Qu'est-ce qui fait une pile technologique financière gagnante ?

Ce que vous mettez dans votre pile de technologie financière permettra à votre équipe. La bonne boîte à outils peut faire la différence entre le succès et l'échec - vous voulez des informations correctes rapidement et vous ne voulez pas que votre technologie soit un obstacle à la réalisation du travail. Nous avons parlé à Johan Strid, directeur de FP&GA chez Juni, pour savoir ce qui compose la pile technologique de l'équipe des finances et ce que vous devriez inclure lors de la construction de la vôtre.

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Comment créer la bonne pile technologique pour votre entreprise

Cartographier les besoins de votre entreprise est la clé pour construire une pile technologique financière réussie. Le type d'entreprise avec laquelle vous travaillez et sa complexité influenceront directement le logiciel dans lequel vous devriez investir.

Vous dirigez une organisation simple si vous avez des besoins comptables simples et une structure d'entité juridique, telle qu'une entité juridique vendant un ou deux produits. Vous devez choisir une solution qui répond à cela, qui sera facile à mettre en place et qui est plus rentable pour votre entreprise. Au fur et à mesure de votre croissance, vous devrez gérer davantage de processus et exiger davantage de fonctionnalités.

En comparaison, vous envisagez une pile technologique entièrement différente si vous avez plusieurs entités, de nombreux produits différents, plusieurs sources de revenus ou plusieurs devises. Vous aurez besoin d'une solution plus avancée, qui prendra plus de temps à mettre en œuvre et sera plus complexe à exécuter, mais qui vous offrira finalement une gamme plus complète de fonctionnalités pour répondre à vos besoins.

En bref, ce qui rendra votre pile technologique gagnante est propre à votre entreprise. Voici notre point de vue sur ce qu'il faut inclure dans une pile technologique à différentes étapes d'une entreprise - et ce que nous avons dans la nôtre.

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Gérez les processus quotidiens avec l'ERP

La planification des ressources d'entreprise (ERP) est un logiciel qui gère les processus quotidiens en collectant et en organisant les informations commerciales clés pour répondre aux besoins comptables. L'ERP est essentiel pour une entreprise en pleine croissance car il rassemble les informations financières de toute l'entreprise en un seul endroit. Comprendre le fonctionnement de l'entreprise dans les différents départements est essentiel à une planification financière réussie, et votre ERP peut vous y aider.

Nous utilisons Oracle NetSuite car il répond le mieux à nos besoins en tant que scale-up complexe. Vous pourriez bénéficier d'un ERP comme Quickbooks, Xero au Royaume-Uni ou Fortnox en Suède si vous avez des besoins commerciaux plus simples.

Votre ERP est le cœur de votre pile technologique financière, quelle que soit la taille de votre entreprise. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, envisagez d'obtenir un ERP qui s'intègre à d'autres éléments de votre pile technologique, comme les comptes fournisseurs et les logiciels FP&A, pour faciliter le partage et la centralisation de vos données. Un ERP peut prendre en charge la gestion des stocks, la gestion des commandes et la facturation des clients, soit dans l'ERP lui-même, soit en s'intégrant à d'autres outils.

Gardez à l'esprit que les logiciels ERP ne sont généralement pas conçus pour la visualisation et l'analyse. Vous voudrez peut-être apporter un deuxième logiciel, comme une solution FP&A, si c'est un besoin important.

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Regardez vers l'avenir avec FP&A

La planification et l'analyse financières (FP&A) sont essentielles dans la gestion des finances d'une entreprise, d'autant plus dans le climat économique actuel.

En tant que simple entreprise, il peut suffire de télécharger vos données, de les fusionner dans Excel et de les développer. Mais si vous souhaitez bénéficier de l'automatisation, de capacités de prévision accrues et d'une meilleure visualisation, vous pouvez investir dans un logiciel FP&A.

La bonne technologie peut vous aider à gérer vos données et à les utiliser pour modéliser des scénarios futurs pour votre entreprise. Comme pour la plupart des automatisations financières, le bon logiciel FP&A peut vous aider à gagner du temps sur la manipulation manuelle de vos données et vous permettre de vous concentrer sur l'analyse.

Nous avons choisi Pigment, qui offre des rapports, une visualisation et une modélisation transparents ainsi que des capacités de collaboration. Cela nous aide également à combiner les données de notre ERP avec des mesures provenant d'autres sources. Lors de la sélection d'un logiciel FP&A, recherchez-en un qui s'intègre à vos autres plates-formes pour vous offrir un flux de données transparent à analyser et à utiliser.

Le principal attrait d'un excellent outil FP&A est la modélisation. Vous voulez voir votre historique financier, à quoi il ressemble actuellement et à quoi il pourrait ressembler à l'avenir en fonction de différents scénarios.

Un cas d'utilisation typique qui bénéficie de FP&A est le travail budgétaire. Avec le bon outil, vous pouvez afficher des données historiques ainsi que des vues prospectives de votre modèle. De plus, vous pouvez inviter des collègues de différentes équipes à donner leur avis lors de l'élaboration du budget. L'aspect collaboratif et la source unique de vérité limitent les erreurs et rendent le processus plus efficace.

Un outil FP&A peut également aider à visualiser les finances avec des tableaux ou des vues spécifiques, ce qui est utile pour les équipes ayant des besoins sur mesure qui souhaitent voir leurs données d'une certaine manière.

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Gérer les comptes fournisseurs à grande échelle

Les comptes fournisseurs (AP) sont généralement quelque chose que vous gérez dans votre ERP. Mais il existe des intégrations ou des fonctionnalités que vous pouvez rechercher et qui faciliteront le processus.

Le suivi des comptes fournisseurs à grande échelle peut prendre du temps et des efforts, qui augmentent à mesure que l'entreprise se développe ou que les offres de produits se diversifient. À mesure que le volume de factures fournisseurs augmente, la charge de travail augmente également. Un logiciel de comptes fournisseurs qui peut automatiser le processus est un excellent outil à ajouter à votre pile technologique.

Nous utilisons Fast Four, une intégration AP pour NetSuite. Fast Four automatise la gestion des factures des fournisseurs en numérisant leurs détails à l'aide de l'OCR, qui convertit une image de texte dans un autre format. Traduire une facture en un document que notre ERP peut comprendre réduit le risque d'erreurs et permet de gagner un temps précieux qui serait autrement consacré à la saisie manuelle des informations. Fast Four offre également un meilleur contrôle en fournissant une matrice d'approbation pour les approbations des factures des fournisseurs. Chaque facture est validée par un ou plusieurs seniors selon la nature, le département ou les montants.

Avant de choisir comment gérer les comptes fournisseurs, vous devez choisir votre ERP. Si vous êtes une petite entreprise utilisant un ERP comme Xero ou Fortnox et que vous avez un petit volume de factures, il est relativement simple de les gérer là-bas. Cependant, pour les entreprises disposant d'une solution ERP plus complexe, l'utilisation d'un OCR pour traduire vos factures réduira votre charge de travail manuelle.

La clé pour utiliser avec succès un outil OCR pour gérer les comptes fournisseurs est d'organiser correctement les données de base dans votre ERP. Pour compléter cela, créez de bons processus lors de l'intégration d'un fournisseur pour aider à obtenir les informations bancaires et fiscales correctes sur la facture, permettant un flux de travail fluide.

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Comprendre les performances avec l'intelligence d'affaires

L'intelligence d'affaires (BI) vous aide à identifier les tendances dans les données. Le logiciel de BI est un outil précieux, mais si vous exécutez une petite opération, vous pouvez commencer par choisir une solution simple.

Une entreprise peut avoir différentes données provenant de nombreuses sources. Un logiciel qui rassemble tout cela dans des informations utilisables peut vous aider dans l'analyse des données. Lorsqu'ils sont utilisés correctement, les logiciels de BI sont un excellent moyen de comprendre de manière exhaustive les performances, de la chaîne d'approvisionnement aux ventes.

Nous utilisons Metabase pour gérer l'intelligence d'affaires, ce qui nous aide à visualiser les données et à créer des tableaux de bord faciles à comprendre qui sont partagés dans toute l'entreprise.

Juni Insights est une autre façon de voir vos données de commerce électronique. Des flux de trésorerie et des dépenses publicitaires aux analyses Amazon et Shopify, Juni peut agir comme la source unique de vérité pour toutes vos finances de commerce électronique afin de vous aider à prendre de meilleures décisions.

Bien que vous puissiez modéliser et créer des vues prospectives, la plupart des outils d'informatique décisionnelle ne sont généralement pas conçus pour cela. Au lieu de cela, un bon outil de business intelligence vous aidera à examiner les tendances actuelles des données et à suivre les objectifs. Si vous avez des besoins complexes en matière de modélisation financière, vous devriez envisager un outil FP&A.

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Combler les lacunes avec Excel

Excel ne doit pas être sous-estimé. C'est un élément essentiel pour chaque équipe financière, quel que soit le stade de croissance auquel vous vous trouvez.

Pour les petites équipes, Excel peut être un outil suffisant pour FP&A et un excellent complément à votre ERP. Pour les grandes équipes, il reste polyvalent et idéal pour une plongée profonde dans vos chiffres. Du FP&A à la gestion des dépenses, Excel peut avoir sa place dans votre pile technologique.

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Rationalisez la gestion des contrats

Les contrats sont essentiels aux opérations quotidiennes, mais leur gestion n'a pas besoin d'être compliquée.

Vous pouvez facilement gérer les contrats manuellement si vous dirigez une petite entreprise. À mesure qu'une entreprise grandit, le nombre d'intervenants qui doivent suivre les procédures juridiques appropriées augmente également. Disposer d'un outil permettant de rationaliser les flux de travail et de coordonner les parties prenantes peut faire gagner du temps et faciliter la collaboration.

PandaDoc nous simplifie la création, la gestion et la signature de contrats. Il est facile de partager des documents et d'obtenir des signatures numériques. Avoir une bibliothèque de modèles de contrat facilite la collaboration et la conformité.

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Améliorez la gestion de votre trésorerie avec Juni

Juni est conçu pour aider les équipes financières à accroître leur visibilité et à améliorer leur productivité avec plus de contrôle. Nos cartes virtuelles, nos comptes multidevises et nos intégrations comptables et publicitaires vous offrent une vue unifiée de vos finances. De plus, obtenez une visibilité accrue de votre flux de trésorerie et de vos transactions grâce à des informations et des outils d'analyse. Prenez le contrôle de vos transactions avec des paramètres de notification personnalisés et des révisions de transactions en attribuant des cartes aux responsables. Juni peut vous aider à augmenter votre trésorerie grâce à une remise en argent sur toutes vos dépenses éligibles et à accéder à un capital flexible avec des durées prolongées*.

Quel que soit votre choix pour votre pile technologique, les besoins de votre entreprise sont la chose la plus importante à prendre en compte. À mesure que votre entreprise évolue, il est essentiel d'évaluer en permanence si votre technologie fonctionne toujours pour vous ou si vous devez investir dans de nouveaux programmes. Après tout, la technologie est là pour faciliter votre travail et vous faciliter la tâche.

*Actuellement disponible uniquement pour les entreprises enregistrées au Royaume-Uni. L'admissibilité, la ligne de crédit et l'augmentation de la ligne de crédit sont soumises à la demande, à l'examen et aux circonstances financières. Conditions de paiement de 37 jours garanties, avec jusqu'à 60 jours disponibles. Les termes et conditions s'appliquent.