Qu'est-ce qu'un état de la situation financière ? Et pourquoi c'est important pour votre entreprise

Vous êtes occupé à négocier, à organiser des appels commerciaux ou à gérer des employés ? Qui a le temps pour les finances ?

Les propriétaires de petites entreprises jonglent avec de multiples responsabilités et, dans l'agitation, la comptabilité passe souvent au second plan. Mais même si votre solde bancaire semble correct, il pourrait y avoir des fondamentaux en baisse qui pourraient ne pas apparaître avant qu'il ne soit trop tard.

Si vous êtes propriétaire d'entreprise, investisseur ou membre de la direction, le chemin le plus rapide vers la tranquillité d'esprit est de connaître les chiffres de votre entreprise. Que vous embauchiez des talents comptables en interne, que vous externalisiez vos besoins en comptabilité ou que vous le fassiez vous-même, il est essentiel de savoir où vous en êtes financièrement.

L'un des meilleurs moyens de garder un œil sur vos finances est d'établir un état de la situation financière, également appelé bilan. C'est le plus couramment préparé de tous les états financiers de base.

Dans cet article, nous expliquons ce qu'est un état de la situation financière et pourquoi il s'agit d'un outil puissant pour déterminer la santé financière de votre entreprise. Nous fournissons également quelques conseils pour le préparer et l'analyser facilement à l'aide de la technologie de planification et d'analyse financière.

Qu'est-ce qu'un état de la situation financière?

Un état de la situation financière est un autre nom pour le bilan de votre entreprise. Il révèle ce que votre entreprise possède (actifs), combien elle doit (passifs) et la valeur qui reviendrait aux investisseurs si votre entreprise était liquidée (fonds propres).

Un état de la situation financière est préparé à la fin d'une période comptable, qui est généralement de 12 mois, et fournit un aperçu de la situation financière globale de votre entreprise à un moment donné. Cela contraste avec d'autres états financiers tels qu'un état des résultats qui montre où l'argent est dépensé au jour le jour.

Qui utilise un état de la situation financière?

Un état de la situation financière est utilisé par les propriétaires d'entreprise, les investisseurs et la direction pour obtenir rapidement un aperçu des forces financières et du potentiel d'une entreprise. Ces parties prenantes utilisent la déclaration pour guider leurs décisions financières pour l'avenir.

Les propriétaires d'entreprise et les chefs de service utilisent un état de la situation financière pour prendre des décisions internes concernant :

• Acheter plus d'inventaire en fonction de l'accumulation actuelle des stocks. La composante de l'actif actuel dans l'état de la situation financière permet aux propriétaires d'entreprise de prendre des décisions stratégiques sur l'ampleur de l'expansion en termes de production.
• Demande de crédit en fonction des impayés. Avant de demander un crédit, les propriétaires d'entreprise devraient examiner comment leur entreprise est actuellement financée (via des capitaux propres ou des passifs) et décider s'ils peuvent se permettre d'accepter plus de crédit.
• Réduction des dépenses sur la base d'une analyse comparative des différentes dépenses courantes. Les propriétaires d'entreprise doivent déterminer les articles sur lesquels leur entreprise dépense le plus et réduire les dépenses inutiles. Ils peuvent utiliser les chiffres de vente d'autres états financiers, l'état des résultats, par exemple, pour établir une corrélation entre les dépenses et les revenus.

Les actionnaires et les investisseurs utilisent un état de la situation financière pour :

• Comprenez comment les actifs sont constitués dans une entreprise : trop de dettes peut être dangereuse pour les nouveaux investisseurs.
• Décidez si une entreprise présente une bonne opportunité d'investissement.
• Comparez les performances financières actuelles d'une entreprise à ses performances passées ou à celles de ses pairs du secteur.

Les créanciers sont plus intéressés à utiliser un état de la situation financière pour :

• Comprendre la capacité d'une entreprise à rembourser ses dettes.
• Évaluer et gérer le risque lié à l'octroi de crédit à une entreprise.

Dans l'ensemble, un état de la situation financière aide les utilisateurs d'informations financières à maintenir la rentabilité de l'entreprise à court et à long terme. Il aide également à réaffirmer la vision et la mission des parties prenantes en évaluant le rythme vers leurs objectifs et en affinant leurs stratégies.

Composantes d'un état de la situation financière

Pour décrire comment une entreprise acquiert des ressources pour gérer ses opérations, un état de la situation financière met en évidence trois sections : les actifs, les passifs et les capitaux propres. À tout moment, l'actif doit être égal au passif plus l'avoir des propriétaires.

Dans l'état de la situation financière, les actifs sont représentés à gauche et les passifs et les capitaux propres à droite. Les actifs et les passifs sont subdivisés en courants et non courants (ou à long terme) en fonction de la facilité avec laquelle les actifs peuvent être convertis en trésorerie et les passifs peuvent être réglés.

• Actif circulant : Ressources pouvant être converties en liquidités dans les 12 prochains mois. Les exemples incluent les équivalents de trésorerie et les comptes débiteurs.
• Passifs courants : Obligations qui doivent être payées dans un délai d'un an. Un exemple est l'argent que votre entreprise doit aux créanciers (comptes créditeurs).
• Actifs non courants : Aussi appelés actifs à long terme ou immobilisations, ces ressources ne peuvent pas être converties en liquidités dans un délai d'un an et sont utilisées pour faire fonctionner l'entreprise. Les exemples incluent les meubles (immobilisations corporelles) et les brevets (immobilisations incorporelles).
• Passifs non courants : Obligations ou dettes (ou leurs parties) dont le remboursement prend plus d'un an. Un exemple est la pension de vos employés.
• Capitaux propres : Le montant qu'un investisseur ou un actionnaire recevra si votre entreprise est liquidée après avoir réglé toutes les dettes.

Types d'état de la situation financière (avec exemples visuels)

Les entreprises indépendantes et les petites entreprises ont tendance à avoir des états de situation financière plus simples que les grandes entreprises, qui ont généralement de nombreuses classifications complexes sous toutes les composantes. Quelle que soit la taille de l'entreprise, il existe trois façons pour les comptables de formater un état de la situation financière : taille commune, comparatif et vertical.

C'est le format le plus populaire pour préparer un état de la situation financière. Contrairement à d'autres formats, chaque colonne d'un bilan de taille commune indique les informations sous forme de pourcentage de l'actif total.

Il affiche des informations sous la forme d'une équation comptable avec l'actif à gauche et le passif et les actions à droite (illustré ci-dessous). En pratique, cependant, vous n'êtes pas obligé de suivre le format d'équation pour la représentation ; vous pouvez également utiliser la présentation verticale.

Ce format représente la performance des trois composants au fil du temps. Il montre les chiffres historiques aux côtés des derniers chiffres et de la variation en pourcentage. La division droite et gauche (comme dans un bilan) n'est généralement pas utilisée dans ce format.

En format vertical, les composantes sont présentées dans une seule colonne, en commençant par les actifs, puis les capitaux propres et les passifs. De plus, au sein de chaque catégorie, les éléments sont classés par ordre de liquidité, du moins liquide (comme les actifs à long terme ou non courants) au plus liquide (comme les équivalents de trésorerie). La liquidité fait référence à la facilité avec laquelle une ressource peut être convertie en espèces.

Soyez conscient du problème de valeur dans un état de la situation financière

Faites preuve de jugement lorsque vous tirez des conclusions à partir des chiffres d'un état de la situation financière. La méthode utilisée pour préparer les états financiers comporte certaines limites dont vous devez tenir compte. En voici quelques uns:

• Un actif ne peut être évalué dans un état de la situation financière que s'il a fait l'objet d'une transaction. Ainsi, si une entreprise a développé une plateforme web, sa valeur ne sera pas mentionnée dans le relevé.
• Les actifs tels que les machines ne peuvent pas être évalués correctement malgré la prise en compte de la dépréciation (due à l'usure), car ils ne tiennent pas compte des variations de la valeur actuelle dues aux fluctuations du marché.
• La déclaration ne montre qu'un instantané de la situation financière d'une entreprise à la fin de l'année. Ainsi, il montrera qu'une entreprise est financièrement saine même si elle règle ses dettes le dernier jour de la période comptable. Il ne cherche pas la cohérence.

Lorsque vous préparez un état de la situation financière, soyez plus critique qu'un utilisateur passif de l'état de la situation financière.