Quand vous avez besoin d'un outil de gestion des actifs numériques

« Quand ai-je besoin d'un outil de gestion des ressources numériques ? » n'est pas une question prioritaire pour la plupart des spécialistes du marketing de contenu… mais elle devrait l'être.

Comment suivez-vous tout le contenu que vous créez pour votre entreprise ? Cela inclut les articles de blog, les vidéos, les livres électroniques, les livres blancs, les infographies, les fiches techniques, les études de cas, les mèmes, etc. De plus, comment suivez-vous tous les actifs - tels que les photos d'archives ou la musique - qui ont servi à produire ce contenu ?

Chez Act-On, nous faisons le ménage dans notre bibliothèque de contenu depuis un certain temps. Récemment, nous avons choisi de travailler avec un fournisseur de gestion des actifs numériques (DAM) qui peut inventorier et suivre tout notre contenu, ainsi que le rendre facilement disponible pour nos équipes de vente en fonction de leurs besoins actuels avec des prospects.

Dans cet épisode du podcast Rethink, Karrie Sundbom, responsable principale du contenu chez Act-On, interroge Cathy McPhillips sur le moment où les spécialistes du marketing devraient envisager d'adopter un outil de gestion des actifs numériques.

Cathy est vice-présidente du marketing au Content Marketing Institute, où elle dirige les efforts de marketing pour toutes les propriétés de CMI, de Content Marketing World au magazine CCO . Vous pouvez la suivre sur Twitter @cmcphillips.

Bonne conversation, et nous espérons que vous obtiendrez un ou deux plats à emporter que vous pourrez apporter à votre entreprise.

Karrie Sundbom : Pouvez-vous m'en dire un peu plus sur vous et sur CMI et votre rôle là-bas ?

Cathy McPhillips : Eh bien d'abord, merci beaucoup de m'avoir invité. Nous sommes partenaires d'Act-On depuis plusieurs années, et c'est agréable de rencontrer certaines personnes au sein de votre entreprise. Je suis chez CMI depuis environ cinq ans. Et je dirige notre formidable équipe marketing. Et mon objectif quotidien est d'augmenter nos abonnés par e-mail et de travailler pour amener les gens à assister à nos événements en personne, en particulier, Content Marketing World. Notre équipe s'occupe de tout, des réseaux sociaux à la gestion de la communauté, en passant par le développement de l'audience et l'automatisation du marketing, les relations publiques et les médias, et je me concentre également personnellement sur le site Web contentmarketingworld.com, notre stratégie marketing pour chacune de nos propriétés bien au-delà de Content Marketing World. Nous avons l'éducation, notre université CMI, nous avons un autre événement, nous avons un magazine, donc nous avons beaucoup de choses à faire. Et je supervise en quelque sorte une équipe de spécialistes du marketing dans tous ces différents domaines.

Karrie : On dirait que vous avez définitivement les mains pleines et que vous semblez aborder à peu près tous les aspects du marketing qui, je pense, affecteront les choses dont nous parlerons aujourd'hui, à savoir la gestion des actifs numériques. Nous sommes super excités. Notre équipe est inscrite pour Content Marketing World en septembre. Avez-vous des aperçus de ce à quoi nous pouvons nous attendre? Pouvez-vous partager quelque chose ?

Cathy : Vous allez vous régaler. C'est ma semaine préférée de l'année. C'est l'année où nous prévoyons qu'environ 4 000 spécialistes du marketing de plus de 70 pays viendront à Cleveland, Ohio. Et c'est un événement tellement incroyable. C'est comme une grande réunion de famille, et nous adorons voir tous ceux avec qui nous avons parlé toute l'année du monde entier. Et quand vous voyez juste que les gens se voient et se donnent ces câlins d'ours, c'est comme : "C'est si bon de vous voir !" C'est un événement tellement génial. On pourrait penser qu'avec 4 000 personnes, c'est si grand, mais c'est vraiment un si grand et petit événement à bien des égards.

Karrie : Je suis vraiment excitée parce qu'aujourd'hui nous parlons de choses qui me sont chères, et d'un point douloureux sur lequel je travaille depuis quelques années ici chez Act-On. Et c'est la gestion des actifs numériques. Pouvez-vous nous expliquer brièvement de quoi il s'agit?

Cathy : Je suis dans ton bateau. Je travaille là-dessus avec des membres de notre équipe depuis plusieurs années. Je ne suis pas l'expert en gestion des actifs numériques, mais je suis un utilisateur, et j'ai tellement appris au cours du processus que j'ai trouvé très utile. Pour une définition, je suis allé voir l'un de nos amis, l'équipe de Widen, et ils définissent le DAM comme la gestion, l'organisation et la distribution d'actifs numériques, comme des vidéos, des images et des fichiers créatifs, à partir d'un hub de contenu central. Donc, avoir potentiellement un moyen systématique de stocker, d'organiser, de trouver et de réutiliser votre contenu et vos actifs.

Karrie : Dans mon esprit, je pense que nous l'avons fait en nous basant sur le contenu. Mais maintenant que vous le mentionnez, tous nos actifs, comme nos actifs de logo, tous nos actifs visuels, nos modèles, devraient vivre au même endroit. La gestion des actifs numériques existe-t-elle depuis un certain temps ? Est-ce une nouveauté ?

Cathy : Et bien c'est la terminologie maintenant. Mais je pense que c'est un peu comme le terme "marketing de contenu". Il existe depuis longtemps, mais je pense qu'avec la croissance du terme et l'énorme quantité de contenu disponible, de nombreux spécialistes du marketing pensent qu'il est temps d'organiser nos actifs et d'être plus intelligents avec notre contenu. Ainsi, les DAM sont nés. Et je pense qu'il n'y a rien de pire que de créer ce contenu épique et de l'utiliser ou de le distribuer une seule fois parce que vous n'en gardez pas la trace comme vous le devriez. Et je pense que c'est un peu comme ça que tout est devenu cette nouvelle chose.

Karrie : Avez-vous fait ce que nous faisions, c'est-à-dire des feuilles de calcul Excel et Google Drive, jusqu'à ce que nous mettions en place un outil récemment ? Comment gérez-vous les gars – et comment pensez-vous que les autres entreprises à tous les niveaux, d'après ce que vous avez vu, gèrent leur contenu et leurs autres actifs ?

Cathy : J'ai parlé à un certain nombre de solutions et aux personnes impliquées dans ces solutions. Et quand je dis que nous utilisions Excel, Google Drive, Dropbox, et maintenant que nous utilisons Box, ils rient et disent : "Eh bien, c'est normal". C'est ce que font beaucoup de gens. C'est une excellente première étape pour mettre en œuvre un DAM. Parce que si vous savez déjà comment vous voulez que votre contenu soit organisé, vous êtes beaucoup plus près de déterminer quelle solution vous convient le mieux.

Entrer et dire "nous avons besoin d'un DAM" sans parler à chaque membre de votre équipe pour voir comment ils veulent utiliser le système n'est certainement pas la bonne façon de le faire. Je pense donc que la façon dont vous et moi le faisons peut nous sembler inefficace, mais c'est probablement une première étape incroyable pour arriver là où vous voulez être.

Karrie : Je serais d'accord. Comme vous, nous avons un dossier Box, nous avons Google Drive, nous avons des feuilles de calcul Excel, et nous essayons de les partager avec le plus de personnes possible. Mais il semble juste que quoi que nous fassions, personne n'a jamais été en mesure de trouver le contenu, même s'il nous semble assez organisé. Est-ce un problème auquel vous avez également été confronté, et peut-être que l'un des points faibles qui vous a poussé à approfondir votre intérêt à trouver un outil DAM est peut-être le manque de capacité des gens à trouver ce qu'ils recherchent ‒ vous 'envoie toujours des trucs, les mêmes trucs encore et encore ?

Cathy : Exact. Je pense que nous sommes en quelque sorte devenus maîtres de la recherche dans Dropbox ou par e-mail. Mais les choses que je tape pour trouver un contenu que je recherche, c'est une recherche vraiment bizarre. Comment j'ai su que ça allait marcher est juste très drôle. Mais pour quelqu'un d'autre, trouver ce que je cherche serait vraiment difficile pour eux. Donc, je peux trouver mes affaires et vous pouvez trouver les vôtres, mais si quelqu'un d'autre essaie de les trouver, alors c'est juste une merde. Parfois, lorsque j'écris un article de blog pour le blog Content Marketing World et que je veux trouver une photo d'un conférencier de Content Marketing World 2015, je dis: "OK, laissez-moi sortir mon programme, ils ont parlé sur Mercredi, mercredi après-midi, OK….' Et je suis assis là et je clique sur toutes ces photos. Et c'est comme, il doit y avoir un moyen plus simple de faire ça.

J'ai mon système, mais il n'est tout simplement pas efficace. Et le temps c'est de l'argent. Même si nous réalisons un investissement assez substantiel dans l'achat d'un DAM, avec le temps, nous l'espérons, ce sera un lavage et ensuite une économie d'argent.

Karrie : Absolument. Et vous avez mentionné quelque chose que vous aviez fait, qui est un audit de contenu. Est-ce un bon premier pas ? Peut-être quelqu'un qui n'a même pas de feuille de calcul Excel, peut-être pour commencer de cette façon, mais créer un audit et une sorte de liste de tout sous forme de feuille de calcul ?

Cathy : Nous examinons tout notre contenu pour voir ce qui est pertinent, ce qui est persistant, ce qui est obsolète, et nous recherchons et disons, les obsolètes ‒ sont-ils suffisamment persistants pour que nous puissions mettre à jour certains points clés et les republier ? Est-ce si obsolète que ça ne vaut même plus la peine d'avoir plus? Où pouvons-nous rediriger cette URL ? Les choses sont-elles correctement étiquetées ? Nous sommes en train de refaire toutes nos catégories en ce moment, en construisant une nouvelle taxonomie. Notre taxonomie traverse notre site Web, qui traverse nos articles de blog, qui traverse nos e-mails. Si les choses que nous faisons proviennent des mêmes catégories et que nous nous préparons à mettre en œuvre le DAM, nous avons déjà établi nos catégories. Et cela devrait être un mouvement très propre dans le DAM.

Certains pourraient dire de tout mettre dans le DAM, puis de le faire de cette façon. Mais j'ai l'impression que simplement parce que nous avons tellement de contenu, pourquoi utiliserions-nous l'espace et paierions-nous pour le faire si nous n'allons pas tout utiliser à long terme ?

Karrie : D'accord. C'est comme un nettoyage de placard, essentiellement, avant d'obtenir vos beaux nouveaux organisateurs. Vous nettoyez les choses que vous ne voulez pas remettre.

Cathy : Exact. Vous placez ces tas sur votre pelouse où vous avez votre garde, votre épargne et votre vente. C'est ainsi que nous avons procédé.

Karrie : Quels types de choses devraient être impliqués lorsque vous sélectionnez un outil ?

Cathy : Je pense que l'une des choses qui était importante pour nous était de s'assurer que chaque membre de notre équipe qui allait utiliser le DAM puisse en tirer ce dont il avait besoin. Notre contenu est notre atout le plus précieux. Et dans de nombreuses entreprises, c'est la même chose. Nous avons passé en revue de nombreux scénarios différents sur l'organisation, la gestion et l'utilisation du contenu, pour nous assurer que chacun pouvait en tirer ce dont il avait besoin.

Karrie : Y a-t-il d'autres pratiques exemplaires autres que l'obtention de l'adhésion des parties concernées auxquelles vous pouvez penser ?

Cathy : Je pense que c'était vraiment important pour nous de parler à beaucoup d'entre eux. Je parlais à des gens et certains m'ont juste dit : « nous ne sommes pas le bon outil pour vous », ce que j'ai trouvé formidable.

Karrie : Alors que nous terminons un peu ici, pour les personnes qui ne sont peut-être pas tout à fait prêtes pour un outil formel de gestion des actifs numériques, autre que le balisage, y a-t-il autre chose - comme la taxonomie - que vous pouvez leur recommander de faire pour se préparer au moment où elles serait peut-être prêt pour un outil plus formel ?

Cathy : Je dirais juste beaucoup de documentation. Les feuilles de calcul ont fonctionné pour nous pendant – nous sommes en affaires depuis 10 ans et nous utilisons des feuilles de calcul. Et ils travaillent. Le simple fait d'avoir votre système et d'avoir toute votre équipe utilisant le même système est très utile dès le départ.

Karrie : Nous avons couvert beaucoup de choses aujourd'hui. J'ai obtenu des informations vraiment intéressantes et utiles que je sais que je vais emporter avec moi. Comment les gens peuvent-ils en savoir plus sur CMI ?

Cathy : Nous sommes présents sur www.contentmarketinginstitute.com. Nous sommes quelques dizaines dans l'équipe CMI et, voyons, nous avons un magazine bimestriel, Chief Content Officer Magazine. Nous avons notre université CMI, qui est trimestrielle – nous avons des périodes d'inscription trimestrielles. Le prochain est en juin. Nous organisons trois webinaires gratuits par mois. Nous avons des articles de blog quotidiens auxquels vous pouvez vous abonner. Et bien plus.

Et notre grand événement phare est Content Marketing World. Ça se passe en septembre à Cleveland. La plupart de ce que nous avons sur notre site Web est gratuit. Même si les gens ne peuvent pas assister à l'événement cette année, il existe de nombreuses autres façons dont nous aimerions entrer en contact avec des spécialistes du marketing partageant les mêmes idées. Donc, j'apprécie vraiment que vous m'ayez invité aujourd'hui. Nous aimons travailler avec vous les gars.

Karrie : Merci Cathy. J'apprécie votre temps. Et je sais, en mon nom et celui de notre équipe, que nous sommes ravis de vous rencontrer en personne en septembre lors de l'événement.

Cathy : Moi aussi.