6 raisons pour lesquelles les entreprises sont auditées (et comment les éviter)

Une entreprise sur 100 est auditée chaque année. Assurez-vous de faire partie des 99 qui ne le font pas.

Remarque : cet article est destiné à informer nos lecteurs sur les préoccupations liées aux entreprises aux États-Unis. Il n'est en aucun cas destiné à fournir des conseils financiers ou à approuver un plan d'action spécifique. Pour obtenir des conseils sur votre situation particulière, consultez votre comptable ou votre conseiller financier.

En tant que chef d'entreprise, qu'est-ce qui vous empêche de dormir la nuit ? Des rongeurs dans l'approvisionnement en ingrédients ? Un virus informatique paralysant qui bloque l'accès à votre logiciel comptable ? La redoutable notification d'audit de l'IRS ?

Les audits peuvent être particulièrement effrayants pour les propriétaires de petites ou moyennes entreprises en raison de la perspective de devoir plus d'impôts avec un budget limité ou d'être tenu personnellement responsable sans un service comptable expérimenté pour vous soutenir.

Si l'IRS hante vos rêves, permettez-moi de vous apaiser : seule une entreprise sur 100 est auditée chaque année. En plus de cela, il y a quelques choses simples que vous pouvez faire pour éviter le regard menaçant de l'IRS.

En tant que propriétaire de petite entreprise, vos chances d'être audité augmentent si vous :

• Gagnez plus d'un million de dollars par an (ce n'est pas une mauvaise chose, mais si c'est vous, il est probablement temps de vous constituer en société pour vous protéger et protéger vos actifs).
• Ne déclarez pas tous vos revenus.
• Réclamez des déductions commerciales qui sont disproportionnées par rapport à vos revenus.

Comme le dit le vieil adage, une once de prévention vaut mieux que guérir, et nous sommes là pour vous aider à prévenir les erreurs qui conduisent à un audit IRS en premier lieu.

Pourquoi les petites entreprises sont-elles auditées ?

Dans cet article, nous examinerons six des principales raisons pour lesquelles les petites entreprises sont auditées, ainsi que des conseils pour éviter de devenir l'une d'entre elles.

Il convient de noter, cependant, que vous pouvez être audité pour des raisons indépendantes de votre volonté. L'IRS utilise une sélection aléatoire pour vérifier certains retours, et votre retour peut également être ciblé pour un audit en raison de quelque chose de louche que l'un de vos partenaires commerciaux ou investisseurs a fait.

Cependant, pour ces choses que vous pouvez contrôler, j'ai contacté nos sympathiques voisins de l'IRS pour obtenir des conseils et des ressources utiles, et j'ai dressé la liste suivante :

6 conseils pour éviter un audit IRS

1. Arrêtez de dépenser des événements de divertissement

Vous envisagez d'emmener un client potentiel au vieux jeu de balle ou à un concert pour le convaincre ? C'est bien, mais il faudra que ce soit à vos frais.

Dans le cadre de la loi de 2017 sur les réductions d'impôts et l'emploi, le gouvernement a supprimé les déductions pour les divertissements liés aux entreprises. Donc, si vous essayez de contourner le système pour maintenir votre soirée annuelle d'appréciation des clients, vous levez un grand drapeau rouge à l'IRS pour qu'il vous envoie un auditeur.

Les repas sont toujours corrects, alors mangez.

Selon le fisc :

En plus des frais de représentation, voici un guide utile pour les entreprises sur les déductions courantes en vertu de la loi fiscale de 2017 par rapport à la loi fiscale post-Tax Cuts and Jobs Act.

2. N'exagérez pas avec vos déductions

Ne vous méprenez pas : en tant que propriétaire d'entreprise qui travaille dur, vous devriez prendre toutes les déductions auxquelles vous avez droit. Mais vous devez également savoir que l'IRS utilise un programme informatique (Discriminate Income Function) qui compare le nombre et le montant de vos déductions à d'autres entreprises de votre tranche de revenu.

Jeffrey Levine, CPA (Source)

Donc, si l'entreprise standard dans votre tranche d'imposition prend 12 déductions et que vous en prenez 212, vous entendrez un agent amical de l'IRS pour vous aider à réduire ce nombre.

Cela ne signifie pas que vous devez ignorer les déductions que vous méritez légitimement par crainte d'un audit. En fait, le CPA Jeffrey Levine dit que l'une des plus grandes erreurs qu'il voit commettre par les propriétaires de petites entreprises est de ne pas déduire les dépenses professionnelles légitimes telles qu'un bureau à domicile par crainte d'un audit.

Hector Garcia, CPA (Source)

Cela signifie que si vous pensez que vous pouvez économiser de l'argent en prenant une déduction de 500 $ pour avoir posé un morceau de contreplaqué de 10 $ sur un trottoir devant votre magasin et l'appeler une rampe pour fauteuil roulant, vous devriez réfléchir à nouveau. Prendre des dizaines de déductions "diverses" n'est pas non plus une bonne idée, car elles ne sont plus autorisées par l'IRS.

Les déductions pour bureau à domicile, les voyages d'affaires et le kilométrage du véhicule sont parmi les déductions commerciales les plus mal utilisées, selon Hector Garcia, consultant CPA et QuickBooks. Alors utilisez-les lorsque cela est approprié, mais sachez que les yeux de l'IRS sont sur vous.

3. Incorporer ou former une LLC

Les petites entreprises sont plus auditées que les sociétés, car la constitution en société montre un certain niveau d'organisation et de compétence financière de la part de l'entreprise.

En plus d'un risque d'audit moindre, il existe d'autres raisons impérieuses d'envisager d'intégrer :

• Pour de nombreux propriétaires de petites entreprises, les actifs personnels (maison, véhicules, économies) sont également en jeu pour rembourser les créanciers si leur entreprise fait faillite.
• Les sociétés sont plus susceptibles que les petites entreprises d'obtenir des prêts commerciaux auprès des banques.

• Les sociétés peuvent prendre plus de déductions que les petites entreprises (comme les régimes de retraite et les soins de santé des employés).

Si vous avez quand même pensé à vous constituer en société, vous pouvez ajouter « moins de chance d'être audité » à votre liste de raisons de le faire.

4. Soyez proactif face aux anomalies

Imaginez ce scénario : pour chacune des trois dernières années, votre petite entreprise d'aménagement paysager a gagné environ 80 000 $ de revenus. Cette année, cherchant à vous développer, vous avez obtenu un nouveau contrat lucratif avec le gouvernement local et investi dans trois nouvelles tondeuses à gazon commerciales pour gérer le travail supplémentaire. Ainsi, votre revenu triple par rapport à l'année précédente et vous réclamez soudainement plus de 10 000 $ en déductions supplémentaires en vertu de l'article 179.

Il y a de fortes chances que cela déclenche des alertes à l'IRS. Mais plutôt que d'envoyer les chiffres et de vous cacher sous votre bureau avec vos doigts dans vos oreilles en attendant que l'auditeur vienne frapper à la porte, soyez proactif.

Irène Wachsler

ACP

«S'il existe un nombre aberrant légitime, nous recommandons toujours que ces informations soient divulguées sur le formulaire 8275 (déclaration de divulgation) afin que si le retour fait l'objet d'un audit, un agent de l'IRS puisse examiner l'explication et décider si oui ou non l'explication est raisonnable »,

Rassemblez donc ces reçus pour les tondeuses autoportées, le contrat avec le gouvernement local, même la documentation de vos plans d'expansion, et joignez-les à votre déclaration. Cela peut prendre un peu plus de temps au départ, mais cela empêchera probablement un audit (au cours duquel vous devrez de toute façon rassembler ces preuves).

5. Ne produisez pas de déclaration modifiée à moins que cela ne soit absolument nécessaire

Lorsque vous êtes contre la montre, il peut être tentant de penser : « Je suis épuisé et je dois encore ouvrir la boutique à 6 h demain. Je vais simplement déposer ceci pour l'instant pour respecter la date limite, puis déposer une déclaration modifiée plus tard pour nettoyer les erreurs.

Mauvaise idée. Produire une déclaration modifiée, c'est comme brandir une grande pancarte indiquant à l'IRS que vous n'êtes pas sûr de ce que vous faites. Selon le fisc :

En d'autres termes, même si vous vous êtes peut-être enfui avec une ou deux erreurs dans votre déclaration d'origine, votre déclaration modifiée donne à l'IRS une autre occasion de vous auditer, et la déclaration modifiée elle-même peut être un drapeau rouge.

Si vous avez vraiment, honnêtement, foiré et oublié de prendre une déduction légitime qui va vous coûter des milliers de dollars, produisez une déclaration modifiée. Mais vous feriez bien mieux de passer une heure ou deux de plus pour bien faire les choses du premier coup.

6. Déposer électroniquement

En 2019, cela devrait être le seul moyen, mais environ 10 % des contribuables individuels utilisaient encore du papier pour produire leur déclaration en 2018, selon l'IRS. Je suis sûr qu'il y a des propriétaires d'entreprise qui déposent manuellement avec des formulaires papier parce qu'ils sont luddites ou qu'ils essaient de le coller à l'IRS d'une manière un peu hipster. Mais vous pourriez aussi bien inclure une note manuscrite avec ces formulaires papier qui dit "Cher IRS, veuillez demander à un vérificateur de revérifier cette déclaration".

Pourquoi? Selon e-file, le site Web du système de dépôt électronique de l'IRS, « le taux d'erreur pour une déclaration papier est de 21 %. Cependant, les déclarations transmises par voie électronique génèrent un taux d'erreur d'à peine un demi pour cent.

En d'autres termes : une déclaration papier est plus de 40 fois plus susceptible de contenir des erreurs qu'une déclaration produite par voie électronique.

Autres raisons de déposer par voie électronique :

• Un logiciel de déclaration de revenus électronique vous aide à trouver les crédits d'impôt et les déductions que vous êtes le plus susceptible de manquer en utilisant un stylo et du papier.
• En utilisant le dépôt direct et le dépôt électronique, vous pouvez obtenir votre déclaration en moins de trois semaines au lieu d'attendre environ deux mois pour une déclaration papier.
• La plupart des logiciels de déclaration de revenus incluent des avertissements de vérification pour des choses comme la déduction d'un bureau à domicile ou la combinaison du kilométrage personnel et professionnel.

Plus d'aide de l'IRS

Malgré ce que vous avez peut-être appris d'Irwin R. Schyster, l'IRS n'est pas là pour attirer les petites entreprises, et ils préfèrent traiter une déclaration nette plutôt que d'avoir à faire un travail supplémentaire pour percevoir les impôts.

Que devez-vous faire si vous êtes quand même audité ?

Dans cet article, nous avons examiné certaines choses que vous pouvez faire en tant que propriétaire de petite entreprise tout au long de l'année pour éviter de déclencher un audit IRS. Mais que se passe-t-il si vous êtes toujours signalé pour un audit ?

Ne pas paniquer. Il est maintenant temps d'être complètement ouvert, de fournir autant de documents pertinents que vous en avez et de coopérer poliment avec le représentant de l'IRS avec lequel vous travaillez. L'IRS fournit son propre guide sur la façon de faire en sorte qu'un audit se déroule le mieux possible.

Et si vous voulez vraiment jouer la sécurité, procurez-vous un bon logiciel de comptabilité et utilisez-le tous les jours pour éliminer les erreurs avant qu'elles ne se produisent et trouvez un comptable d'entreprise de confiance vers lequel vous pouvez vous tourner en cas de problème et vous garder sur la bonne voie.

Avez-vous été audité ? Si oui, quelles leçons avez-vous apprises que vous pouvez partager avec vos collègues dirigeants de petites entreprises ? Partagez avec d'autres chefs d'entreprise dans les commentaires!