'embauchent que des personnes titulaires d'un permis de travail aux États-Unis. Cette méthode est souvent utilisée par les entreprises américaines pour embaucher des talents à distance. Cela peut être une grande frustration pour les travailleurs d'autres parties du monde. Cela signifie que tous les salaires sont comparés au taux de Chicago, quel que soit l'endroit où se trouvent les travailleurs. C'est super utile si vous êtes pour l'idée que chaque personne, quel que soit son emplacement, faisant le même travail, pourrait obtenir le même salaire. Cela ressemble à quelque chose auquel je peux souscrire de tout cœur.

Pourtant, nous avons choisi un autre itinéraire.

Nous sommes partis avec l'idée que notre principal avantage est que nous sommes d'abord distants . Nous avons choisi de payer très cher, en fonction de l'endroit où habite quelqu'un et si cela respecte notre budget.

Nous adorons que de nouveaux convertisseurs nous rejoignent. Par exemple, dès que le cercle Product & Development peut utiliser des mains supplémentaires et que le Goal Gladiator définit le développement ou le produit comme objectifs clés, nous demandons à Daily Finance de voir si nous avons une croissance mensuelle structurelle des revenus récurrents (MRR). S'il y a un budget disponible, nous embauchons dans cette fourchette. Ainsi, par exemple, la dernière fois que cela s'est produit, nous avions un budget de 7 000 $. Nous voyons ensuite si nous pouvons embaucher quelqu'un, quelque part pour un taux horaire qui le rend heureux pour les heures qui remplissent ce budget. Cela peut être 25 ou 40 heures. Nous voulons toujours nous assurer que tous ceux qui viennent chez Convert sont satisfaits du taux horaire et passent les heures qu'ils veulent passer dans cette entreprise. Les contrats peuvent aller de 5 à 40 heures et c'est tout bon. Le nombre d'heures que vous passez avec nous ne limite pas votre transparence. Il est là pour tout le monde.

Les avantages du travail à distance pour l'entreprise sont également évidents. Il y a l'avantage que quelqu'un rit aux éclats lorsqu'il obtient un taux horaire de 25 $ en travaillant dans un endroit où ses collègues gagnent 6 $ pour la même quantité de travail, se traînant hors du lit, enfilant un costume et faisant la navette plus de 60 minutes pour travailler tous les journée.

Le géo-arbitrage est peut-être un concept que les personnes autres que les nomades numériques n'utilisent pas encore souvent, mais je pense qu'il faut en discuter. C'est quelque chose que vous devez décider en tant qu'entreprise. Payerez-vous tout le monde au tarif local, même s'il s'agit de 20 x leur tarif local ? Ou allez-vous surpayer le tarif local et vous assurer que tout le monde est satisfait de ce qu'il facture ? Il n'y a pas de bonne réponse ici, c'est quelque chose que vous devez décider.

Notre entreprise a un avantage concurrentiel en matière d'embauche, car nous sommes éloignés, accordons aux membres de l'équipe principale un budget de 500 $ par mois, avons des congés payés, un congé parental, un deuil, des jours de vote et de nombreux autres avantages. Les membres de l'équipe ont une autonomie et une liberté massives, paient autant que le membre de l'équipe l'a demandé lors de leur inscription, mais nettement moins que la plupart des membres du personnel aux États-Unis.

Les entreprises de travail à distance sont un peu plus lentes dans l'exécution, mais elles compensent cela avec une flexibilité d'embauche. Si j'ai un budget de 7 000 $ pour un développeur et que j'indique la fourchette de récompenses sur l'offre d'emploi, je peux éliminer les candidats dès le départ. La transparence est importante. Personne n'aime le jeu idiot du "qu'avez-vous fait avant nous" ! Nous ne nous soucions pas non plus de votre nationalité, religion, langue ou éducation. Pouvez-vous faire le travail? Êtes-vous le meilleur au monde « que nous pouvons trouver » pour le travail ? Alors les deux parties sont heureuses, même si c'est un choix controversé.

En plus du choix salarial et de l'embauche anonyme, nous avons une autre habitude étrange qui fait souvent sourciller : les concerts . Vous pouvez définir des sujets dans votre contrat pour des projets parallèles et même démarrer ou poursuivre votre propre entreprise en parallèle. Tant que vous êtes transparent et que la répartition des sujets en matière de propriété intellectuelle est claire, cela ne nous pose aucun problème. Encore une fois, nous faisons ce voyage ensemble. Nous aimons les entrepreneurs et nous publions même des idées commerciales dans Slack, comme des idées que nous financerions. Tout cela pour dire que c'est cela plus de sécurité d'emploi pour vous, plus de confiance, plus de développement personnel et de motivation intrinsèque pour simplement faire avancer votre vie dans la direction que vous souhaitez prendre.

Ce dernier avantage majeur que je veux partager est un autre qui me tient à cœur, l'environnement.

Pourquoi Remote Works pour l'environnement

Les convertisseurs n'ont pas besoin d'une voiture ou d'un moyen de transport pour travailler. Nous n'allons pas non plus aux conférences en tant qu'entreprise (les conférences locales sont promues, mais nous n'allons pas aux conférences en tant qu'entreprise). Tout cela permet d'économiser des tonnes de CO2 dans le monde.

Bien que cela soit parfaitement logique pour nous, cela signifie également que nous devons ignorer certaines opportunités de génération de leads et croître à un rythme plus lent, et c'est bien. C'est le choix que vous faites lorsque vous intégrez le coût de faire des affaires dans le monde.

Nous créons un rapport d'activité annuel conscient. Même si nous injectons 44,7 tonnes de carbone dans le monde simplement en existant en tant qu'entreprise, nous avons compensé 15 fois cela en utilisant des programmes de compensation carbone en 2018 et prévoyons de continuer à augmenter ce chiffre même à mesure que nous grandissons. Téléchargez notre rapport 2018 ici.

Pourquoi est-ce que je pense que la télétravail fonctionne ?

La façon dont je souhaite être traité J'essaie de traiter les autres. Je sais que ce n'est pas la voie parfaite ou la compagnie parfaite. Nous empruntons une nouvelle voie où nous travaillons sur plusieurs continents avec des dizaines de personnes qui parlent souvent l'anglais comme langue seconde. Nous communiquons en temps réel, en vidéo et par écrit. Le tout sur des projets similaires en toute autonomie dans un format non testé à cette échelle. Cela peut parfois être un gâchis, et je suis sûr que ce n'est pas pour tout le monde. Mais je suis très motivé pour continuer ce voyage pour voir si nous pouvons le faire fonctionner. Nous continuerons à partager les erreurs et les réussites afin que vous puissiez les relever et en tirer des leçons.

Si vous aimez cet article et avez trouvé des extraits d'informations précieux, veuillez les partager. Si vous connaissez les défis du travail à distance comme la solitude et l'isolement, contactez-moi sur LinkedIn et faites-moi part de vos conseils !