Quel est le processus de génération d'une facture électronique?

En Inde, vous devez générer des factures électroniques dans le format EWB-01 prescrit lorsque la valeur des marchandises transportées dépasse Rs. 50 000. Vous pouvez facilement générer de telles factures électroniques à l'aide du portail Bill E-Way Bill (EWB). Il s'agit d'une plate-forme en ligne qui vous permet de:

• Générer des factures électroniques uniques ou consolidées
• Mettez à jour le numéro du véhicule si le mode de transport change
• Annuler les factures électroniques précédemment générées

Alternativement, vous pouvez également créer les factures électroniques en envoyant des codes SMS spécifiques ou via une invocation électronique (les factures sont générées automatiquement à l'aide de systèmes E-Invoice).

Toujours confus et vous voulez en savoir plus? Dans cet article, comprenons en détail ces trois modes de génération de factures électroniques.

Certains pré-requis valides pour toute méthode de génération

Avant de générer une facture électronique, vous devez répondre aux exigences suivantes:

• Enregistrement sur le portail EWB

Vous devez être enregistré sur le portail EWB. Sans inscription, vous ne pouvez pas accéder au système pour générer des factures.

• Facture / challan / facture pour les marchandises

Vous devez garder le challan, la facture ou la facture pour les marchandises prêtes. Ces documents contiennent des détails importants sur l'envoi (valeur, quantité et nature des marchandises). Vous aurez besoin de ces détails lors de la génération de votre facture.

• Détails requis pour le transport par route

Si les marchandises sont transportées par la route, vous avez besoin de l'ID du transporteur (un numéro unique attribué au transporteur) ou du numéro de véhicule.

• Détails requis pour le transport par rail, air ou navire

Pour ces modes de transport, vous devez avoir un ID de transporteur, un numéro de document de transport et une date sur le document de transport.

Les 3 modes de génération d'une facture électronique

Une facture électronique peut être générée en utilisant l'un des modes suivants:

Mode I: via le portail EWB

Suivez ces étapes pour générer une facture électronique à l'aide du portail EWB:

• Accédez au portail EWB et connectez-vous.

• Recherchez l'option «Bill E-Way» sur le côté gauche du tableau de bord.
• Cliquez sur «Générer un nouveau» pour démarrer le processus de création de factures électroniques.
• Maintenant, vous verrez un formulaire avec plusieurs champs. Remplissez les détails suivants:
  • Type de transaction:
    • Sélectionnez «vers l'extérieur» si vous envoyez les marchandises (fournisseur).
    • Sélectionnez «intérieur» si vous recevez les marchandises (destinataire).
  • Sous-type:
    • Choisissez le sous-type pertinent qui s'applique à votre transaction.
  • Type de document:
    • Choisissez le type de document que vous utilisez (comme la facture, la facture, le challan, la note de crédit, etc.).
  • Numéro de document:
    • Entrez le numéro de facture ou le numéro de document de la transaction.
  • Date du document:
    • Sélectionnez la date à laquelle le document a été émis. Le système n'autorisera pas les dates futures.
  • De / à:
    • Remplissez les détails de l'expéditeur (de) ou du récepteur (à). Si l'expéditeur / récepteur n'est pas enregistré, mentionnez «URP» pour une personne non enregistrée dans le champ GSTIN.
  • Détails de l'article: Fournissez les détails des marchandises transportées:
    • Nom de produit

• Description
• Code HSN
• Quantité
• Unité
• Valeur imposable
• Taux d'imposition (CGST, SGST, IGST) le cas échéant
• Taux d'imposition de CESS (le cas échéant)

• Détails du transporteur:
  • Mentionnez le mode de transport (navire, air, route, rail).
  • Entrez la distance approximative en kilomètres.
  • Entrez le nom du transporteur, l'identifiant du transporteur, le numéro de document du transporteur et la date
  • Entrez le numéro du véhicule si vous savez quel véhicule transportera les marchandises.

• Soumettez le formulaire et générez la facture électronique
• Le système vérifiera les informations que vous avez saisies.
• S'il y a une erreur (comme les détails manquants), il affichera une alerte.
• Si tout est correct, la facture électronique (EWB-01) sera générée avec un numéro unique à 12 chiffres.

Ce mode de génération de factures électroniques est très adapté aux vendeurs à haute fréquence actifs sur les marchés en ligne et les emplacements physiques, car ils sont nécessaires pour effectuer des expéditions fréquentes.

Mode II: via SMS

Dans ce mode, vous pouvez utiliser l'installation SMS pour générer des factures de voies électroniques à l'aide de votre numéro de mobile enregistré. Pour ce faire, vous devrez d'abord vous inscrire. Suivez ces étapes:

• Connectez-vous au portail EWB à l'aide de vos informations d'identification.
• Sur le côté gauche du tableau de bord, cliquez sur «Enregistrement» et sélectionnez «pour SMS» dans le menu déroulant.
• Le numéro de mobile lié à votre numéro d'identification de taxe sur les biens et services (GSTIN) sera en partie affiché à l'écran.
• Cliquez sur «Envoyer OTP» pour recevoir un OTP (mot de passe ponctuel) sur ce numéro de mobile.
• Entrez le OTP reçu et cliquez sur «Vérifier OTP» pour terminer le processus.

Veuillez noter que seuls les numéros mobiles enregistrés auprès de votre GSTIN peuvent être utilisés. Vous pouvez vous inscrire jusqu'à deux numéros mobiles pour un GSTIN. Si votre numéro de mobile est lié à plus d'un ID utilisateur (nom d'utilisateur), un écran apparaîtra affichant tous les ID liés. Ici, vous sélectionnez l'ID utilisateur souhaité, puis cliquez sur «Soumettre» pour terminer l'inscription pour cet ID utilisateur spécifique.

Maintenant, une fois enregistré, vous devez saisir ce format SMS - WBG TRANTYPE Recgstin Delpincode Invno Invdate TotalValue HSNCODE AMPRDIST Véhicule

Veuillez noter qu'il doit y avoir un seul espace entre chaque entrée.

Une fois tapé, envoyez le SMS au 7738299899. Vous recevrez une réponse immédiate avec les détails de la facture électronique. Cette réponse confirme que la facture électronique a été générée avec succès.

Mode III: via E-invoicing

Dans E-invoicing, vous ne générez pas de factures sur le portail GST. Au lieu de cela, les entreprises doivent soumettre une facture pré-générée sur un portail E-invoice dédié.

Ici, la facture est générée sur le propre système de l'entreprise, mais avant de pouvoir être utilisé à des fins fiscales, il doit être téléchargé sur le portail d'enregistrement de facture (IRP) géré par GSTN.

Sur IRP, ces factures sont authentifiées et attribuées un numéro de référence (IRN). Ensuite, les données de facture sont envoyées à partir de l'IRP directement au portail GST et au portail de facture électronique en temps réel.

À partir du 1er août 2023, les entreprises avec un chiffre d'affaires annuel dépassant les Rs. 5 crores doivent se conformer à l'e-invocation pour leurs transactions B2B.

Conclusion

Selon les règles de la TPS, vous devez générer une facture de voie électronique si la valeur des marchandises transportées est supérieure à Rs. 50 000 en Inde. Ce système réduit les documents et empêche l'évasion fiscale. En outre, il profite à toutes les parties impliquées, comme les entreprises, les transporteurs, les NBFC et les autorités fiscales en fournissant un suivi et une transparence en temps réel.

Actuellement, vous pouvez générer une facture électronique à travers ces trois méthodes:

• En utilisant le portail EWB
• Via sms
• Par l'invocation électronique

Cependant, avant d'utiliser une méthode, vous devez vous inscrire sur le portail EWB. Sans inscription valide, vous ne pouvez pas générer des factures de e-mail.