À qui ferez-vous confiance pour choisir votre prochain système de base de données d'église ?

Êtes-vous prêt à choisir votre prochain système de base de données d'église ?

Vous pourriez utiliser ce système pendant les sept à dix prochaines années. Votre système de base de données est la base électronique de toute votre église, assurant le suivi des membres, des bénévoles, des dons, etc.

"Le choix de la bonne méthode de sélection pour votre culture ne peut pas être surestimé. Un bon ajustement peut produire une expérience de transition passionnante et fructueuse avec des taux d'adoption élevés », déclare Tavie Allan, COO de Think Ministry.

Mais "une approche aléatoire peut entraîner (votre équipe) à ressentir du ressentiment et de la déception, puis à devenir des utilisateurs désengagés. Investir du temps pour choisir le processus qui rassemble votre équipe quand c'est fini en vaut la peine.

En règle générale, nous voyons des églises adopter l'une des nombreuses approches pour choisir leur prochain système de base de données :

• Une personne vole en solo sur l'ensemble du processus de recherche et de sélection.
• Une équipe interne est constituée pour apporter diverses perspectives au processus de prise de décision.
• Un consultant externe est invité à prendre une décision éclairée.

Bien que chacune des approches ci-dessus puisse fonctionner, elles présentent des avantages et des inconvénients certains, que nous détaillerons ci-dessous.

Mais peu importe qui est chargé de choisir votre prochain système de base de données d'église, assurez-vous de proposer des critères écrits qui couvrent vos besoins critiques, les systèmes qui doivent être remplacés, les systèmes existants que vous souhaitez intégrer dans votre nouveau système et la douleur actuelle. points.

1. L'approche d'une personne

tu vas, tu

Avoir une personne pour choisir le système de base de données de l'église est une approche plus courante que vous ne le pensez.

Lorsque j'ai pris la relève en tant qu'administrateur d'une église avec 15 membres du personnel et une fréquentation hebdomadaire de 1 500 membres, j'ai entrepris un projet solo pour choisir notre nouveau ChMS. J'ai eu la bénédiction du pasteur et j'ai choisi parmi des systèmes avec lesquels j'avais déjà une certaine expérience. Je trouve que la plupart des planteurs d'églises le font de cette façon.

Avantages

1. La rapidité. Une seule personne peut parcourir les options, les réunions et les démonstrations de logiciels en temps opportun.
2. Simplicité. Lorsque vous pesez différentes options de base de données d'églises les unes par rapport aux autres, il y a beaucoup de détails à absorber. Tenir une équipe au courant de tous ces détails peut devenir compliqué.
3. Décisivité. Si une personne est en charge de la décision, il n'y a qu'une opinion et une perspective à gérer.

Les inconvénients

1. Responsabilité. Si vous ratez cette décision en faisant un choix mal informé, vous devrez accepter toutes les retombées et le blâme pour l'erreur.
2. Manque de perspective. Si vous prenez cette décision par vous-même, vous ne savez peut-être pas quels sont les besoins de chaque service spécifique.
3. Biais. En tant qu'individu, vos préjugés personnels ont plus de chances d'affecter le choix final. Par exemple, vous pouvez accorder une importance disproportionnée à des facteurs tels que le faible coût, la reconnaissance de la marque ou des fonctionnalités de niche telles que l'assistance par chat 24h/24 et 7j/7.

Recommandation : N'adoptez l'approche en solo que lorsque vous n'avez pas d'autre choix en raison de contraintes de temps ou de personnel. Élaborez un ensemble d'exigences et de paramètres pour prendre cette décision. Partagez ces critères avec votre équipe avant le début du processus de sélection et avant qu'un finaliste ne soit sélectionné. Permettre aux parties prenantes d'examiner le candidat principal avant que la sélection finale ne soit effectuée.

Si votre église a une fréquentation hebdomadaire moyenne de plus de 500 personnes par semaine, évitez complètement cette approche. À cette taille, il y aura inévitablement des gens dans votre église qui seront équipés pour vous aider dans ce projet de recherche. Il y a de fortes chances que vous ayez des membres de l'équipe qui devraient façonner la décision, et il peut être avantageux pour eux d'avoir un droit de veto pour éviter une erreur coûteuse.

2. L'approche d'équipe

Le travail d'équipe est à l'origine d'un travail de rêves

Nous avons constaté que la constitution d'une équipe pour sélectionner votre prochain ChMS est l'approche la plus courante utilisée par les grandes églises. Cela a du sens pour des raisons évidentes : le système doit répondre aux besoins du personnel et des bénévoles dans une variété de rôles, y compris l'équipe comptable, l'équipe technique, l'équipe des installations, les ministères de première ligne et les ministères ayant des préoccupations particulières telles que les enfants et les membres. soins, pour n'en nommer que quelques-uns.

N'est-il donc pas logique que plusieurs de ces différentes équipes soient représentées lors du processus de sélection ?

Avantages

1. Une plus grande perspective. Plus les points de vue appliqués lors du processus de sélection peuvent aboutir à une décision qui répond aux besoins d'un plus large éventail de votre personnel.
2. Adhésion. Si les parties prenantes ont le sentiment que leur contribution a été valorisée et prise en compte lors du processus de prise de décision, elles sont plus susceptibles d'accepter une fois la sélection effectuée.
3. Mise en œuvre plus fluide. Après avoir participé à la recherche, aux démonstrations et au processus de sélection, votre équipe de sélection devrait disposer de tout ce dont elle a besoin pour évoluer vers l'équipe de mise en œuvre une fois la sélection effectuée.

Les inconvénients

1. Parvenir à un consensus. Se mettre d'accord sur les critères les plus importants, sans parler de prendre une décision finale, demandera plus d'efforts et de coopération que l'approche d'une seule personne.
2. Biais départemental. Des précautions doivent être prises pour s'assurer que la voix d'un département (par exemple, les pasteurs principaux) ne devienne pas disproportionnellement influente sur le processus de prise de décision.
3. Dispersion du personnel. Lier plusieurs personnes à travers une longue phase de recherche peut avoir un impact sur d'autres priorités.

Recommandation : Dans la plupart des cas, c'est l'approche à adopter, mais gardez votre équipe de sélection aussi petite que possible tout en représentant un échantillon représentatif du personnel. Assurez-vous de tenir le reste du personnel informé en cours de route. Ne négligez pas les ventes internes nécessaires une fois qu'un candidat est identifié et avant la signature d'un contrat.

Reportez-vous à cette infographie utile qui illustre comment une telle équipe pourrait travailler ensemble.

Sélection d'un nouveau ChMS

3. L'approche du consultant

« Si vous le pouviez, pourriez-vous nous expliquer une journée type pour vous ? »

Le bon consultant peut apporter son expérience et sa structure à cette décision importante. Nous ne voyons pas cette approche aussi souvent, mais elle fait toujours une différence positive dans l'objectivité du processus. Le consultant doit apporter une série de questions bien définies à votre équipe afin de déterminer les critères clés dont vous avez besoin pour votre nouveau système. .

Ils vous aideront à hiérarchiser vos critères et à mesurer les systèmes candidats. Vous pouvez vous attendre à ce que les fournisseurs qui travaillent avec votre consultant apportent leur jeu A à la présentation - sachant qu'ils travaillent avec un expert - et peuvent même avoir leur ingénieur commercial qui dirige les démonstrations logicielles.

Avantages

1. Un délai précis. Un bon consultant devrait être en mesure de vous donner un calendrier définitif pour faire la sélection finale.
2. Professionnalisme. Vous pouvez vous attendre à ce qu'un bon consultant fasse des choses comme envoyer une demande de proposition (RFP) professionnelle aux fournisseurs potentiels.
3. Confiance. Bien que la voie du consultant puisse coûter plus cher que de prendre la décision en interne, vous aurez la certitude de savoir que vous avez fait appel à un expert pour trouver le bon système de base de données d'église pour votre église.

Les inconvénients

1. Coût. Vous devrez payer un consultant pour ses services.
2. Biais invisible. Le consultant peut apporter ses propres préjugés au processus de sélection, par exemple, des relations amicales avec des fournisseurs spécifiques.
3. Portée. En optant pour la voie du consultant, vous pouvez exclure certains petits fournisseurs qui n'ont pas de service de proposition en place pour répondre aux appels d'offres.

Recommandation : Si vous pouvez vous permettre d'engager un consultant expérimenté, cette approche est excellente. L'entreprise ou la personne que vous retenez doit avoir une compréhension à jour du marché et des meilleures options disponibles. Leur connaissance des différents fournisseurs et systèmes peut vous aider à éviter de choisir des systèmes basés uniquement sur ce que votre équipe a ressenti à propos de quelques interactions avec un vendeur.

Nous avons vu plusieurs appels d'offres de deux groupes bien établis qui offrent ce service, notamment Ministry Business Services et Enable Ministry Partners.

Un choix éclairé est un bon choix

Que vous choisissiez finalement de laisser cette décision importante à une seule personne, à un comité interne ou à un consultant tiers, définir les attentes à l'avance est essentiel pour sélectionner un système de base de données d'église qui servira bien votre église pour les années à venir.

Pour un examen encore plus approfondi du processus impliqué dans la sélection d'un système de gestion d'église, voir A Process for Choose a Web-based Church Management System: a Case Study par Wallis C. Metts, Jr. Ph.D .

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